我国企业档案工作发展概况.ppt

2019/6/12,我国企业档案工作发展概况,主 要 内 容,一、企业档案工作的发展历史 二、企业档案工作面临的挑战 三、企业档案工作的改革创新与发展 四、加强中央企业档案工作的思路,我国档案工作的历史简介,虽然“档案”一词始见于清代，（康熙十九年（1680年）的起居注有“部中无档案”之语），但我国档案工作历史已有三千多年历史。 书：策书、尚书、（既是上古帝王之言，后来又成了官名）中书令、书法、书信、秘书、国书、证书、书证、司法文书、书记、书面表达等都是记录之义；二十四史中的汉书、周书、隋书、唐书、宋书等，并不是汉代的书，而是汉朝的历史记录。 明代内阁大学士曾上书建“皇史”档案库，认为“经籍图书者乃万年百世之事，今世赖之以知古，后世赖之以知今者也”。皇史宬就是明代建的档案馆。,党和国家十分重视档案工作,文件处置办法，是在1931年4月由瞿秋白起草，其中还要求党的文件最理想的是一式两份，“一份存阅，一份入库，备交将来（我们天下）之党史委员会”。,一、企业档案工作的发展历史,（一）新中国档案事业发展体系 （二）企业档案工作的发展历程 （三）企业档案工作的管理体制 （四）企业档案工作的基本要求,（一）新中国档案事业发展体系,档案行政管理部门 各级各类国家档案馆 按专业统一管理的企业事业单位档案工作 档案法制标准化建设 档案宣传 档案学专业教育和人员 学术理论及管理技术研究 参与国际档案交流,（二）企业档案工作的发展历程,1、企业档案的概念 2、企业档案工作的内容 3、企业档案工作的任务 4、企业档案工作的性质 5、企业档案工作的基本原则,1、企业档案的概念,企业档案工作是由科学技术档案工作发展而来。 1955年，第一届全国人民代表大会第二次会议上，雷天觉等三位代表提出“请在适当部门领导下，设立全国性技术资馆”的议案。1956年党中央发出“向科学进军”的号召，周恩来总理在一次讲话中提出“要使科学家得到必要的图书、档案资料、技术资料和其他工作条件”。同年3月，国家档案局在给周总理的一个报告中首次使用“技术档案”的概念。,科学技术档案工作条例,科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、影片、录像、录音等科技文件材料。,国营企业档案管理暂行规定,“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党政工团工作等各方面的档案。”,企业档案管理规定,企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。,2、企业档案工作的内容,我国企业档案工作的内容可分为两大部分： 一是企业档案业务管理工作。它是以档案文件为对象，是企业档案工作的主体或实体，主要包括：对企业文件材料形成、积累、鉴定、整理的指导、监督；对企业档案的整理、鉴定、保管利用以及统计等。 二是企业档案行政管理工作。它是以企业档案业务管理工作为对象，由各级档案行政管理机关、专业主管部门档案机构进行的有关企业档案工作的政策、规章的研究、制定，以及有关企业档案工作问题的协调等，是为企业档案工作创造、维护外部环节的工作。主要是对企业档案工作进行统筹规划、组织协调，和监督指导等。这两者相辅相成构成有中国特色的国家规模的企业档案工作体系。,随着改革、开放的不断深入，企业档案工作的范围，已经从单一的国营企业扩大到集体企业、乡镇企业以及外商投资企业。企业档案工作的管理体制也在适应社会主义市场经济体制的要求而不断调整和完善。 根据党中央和国务院重大决策，1998年国家组建了中央企业。为加强中央企业档案工作，根据中央办公厅和国务院办公厅有关文件精神，1999年，国家档案局与中央企业建立了档案业务指导关系，负责对中央企业档案工作进行监督指导。 党的十五大提出“以公有制为主体，多种所有制经济共同发展”作为我国基本经济制度后，民营企业档案工作也正在纳入我国企业档案工作范围。,3、企业档案工作的任务,贯彻档案法和国家有关企业档案工作的政策、法规和标准，科学地管理好企业档案，为企业各项活动提供有效的信息服务。当然，企业档案所记录的企业活动也是国家社会、企业历史、文化的组成部分，所以企业档案工作实际上也承担了记录地方以及本企业历史的任务。,4、企业档案工作的性质,国营企业档案管理暂行规定指出：“企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。” 第一，企业档案工作是一项管理性工作。 第二，企业档案工作是一项服务性工作。 第三，企业档案工作是一项维护企业权益的工作。 第四，企业档案工作是一项记录企业发展历史的工作。,5、企业档案工作的基本原则,档案法规定，“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”作为档案工作的一部分，企业档案工作也必须遵循这一原则。国营企业档案管理暂行规定更明确提出，“企业档案工作要坚持集中统一的管理原则。”,基本原则主要包括几方面内容,一是统一领导，分级管理 二是维护企业档案的完整与安全 三是便于企业和社会对档案的有效利用,企业档案工作基本原则的内在关系,三个方面是紧密联系、辩证统一、相互促进的有机整体： 统一领导、分级管理是企业档案工作的组织原则，它反映了企业档案工作的具体组织管理形式； 维护企业档案的完整与安全是对企业档案工作的基本要求，它反映了企业档案管理的质量标准； 便于企业和社会对档案的有效利用是企业档案工作的根本目标，它体现了企业档案工作的服务性质。总之，我国企业档案工作形成的“集中统一管理”思想，正是档案工作基本原则在实践中的高度概括。,（三)企业档案工作的管理体制,1980年到1985年企业档案工作随同企业一起经历了恢复、整顿 1986年全国科学技术档案工作会议以后，国家档案局、国家计委和国家经委联合颁发了国营企业档案管理暂行规定， 1987年，为了配合和国务院关于“抓管理、上等级、全面提高企业素质”要求，国家档案局又在全国范围内对国有企业开展了企业档案管理升级活动。 1995年，国家档案局和国家经贸委在山东召开了首次“全国企业档案工作会议”。 2002年中央企业档案工作座谈会， 民营企业档案建设与管理研讨会。,1、宏 观 管 理,宏观上是指国家对企业档案工作进行管理的行政体制，包括管理企业档案事务的行政机构设置、职能分工、运行方式等内容。它是国家行政体制的一个组成部分。 国家档案行政管理部门的职责。 专业主管机关档案部门的职责。 地方档案行政管理部门的职责。,国家有关企业档案工作的法规、文件,科学技术档案工作条例 国营企业档案管理暂行规定 外商投资企业档案管理暂行规定 基本建设项目档案资料管理暂行规定 乡镇企业档案管理办法 企业档案工作目标管理办法 国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法 关于贯彻落实党的十五届四中全会精神进一步加强国有企业档案工作的通知 企业档案管理规定 国有企业文件材料归档办法 关于加强企业档案信息化建设的意见 关于加强驻外机构境外企业档案工作的意见（待发）,1992年，劳动部、国家档案局颁发企业职工档案管理工作规定，对职工档案的内容，管理机构和职责，档案的收集、保管和销毁，档案的提供利用，以及档案的传递作出了规定。 1993年，为了维护我国驻外企业的经济利益和合法权益，加强境外企业档案工作，国家档案局、国家计划委员会、对外经济贸易部发出关于加强境外投资、承包工程、设计咨询、科技合作和劳务合作项目档案工作的通知。通知针对改革开放的扩大和深化，我国企业开拓国际生产、发展外向型经济不断增加的形势，对加强境外投资、承包工程、设计咨询、科技合作和劳务合作项目档案工作提出了要求。 1994年，对外经济贸易合作部、国家经济贸易委员会、国家档案局联合颁发外商投资企业档案管理暂行规定，对外商投资企业文件材料的归档范围、档案管理、企业终结后的档案处置及责任作出了规定。规定还明确了外商投资企业档案属企业所有，受国家法律保护，企业承担保护档案的义务。,1996年，为规范国有大中型企业档案工作，促进档案管理水平的提高，国家档案局发出企业档案工作目标管理办法。该办法提出的企业档案工作目标管理考评标准中有关企业档案工作的组织管理、设施设备、基础业务建设和档案信息的开发利用，是我国科技档案工作、企业档案工作几十年经验的总结，是企业贯彻执行档案法和档案法实施办法的行之有效的方法。 1998年，国家档案局、农业部颁发乡镇企业档案管理办法，对乡镇企业档案机构与人员，文件材料的形成与归档，档案的管理与利用，以及文件材料的归档范围等作出了规定。办法的发布对乡镇企业档案工作起到了很好地引导和规范作用。 1998年，针对国有企业产权变动频繁的情况，国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会、国家国有资产管理局联合颁发国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法，对国有企业在改革、联合、兼并、租赁、承包经营、股份合作和出售等改革过程中的档案处置作出了规定。,企业档案管理规定,2002年，国家档案局、国家经济贸易委员会、国家发展计划委员会联合颁发企业档案管理规定。该规定适应社会主义市场经济体制建立以及我国加入WTO的要求，随着社会主义市场经济的建立，现代企业制度的形成，特别是中国加入世贸组织后，企业成为自主经营、自我发展、自我约束、自负盈亏的独立法人实体，企业所有制性质在企业生产经营和企业管理和发展过程已不重要，随之带来了档案工作的一些新变化。,国家有关企业档案工作的标准规范,1991年，为深化企业档案业务管理，促进企业档案工作整体建设，国家档案局制定了工业企业档案分类试行规则。该规则以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案形成内容及特点，将企业档案划分为十个一级类目，即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、干部职工档案类。同时，规则根据我国企业的千差万别情况，允许企业根据实际需要增设一级类目，并按照其管理职能和档案特点设置二级类目。,1999年，针对企业计算机辅助设计中电子文件大量产生的状况，国家档案局配合国家CAD技术推广，制定了国家标准GB/T 17678 - 1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求。该标准是我国第一个有关电子文件归档和电子档案管理的国家标准。 2000年，为适应企业档案工作的发展，国家档案局对有关科技档案整理的国家标准进行了修订并重新颁布。即国家标准GB/T 11822 - 2000科学技术档案案卷构成一般要求。 DA/T 22-2000归档文件整理规则 DA/T 28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范,、微观管理（综合管理）,企业档案工作的微观管理就是企业对本身的档案工作管理，包括企业按照档案法和档案法实施办法的要求对企业档案工作的领导，以及企业档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、利用等环节的具体工作。这下都可以用企业档案工作目标管理中对企业档案综合管理的要求来理解。,企业档案工作目标管理活动,企业档案工作的组织管理 企业档案工作设施设备 企业档案工作的基础业务建设 企业档案信息资源的开发利用,为健全企业档案工作，提高企业档案工作的整体水平，国家档案局1995年发出企业档案工作目标管理办法。该办法实际上是把档案法和国家对企业档案工作要求的具体化，是全面提高企业档案管理水平的一项有效措施。 企业档案工作目标管理办法：目的是强化企业的档案管理，促进档案信息资源的开发利用。考核标准对企业档案工作的组织管理、设施设备、基础业务建设和档案信息资源的开发利用等提出30多项考核标准。目前全国有近700家国家一级企业档案管理单位。,（四）企业档案工作的基本要求,企业档案工作在企业生产经营和管理活动中发挥了重要作用、产生了巨大的经济效益、同时记录了我国社会主义建设的辉煌历程。在市场经济条件下，企业档案在规范企业管理、辅助生产经营、 维护企业权益、完善法制经济、解决企业纠纷中所具有重要的凭证、依据和参考作用越来越明显。因此，做好企业档案工作也企业发展的内在要求。,新时期企业档案工作根本要求：,建立适应经济体制改革、信息技术发展和现代企业制度要求的企业档案工作,企业档案工作 必须与企业改革发展相适应,企业改革的复杂性、长期性、艰巨型：企业恢复整顿、改革、上等级、转换经营机制、现代企业制度建立、股份制改造、政企业分开、破产、兼并、承包、租赁、分立、合资，到“以公有制为主体，多种所有制经济共同发展”、民营企业的发展、信息化建设、知识经济、国家及社会信用制度的建立以及加入WTO、应对反倾销、ISO质量、环境和安全认证等。,企业档案工作 必须要符合企业档案的特点,设计制造业企业、农业企业、流通企业、金融企业、建筑安装企业、交通运输企业和邮电通讯企业、餐饮宾馆及商业企业，都应围绕企业的主要业务，对其活动中形成的文件开展收集、保存、管理和利用。,企业档案工作 必须符合国家有关档案工作的要求,企业档案管理规定明确要求，企业负责档案工作的部门依法履行下列职责： 1、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； 2、统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作； 3、指导本企业各部门文件材料形成、积累、整理和归档工作； 4、监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。,企业档案工作 必须贯穿于企业管理各个环节,形成、积累与收集要求 立卷整理要求 档案鉴定要求 档案保管要求 档案利用要求,三纳入：企业文件收集、归档工作的要求纳入企业各项管理程序；纳入企业各项活动的工作计划；纳入企业各职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。 四参加：为了保证归档文件的完整、准确、系统，档案部门或人员参加企业的产品定型，参加企业的科研成果坚定，参加企业基本建设项目的竣工验收，参加外购设备及引进技术的开箱验收活动。,立卷整理要求：案卷是一组具有有机联系、价值和密级大体相同的文件集合体。立卷的最终目的是为了方便保管和利用。所以对立卷整理工作的要求，一是要方便保管和利用，这是企业文件整理立卷工作的根本要求；二是案卷应符合一定的质量要求；（科学适当、反映实际，保持有机联系、成套、标准化）；三是要符合各种文件不同文件形成规律（文书、科技、财会、经营、管理、合同、协议文件等的不同）。,企业档案工作 必须适应信息技术的进步,电子文件的归档与管理是企业档案工作必须跨越的“障碍” 对电子文件的两种观点： 电子文件不安全、难以长久保存不具有法律效力，因此不主张将其作为档案来管理；,二、企业档案工作面临的挑战,（一）企业档案工作宏观管理体制的改革 （二）国有企业改革脱困到了关键时刻 （三）民营企业档案工作亟待建立 （四）市场经济使另类重要档案日渐凸现 （五）国际竞争给企业档案管理带来新课题 （六）信息技术条件下电子文件的形成与管理,（一）企业档案工作宏观管理体制的改革,政企分开促使国有企业改革力度加大后，我国国企改革也进入新一轮的调整、改制、改造，出现了兼并、破产、出售、股份制改造、合资、合作经营、承包、租赁重组、分立、合并、核转、控股、参股等多种形式的资产与产权变动情况。民营企业也是异军突起。 企业档案按专业统一管理企业档案按所属分级管理 监督、指导国有企业档案工作所有企业（法规一致性）,（二）国有企业改革脱困到了关键时刻,一是社会上相对薄弱的档案意识造成对档案的忽视。 二是国家有关企业破产的法规对档案处置的规定不明确。 三是档案归属与流向不十分明确。 企业破产带来的档案流向、鉴定、处置、费用、管理、利用等一系列问题，又将对企业档案的认识引向更深的层次。如，到底国有企业档案在国家档案整体中处于什么地位？企业档案的最终去处是哪里？门类齐全、结构合理、馆藏丰富在企业档案上如何体现？同时，如何以有限的资源满足最大的需求，即科学判定企业档案的价值与保存这些有价值的档案之间的平衡将成为研究的重要方面。,（三）民营企业异军突起、档案工作亟待建立,2003年，我国民营经济发展对社会就业的贡献，已占全社会就业总数42（国有占9.7%）；对财政收入的贡献，上缴税收占全国37；对国企改制的贡献，民营企业参与国有企业兼并收购的达8。近几年我国民营经济发展较快的地区，民营经济的发展不仅促进了地方经济的发展，而且对推进国企改革、扩大社会就业、增加财政收入、繁荣城乡市场、维护社会稳定以及促进经济的可持续发展等做出了重要贡献。,2001年个人独资企业法的制定使人们彻底摆脱姓“公”姓“私”的思想束缚，表明国家保护个人独资企业投资人的合法权益、鼓励个人独资企业发展的方针。 2002年中小企业促进法出台后，由于绝大多数中小企业都是民营企业，因而实际受益主体也主要是民营企业。 2003年，民营经济发展的外部环境进一步得到改善：一是对民营经济从政策支持开始转向制度保障，“国家鼓励、支持和引导非公有制经济的发展”被写入宪法，为民营经济发展提供了法律保障；二是国有经济与民营经济从各自发展开始转向优势互补和统一协调发展，民营经济参与国有经济资产重组的政策障碍正在消除；三是民营经济明显进入国民经济体系，民营企业将获得全面的平等的国民待遇。 2004年，国务院下发关于投资体制改革的决定，鼓励民营经济进入法律法规未禁止的基础设施、公共事业及其他行业和领域。,目前，全国已经有20多个省市专门召开民营经济工作会议，出台政策和措施，鼓励和支持民营经济发展。广东省委、省政府明确提出了“民营新广东”的口号，确定了“政治平等、政策公平、法律保障、放手发展”的十六字方针。上海、四川、北京等省市都明确规定，除国家明确限制的投资领域外，所有竞争性领域和对外开放的领域，都将对民营资本开放。国务院2005年发出关于促进个体私营等非公有制经济发展的若干意见。2005年4与月，国家档案局与国家发展和改革委员会、中华全国工商业联合会联合召开了全国民营企业档案工作座谈会,企业划分： 按经济所有制形式： 公有制 私有制（非公有） 全民 集体 个体户 个人独资 外商独资 按企业经营方式： 国营企业 合营企业 民营企业 国有独资 国有控股 中外合资经营 国有民营 集体企业 私营企业 （乡镇企业）（个人独资） 按资本组织形式： 国有独资 国有控股 有限责任公司 股份有限公司 合伙企业 个人独资企业 按企业规模： 大型企业及企业集团 中小型企业 按企业类型： 工业 交通运输 服务 科技 金融 ,（四）市场经济使另类重要档案日渐凸现,红头文件到白头文件； 股权管理、股票； 市场竞争中资产、产权、资信； 合同、协议，知识产权、商业秘密。 应诉反倾销的生产记录、 ISO质量、环境、安全认证、SA8000企业社会责任标准认证所需文件。,（五）国际竞争给企业档案管理带来新课题,经济全球化 管理的国际化 适应国际规则（倾销反倾销） 加强境外企业 现代企业制度企业与股份公司档案管理 法规遵从,“法规遵从”与企业档案信息管理,2001年美国的安然、安达信事件，以及2002年的世界通信公司欺诈事件中，公司股东、许多中小投资人为此损失惨重。这些历史上最为严重的财务欺诈案揭示出忽视电子文档管理的危险。这两个事件促使美国国会就此通过了多项针对公司业务、财务数据的强制性法规，欧洲许多国家也相继出台相关法律法规，对公司、企业的业务、财务数据设定了严格的存储保存期限。这些相关法规的制定已经影响到公司行为，其中电子数据的保护与管理则成为法规制约的焦点所在，“法规遵从”的概念应运而生。 现在，对于企业来说，最有价值的资产已经从实物、资本转化为形形色色的业务、财务数据。然而，这些数据都有其脆弱的一面。在欧美国家，金融、医疗、电信等行业推出了许多针对数据保留的法规，数据的管理与保护、上市企业管理信息系统的应用与审计等都已成为与企业发展息息相关的重要领域。对于企业而言，数据的重要性不言而喻，如果管理不当，就会造成信息的丢失或损坏，对于公司乃至行业的发展都有可能造成无法弥补的损失。,“法规遵从”的含义，就是要对企业的数据、信息加以法律约束，目的在于让企业对数据的应用、管理、存储形成各种规范。为此，美国2002 年制定上市公司财务改革和投资者保护法案（Sarbanes-Oxley Act）。要求组织机构使用文档化的财务政策和流程来改善可审计性，并更快地拿出财务报告。 法案第404节（该规定将强制公司记录公司治理规定的执行情况）自2004年年中开始生效。其主要目的是通过加强对公司的管理来恢复投资者的信心。该法强化了企业CFO的地位，对企业文件、数据的保管有了更加严格等要求。同时对外国在美上市的公司也实施了新的审计法律。显然，要在全球市场竞争，企业必须建立正确的信息技术基础架构，制定文档数据保持和保护策略。,美国及国际有关法规对企业及产品记录的要求,上市公司财务改革和投资者保护法案（Sarbanes-Oxley Act）； 美国爱国法案（USA Patriot Act）； 健康保险流通与责任法案（Health Insurance Portability and Accountability Act）； 金融服务业的数据安全性制定规范（Gramm-Leach-Bliley）； 美国证券交易委员会规范（SEC Rule 17a-4）； 全美证券交易商协会行为规定（NASD 3110）；,联邦条例21CFR第11部分； 美国国防部DOD 5015.2-STD； 企业社会责任标准（Social Accountability 8000）； 职业安全卫生评价标准（OHSAS18001），(Occupational Health and Safety Assessment Series 18001 )； 公众健康安全与生物恐怖主义预防应对法。 危害分析与关键控制点(Hazard Analysis and Critical Control Point)（HACCP）。,企业你遵守了吗？,是否有一个合适的记录保留方法？该方法适用于所有的记录类型和表现形式吗？包括E-mail，财政记录、声音、影像、其他你在工作中要用到的技术、结构型数据及非结构型数据。 作为回应管理部门信息需求的一部分，是否能尽快发现和检索文档？是否追踪公司在法律证据收集和诉讼支持上的花费？ 你能保证你的文档的真实性吗？ 你能分配和保护对特定的文档的访问吗？ 你能出示具体的审核追踪资料以确定你的企业正在执行合适的内部控制吗？ 你应对文档破坏和管理风险的方法是什么？这个方法需要文档被保存多久，谁拥有销毁它们的权利？ 你是否例行公事地将一份文档内容多次备份？或者将不需要的数据和记录备份以达到法规遵从？,（六）信息技术环境下电子文件形成与管理,信息技术的发展和广泛应用 电子文件归档与电子档案管理 档案管理信息化与现代化,信息技术对文件形成及传递的影响,特里库克在13大的一篇主报告中提出了国际档案界所面临的12个关键性问题及挑战，其中绝大多数都是基于电子文件时代的到来而形成。他认为，“在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件将很可能不存在，或至少不可能被鉴定、保存、编目或提供利用”。“不要让我们的希望固定在即将和必将被替代的理论模式上”，,在某一阶段有效的管理，也许会导致下阶段危机的出现。 某著名管理学家,信息技术的发展,计算机：从ENIAC到奔腾；从100M到2000M用了6年； 网络：带宽的增加。载波电话12路，同轴电缆1800路，光缆。10M、100M、1000M。 存储：磁带、磁盘、硬盘、光盘、磁光盘、USB。光盘650M，DVD4700M。“蓝光光碟”。（BLU-RAY DISC）九家主要国际科技公司2002年年初宣布，研制出一种新的光碟及有关数据格式。该碟单面可以收录27G数据，是目前DVD的5倍，可记录两个小时高解析度录象或13小时普通电视节目。该碟利用蓝色激光光束来刻录数据。,2,英国卫报： 计算机逢9变脸,1949年，世界第一台存储程序的计算机，大小如同一间普通的起居室。有人大胆地预言：“未来计算机的重量也许不会超过1.5吨”； 1999年，因特网用户超过1亿，PC机每秒4.5亿次； 2009年，PC机每秒10000亿次。线缆逐步消失。纸张文件时代逐步结束； 2019年，PC机的计算能力大致与人脑相仿。用纸张作书本和文件已很少使用； 2029年，PC机相当于1000个人脑的计算功能。计算机已阅读完所有可获得的人类和机器创造出来的文字作品和多媒体材料。,中国企业管理的三次革命,第一次是管理体制的变革。逐步把企业管理由行政管理转变到法制管理，确立了企业独立法人地位； 第二次是发展机制的变革。由计划经济到市场经济，又依靠计划到依靠市场，确立了面向市场、优胜劣汰的机制； 第三次则是由传统管理向信息化管理方法的变革。而且信息化所带来的不仅是技术上的变革，而且是企业管理思想、模式、手段、理念全方位的变革。,国际上企业管理的三次革命,第一次是100多年前的美国泰勒的科学管理，科学管理首创了美国福特汽车流水线，使生产效率得到了极大提高； 第二次是6070年代发生在日本的企业管理革命，其核心是质量。（但这两次我们都错过） 第三次是随着信息技术而来的以“扁平化”、“个性化”为特征的“企业流程再造”。就是说效率高、质量好还不够，还必须满足客户个性化的要求，即根据用户的个性化需求来生产，并以信息化管理为基础。,电 子 商 务,国家产业政策 企业管理的三次革命 CAD技术的普及 电子银行业务交易 雀巢集团总部利用信息化系统,主要文件、信息载体的发展与更替,技术的进步不以人的意志为转移： 300年 1600年？ 甲骨 简牍 纸张 磁、光介 金石、 缣帛 胶片 纸草 羊皮 音像 公元.21世纪,一块一吨重的石碑上记载的文字可以用几张纸记下来；同样，一吨纸质档案中所有的文件、图表也可以用几张光盘记录下来。因此，就象金石、竹木的笨重、不便必然要被纸张取代一样，纸张在电子信息时代的笨重、不便，也终将被光介质取代。,目前，就连电影、电视、广播及其他媒体公司也面临着深刻的载体变革。他们将新节目以及数十年的音像转化为数字媒体。好莱坞2003年花费5亿美元用于数据存储。CNN已经将12万小时档案录像转化为数字媒体。有专家认为，从胶片到数字方式，是电影业经历从无声到有声、从黑白到彩色后的第三次变革。2003年美国NAB广播展上，就提出要在十五年内消灭胶片。,企业信息化,企业信息化是国民经济信息化的核心内容，是企业现代化的重要标志，是电子商务的基础，也是企业生存和发展的重要保障。 企业信息化就是要实现企业生产过程的自动化、管理方式的网络化、决策支持的智能化和商务运营的电子化。,电子档案的出现与管理现状,电子文件开始大量产生 电子文件管理问题提到议事日程 国家有关电子文件适用的法律、法规、标准尚不健全 适应现代化管理要求的电子文件管理模式尚未形成,结论和启示,新世纪中伴随着纸质文件减少，电子文件增加，纸质文件与电子文件将进入共轭生存状态。信息技术的广泛应用已经使各项工作中 文件形成电子化 文件传递网络化 文件存储数字化 文件管理动态化,信息化给我们的启示是：,第一、信息化不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是将传统的管理方式照搬到计算机网络中，而是借助现代信息技术，引进现代管理理念，对计划经济时期形成的、不适应市场经济客观要求的落后经营方式、僵化组织结构、低效管理流程等进行全面而深刻的变革。 第二、它也同样给不适应信息化的文件形态及其管理、保存带来挑战。 第三、数字化存储已经成为信息化的基础，也是目前各机构文件资料管理部门适应信息化要求、整合单位信息系统的必然。,三、企业档案工作的改革创新与发展,（一）关于企业档案管理体制改革 （二）关于企业档案管理现代化 （三）关于企业档案业务建设 （四）关于加强民营企业档案工作 （五）关于建立现代企业档案工作 （六）关于境外及外向型企业档案工作,（一）关于企业档案管理体制改革,信息技术发展要求与之相适应的工作模式； 改革开放、经济全球化要求建立符合市场经济要求的、与现代企业制度相适应的现代企业档案工作。 企业档案管理规定、资产与产权、破产企业,档案行政管理部门,加强对中央企业档案工作的监督指导， 研究对民营企业档案工作服务措施， 做好企业资产与产权变动的档案处置。针对破产企业档案处置，积极与有关部门联系、协商，确保破产企业档案的安全。 制定有关电子文件归档与电子档案管理的标准 按照社会主义市场经济体制和加入WTO的要求，引导企业建立适应现代企业制度要求的现代企业档案工作。,企业及其档案部门,针对电子文件大量产生的情况已经开始着手建立电子文件归档与电子档案管理系统， 配合企业信息化建设的发展，将企业档案工作的要求纳入到信息化建设之中。 制定境外企业档案管理办法，并进一步调整、确定适应市场经济条件下企业改革发展有关的文件收集范围。 探索适应市场经济体制要求的现代企业档案工作，加强对所属单位，特别是京外和境外企业档案工作的监督指导。,（二）关于企业档案管理现代化,档案管理现代化的新含义： 早期是以计算机检索编目为中心的管理自动化。过去所有开发管理软件都是针对档案的目录，并主要进行检索、统计；现在以全文网络检索利用为核心的管理信息化。它是以数字形式形成文件、在磁光介载体上的保存、在局域网和互联网上运行的模式。 虽统称现代化，但是 前者是以实体管理为中心，后者是以信息管理为中心； 前者对应的是工业化社会，后者应该对应信息化社会； 前者以工作自动化为特征；后者以全文信息化为特征。,档案管理现代化,是以档案管理信息化为核心的档案管理现代化。即适应企业信息化建设的发展要求、基于档案工作的基本原理，对信息系统中形成的电子文件、数据进行归档、存储和管理，为企业提供有效的全文档案信息网络化服务的新型档案管理模式。,（三）关于企业档案基础业务建设,企业档案业务建设规范 国有企业文件材料归档办法 企业贯彻归档文件整理规则与科学技术档案案卷构成一般要求的意见,关于立卷改革,改革目的： 简化整理：不需拟写案卷题名、编页号、卷内目录、组卷装订；（但需要按件装订，逐件加盖和填写档号章。） 深化检索：直接到文件级目录和主题；（但检索不利用无意义，且组卷并非不能深化检索。） 方便利用：单份文件利用；（但目录与件号关联，却与盒号无关，件与件无关连，实体利用需抽件。） 前提条件：较高的档案管理现代化水平,关于企业贯彻执行 归档文件整理规则的意见,（一）档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行归档文件整理规则，否则暂缓执行此标准。 （二）企业执行两个标准时 原则上不打破原有的分类框架。 （三）根据工业企业分类实行规则进行实体分类的企业，党群工作、行政管理工作、经营管理工作和生产技术管理工作四类的文件材料可参照执行归档文件整理规则的规定，按“件”进行整理；年归档量较少的企业，可将上述四类合并为一类整理，可称为管理类。 （四）同时执行这两个标准的企业，有些内容可以统一。,（四）关于加强民营企业档案工作,广东省、青岛市档案局全面实施了正对民营企业的“五项服务”（广东：信息服务、培训服务、指导服务、示范服务、社会服务；青岛：技能服务、登门服务、示范服务、互助服务、社会服务）工程，满足了民营企业了解档案、管理档案、利用档案的需要。而民营企业要改变家族经营、手工作坊，向现代化管理发展，就离不开档案工作的基础支撑作用。 2002年，青岛市档案与工商局、个私局发出关于扶持和促进民营企业档案工作的意见；浙江省、广东等省档案部门联合有关部门发出关于加强民营企业档案工作的意见。江苏、湖北、重庆、四川、上海等省市出台有关加强民营企业档案工作的文件及指导意见。,湖北省两办转发的关于加强民营企业档案工作的意见中明确提出，民营企业档案是国家档案信息资源的重要组成部分，是国家和企业的宝贵财富。民营企业档案工作是党和国家档案工作的重要内容，是民营企业发展和壮大的基础性管理工作。 2004年，湖北省明确提出，将民营企业档案工作作为今后一个时期档案工作的重点。从抓机关和国有企事业单位，到参与促进民营经济发展，档案工作突破传统业务和工作范围，实现了观念在争议中转变，工作在大局中突破态势。 浙江省档案部门将民营企业档案工作纳入视野、摆上位置，并在积极指导、主动服务方面取得成效，全省产值超亿元的民营企业已经被列入重点扶持、服务的对象。天津市档案学会专门举办了“私营企业档案论坛”，就私营企业档案工作的现状、私营企业档案管理的措施、私营企业档案管理工作的发展趋势等进行了研讨，在如何认识私营企业档案工作等许多方面达成了共识。,企业档案在企业应诉反倾销中的作用,北京鑫昌远汽车配件厂由于具有基础扎实的档案工作，在应诉美国厂商对中国刹车鼓刹车盘提出反倾销诉讼案中，利用了验资报告、合同、协议、供应、销售记录及相关财务档案资料，赢得了胜诉。如果档案收集不全，或没有经过系统整理，就不可能在美方规定的时间内快速准确地调出所需的档案资料，那么该厂败诉后不但要承担70万美元的诉讼费，赔偿美国厂商数千万美元的所谓“经济损失”，还要被征收惩罚性关税，其结果必将导致企业破产。,民营企业开始意识到档案对企业有重要作用,建立档案工作成为发展壮大的民营企业经营管理的内在需要： 沈阳有数家民营企业在沈阳日报刊登广告，公开向社会招聘专职档案员； 大连韩伟企业集团董事长亲自到辽宁大学挑选两名档案专业毕业生。 万向集团董事局主席鲁冠球说得好，如果企业做一天算一天，就无所谓档案；而真正要把企业做好，档案工作就很重要。企业越大，越离不开档案。企业越大就越离不开档案。 正泰集团董事长南存辉，企业档案是企业管理的一项基础性工作，也是企业持续健康发展的重要保证。 一些地区民营企业建档要求高涨，甚至出现到档案局排队等候、专车接送档案人员的情况。,对新的实践、新的发展加以研究,民营企业档案的产权特征和法律地位？ 民营企业档案在地方和社会档案资源建设中的地位和作用？ 民营企业档案管理模式与方法？ 民营企业档案的归属、流向和处置？ 民营企业有没有、哪些是对国家和社会有保存价值的档案？ 国有企业档案管理方法是否适用于民营企业？ 市场经济体制下，民营企业档案工作在国家档案事业中的位置？ 如何按宪法和法律来规范民营企业档案工作形式与方法等。,（五）关于建立现代企业档案工作,现代企业制度：是在市场经济条件下，以规范和完善的法人制度为主体，以有限责任制度为核心，以股份有限公司为重点的产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的一种企业制度。表现形式是实行法人治理结构的有限责任公司及股份有限公司；十六届三中全会关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定又提出建立健全一“归属清晰、权责明确、保护严格、流转顺畅”为特征现代产权制度的要求。包括企业物权、债权、股权和知识产权等各类财产权。显然档案作为各类资产的凭证依据，资产管到哪，档案工作就应延伸到哪。,什么是符合现代企业制度要求的现代企业档案工作？,从传统的以文书档案为主到以企业核心业务为主。“红头文件”到“白头文件”；企业资产与产权、商业秘密、知识