《会议现场流程安排》PPT课件.ppt

会议现场流程安排,会场布置,时间：必须在11点之前赶到会场做好布置 包括座位的摆设（如何有利于邀约客户到洽谈室，如何有利于将客户进行分类）；签到台、标识牌等的摆放；灯光、音频、视频的调试；背景板、易拉宝的摆设；与酒店人员的接洽包括茶水、网络、车位等服务安排；,彩排,在会场布置好了以后（大概11：30左右），迅速开始主会场流程的彩排：包括灯光、音箱、视频和主持人、致辞嘉宾、讲师的完整的流程 彩排过程中，如果时间较晚的话，需要迅速组织好各个职责岗位人员到位，并将提前到场客户引到休息区，切勿引入主会场和洽谈区,商务人员会前跟催确认客户,在上午10点钟公司群发给客户短信后，商务人员应在12点15分左右开始第一次跟催客户到场（注意：防止客户不知道酒店地址，提前将会议路线图在白板上画出来） 第一次跟催完毕后迅速将跟催结果报给各个商务经理，由商务总监统计数据：确定到场客户数量（老板/马仔）、不确定到场客户数量，并将统计数据记录在洽谈室的白板上以示督促,第二次跟催差不多在1点钟，对于所有未到场客户进行二次跟催，并再次统计出数据：已经到场客户（老板或马仔）、在路上客户、准备出发客户、不确定客户 第三次跟催差不多在1：45左右，主要是不确定客户的再次努力，统计出最后的数据便于制定会场销售策略,会场各岗位职责分解,迎宾人员 基本上在12：45就需要迎宾人员在酒店门口、电梯口、通道拐角、会场门口就位，一直到会议开始后一个小时。 签到人员 一般安排三个人，以女孩子为主，其中一个人主要负责发送会议资料（或者提前将会议资料放在会场位子上）,引座人员 一般安排三个人员，引导客户进入主会场，将客户引到指定区域（老板和马仔分区域），并灵活的根据到场客户情况安排，前期尽量让客户较为分散到前面位置上,主会场负责人 主要负责整个会场的意外情况发生处理包括会场温度、有拍照客户、乱发名片广告的客户、到处走动的异常客户、设备意外故障的临时处理、跟主持人的互动配合、以及将会场客户情况及时传达到洽谈室负责人（建议采用对讲机）,灯光、音箱设备调试人员 配合讲师演讲内容进行设备的调整 邀约人员 差不多在3：15开始邀约客户到洽谈室， 一般根据会议到场人数来安排邀约，所有到场客户资料集中分散在邀约人员手上，邀约时间和邀约客户资质（老板还是马仔）数量一切听从洽谈室总指挥安排。方式主要有两种：电话邀约和直接进会场拉人。电话邀约主要针对规模较大会议。直接进入会场拉人的话要注意提前分配好区域，避免重复导致客户反感。,拦截人员 负责将所有从主会场的客户引导进入洽谈室，主要安排在会场外包括卫生间附近和电梯口。保证所有到场客户都能进入洽谈室。,唱单人员 提前准备好切合本次会议的唱单串词 串词主要体现会议档次及本次销售重点以营造紧迫感。同时配合查词人员，保证所有查出来的词都由唱单手用麦唱出来，并要适当的跟主攻手进行小范围配合促单，并需要很好的大局观，及时调控整个洽谈室的氛围，一般由商务总监或经验丰富的商务经理担任，属于整个洽谈室的核心人物,查词人员 打字要快并且要头脑灵活，一般有经验丰富的客服人员担任。会前多准备小纸条分配到各个洽谈桌上方便主攻手进行查词，一是将所有查到的词的结果都先告诉唱单手（或者自己拿麦唱出来），二是灵活应变（譬如一个客户查了很多词都没注册，这个时候要跟主攻手沟通，选出客户最想要的词，剩下的几个可以唱成已经注册），三是要帮助商务人员策划相关词汇（譬如+网、+供应商等），四是随时充当唱单手协助其唱单，并与主攻手进行配合,跑单手 主要职责是在洽谈室关注每个主攻手谈单进展情况，并及时反馈到唱单手这边，一起协助主攻手进行促单。可以应用很多小技巧跟唱单手一唱一和营造整个洽谈室氛围，属于洽谈室气氛营造核心人物，一般由市场部人员或经验丰富商务经理担任。,假单人员 在很多时候当打不开局面的时候就需要有假单产生来营造氛围。一个好的假单人员不仅本身像老板，而且要灵活的帮忙促单，时刻观察周围客户进展情况，“抢注”周围客户选择的词汇，或者靠提出一些问题来引导主攻手“感染”周围客户。,主攻手 主攻手人数不宜太多但是一定要精，是一场会议的最后关键点。前期在客户未进入洽谈室的情况下要与辅攻手积极开展模拟谈判。在正式谈判过程中，需要注意几个点：根据讲师讲课点的把握各个时间段的客户；时刻记得跟唱单手配合；把握各个时间段的谈判时间，不可被一个客户耽误太多时间；,辅攻手 前期主要协助主攻手谈判，帮助主攻手甩包；在高峰期也要单独谈单；及时将主攻手谈单情况与跑单人进行沟通寻求配合。,流程,10：0011：30 会场布置 11：3012：30 彩排 12：45 迎宾人员、签到人员、引座人员主会场人员、设备调试人员到位 14：00 会议开始 洽谈室动员会-拦截人员到位-主辅攻手模拟演练 查词唱单跑单人员到位 15：15 邀约手开始邀约部分客户 15：30 假单人员做成第一张单促进客户签单 15：45 形成第一波销售高潮 16：30 形成第二轮销售高潮 17：00 最后一轮销售高潮,人员职责分区,定岗定位 分区管理 统一协调 树形管理 设会场总指挥：统一协调整场会议各个区域 （一般是总监） 主会场负责人 ：负责主会场灯光、音箱以及意外情况处理 洽