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中文Excel,Excel 窗口简介,Excel 的基本操作,Excel 中的函数和图表,Excel 中数据表单的管理,Excel 窗口简介,Excel 2000 的窗口分为三大部分： 控制区：标题栏、菜单栏、常用格式工具栏 工作区：名字框、编辑栏、工作表 显示区：工作表标签、状态栏、标签显示区、水平垂直窗口分割条,工 作 区,名字框 在工作表内快速移动或定义区域时,名字框内显示出单元格或新选对象的名字 编辑栏 在编辑栏内可输入或编辑数据或公式。 工作表 工作表用来输入放置各种数据，还可放置由数字生成的统计图表和图片等,显 示 区,工作表标签 单击某工作表标签，该工作表成为当前活动工作表，其标签为白色且下方有一横线。 在工作表标签上可移动、复制、删除工作表还可单击右键在弹出的快捷菜单中给工作表更名。 状态栏 状态栏左边用来显示与当前操作有关的信息，状态栏的右边用来显示大、小写切换键、屏幕滚动键、数字锁定键是否打开。,Excel的基本概念,文件、工作簿、工作表 Excel的文件称为工作簿.工作簿就象我们平常所使用的活页夹, 工作表就相当于活页夹中的活页纸.对于每一个工作簿，它默认包含3个工作表，由Sheet1到Sheet3分别命名。用户也可按需求增减工作表. Excel的工作簿保存到磁盘上，工作簿文件的扩展名为.xls。 单元格 工作表中由横竖线交叉组成的矩形方框即为单元格，单元格地址的表示方法为：工作表名!列标行标。(如sheet2!C5) Excel 的工作表中可有65536行，256列，最多可包含65536256个单元格,选取单元格、区域、多个区域 用鼠标左键单击某单元格，该单元格成为活动单元格, 则在名字框中显示该活动单元格的地址 选取区域 先选取该区域最左上角的单元格并按住鼠标左键不放拖动至该区域的最右下角，松开左键选定该区域或按住Shift键，同时按光标选择。 选好一个区域后按住Ctrl键不放再选取其它区域 单击行号或列标即可选取整行或整列,A1:A5, C3:C6 E1:E3, B7:D7,Excel的基本概念,复制指针：鼠标指针在进行复制时的形状(Ctrl+复制对象）,指针：当鼠标指针处于不同的区域时，其功能和形状都不同,Excel 的基本概念,插入点: 在输入数据时，指针变为插入符形状当鼠标指针在工作表上移动,处于选定单元格或区域状态时为形状,帮助指针：单击常用工具栏上的“帮助”按钮后,鼠标指针变为此形状，此时进入在线帮助,自动填充柄：选定单元格或区域后，把鼠标指针移至单元格或区域的右下方鼠标指针变为此形状进入自动填充状态,移动指针：鼠标指针为此形状时，可进行图片图表、图形的移动,改变大小指针：鼠标指针变为此形状时,可改变图片、图表、图形的大小,Excel的基本操作,工 作 簿 文 件 的 操作,工 作 表 的 建 立,工 作 表 的 操 作,打 印 技 术,工作簿文件的操作,工作簿文件的保存,工作簿文件的创建,打开工作簿文件,多个工作簿的操作,创建工作簿文件,创建工作表的第一步就是新建一个工作簿文件 从“文件”菜单中选择“建新文件”命令 或单击常用工具栏上“新工作簿”按钮 新建的工作簿临时文件名为BOOK1.XLS , 保存文件时用户需另起文件名,保存工作簿文件,使用菜单保存文件 在“文件”菜单中有5个命令可以用来保存文件。分别是： “保存文件”、“另存为”、“保存工作区”、“关闭”、“退出”,方法 从“文件”菜单中选取“打开”命令 方法 从“文件”菜单的最下方列出的四个最近打开过的文件列表中，打开所需文件 方法 单击常用工具栏上“打开”按钮,打开工作簿文件,Excel中允许用户同时打开多个工作簿进行操作, 可打开的工作簿数目由内存的容量决定 Ctrl+F6键可在各工作簿之间按打开的顺序来回移动 用“窗口” 菜单中的“排列窗口”命令可将混乱的窗口排列整齐, 再用鼠标激活工作簿的窗口 也可从“窗口”下拉菜单最下方列出的工作簿文件名中, 选择需激活的工作簿,多个工作簿的操作,建立工作表,建立工作表是使用Excel的第一步，Excel的一切操作均以工作表中的单元格为基本操作单位 启动Excel后自动打开一个新工作簿文件, 屏幕上显示工作簿中的第一张工作表,数据的输入,Excel的数据类型 Excel可以在单元格中输入不同的数据类型（文本、数值、日期和时间、公式和函数）。Excel会根据不同的输入自动判断，也可在“格式单元格”命令中改变选择。,数据的输入,在选定单元格后（用鼠标左键双击单元格）名字框中出现活动单元格名称，状态栏出现“就绪”，提示可以输入数据. 输入时正文右边出现闪烁的“”插入点 输入过程中不要按光标移动键，否则将会结束当前的输入移至下一单元格 输入也可在编辑栏中进行 在单元格中输入的文字自动左对齐,数字自动右对齐,数据的输入,输入文本(文字、文字数字）: 选择要输入文本的单元格。 输入文本。 按回车键或单击编辑框上的“输入”按钮。若按Esc键或单击 “取消”按钮则放弃。 文字数字录入前加+数字 输入数字（整数、分数） 整数直接录入 分数录入=1 (真分数)或=0 (假分数) 注意： 1、负数前加负号“-”，或将数据括入括号中。 2、分数应使用整数加分数的形式，以免把输入的数字当做日期，例如：1/2应写成0 1/2。 3、如果数字太长无法在单元格中显示，单元格将以“#”显示，此时需更改列宽。,数据的输入,输入时间和日期 日期使用斜线或连字符“-”输入，格式比较自由，例如：“9/5/95”或“1995-9-5”均可。 时间用冒号“:”输入，一般以24小时格式表示时间，若要以12小时格式表示时间，需在时间后加上A（AM）或P（PM）。A或P与时间之间要空一格。 在同一单元格中可以同时输入时间和日期，不过彼此之间要空一格。 按Ctrl+“；”（分号）键输入当天日期。 按Ctrl+Shift+“；”（分号）键输入当前时间。,数据的输入,自动填充数据 数据的自动填充,序列有等差序列、等比序列、系列日期 可先输入一两个值后,指定序列类型,随后自动填充 数字序列默认类型为等差序列，即第一个数值和第二个数值的差作为等差值,自定义序列,操作步骤如下： 从“工具”菜单中选取“选项”命令 在弹出的“选项”对话框中选择“自定义序列”选项卡 在“自定义序列”列表框中单击“新序列” 在“输入序列”编辑框中依次输入“老虎”、“狮子”、 “熊猫”、“猴子”，每输入一项按一次Enter键 选择“添加”按钮，新序列即定义好了,自动填充举例,复制填充 输入填充内容 按住“Ctrl”键，沿填充方向拖动填充柄至结束单元格 填充增1或减1序列 拖曳自动填充柄到要填充的区域，松开左键 当所选单元格数超过了序列中的词条数，该序列内的词条便会重复出现,编辑数据,删除数据 只清除数据： 选中要清除数据的单元格，按Del键。 清除数据及格式： 选中要清除数据的单元格编辑清除全部。,编辑数据,修改数据： 选中单元格后直接输入新数据即可取代原来数据。 部分修改： 1）选中要单元格。 2）单击编辑框中的修改位置（插入点）或双击要修改的单元格或按F2键，即进入编辑状态。 3）用“”“”键移动插入点。按退格键可删除光标前面字符，按Del键可删除光标后面字符。也可拖动鼠标选中一段字符再输入新字符来替代。,编辑数据,移动和复制数据 用鼠标拖动： 选择一个单元格或单元格区域鼠标移到被选单元格，其指针变成左上向箭头，按住左键把拖到目的地。在拖动同时按住Ctrl键，则为复制。 利用菜单： 选择一个单元格或单元格区域“编辑”菜单/右击“剪切”/“复制”鼠标移到目的地“粘贴”。（可在不同工作表间操作）,工 作 表 基 本 的 操 作,工作表的操作,工作表的移动和复制,编 辑 工 作 表,工作表基本的操作,工作表的激活 单击某工作表标签即可使该工作表为活动工作表 选取工作表后可开始下面各项工作表操作 工作表的删除：从“编辑”菜单中选取“删除工作表”命令 工作表的插入：从“插入”菜单中选取“工作表”命令，可在当前的活动工作表前插入一工作表 工作表的更名 用鼠标左键双击要更名的工作表标签，弹出“重新命名”对话框，输入新的工作表名称即可,工作表的移动和复制,工作表的移动和复制可在同一工作簿或不同的工作簿之间进行，操作步骤如下： 如在不同工作簿之间进行移动或复制，则需先同时打开各有关的工作簿 在工作表标签上激活要移动或复制的工作表 在“编辑”菜单选取“移动或复制工作表”命令 在“移动或复制工作表”对话框中选择所希望移动或复制到的目的工作簿 在“选定工作表之前”的列表框中选择工作表 如果“建立副本”项被选中，则执行的是复制操作，否则执行移动操作,移动或复制工作表也可用鼠标指针进行,方法同Word中文本的移动或复制一样 以上对工作表的选取、删除、插入、更名、移动 、复制等操作均可用鼠标指针来操作 将鼠标指针移至要进行操作的活动工作表标签上 单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选取要进行的操作命令即可,工作表的移动和复制,编辑工作表,工作表的更名,单元格中的编辑,单元格行、列的编辑,选取单元格；单击鼠标右键;单击快捷菜单中的“插入”或“删除”等命令即可实现单元格的插入或删除； 单击快捷菜单中的“剪切”或“复制”命令，再选中目的单元格，在快捷菜单中选取“粘贴”命令可实现单元格的移动或复制；,单元格和行、列的编辑,用同样的方法还可插入、删除、移动、复制行或列(单元格的编辑操作也可在选定单元格或区域后，从“编辑”菜单中选择有关的命令来实现),单元格中的编辑,数据的移动、复制、和删除 用鼠标实现对数据的移动, 复制, 删除非常简单 选取待编辑的单元格或区域 将鼠标指针在单元格或区域的右下角移动，使空心十字形指针 变为空心左斜箭头 移动数据，则拖曳鼠标至新位置，再松开左键 复制数据，则先按下Ctrl键再拖曳鼠标至新位置，先松开左键再松开Ctrl键 删除数据，在选中单元格或区域后，则按下“Del”键;或单击鼠标右键从弹出的快捷菜单中选择“清除内容”命令即可删除数据,输入到同组单元格 选中需要录入数据的其中一个单元格或单元区，按“Ctrl”键，再逐个选中其他需要输入数据的区域。 输入数据，同时按下“Ctrl”键+“Enter”键，完成操作 输入到同组工作表 建立Sheet1、Sheet2、Sheet3组成的工作组 选取“窗口”菜单中的“新建窗口”命令，依次打开三窗口 选取“窗口”菜单的“重排窗口”命令，将窗口平铺 单击“Book3:1工作组”窗口 在A1中录入数据，其它两窗口的A1单元格同样出规相同数据,单元格中的编辑,工作表的更名,Excel工作簿中默认有3张工作表，每张工作表都自动分配了名称，依次为：sheet1，sheet2，sheet3可在工作表标签上用鼠标实现工作表的更名。 在工作表标签上单击选取待更名的工作表 单击鼠标右键； 在快捷菜单中选取“重新命名”命令进行更名。,页面设置,工作表的打印设置,打印,打印技术,页面设置,Excel可使报表的输出既专业又完美。用户可指定打印的内容，打印的页面，可打印预览 页面设置包括纸张的大小、页边距、打印方向、页眉和页脚、打印区域的设置 方法：在“文件”菜单中单击“页面设置” 方法：单击“打印”对话框中“设置”按钮 方法：单击“打印预览”中的“设置”按钮,页面设置,页面 在页面选项卡中包括打印方向、打印时的缩放比例、纸张大小、起始页号等选项的设置 页边距 页边距是打印的页面边界与纸边界的距离即上、下、左、右页边距。页边距的单位是英寸，在打印预览时可见页边距的位置,默认的页眉和页脚均居中，页眉打印表格的名称，页脚打印页号。用户可根据要求自己设置页眉和页脚,页眉和页脚 页眉和页脚既不在页面内，也不在打印的工作表上，它们位于页边距线与纸边界之间。在打印预览时可看到页眉和页脚 页眉是打印在每页顶部的文字 页脚是打印在每页底部的文字,工作表的打印设置,单击“页面设置”对话框中的“工作表”选项卡，弹出下图所示的对话框，可在其中进行打印区域、打印标题、打印顺序等设置,打印预览,打印预览是打印前在屏幕上查看打印的效果，防止浪费时间和纸张。与Word中的打印预览的操作类似,打 印,打印的方法有四种： 单击常用工具栏上的“打印”按钮 从“文件”菜单中选取“打印”命令，可进行打印设置 在“打印预览”对话框中单击“打印”按钮 在“页面设置”对话框中单击“打印”按钮 在“打印”对话框中可指定打印的范围、区域及份数。打印嵌入图表时应先选取图表所依赖的数据工作表。,美化工作表,数字格式的设置,设 置 对 齐 方 式,设 置 行 高 和 列 宽,设置字体、边框线和底纹,自动格式化工作表,数据的格式,Excel工作表中数据可有不同的格式，如有些数据要表示为百分数、有的计算结果要保留两位小数，有的需要在数据前面加上货币符号等。用户可用格式工具栏按钮或格式菜单中的命令对数据进行格式化。,选定要格式化的区域 从“格式”菜单中选取“单元格”命令，或单击鼠标右键在快捷菜单中取“单元格格式”命令 在“单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡 在“分类”列表框和“格式选项”列表框中进行合适设置,数据的格式,Excel中数据的默认格式为“G/通用格式”，即数据向右对齐、文字向左对齐、公式以值方式显示，数据长度超过单元格时用科学计数法。 各种数字格式的说明如下表所示： 格式 0 舍入取整 如：37.64将以38显示 格式 0.00 显示两位小数 如:37.6458将以37.65显示 格式#,#0 舍入取整,整数部分如:37896.82将以37,897显示 格式#,#0.00显示两位小数，整数部分加上千分位,号分隔如：37896.827将以37,896.83显示 也可用工具栏上的快捷按钮设置数据的格式,数字格式的说明,设置对齐方式,默认情下,Excel对数据自动调节对齐格式,在单元格内文字左对齐，数字右对齐。用户也可设置对齐方式。 选取要对齐的区域 在“格式”菜单中选择“单元格”命令 在“单元格”对话框中单击“对齐”选项卡 进行合适的设置即可,合并及居中 将数据显示在几个选定的连续单元格中间,自动换行 把较长的文字分成若干行来显示，同时增加对应的行高,设置字体、边框线和底纹,Excel中数据的字体设置和Word中文本字体设置类似 边框线的设置是为了突出重点数据选定要设置边框线区域后 方法：单击格式工具栏上的“边框线”按钮右边的下拉箭头，再从下拉列表中进行适当的设置 方法：从“格式”菜单中选取“单元格”命令，在“单元格格式”对话框中单击“边框线”按钮，再进行设置。,手动调整行高和列宽 将鼠标指针移至要调整列的列标与下一列的列标的分隔线上，鼠标指针变为双向箭头 双击分隔线，列宽将自动调整为合适的列宽，也可拖曳鼠标指针到合适的列宽。若要同时调整若干列的列宽，可选定该区域后，调整其中任意一列的列宽，其它列的列宽也会随之而调整。 精确调整 选取要调整列宽的区域 从“格式”菜单中选取“行”或“列”命令，在子菜单中单击所需的命令来进行列宽或行高的调整。,设置行高和列宽,自动格式化工作表,Excel提供了17种定义好的格式。有常用的列表、统计数据、三维效果、彩色等格式。用户可套用. 在工作表中任选一单元格 从“格式”菜单中选取“自动套用格式”命令 在弹出的“自动套用格式”对话框中单击“选项”按钮，进行适当的设置即可,Excel中的计算和图表,公式和函数的使用,公式的复制和移动,自 动 求 和,图 表,自动求和,Excel 提供的自动求和功能 先选取待求和的行、列及存放和的行、列 单击常用工具栏上的“自动求和”按钮即可,公式和函数的使用,用户可在Excel的单元格中输入公式和函数，利用公式可对单元格中的数据进行求和、求平均、汇总及其它复杂的计算，当单元格中的数据改变时，Excel 能自动对所有公式进行重算，保证数据的准确 运算符和运算规则 算术运算符：+、-、*、/、%、 关系运算符：=、=、 运算规则：先计算括号内的算式 先乘除后加减 同级运算从左至右,名称 使用格式 SUM 求和 SUM（number1，number2，） AVEREGE 求平均值 AVEREGE(number1，number2，） COUNT计算数字个数 COUNT（Value1，Value2，） MAX 求最大值 MAX（number1，number2，） MIN 求最小值 MIN（number1，number2，） 在公式中可引用函数 函数中的各参数的个数不能超过30个 参数为单元格地址或区域的地址 ， 如：SUM（A1:A5，D2:D4）,常用函数列表,选定A2单元格 输入公式：=125/5 单击编辑栏中的“确认”按钮或按下Enter键 单元格A2中显示计算结果：25,公式的输入方法,公式的输入必须以“=”或“+”开始，否则Excel默认为字符型数据,输入含常数的公式）,输入引用单元格地址的公式 单元格地址可在公式中作为变量使用，这样不管单元格的内容怎样修改，公式所在单元格的内容都会随之变化，而且按当前值进行计算 例如： 选定C3单元格 输入公式：=A3+B3 单击编辑栏中“确认”按钮或按Enter键 单元格C3中显示计算结果,输入带函数的计算公式 选定单元格后 单击常用工具栏或编辑栏中的“粘贴函数”按钮 或从“插入”菜单中选取“函数”命令，弹出“粘贴函数”对话框 在“函数分类”列表框中选择“常用函数”，在“函数名”列表框中选择所需的函数，单击“确定”按钮 在弹出的“函数”对话框中，键入引用的单元格地址。如：A1:E1,单击“确定”按钮 此时单元格中出现了刚才输入的公式，按Enter键或单击编辑栏上的“确认”按钮，单元格中公式消失出现计算结果,公式的复制和移动,工作表中的公式可像普通数据一样复制 选取含有要复制的公式所在的单元格 将鼠标指针移至单元格的右下方出现填充柄 向下拖曳填充柄，虚框会随鼠标的拖动而扩大，松开左键，便填入了复制的结果,从下图可知B7单元格公式为AVERAGE（B3:D3），是计算“东百”月平均销售额。公式复制后B9单元格中的公式为AVERAGE（B5:D5），计算“友谊”月平均销售额。公式的复制中单元格地址是相对引用,如果现在要计算上图中各商店销售额占总销售额的百分比，必须在公式中引用单元格的绝对地址。 绝对地址的引用在表示单元格地址用$，如 $E$7 表示绝对引用单元格E7的地址 如下图所示，首先在F3单元格中键入包含绝对地址引用的公式 =E3/$E$7 计算“东百”销售额的百分比 再进行公式的复制即可 复制完后从F3至F6单元格即为所求的销售额的百分比，如F4单元格中的公式为 =E4/$E$7 计算出“中山”销售额的百分比,图表和工作表一样是Excel中常见的表格，它是Excel图形功能的重要组成部分。用图表方式表示数据层次分明、重点突出，直观容易理解。所以在输入完工作表中的数据后，常将数据用图表来表示。,图表的应用,图表分为图表区、图形区、图例、图表标题、分类X轴、数值Y轴、坐标轴刻度,认识图表,创建图表（一）,Excel的图表分为两种：内嵌式图表、独立图表 创建图表的方法 选取数据区域 如果建立内嵌图表，则单击“图表指南”按钮或从“插入”菜单中选取“图表”命令.,弹出的“图表指南4步骤之1 图表类型”对话框。选择图表类型； 在弹出的“图表指南4步骤之2 图表源数据”对话框中可进行数据区域的选择； 在弹出