Outlook日历教程-基础知识.ppt

Outlook日历基础知识,概述 正确使用日历 查看日历 了解您的选择 只有您一个人吗？那就使用约会吧 如果涉及其他人，则是会议 发出会议通知 在一天的顶部显示事件 高级内容 一次并不足够：定期 打开定期条目 用提醒来记住事情 利用有色类别组织项目 午餐时间灵活？显示出来看看,在 Outlook2003日历中，您可以将活动安排为约会、会议或事件。具体选择哪种条目类型取决于两个方面：一是还涉及到其他哪些人，二是您希望如何显示条目。通过在日历中正确选择条目，活动的进展、发生的时间和涉及的人员就会一目了然。,概述 正确使用日历 查看日历 了解您的选择 只有您一个人吗？那就使用约会吧 如果涉及其他人，则是会议 发出会议通知 在一天的顶部显示事件 高级内容 一次并不足够：定期 打开定期条目 用提醒来记住事情 利用有色类别组织项目 午餐时间灵活？显示出来看看,让我们先从最重要的事情开始。您需要先了解如何找到日历，然后才能查看其中的内容。以下是查看日历的两种快速方法： - 在“导航窗格”中单击“日历”。 - 在“转到”菜单下单击“日历”。,看到日历后，您可以使用窗口顶部的按钮，单击“天”、“工作周”、 “周”或“月”可快速切换视图。,概述 正确使用日历 查看日历 了解您的选择 只有您一个人吗？那就使用约会吧 如果涉及其他人，则是会议 发出会议通知 在一天的顶部显示事件 高级内容 一次并不足够：定期 打开定期条目 用提醒来记住事情 利用有色类别组织项目 午餐时间灵活？显示出来看看,既然您看到了日历，那么就可以开始安排活动了。有三种类型的条目供您选择。通过了解这些不同的类型，可以更有效地安排活动。 约会：约会是在预定的时间发生的活动，只涉及您一个人。 会议：会议也是在预定的时间发生，就像约会一样。不同之处在于，您通过电子邮件发送会议要求，借助它来邀请其他人。 全天事件：事件是持续一整天的活动。与约会或会议不同的是，事件不会在日历中划分时间段。设立了事件后，您仍可在当天的日程中显示其他条目。,概述 正确使用日历 查看日历 了解您的选择 只有您一个人吗？那就使用约会吧 如果涉及其他人，则是会议 发出会议通知 在一天的顶部显示事件 高级内容 一次并不足够：定期 打开定期条目 用提醒来记住事情 利用有色类别组织项目 午餐时间灵活？显示出来看看,如果您知道自己将会很忙，但不涉及任何其他人，请使用约会。您可以输入约会，在日历中划分时间段，以安排时间研究项目、撰写报告，或者在下班途中办事情。 要建立约会或者任何类似的日历条目，一种快速方法是，将指针放在“天”视图中所需的时间上，单击，然后键入详细信息。以下为执行此任务的步骤：,1、将指针放在日历中所需的时间上，然后单击。 2、键入详细信息。 3、约会需要更多时间？只需拖动手柄即可延长约会的时间。,概述 正确使用日历 查看日历 了解您的选择 只有您一个人吗？那就使用约会吧 如果涉及其他人，则是会议 发出会议通知 在一天的顶部显示事件 高级内容 一次并不足够：定期 打开定期条目 用提醒来记住事情 利用有色类别组织项目 午餐时间灵活？显示出来看看,会议在预定的时间发生，而且涉及其他人和会议地点。日历中的会议可以是由您建立的，也可以是您应他人的邀请而参加的。会议将显示在您和其他相关人员的日历中。 在日历中，您可以通过会议条目中的信息区分会议和约会。在会议中，您将看到这些内容： 会议地点 会议符号（两个重叠的人脸） Outlook 中的会议是借助会议要求建立的，会议要求通过电子邮件递送给与会者。,概述 正确使用日历 查看日历 了解您的选择 只有您一个人吗？那就使用约会吧 如果涉及其他人，则是会议 发出会议通知 在一天的顶部显示事件 高级内容 一次并不足够：定期 打开定期条目 用提醒来记住事情 利用有色类别组织项目 午餐时间灵活？显示出来看看,利用Outlook发送会议通知是非常方便的，操作如下： 1、按前面介绍的步骤建立约会。 2、双击该条约会，在弹出窗口的导航栏点击“邀请与会者”按钮。 3、在“收件人”栏输入被邀请者的email地址；在“地点”栏输入会议地点。 4、点击导航栏的“发送”按钮即可，会议信息会同时显示在发件人和收件人的日历中。,事件可让您记录持续一整天的活动。事件不会占用日历中的预定时间，而是出现在您指定的日期顶部的横幅中。例如，在图片中，康拓会议是一个持续三天的事件，而生日是一个持续一天的事件。 如果您想输入在特定的某一天发生的活动，而又不想让它打乱日历中该天的所有时间段，请使用事件。以下是一些您可以使用事件的活动： - 持续一天或更长时间的会议、差旅或假期 - 生日和周年纪念日 - 节日 注意：诸如生日之类的事件每年都会定期发生。在下一课中，将介绍如何设置定期。,概述 正确使用日历 查看日历 了解您的选择 只有您一个人吗？那就使用约会吧 如果涉及其他人，则是会议 发出会议通知 在一天的顶部显示事件 高级内容 一次并不足够：定期 打开定期条目 用提醒来记住事情 利用有色类别组织项目 午餐时间灵活？显示出来看看,概述 正确使用日历 查看日历 了解您的选择 只有您一个人吗？那就使用约会吧 如果涉及其他人，则是会议 发出会议通知 在一天的顶部显示事件 高级内容 一次并不足够：定期 打开定期条目 用提醒来记住事情 利用有色类别组织项目 午餐时间灵活？显示出来看看,活动可能会反复发生，但这并不意味着您需要反复输入活动。要告诉 Outlook 某个约会、会议或事件会重复不断地发生，请使用“定期”功能。活动的频率被称为它的定期模式。 正如您在图片中的“打羽毛球”约会中看到的一样，定期约会是重复出现的，并且显示一个定期图标 。 要设置定期模式，请打开约会，然后单击弹出窗口的导航栏的“重复周期”按钮。,概述 正确使用日历 查看日历 了解您的选择 只有您一个人吗？那就使用约会吧 如果涉及其他人，则是会议 发出会议通知 在一天的顶部显示事件 高级内容 一次并不足够：定期 打开定期条目 用提醒来记住事情 利用有色类别组织项目 午餐时间灵活？显示出来看看,要打开定期日历条目，以查看其详细信息或对其进行更改，请双击它。然后，您会看到一条与图片中的消息类似的消息，该消息为您提供两个选项： “打开本次事件”：如果您想查看或更改一个实例，而不是整个序列，请选择此选项。例如，在特定的某一天，您可能想比平时晚半个小时做练习，但并不更改平常的时间。 “打开序列”：如果您想查看或更改整个序列，请选择此选项。例如，您决定将“练习”约会的所有实例的时间都推移半个小时。 打开序列后，要更改其定期模式，弹出窗口的导航栏的“重复周期”按钮。,提示：在使用定期项目时请记住以下几点： 请勿删除定期条目，而是更改“结束日期”。这样可为您保留过去事件的记录。 对于单个活动，您可能需要创建几个不同的定期日历条目才能实现该活动所需的定期模式。例如，如果要设置在每月的第 15 天和最后一天发生的发薪日事件，需要为之设置两个定期事件。,概述 正确使用日历 查看日历 了解您的选择 只有您一个人吗？那就使用约会吧 如果涉及其他人，则是会议 发出会议通知 在一天的顶部显示事件 高级内容 一次并不足够：定期 打开定期条目 用提醒来记住事情 利用有色类别组织项目 午餐时间灵活？显示出来看看,创建任何类型的日历条目时，都会自动设置提醒。Outlook 会在约会和会议开始之前 15 分钟通知您。在图片中，我们展示了更改任意日历条目的提醒时间的步骤，具体做法是：打开该条目，然后在“约会”选项卡上的“提醒”框中调整设置。 1、双击约会，打开它。 2、选择提醒时间。 3、提醒将在所指定的时间显示。,概述 正确使用日历 查看日历 了解您的选择 只有您一个人吗？那就使用约会吧 如果涉及其他人，则是会议 发出会议通知 在一天的顶部显示事件 高级内容 一次并不足够：定期 打开定期条目 用提醒来记住事情 利用有色类别组织项目 午餐时间灵活？显示出来看看,您是否希望生日能够引起您的注意？是否希望个人约会能与商业约会有所区别？Outlook 可以做到这一点。有色类别闪亮登场了！有色类别允许您命名颜色，并在需要时更改名称。使用颜色可以突出显示一些条目，让人一眼就能注意到。,概述 正确使用日历 查看日历 了解您的选择 只有您一个人吗？那就使用约会吧 如果涉及其他人，则是会议 发出会议通知 在一天的顶部显示事件 高级内容 一次并不足够：定期 打开定期条目 用提醒来记住事情 利用有色类别组织项目 午餐时间灵活？显示出来看看,安排会议时，您需要选择一个其他人能够参加的时间。Outlook 可让您和同事互相告知什么时候谁会很忙、谁会外出、谁会空闲。 日历条目的边框颜色指示该时间已安