《理解电子数据》PPT课件.ppt

2. 理解电子数据,会计信息系统与审计课程讲义,Page 2,为什么要理解电子数据？,了解业务背景,理解数据所代表的业务含义,借助审计方法理论体系,将审计的方法、工作内容，用IT工具方法实现,数据,发现,信息,Why?,Page 3,三个维度理解电子数据,文 档,文档的用途 文档的要素 重要要素的取值范围 数据表的用途 数据表的字段 重要字段的取值,业务流程,文档录入 审核批准 传递 不同数据表间的逻辑关系,重要的控制活动,风险 控制 控制活动是否有效执行在数据中的反映,How?,Page 4,主要内容,用友分系统符号表,Page 6,1.总账,与其他模块的关系 业务处理流程 数据流程 凭证表 余额表 其他常用表 期初建账 日常操作 管理维护,Page 7,1.1与其他模块的关系,关注1：启用了哪些模块？ 关注2：数据如何传递给总账？,Page 8,1.2 业务处理流程,科目汇总表核算形式 软件操作过程,Page 9,1.2 业务处理流程,科目汇总表核算形式 软件操作过程,Page 10,1.3 数据流程,Page 11,1.4 凭证表,记账凭证的要素 凭证表方案1：合并表模式（gl_accvouch） 凭证表方案2：主表子表模式,会计分录4条,凭证头,凭证头,Page 12,1.4 凭证表,记账凭证的要素,灰色的可以不要采集,Page 13,1.4 凭证表,记账凭证的要素,矢量值的三种表示方法,凭证表的存储形式 A、合并表模式,凭证头和会计分录在同一张表中,凭证表的存储形式 B、主表子表模式,凭证头作为凭证主表,会计分录作为凭证子表,一对多,凭证表中的发生金额的两种存储形式,借贷金额式,方向金额式,凭证表中发生金额的另两种存储形式,正负金额式 与红字凭证易混少用,借贷金额式 一行记录两笔分录,金额字段几种转换方式,正负金额,在EXCEL表中使用的转换公式: =IF(C3=“借“,D3,0) =IF(C3=“贷”,D3,0) =IF(C3=“借“,D3,0-D3),Page 19,1.5 余额表,交易 信息,账户 状态 信息,记账凭证中的科目 、借贷金额等要素,计算得的余额方向、 余额、月计、累计等,交易文件-凭证表 与凭证信息共用一个表,账户主文件-余额表,账簿 的 存储,gl_accvouch,gl_accsum,Page 20,1.5 余额表,明细账的要素（辅助账余额gl_accass） 总账的要素（正账余额gl_accsum） 三种存储各个科目的余额、发生额合计数据的方案： 余额表方案1，每个科目每月一条记录 余额表方案2，每个科目一条记录存储全年所有月份发生额 余额表方案3，年初余额与发生额分开存储,科目余额表中期初余额的存储形式,借贷余额式,方向余额式,正负余额式,Page 22,1.6 其他常用表,账套参数表 科目代码表（code） 凭证类型表 （dsign） 操作日志表 （fa_log） 自动凭证设置表 月结标志表 操作人员权限表 P211,Page 23,1.7 期初建账,账套管理 一个会计软件可以核算多个单位的财务数据，每一个单位的财务数据就是一个账套。 单机数据库管理系统作为后端数据库平台（FOXPRO、ACCESS ）时，不同账套的数据一般存储在不同的文件夹中。 客户服务端应用的网络数据库作为后端数据库平台（SQLSERVER、DB2）时，不同账套的数据一般存储在不同的数据库中。 账套参数年表：各个账套的账套参数数据集中统一存储的表。一个账套一条记录，有核算单位名、账套码、会计主管、核算币种、科目代码级次等字段。,Page 24,1.7 期初建账,设置科目 1、各行业所采用的会计制度不同，规定的总账科目也不同。 2、用户所使用的所有会计科目均需要预先定义并存储在科目代码库中。也就是科目代码表中科目代码是最完整的，年初余额和凭证库中有的科目必须在科目代码表中存在。,Page 25,1.7 期初建账,科目年初余额 1、期初建账时，需要录入各末级明细科目的年初余额，会计软件会自动检查输入的平衡性。总账及上级科目的年初余额由会计软件自动根据下级科目计算而得。 2、一些会计软件仅存储明细科目的年初余额；而另一些会计软件存在所有非空科目的年初余额。 3、设置年初余额功能只在建账时使用，以后将会禁用。 采集数据时，对年初余额的获取，可直接采集该表，也可以采集余额表（每月一条记录），仅使用一月份的期初数。,Page 26,1.7 期初建账,凭证类型设置 1、通用：记账凭证。采集时不需要凭证类型字段。 2、三类：收款凭证、付款凭证、转账凭证 3、五类：现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证。现金与银行存在间的划转业务，只填写付款凭证：如取现金业务，则填写银行付款凭证；存现金业务， 则填写现金付款凭证。 按不同凭证类型分别连续编号。,会计科目表,科目余额表,凭证库,科目编码,科目名称,科目编码,余额方向,期初余额,科目编码,凭证日期,凭证号,摘要,借方金额,贷方金额,最小字段数（存在性）,科目编码起连接各表作用,帐套三基本表,会计科目表,科目余额表,凭证库,科目编码,科目名称,科目编码,余额方向,期初余额,科目编码,凭证日期,凭证号,摘要,借方金额,贷方金额,A抽取,一科目编码,B提取 年初数,C 提取该 科目编 码及其 明细科 目的所 有发生 记录,D生成,该科目编码 的帐簿,E重复,完成整个 帐套生成,帐套重建过程,会计科目账簿形成过程,会计科目表,科目余额表,凭证库,会计科目表,科目余额表,完整性,重复性,完整性,重复性,平衡性,科目余额表和凭证库中有的科目编码在会计科目表必须有，否则科目余额表和凭证库的有关记录就会在生成帐簿中丢失，造成无该科目的帐簿，总借贷不平衡。,科目编码不可重复，如果一科目编码重复几次则重复生成该帐簿几次，使总借贷错误。,科目编码不要求完整，当年初无余额时可以没有该科目，当为初建帐时甚至可以没有科目余额表。,科目编码一般要求不重复，如果重复，则只有一个起作用，极易产生错误。,一级科目的借贷方总和必须相等，上级科 目与其下一级的科目余额之和必须相等。,NULL性,期初余额要求不能为无效值(NULL)，空白处必须输入“0”，否则导入AO系统会产生NULL无效值问题。,科目表和余额表检查条件及分析,连续性,最底级明细科目编码一般不断号,凭证库,完整性,重复性,平衡性,底级性,NULL性,科目编码不要求完整，当一科目本年无发生时则没有该科目，当一科目有下级科目时也没有该科目，因记帐时记到最底级科目。,科目编码可以重复，重复次数表示该科目本年发生笔数,所有记录的借贷方总和必须相等， 同一凭证借贷方之和必须相等,所有科目记帐都必须记到最底级科目。因最底级科目编码包含其上级科目编码的所有信息，上级科目能根据其位数在下级科目编码中找到本年发生额。否则，其明细科目就无法获得本年发生数。,借方金额和贷方金额都要求不能为无效值（NULL），空白处必须输入“0”，否则导入AO系统会产生NULL无效值问题。,凭证库检查条件及分析,会计科目表,科目余额表,凭证库,完整性,重复性,完整性,重复性,平衡性,完整性,重复性,平衡性,底级性,NULL性,科目余额表和凭证库中有的科目编码 在会计科目表必须有,科目编码不可重复,科目编码不要求完整， 当年初无余额时可以没有该科目,科目编码要求不重复,一级科目的借贷方总和必须相等，上级科 目与其下一级的科目余额之和必须相等,NULL性,期初余额要求不能为无效值（NULL）,科目编码不要求完整,科目编码可以重复， 重复次数表示该科目本年发生笔数,所有记录的借贷方总和必须相等， 同一凭证借贷方之和必须相等,所有科目记帐都必须记到最底级科目,借方金额和贷方金额都要求不能为 无效值（NULL）,帐套三基本表检查条件汇总,连续性,最底级明细科目编码一般不断号,Page 33,1.8 日常操作,凭证的输入与审核 1、用户输入的凭证存放在记账凭证库中，均为未记账的凭证； 2、会计软件取出所有未记账的凭证，供审核人查看，审核人审核后，在“审核人”字段中输入内容；,Page 34,1.8 日常操作,记账 1、输入会计期间； 2、数据备份； 3、检查凭证是否合法； 4、取出已审核但未记账的凭证； 5、汇总各明细科目的借贷方发生额，更新科目余额表； 6、将明细科目的借贷方发生额汇总到上级科目，更新科目余额表； 7、将凭证转入明细账库中； 8、如果记账中断，下次起动时，自动恢复备份,Page 35,1.8 日常操作,结账 1、输入会计期间； 2、数据备份； 3、自动生成自动转账凭证，并记账； 4、将所有账户的期末余额转为下期的期初余额。如果是年末结账，则自动开设下年空白账数据库，并将年末余额转为下年年初余额； 5、汇总各明细科目的借贷方发生额，更新科目余额表； 6、将本月标记为已结账，并将当前会计期间设为下一会计期间。,Page 36,1.8 日常操作,自动凭证,日常 自动 凭证,发生某笔业务时，如行政账采 购资产记固定资产、基金凭证,结账时，如企业账将所有收 支科目自动转入本年利润科目,从源凭证中取数 或常数,从账簿中取数 或常数,自动 凭证,结转 自动 凭证,Page 37,1.9 管理维护,人员权限 1、应用层授权分为：功能授权和科目授权；会计主管在用户权限表中设置各用户的权限，要求对用户名和口令加密存储。,物理 层,操作平台、存储数据的媒体,应用软件，如用友会计系统,无权不能接近电脑,用户仅能使用 被授权的功能,人员 权限,应用 层,操作 系统 层,操作系统，如WINDOSXP,无权不能打开电脑,Page 38,1.9 管理维护,操作日志 作为一项重要的安全措施，记录用户的上机日志，包括：用户名、上机日期、开始时间、结束时间、执行功能。,Page 39,1.9 管理维护,数据的备份与恢复 1、单机版本会计软件的备份方式：一是直接复制；二是加密后复制。还原时，只要复制回来。 2、网络版会计软件的备份方式：由后台数据库管理系统来执行备份和还原。,Page 40,2.固定资产,核算内容 1、固定资产增加的核算 2、固定资产减少的核算 3、固定资产折旧的核算 折旧方法：平均年限法、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法,Page 41,2.固定资产,与其他模块的关系 1、固定资产管理模块主要通过凭证向总账模块传递数据。 2、固定资产管理模块通过定义函数从总账模块读取有关累计折旧、固定资产的发生额和余额。 3、固定资产管理模块为成本管理提供折旧数据。,Page 42,2.固定资产,业务处理流程 1、初始设置：部门档案、卡片样式和项目、资产类别、折旧方法、资产增减方式。 2、日常业务处理：增、减、变动的核算，折旧核算，凭证处理，数据输出和月末处理。,Page 43,2.固定资产,数据流程 1、初始设置 2、输入未记账变动资料库 3、审核 4、记账，修改卡片库中的记录，转移到已记账变动资料库 5、生成各种账薄和报表。,Page 44,2.固定资产,固定资产账簿 1、总分类账核算：固定资产、累计折旧、固定资产清理。 2、二级核算：生产经营用固定资产、非生产经营用固定资产、租出固定资产、未使用固定资产、不需用固定资产、土地、融资租入固定资产。 3、明细核算： 固定资产卡片：各项固定资产的详细情况。fa_Cards 固定资产登记簿：各类固定资产的汇总情况。按固定资产的类别和使用保管的车间、部门核算。fa_Total,Page 45,2.固定资产,核算内容 与其他模块的关系 业务处理流程 数据流程 固定资产账簿 固定资产卡片表 变动资料表 主要功能的处理过程,Page 46,2.固定资产,变动资料表 分为：未记账变动资料库、已记账变动资料库,Page 47,2.固定资产,主要功能的处理过程 会计软件，折旧的计算采用个别折旧法，当计算出的累计折旧额超过应计提折旧时，只计提不足部分，不足部分为零时不再计提本月折旧。,Page 48,2.工资管理,主要功能： 1、收集资料 2、计算工资 3、汇总工资 4、分摊工资费用 5、处理银行代发工资业务 6、生成工资报表并分析 7、与其它模块共享数据,Page 49,2.工资管理,与其他模块的关系 1、工资管理模块主要通过凭证向总账模块传递数据。 2、工资管理模块通过定义函数从总账模块读取有关工资费用科目的发生额和余额。 3、工资管理模块为成本管理提供工资和福利分摊数据。,Page 50,2.工资管理,业务处理流程 1、初始设置：建账、设置系统参数、建立部门人员档案、设置工资项目和计算公式。 2、日常业务处理：录入每个员工的基础工资数据、修改当月与上月不同的数据、计算并汇总工资、生成各种工资表、自动完成工资分摊计提和转账业务、输出各种报表。,Page 51,2.工资管理,工资表（WA_GZHZB）,Page 52,2.工资管理,工资汇总表（WA_GZData） 每月每个部门的汇总数据，用于生成费用分摊凭证。,Page 53,2.工资管理,人员表（WA_psn）,练习题,-使用账套，第一大题：请利用凭证表数据完成以下查询 -更改数据库 use UFData_999_2001 -1检索出10月份的收字2号凭证 select * from dbo.GL_accvouch where iperiod=10 and ino_id=2 and csign=收 -2检索出所有现金支出为1万元以上的记录 select * from dbo.GL_accvouch where ccode=101 and mc10000,练习题,-3.cname字段记录了业务经手人，请以该字段为分组依据，计算每位经手人的现金支出金额和业务笔数 select cname,SUM(mc) 支出金额,COUNT(*) 业务笔数 from dbo.GL_accvouch where ccode=101 and mc0 group by cname -4.检索出现金支出为整千元的记录 select * from dbo.GL_accvouch where ccode=101 and mc0 and mc like (%000.00%) select * from dbo.GL_accvouch where ccode=101 and cast(mc/1000 as int)=mc/1000 and mc0,练习题,-5.计算出各月的现金支出合计金额 select month(dbill_date) 月份,SUM(mc) 支出合计金额 from dbo.GL_accvouch where ccode=101 group by month(dbill_date) -6.创建一个视图，视图中包含期间、凭证类型、凭证号、科目代码、摘要、借方金额、贷方金额、对方科目等内容供审计人员浏览查看。 create view V1 as select iperiod 期间,csign 凭证类型,ino_id 凭证号,ccode 科目代码,cdigest 摘要,md 借方金额,mc 贷方金额,ccode_equal 对方科目 from dbo.GL_accvouch,练习题,-7.检索出摘要中包含“劳务”、“费用”等内容的记录 select * from dbo.GL_accvouch where cdigest like %劳务% or cdigest like %费用% -8.审计截止测试中关注期前期后事项，请检索出12月份的主营业务收入明细账记录 select * from dbo.GL_accvouch where month(dbill_date)=12 and ccode=501,练习题,-9.审计人员为检查凭证表的有效、完整性，对凭证文件借方发生额、贷方发生额进行求和，以检查借贷方是否平衡 select SUM(md) 借方金额合计,sum(mc) 贷方金额合计, case when SUM(md)=sum(mc) then 借贷方平衡 when SUM(md)sum(mc) then 借贷方不平衡 EnD 是否平衡 from dbo.GL_accvouch -10.汇总出各总帐科目借贷方合计发生额 select left(ccode,3) ccode,SUM(md) 借方金额合计,SUM(mc) 贷方金额合计 from dbo.GL_accvouch group by left(ccode,3),练习题,-第二大题：请利用余额表完成以下查询： -1.检索出各总账科目的年初余额 select * from dbo.GL_accsum select ccode,mb from dbo.GL_accsum where len(ccode)=3 and iperiod=1 order by ccode -2.检索出各总账科目的各月借贷方发生额 select ccode,iperiod,md,mc from dbo.GL_accsum where len(ccode)=3 order by ccode,练习题,-3.检索出销售收入与销售成本科目的各月发生额，借审计人员对比分析 select a.ccode,a.iperiod,a.md,a.mc,b.ccode,b.iperiod,b.md,b.mc from dbo.GL_accsum a join dbo.GL_accsum b on a.iperiod=b.iperiod where a.ccode like 501% and b.ccode like 502% -4.检索出各总账科目的年末余额 select ccode,cendd_c,me from dbo.GL_accsum where iperiod=12 and len(ccode)=3,练习题,-5.检索出收入科目(总账和明细账科目)各月贷方发生额 select ccode,iperiod,mc from dbo.GL_accsum where ccode in(select ccode from code where ccode_name like %收入%) -6.检索出销售收入与销售成本(总账)科目各月发生额 -答案同第3题，只是不能有% select a.ccode,a.iperiod,a.md,a.mc,b.ccode,b.iperiod,b.md,b.mc from dbo.GL_accsum a join dbo.GL_accsum b on a.iperiod=b.iperiod where a.ccode like 501 and b.ccode like 502,练习题,-7.检索出应收账款(总账