包装印刷粮油公司印刷品管理制度

黄海粮油工业（山东）有限公司印刷品管理规定黄海粮油工业（山东）有限公司印刷品管理规定已由总经理办公会议于 年 月 日通过，现予公布，自 年 月 日 起施行。 黄海粮油工业（山东）有限公司 总经理 张振涛 年 月 日 目 录 第一章 总则2第二章 印刷品的设计、制作和印刷2第三章 印刷品的验收入库、保管和费用结算3第四章 印刷品的领用发放、使用、收回和报废5第五章 罚则6第六章 附则7第一章 总则第一条 为了加强对公司印刷品的统一管理，规范公司印刷品的设计、制作、印刷采购、验收、保管、领用和报废管理，保证公司各部门业务正常开展，控制办公费用，特制定本规定。第二条 本规定适用于公司各部门和全体员工。第三条 本规定所指印刷品，指公司在业务中需要使用的并需要印刷的单证、宣传册等，包括：1. 各类单据、表格和报表等；2. 公司宣传册；3. 产品宣传册、促销宣传册、促销活动宣传页等；4. 其它需要印刷的资料。第二章 印刷品的设计、制作和印刷第四条 公司现有业务和规章制度中规定使用的各类单据、表格和报表的格式，由公司人力资源与公共事务部企业管理员统一负责设计、制作；需要印刷时，由行政管理员提出申请，填写印刷申请单，注明需印刷的理由、资料名称、印刷数量和交货期限等，并附设计、制作的格式样本，交办公室主管审核后，报本部门经理和总经理或副总经理审批。公司领导批准后，交采购部采购员办理采购印刷手续。第五条 采购部根据批准后的印刷申请单，同时联系几家印刷单位，要求印刷单位根据格式样本进行打样，样品经过人力资源与公共事务部企业管理员和经理签字确认后（样品应一式三份，企业管理员、采购员和印刷单位各一份封存，以备验收），采购部根据几家印刷单位的报价、印刷质量、信誉、服务态度、交货期等，与人力资源与公共事务部经理共同确定印刷单位（必要时可以指定印刷单位）、印刷费用和付款条款等。第六条 确认样品和确定印刷单位、印刷费用和付款条款后，由采购部与印刷单位签订委托印刷协议，经副总经理签字批准后生效。委托印刷协议一式四份，行政管理员、采购部采购员、财务管理部出纳和印刷单位各执一式。签订委托印刷协议后，采购员负责催货、供货跟踪、到货确认和入库协调工作。第七条 今后各部门需要新增的单据、表格和报表的格式，由使用部门负责设计、制作样本，经人力资源与公共事务部企业管理员签字确认后，由行政管理员负责办理印刷申请审批手续。 新增的单据、表格和报表的印刷手续，按第五条和第六条的规定办理。第八条 公司宣传册的策划、设计、制作和印刷，由人力资源与公共事务部企业管理员按第四条的规定办理印刷申请审批手续，经公司领导批准后，按第五条和第六条的规定由采购部委托外部专业单位进行策划、设计、制作和印刷。第九条 各销售部门的产品宣传册、促销宣传册和促销活动宣传页的策划、设计、制作和印刷，由各销售部门负责提出具体实施方案，并办理印刷申请审批手续，经各销售部门经理和公司领导批准后，由采购部联系专业单位进行策划、设计和制作样本，经各销售部门经理在样本上签字确认后，与采购部共同确定印刷单位、费用和付款条款等，并由采购部按第六条的规定办理采购合同签订手续。各销售部门负责配合外部专业单位进行策划、设计和制作。 第十条 公司其它需要印刷的资料的设计、制作，根据具体情况确定。如属于公司统一使用的公共性资料，按第四条、第五条和第六条的规定办理。如属于各部门单独使用的资料，按第九条的规定办理。第三章 印刷品的验收入库、保管和费用结算第十一条 公司现有业务和规章制度中规定使用的各类单据、表格和报表印刷后，在印刷单位完成印刷通知送货前，必须由人力资源与公共事务部企业管理员根据封存的样品对印刷品的内容、格式、印刷质量等进行核对和确认，确认无误后由企业管理员签发印刷品验收单。印刷品验收单一式四份，企业管理员、物流管理部综合库库管员、采购员和印刷单位各留存一份。第十二条 采购员凭印刷品验收单方可通知送货，由采购员填写送货通知单一式三份，物流管理部综合库库管员、采购员和印刷单位各留存一份，印刷单位凭印刷品验收单和送货通知单方可送货。第十三条 库管员凭印刷品验收单和送货通知单方可入库。采购员没有印刷品验收单擅自通知送货的，综合库库管员不得接收入库；已经送货的，后果由采购员承担；库管员没有接到印刷品验收单和送货通知单擅自入库的，后果由库管员承担；印刷单位没有印刷品验收单和送货通知单私自送货的，库管员不得接收入库，后果由印刷单位自行承担。入库后在使用中发现印刷品的内容、格式、印刷质量等存在问题，由验收人承担。第十四条 今后各部门需要新增的单据、表格和报表以及公司宣传册印刷后的确认、验收、送货和入库手续，按第十一条、第十二条和第十三条的规定办理。第十五条 各销售部门的产品宣传册、促销宣传册和促销活动宣传页印刷后的确认和验收工作，由各销售部门经办人员负责，并参照第十一条的规定负责签发印刷品验收单。送货和入库手续，参照第十二条和第十三条的规定办理。第十六条 公司其它资料印刷后的确认、验收、送货和入库手续，如属于公司统一使用的公共性资料，按第十一条、第十二条和第十三条的规定办理；如属于各部门单独使用的资料，参照第十二条、第十三条和第十五条的规定办理。第十七条 各类印刷品验收接收后，由综合库库管员凭印刷品验收单和送货通知单对到货的印刷品办理清点、入库手续，并出具入库单。入库单一式四份，人力资源与公共事务部行政管理员、采购部采购员、指定供应商和库管员本人各执一式。 第十八条 综合库库管员，负责印刷品的库存保管和防火、防潮等工作。负责办理印刷品的出库和发放工作。对于各类单据、表格和报表以及公司宣传册，在每月30日前库管员负责向行政管理员提供印刷品月末库存数。各销售部门的产品宣传册、促销宣传册和促销活动宣传页以及部门单独使用的资料，根据要求提供印刷品库存数。行政管理员负责根据每月需求情况确定公共性印刷品的最低合理库存量。第十九条 印刷品入库后，根据因公借款和报销管理制度采购部采购员负责填写借款申请单办理借款手续。根据印刷品费用金额大小决定借用现金或支票并交付印刷单位。印刷单位提供发票后，由采购员根据因公借款和报销管理制度填写费用报销单，并附入库单经行政管理员确认和相关领导审批后办理报销手续。财务管理部出纳根据入库单和委托印刷协议的数量金额等情况对费用报销单进行复核无误后给予报销。 第二十条 公司各类印刷品的费用承担，按以下规定执行：1. 以下印刷品的费用，由公司承担： 公司现有业务和规章制度中规定使用的各类单据、表格和报表的印刷费用； 今后各部门需要新增的各类单据、表格和报表的印刷费用； 公司宣传册的印刷费用； 公司其它统一使用的公共性资料的印刷费用。2. 以下印刷品的费用，由各部门自行承担： 产品宣传册、促销宣传册、促销活动宣传页的印刷费用； 各部门单独使用的资料的印刷费用。第四章 印刷品的领用发放、使用、收回和报废第二十一条 对于各类单据、表格和报表以及公司宣传册的领用、发放和使用，参照办公用品的领用、发放和使用，按照办公用品/设备/家具管理办法执行。第二十二条 对于各销售部门的产品宣传册、促销宣传册和促销活动宣传页以及部门单独使用的资料，只限使用部门文员参照办公用品的领用、发放和使用，按照办公用品/设备/家具管理办法执行。第二十三条 对于各类单据、表格和报表以及公司宣传册，由各部门文员统一领用、统一保管，供本部门员工使用。各部门文员在发放各类单据、表格和报表时，应对员工每次领取的数量适当加以控制，员工用完后再取。员工使用时，应爱惜使用，不得浪费或当作便签纸用。第二十四条 由于制度变更或单据、表格和报表等内容发生变化，或使用信息管理系统等原因，原印制的印刷品应作废。第二十五条 各部门文员负责将本部门员工手中的作废单据、表格和报表统一收集、统计后，与本人手中尚未发放的作废单据、表格和报表一起，交综合库库管员进行退库。第二十六条 综合库库管员负责将原库存的作废单据、表格和报表与各部门文员退库的作废单据、表格和报表收集、整理、统计后，提出报废申请，经人力资源与公共事务部经理和总经理或副总经理批准后，由物流管理部物资回收员统一进行废品销售处理。第五章 罚则第二十七条 违反本规定有下列行为之一的，公司给予责任人通报批评处罚，同时处以50元罚款，如造成损失并负赔偿责任：1、 在印刷品样品确认封样或印刷品送货前验收中失误，发现印刷品存在3处（含）以上错误或影响使用的；2、 没有印刷品验收单擅自通知送货的；3、 没有印刷品验收单或送货通知单擅自给予办理入库的； 4、 采购的印刷品没有办理入库手续就领用或发放的；5、 没有办理领用申请手续，将印刷品进行出库和发放的；6、 2次（含）被发现库管员直接为员工个人办理印刷品领用手续的；7、 随意损坏、不珍惜使用或乱报乱领印刷品造成印刷品浪费的。第二十八条 违反本规定有下列行为之一的，公司给予责任人警告处罚，同时罚款100元，如造成损失并负赔偿责任：1、 没有办理印刷品采购申请审批手续擅自安排印刷的；2、 在印刷品样品确认封样或印刷品送货前验收中失误，造成印刷品报废使公司受到的损失在2,000元以内的；3、 在采购业务中索贿、受贿，收取回扣数额在1,000元以内的。第二十九条 违反本规定有下列行为之一的，公司给予责任人严重警告或降职、撤职（仅限管理层员工）处罚，同时罚款500元，如造成损失并负赔偿责任：1. 在采购业务中索贿、受贿，收取回扣数额在5,000元以内的；2. 在印刷品样品确认封样或印刷品送货前验收中失误，造成印刷品报废使公司受到的损失在10,000元以内的。第三十条 违反本规定有下列行为之一的，公司给予责任人开除处罚，同时罚款1,000元，并视情节移交司法机关处理：1. 在印刷采购业务中索贿、受贿，收取回扣数额在5,000