Excel使用进阶与提高.ppt

Excel 使用进阶与提高,提纲,快速输入数据 数据计算 数据管理与分析 使用图表展示数据 工作表格式调整 对工作簿的操作 打印,第一章 快速输入数据,1、相同数据的输入 选定输入相同数据的区域，输入数据，再按CTRL+ENTER键。 2、序列数据输入 输入文字或数值序列数据：在第一单元格内输入数据，使用鼠标向下或向右拖动其右下角的填充柄。 输入文字与数字的混合序列数据：如果初始值是文字和数字的混合体，填充时文字不变，数字递增。,2、序列数据输入（续） 输入前两个单元格中的数据，选中这两个单元格，再拖动选定区域右下角的填充柄进行填充。 鼠标拖动时按住Ctrl键的作用：更改自动填充类型,选择填充类型,自动填充柄,1 公式中的运算符 ! 算术运算符： * / % ! 文字运算符： ! 比较运算符： ! 其他： : , ( ),第二章 数据计算,算术运算符,比较运算符,文本运算符：用于将一个或多个文本连接为一个更长的文本。例如，“Excel用起来”&“很方便”得到“Excel用起来很方便”。 另外：除了以上介绍的运算符外，还有一些符号也可以当作运算符，例如“:”用于区域的表示中，“,”用于函数中多个参数之间进行分隔，“(”和“)”用于强制性改变运算的优先次序。 当一个公式中出现不止一种运算符时，其优先次序为：（）、算术运算符、文本运算符、比较运算符。,2 编制公式 输入公式的方法是：选定要输入公式的单元格后，先输入“=”，然后输入根据具体情况编写的公式，最后按回车键或鼠标单击编辑栏中的 按钮确定。 注意：如果选中公式所在的单元格，单元格中显示的是公式的计算结果，公式本身在编辑框中显示。 修改公式的方法是：只需选中此单元格，然后在编辑框中进行修改，修改结束后，按回车键或鼠标单击编辑栏中的 按钮即可。,3单元格引用 （1） 相对引用：当编制的公式被复制到其他单元格中时，能够根据移动的位置自动调节引用的单元格。 操作：直接输入单元格的名称。 （2） 绝对引用：复制公式时，绝对引用单元格将不随公式位置的移动而改变单元格的引用。不论公式复制到哪里，公式中引用的单元格都不会改变。 操作：在行号和列标前面均加上一个“”。 （3） 混合引用：是指引用单元格名称时，在行号前加“”符或在列标前加“”符号的引用方法。 （4） 非当前工作表中单元格的引用 引用方法：“工作表标签！单元格引用”。,常用函数及其格式： 求和函数：sum（参数1，参数2，） 求平均函数：average（参数1，参数2，） 统计个数函数：count（参数1，参数2，） 最大值函数: max（参数1，参数2，） 最小值函数: min（参数1，参数2，）,4函数引用 函数引用格式：函数名（参数1，参数2，）,函数的输入 插入点定位到引用函数的位置，“插入函数”或 单击编辑栏确定区中的 按钮 函数类别和函数名 设置函数参数,函数参数折叠框,第三章 数据管理与分析 Excel除了具有数据计算功能，还提供了简单的数据库管理功能。使用它可以对表中数据进行例如列表、排序、筛选等工作。,一 数据列表（数据清单） 数据列表是将工作表某一个区域中的数据作为数据库处理，按照行、列方式组织数据。每一行称为记录，每一列称为字段。数据列表的第一行称为标题行，由字段名组成。,数据清单,正确创建规则： 列名唯一 纯数据（杜绝空行、非法数据） 同列数据的数据类型和格式应完全相同 避免在一张工作表上放置多份数据清单,排序分类： 单列数据的排序（快速排序） 复杂数据的排序（轻重缓急）,数据类型： 升序： 降序： 文本 A,B,Z Z,X, A 数字 1,2, 10,9, 日期 Jan 1, Dec 31, ,二 数据排序,数据排序,操作步骤： 第一步，选择排序的数据区域。 第二步，打开“数据”菜单，单击“排序”，弹出“排序”对话框。 第三步，选择排序的主要关键字及按递增或递减。 第四步，单击“确定。,复杂数据的排序,复杂数据的排序,用以设置两个以上的排序约束条件。,数据排序,三 筛选数据,大表,明晰的小表,有条件的筛选,数据筛选,自动筛选的操作：,第一步，选择筛选的数据区域。 第二步，单击“数据”，指向“筛选”，单击“自动筛选”，在数据清单第一行的各字段名旁出现一个下拉箭头。 第三步，在要筛选字段名的下拉箭头上单击，并在列表中选择或输入筛选条件。 第四步，单击“确定”。,取消某个字段的筛选条件： 单击该字段的筛选箭头，选择“全部”即可。 取消所有的筛选条件： 选择“数据”菜单的“筛选”选项中再次选择“自动筛选” 命令项即可。,四 分类汇总,先分类（排序），后按类汇总分析。,分类汇总,1. 简单汇总,在分类汇总前必须按分类关键字段排序； 选择所需的汇总单元格区域； 单击“数据”中“分类汇总”； 选择分类字段（与排序的分类关键字段一致）； 选择“汇总方式”，选定“汇总项”； 选择“替换当前分类汇总”、“汇总结果显示在数据下方”； 单击“确定”按钮，完成分类汇总。,分类汇总数据分级显示 数据默认分为3级.,分级显示数据,分类汇总,3. 嵌套分类汇总,嵌套分类汇总的前提 是数据已按两个以上 关键字排序分类。,分类汇总,五 数据透视表,数据透视表也是一种汇总表，但它提供了一种自动的功能使得创建和汇总数据变得方便简单，用户可以随时按照不同的需要，依不同的关系提取和组织数据。,1、创建数据透视表,单击数据清单中的任一单元格； 调用菜单命令“数据/数据透视表和图表报告”； 指定待分析数据的数据源类型为“Microsoft Excel数据清单或数据库”,所需的报表类型为“数据透视表”，单击“下一步”； 选定要建立数据透视表的数据源区域，单击“下一步”； 选择“数据透视表显示位置”； 设定数据透视表的版式，单击“确定”； 单击“完成”按钮，完成要求的数据透视表。,2. 更新数据透视表中的数据 方法一:先选定数据透视表中的任一单元格,单击“数据”菜单下的“更新数据”命令; 方法二:先选定数据透视表中的任一单元格,单击“数据透视表”工具栏上的“更新数据”按钮,图表是工作表数据的图形表示，用来生动、形象地表示数据。 一 创建图表 （1）选中用于制表的数据区域。 （2）选择“插入”菜单的“图表”命令，或单击“常用”工具栏上 的“图表向导”按钮，选择图表类型； （3）在“图表数据源”对话框中，选择图表的数据系列； （4）在“图表选项”对话框中，设置标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表； （5）在“图表位置”对话框中，选择是建立嵌入式图表还是工作表图表。,第四章 使用图表展示数据,任务一 图表的建立 1、建立数据源,1）数据系列：在图表中表现的数据组； Y轴代表垂直方向，表示数值的大小，称数值轴。 2）类：坐标的X轴代表水平方向，常用来表示时间或种类称分类轴； 而时间或种类被统称作类，是数据系列的标题。,2、实际建立一个图表 1）使用图表向导建立图表,（工具栏快捷按钮）,（“插入,”图表“）,快捷按钮,菜单方式,进入图表向导：,我得返回再复习一次！,Yeah!大功告成了！,二 图表编辑,编辑图表,“图表”菜单,“图表”工具栏,1、图表对象 图表对象是一个图表的各个组成部分。 2、移动、复制、缩放和删除图表,移动：直接拖动图表 复制：按住ctrl键拖动图表 缩放：拖动周围的控点 删除：选择后按delete键,3、改变图表类型 “图表”菜单下的“图表类型”命令 4、编辑图表中的数据 （1）删除数据 （2）向图表中添加数据序列 步骤： 在工作表中选择要添加的数据 单击工具栏上的“复制”按钮 单击图表区，再单击工具栏上的“粘贴”按钮,5、修改图表区表格 设置图表区格式： 选定图表，单击“格式”菜单下的“图表区”命令。 6、图表中各对象的格式化 双击或右键单击对象,一 单元格、行、列的插入和删除,1、工作表的行、列、单元格的插入 “插入”菜单下的“单元格” 、“行”、“列”命令 2、工作表的行、列、单元格的删除 步骤： a) 选定要删除的对象 b) “编辑”菜单下的“删除”命令,第五章 工作表格式调整,1、调整行高与列宽,1）鼠标拖动： 拖动行/列号分隔线 2）菜单命令： 选定行或列“格式”菜单行或列 “行高”或“列宽”命令,退出,上页,下页,二 工作表格式化编辑,2、对Excel工作表可进行下列格式化操作：,数字格式 日期时间格式 字符对齐方式 字体格式 单元格边框 底纹和图案,格式化工作表的主要操作界面:,“格式”菜单“单元格”“单元格格式”对话框,目录,退出,上页,下页,一、数字格式的设定：,目录,退出,上页,下页,从未输入过数据的单元格中输入数字： 默认“常规”格式 设置数字格式的方法： 方法1：选定单元格（或区域），“单元格格式” 对话框 “数字”标签 方法2：使用格式工具栏 货币样式、百分比样式、千位分隔样 式、增加/减少小数位数等,二、日期/时间格式的设定：,“单元格格式”对话框“数字”标签选择日期/时间中的某个“类型”,目录,退出,上页,下页,三、标题与数据对齐方式的设定：,1、标题“居中” 2数据对齐,目录,退出,上页,下页,1、标题“居中”：,方法1：“格式”工具栏“合并及居中”按钮 方法2：“单元格格式”对话框“对齐”标签水平及垂直居中，并选定“合并单元格”复选框,目录,退出,上页,下页,2数据对齐：,1）对齐： 方法1：“格式”工具栏水平对齐方式按钮 方法2：“单元格格式”对话框“对齐”标签 水平或垂直对齐方式 2）旋转： “单元格格式”对话框“对齐”标签拖动方向 中的红色标志,目录,退出,上页,下页,四、字符格式设定：,方法1：使用“格式”工具栏 方法2：“单元格格式”对话框“字体”标签,目录,退出,上页,下页,五、网格线与边框,1网格线： “工具”菜单“选项” “选项”对话框“视图”标签 “网格线”复选项 2边框： 1）“格式”工具栏边框按钮 2）“单元格格式”对话框“边框”标签设置边框颜 色、线型、样式等 注意：应先设置线条、再单击相应框线按钮,目录,退出,上页,下页,六、单元格底纹与颜色,“单元格格式”对话框“图案”标签,目录,退出,上页,下页,3、自动套用格式,选定单元格区域“格式”菜单“自动套用格式” “自动套用格式”对话框,退出,上页,下页,4、删除格式：,选定要删除格式的单元格（区域）“编辑”菜单“清除” “格式”,退出,上页,退出,上页,下页,第六章 对工作簿的操作,一 工作表的插入、删除和重命名 1、工作表插入 操作方法：单击“插入”菜单下的“工作表”命令 2、工作表删除 方法一：选定工作表，单击“编辑”菜单下的“删除”命令 方法二：选定工作表，右键单击选择快捷菜单中的“删除”命令 3、工作表重命名 操作步骤： 选定工作表，右键单击选择快捷菜单中的“重命名”命令 在反白显示的工作表标签处删除原名，输入新名，回车确认。,二 工作表的复制和移动 移动工作表：鼠标拖动 复制工作表：按住ctrl键同时，鼠标拖动 方法二：选定工作表，右键单击标签，在快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令。在出现的对话框中，设定目标位置。复制选定“建立副本”项。,方法一：,三 工作表窗口的拆分和冻结,1、工作表窗口拆分 拆分方法：拖动“水平”或“垂直”拆分按钮 撤销拆分方法：双击拆分线或“窗口”菜单下的“撤销拆分窗口”。 2、工作表窗口冻结 是指将工作表窗