中文Excel电子表格的应用.ppt

1,第 4 章 中文Excel 电子表格的应用,2,Excel 2000的主要特点,与Word相比，Excel的特点是： Excel可以处理数据量较大的庞大表格； Excel可以实现三维表格管理； Excel可以对表格中的数据做各种各样的公式与函数运算； Excel可以自动生成有一定规律性的数据内容，无须录入； Excel可以设置不同的数据格式和条件格式； Excel可以对数据列表实现统计、排序和分类汇总操作； Excel可以对关联表格数据进行管理以及用图表显示； Excel可以进行数据的假设分析（模拟运算）及方案管理； 总而言之，在Word表格中的数据是“死”的，而在Excel中的表格数据可以是“活”的，因此和字处理软件的表格功能相比，电子表格处理软件的特点在于能更好地处理数据和公式。,3,工作簿,工作簿窗口是Excel的最主要部分。窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作表、工作表标签、滚动栏、状态栏等组成。我们大部分工作都是在这个工作簿窗口内完成。Excel还允许同时打开多个工作簿窗口。 启动Excel会自动打开一个名为Book1的工作簿，默认扩展名为.XLS,4,工作表,工作表是我们工作的主要对象，工作表中有一个由行和列组成的表格。 一般情况下由3张工作表组成一个工作簿，最多可增加到255张。 为什么一个工作簿要有多张工作表？这是为了便于使表格处理从二维空间扩充为三维空间。例如：一年十二个月，每月一张报表，即十二张工作表，全年的工作表组成一个工作簿，就构成为三维表。,5,单元格,每张工作表一般是由65536行，256列构成的，行的编号就是从数字1到65536，列的编号则是从A到Z，再从AA到AZ，以此类推，直到IV列（256列）。每个工作表中的行数和列数都是可以改变的。 行和列的交叉称为单元格，每个单元格可以容纳32000个字符。 每个单元格用它所在的行标和列标来引用，例如：A2、D5等。显然，最后一个单元格的地址是IV65536。,6,多工作表操作,一般情况下一个工作簿包含3张工作表，默认工作表名为(Sheet1Sheet3)，根据不同的要求，可以选取单个工作表或选取多个工作表。操作方法是单击工作表标签或按住Shift或Ctrl键，再单击相应的工作表标签。 多个工作表选取后，可以方便地对选取的工作表进行整体的操作（类似于复写纸操作）。,7,小结,单元格是组成表格的最小单位，单个数据的输入和修改都是在单元格中进行。 工作表是我们工作的主要对象，因为电子表格常常是处理成批的数据而不是单个数据，一个工作表一般包含有近千万个单元格。 实际工作中，一张工作表往往是不够的，为了便于管理，通常将多张工作表组成一本工作簿，以文件形式存放在磁盘上，一个工作簿对应了磁盘上的一个文件。,8,编辑栏,编辑栏的左端是名字引用框，显示了工作表中激活的元素的名字，也可以通过它来选择工作表中的某个元素。 用鼠标单击编辑栏右端的编辑区，便可以在编辑栏中进行输入和修改。这时编辑栏中会出现三个按钮： 带有【】号的是【取消】按钮，用来取消当前输入的内容，相当于按Esc键。 带有【】号的是【确认】按钮，用来确定当前输入的内容，选中此按钮，编辑的内容（或计算的结果）将被送到单元格中。 带有【=】的是【编辑公式】按钮，单击此按钮，会出现函数列表，可用来在单元格中使用Excel公式和函数。 编辑栏是否显示是可选的，由视图菜单中的编辑栏选项控制。,9,输入数据的类型,Excel中的常量数据有三类：数值数据、日期时间数据和字符数据，在向单元格输入常量数据时，Excel能自动区分。 数值数据输入时自动右对齐 字符数据输入时自动左对齐 日期数据输入时自动右对齐,10,单元格数据输入,单击单元格使之激活，（即当前单元格）便可开始在单元格内直接输入新内容，单元格中原有的内容将被删除； 双击单元格，也可开始在单元格中进行修改； 或双击单元格，在编辑框内输入数据。 在单元格中可以直接输入整数、小数和分数。也可以使用科学记数法（即指数记数法），如：314.15926e-2 值得注意的是，所输入的数据会同时出现在编辑栏中。,11,各种类型数据的输入与显示,若要输入字符型数字（如电话号码、学号、邮政编码等） ，应在数字前面加单撇号（注意：必须是西文半角） 若字符输入超长，将扩展到右边列；若右边列有内容，则截断显示 若数值型数据输入超长，将以科学记数法显示 分数的输入应先输入0和空格，如输入0 4/5表示4/5 日期的输入可以用“/”分隔，如4/5表示4月5日 单元格中无法显示的数据用一串“#”号显示,12,其它输入,公式输入：先以等号开头，再输入相应的公式。如输入：=A2+A3 函数输入：先以等号开头，再输入相应的函数。如输入：=SUM(A2:A9) 批注输入：单击右键，在快捷菜单中选择“插入批注”,13,系列数据自动填充,“自动填充柄”用于系列性的数据的填充输入 1、文字数字混合：国贸1班、国贸2班、 2、文字编号：如学号2051101、2051102、 3、系统序列：如甲、乙、丙、丁、戊、己、庚、辛、子、丑、寅、卯、 4、等差数列：如5、10、15、20、25、 5、等比数列：如公比2 6、自定义序列 ：如文管院、自动化系、化工系、机械系,14,快速输入技巧,利用自动填充快速复制 填充复制方法适用于连续几个单元格都是相同数据的情况。 利用“记忆式键入”快速输入 “记忆式键入”是Excel“记住”了已经输入的内容，在下次要输入相同的内容时，只要输入第一个字符就可以了。,15,单元格的选定,被激活的单元格就是被选定的单元格 选定单个单元格:单击所需单元格 选定多个连续单元格（区域）：拖曳选定或单击首单元格，Shift+单击末单元格 选定多个不连续单元格（区域）：Ctrl+单击各个单元格 选定整行或整列：单击行头或列头 选定全部单元格：单击全选按钮 清除选定的单元格：选定区外单击,16,设置字体、数字格式与对齐方式,字体标签：字体、字型、字号、效果、多种颜色等 数字通用格式：数字右对齐、当数字长度大于单元格宽度时以科学记数法、公式以值显示。 数字格式按钮：货币、百分比、千分位、小数位数、递增或递减。 对齐标签：水平对齐、垂直对齐、合并及居中、方向等,17,数据有效范围的设置,设置数据的有效范围是为了防止填写表格数据时可能发生的错误，包括数据类型、范围、设置数据输入提示和错误输入提示。 (1) 定义数据的有效范围 (2) 设置数据输入提示信息 (3) 设置输入错误时的提示信息,18,调整单元格的列宽与行高,列宽：选定需改变列宽的区域格式/列（列宽、最合适的列宽等等） 行高：选定需改变行高的区域格式/行（行高、最合适的行高） 注意：当调整列宽后内容显示不下时，文字截断、数字以#表示。,19,插入、清除和删除,插入 在输入数据时，经常会发生数据漏输了一项或多项而造成后续所有项的错位，此时可采用插入单元格的方法进行修改。 删除 在输入数据时，也常会发生数据多输了一项或多项而造成后续所有项的错位，此时可采用删除单元格的方法进行修改。 清除 清除操作与删除操作是不同的，它只清除单元格（或选定区域）的内容或格式，但并不改变其它单元格的位置。,20,选定区域内的输入,TAB：右移 Enter：向下 Shift + TAB：左移 Shift + Enter：向上 选定区域边界：自动连续,21,查找与替换,查找与替换操作与Word中的查找与替换操作类似，但对公式只能查找，不能替换。查找内容可以使用通配符【？】或【*】号。,22,插入新工作表,如果要添加一张工作表，单击【插入】菜单中的【工作表】命令。 如果要添加多张工作表，则需要按住 SHIFT 键，同时单击并选定与待添加工作表相同数目的工作表标签，然后再单击【插入】菜单的【工作表】命令。,23,从工作簿中删除工作表,选定待删除的工作表。然后在【编辑】菜单上，单击【删除工作表】命令。,24,移动和复制工作表,如果要将工作表移动或复制到已有的工作簿上，打开用于接收工作表的工作簿。 切换到包含需要移动或复制工作表的工作簿中，再选定工作表。 在【编辑】菜单上, 单击【移动或复制工作表】命令。 在【工作簿】下拉列表框中，单击选定用来接收工作表的工作簿。 如果单击【新工作簿】，即可将选定工作表移动或复制到新工作簿中。 在【下列选定工作表之前】列表框中，单击需要在其前面插入移动或复制工作表的工作表。 如果要复制而非移动工作表，请选中【建立副本】复选框。,25,公式,Excel中的公式和一般的数字表达式相类似，可以用+、 、和（ ）来构成单元格的运算表达式。但在输入公式以前，注意必须先输入一个 = 号，即一切公式以 = 号开头。 应用公式计算时，不是将公式计算的结果输入单元格，而是直接在单元格中输入公式。操作时，单击某一单元格输入的公式表达式仅在编辑栏的输入框中显示；公式输入完毕后，再单击【】号的【确认】按钮，则在相应单元格中将显示出该公式的计算结果。,26,公式中的运算符,算术运算符：+ 、%、 、（ ） 比较运算符：= 、 文本运算符： 运算符的优先级：见教材 运算规则：从左到右,27,单元格的引用,在公式中引用单元格的数据，不是直接写出单元格中的数据常量，而是写出该单元格的地址或名称来引用单元格的数据。,28,公式的复制与自动填充,在Excel 中，公式是可以复制的，但这里复制的含义与一般意义上的复制有所不同。Excel中公式的复制不一定是一模一样的照搬，这取决于单元格地址的表示方式： 如果单元格地址为相对地址，在复制公式时，相对地址会随目标单元格的地址而变化。 如果单元格地址为绝对地址，在复制公式时，则不论行、列怎么变化，绝对地址总不会变化。 绝对地址和相对地址也可以混合引用。 公式的复制的操作即可以用【粘贴】命令也可以利用自动填充柄。,29,函数,函数就是预先定义好的公式 (1) 自动求和 自动求和按钮与求和函数SUM（），如：基本工资、津贴和总工资的总计项 (2) 用粘贴函数引导操作 为了使用户更方便地使用Excel函数，在常用工具栏和编辑栏中都提供了函数指南按钮。使用函数指南有两个步骤：选择函数和选择函数参数。,30,数据排序,(1) 使用工具按钮按单列数据排序 数据库排序：定位在排序字段的任意单元格单击“升序”或“降序”按钮。 非数据库排序：选定排序区域（含表头）按Tab键移至排序字段所在单元格单击“升序”或“降序”按钮。（一般不要用这种方式排序，因为容易引起混乱） (2) 使用菜单命令按多列数据排序 （不要选定区域）定位在数据区域的任意单元格选择“数据”菜单中的“排序”项在对话框中依次选择各级排序的关键字。 如：首先按工作年限从高到低排序，工作年限相同的按总工资排序，总工资相同的按录用日期排序。,31,数据筛选,定位在数据列表的任意位置选择“数据”菜单中的“筛选”项选择“自动筛选”，则在每个字段名旁出现筛选器箭头单击筛选器箭头即可选择符合条件的项。 例：工作部门为销售部的职工。 例：录用日期为80年代的职工。自定义：大于等于1980/1/1 与 小于1990/1/1 例：录用日期为83年前、95年后的职工。 自定义：小于等于1983/12/31 或 大于等于1995/1/1,32,创建图表,可以将Excel 数据以图形方式显示在图表中。图表与生成它们的工作表数据相链接。当修改工作表数据时，图表也会被更新。 Excel 中的图表分两种，一种是嵌入式图表，他和创建图表的数据源放置在同一工作表中；另一种是与数据源分开的独立图表工作表。 不论什么途径创建图表，一般要先选定创建图表的数据区域。正确的选定数据区域是创建图表的关键。选定的数据区域可以连续，也可以不连续。但须注意，若选定的数据区域不连续，第二个区域应和第一个区域所在行或所在列具有相同的矩形；若选定的区域有文字，则文字应在区域的最左列或最上行，作为说明图表中数据的含义。,33,创建嵌入图表,1 选定待显示于图表中的数据所在的单元格。 如果希望新数据的行列标志也显示在图表中，则选定区域还应包括含有标志的单元格。 2 单击【图表向导】按钮 。 3 按照【图表向导】中的指令进行操作。 提示 即便工作表包含多层行列标志，也能在图表中显示它们。当生成图表时，应将各层行列标志包含到选定区域中。在添加数据时为了保持数据的层次性，请在工作表上修改用来生成图表的单元格区域。,34,编辑图表中的内容,a. 删除数据 如果要同时删除工作表和图表中的数据，仅需要删除工作表中数据，图表中的数据将自动更新。使用下列步骤可以仅删除图表中的数据系列，而工作表中的数据完好无损。 1 在图