提升自我价值看九段秘书做事.ppt

1,河北博龙泵业有限公司 （9段秘书培训课件） 培训人：程俊栋 时 长：45分钟,2,小插曲,围棋棋手定段位的“九段制”，源于我国古代品评人物、职官、书画的等级。 汉书古今人物表把古今人物分为九等，为上上、上中、上下、中上、中中、中下、下上、下中、下下。 三国魏司空陈群始定九品之制，定人才高下，分为九等，即“九品官人之法”，又称“九品中正制”。 古代品评书画艺术分神品、妙品和能品，其源出南朝书品的上、中、下三等(每等又分上中下，共为九例)，称为“三品九等”。 在我国古代，围棋棋手的等级称为“棋品”。因受人品、官品、书品“九品制”的影响，故棋品也设“九品制”。“九品”名称，最早见于北宋张拟的棋经品格篇：“夫围棋之品有九，一曰入神，二曰坐照，三曰具体，四曰通幽，五曰用智，六曰小巧，七曰斗力，八曰若愚，九曰守拙。”,3,主题,九段秘书 九段高手 心态调适,4,一段秘书的做法：发通知 元 二段秘书的做法：抓落实 元 三段秘书的做法：重检查 元 四段秘书的做法：勤准备 元 五段秘书的做法：提前量 元 六段秘书的做法：做记录 元 七段秘书的做法：发记录 元 八段秘书的做法：定责任 元 九段秘书的做法：做流程 元,九段秘书之会议篇测试:请问你是几段？ 你的结果值多少钱？,5,九段秘书进阶,发通知,一段 600元,发通知,抓落实,发通知,6,只是发个通知 比如写在黑板上，在办公室口头告诉一声，发了一个邮件通知，送上了一份书面通知，然后就认为这是结果了。,一段秘书的做法： 发通知 元,7,发了通知不算完，还要在开会前再确认一遍，是否收到通知，是否准时参会？,二段秘书的做法： 抓落实 元,8,三段秘书的做法： 重检查元,开会前再检查，如果重要人物参加不了，就要及时向召集人汇报，以便召集人决策这个会开不开。,9,四段秘书的做法： 勤准备元,开会要准备什么？ 会场是不是要预定好，不要让别人占用？ 会场大小、桌椅数量合适吗？ 需求音响的话，好用吗？ 空调、白板、笔、本、纸、投影仪、电脑 我的准备，在物品上、环境上，可以满足开会的需求了吗？,会议案例！,10,五段秘书的做法： 提前量 元,提前让参会者知道： 会议什么主题？议程是什么？你应当准备什么？提前阅读什么资料？ 提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率！,这个会，有结果！,11,会议开完了，就完了吗？ 会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记录下来。,六段秘书的做法： 做记录 元,12,形成会议纪要，会后请召集人过目，没有问题后，发给开会的人，要求他们按照执行。,七段秘书的做法： 发记录 元,13,八段秘书的做法： 定责任 元,按照会上确定的计划和安排，以纪要为执行文件，监督、检查执行人的过程结果和最终结果，并将执行情况，及时报告领导。,14,最优秀的秘书是团队执行的榜样，他会想，如果我一时不在公司，我调离现在的岗位，或者我离开了公司，或者有新的同事代替我现在的工作了，那么，我的做法如何能够成为团队的执行呢？ 只有流程，所以将上述开会的流程写出来，发出来，共享出来，复制团队是九段秘书的标志。,九段秘书的做法： 做流程 元,15,身边的案例？,文员培训安排 人力变更单,16,九段高手之问题解决能力,工作中的九段高手 研发、品质、销售、采购等等工作领域 九段高手之问题分析与解决方法,17,把问题想象成一座冰山,现在,看得到的，可感觉，可测量,问题,紧急处理,一次因 (近因),治标对策 (暂时),n 次因 (远因),治本对策 (永久),过去,改善行动,防呆设计,18,5 Why 1H 工具,丰田生产方式: “反复提出五次为什么” 垂直式思考, 针对问题一层又一层地深入 通常第一个答案不会是真正的答案 5 Why 可以找出真正的原因 找原因用5Why+想方法用1How 简单的案子可能4W,3W或2W即找出问题根源,但复杂的或许要5 Why, 6 Why, 7 Why最后要加 1H,解决问题.,19,5 Why 范例: 为何停机,问1:为什么机器停了?,答1:因为机器超载, 保险丝烧断了,20,5 Why 范例: 为何停机,问1:为什么机器停了? 问2:为什么机器会超载?,答1:因为机器超载, 保险丝烧断了 答2: 因为轴承的润滑不足,21,5 Why 范例: 为何停机,问1:为什么机器停了? 问2:为什么机器会超载? 问3:为什么轴承会润滑不足?,答1:因为机器超载, 保险丝烧断了 答2: 因为轴承的润滑不足 答3: 因为润滑帮浦失灵了,22,5 Why 范例: 为何停机,问1:为什么机器停了? 问2:为什么机器会超载? 问3:为什么轴承会润滑不足? 问4: 为什么润滑帮浦会失灵?,答1:因为机器超载, 保险丝烧断了 答2: 因为轴承的润滑不足 答3: 因为润滑帮浦失灵了 答4: 因为帮浦的轮轴耗损了,23,5 Why 范例: 为何停机,问1:为什么机器停了? 问2:为什么机器会超载? 问3:为什么轴承会润滑不足? 问4: 为什么润滑帮浦会失灵? 问5: 为什么润滑帮浦的轮轴会耗损?,答1:因为机器超载, 保险丝烧断了 答2: 因为轴承的润滑不足 答3: 因为润滑帮浦失灵了 答4: 因为帮浦的轮轴耗损了 答5: 因为杂质跑到里面去了,24,5 Why 的分布层次,现在,看得到的，可感觉，可测量,问题,紧急处理,一次因 (近因),治标对策 (暂时),n 次因 (远因),治本对策 (永久),过去,改善行动,防呆设计,为什么机器停了？,为什么机器会超载？,为什么轴承会润滑不足？,为什么润滑帮浦会润滑失灵？,为什么润滑帮浦的轮轴会损耗？,25,心态篇,26,过去-现在-未来,27,成功无捷径，从基层做起，做实 一个青年职员平时工作懒懒散散，在转正前一个月他问老板： “如果再工作一个月，我能转正吗？”老板答道：“你的问题让我想到一个冷房间的温度计，它，能使表上显示温度上升，不过房间一点也不会温暖。” 今天的成就是因为昨天的积累，明天的成功则有赖于今天的努力。 其实真正的成功是一个过程，是将勤奋和努力融入每天的生活中，融入每天工作中，靠我们的意志，但更重要的是建立一个良好的生活习惯和工作习惯。 一个成功的营销员总结他的经验：“每天坚持比别人多拜访五个客户而已。”,28,【小寓言】3300万与“滴答” 有这样一则寓言：一只新组装好的小钟放在两只旧钟当中。两只旧钟“滴答”、“滴答”一分一秒地走着。 其中一只旧钟对小钟说：“来吧，你也该工作了。可是我有点担心，你走完3300万次后，恐怕便吃不消了。” “天哪！3300万次。”小钟吃惊不已。“要我做这么大的事？办不到。”它非常失望的站着。另一只旧钟见了说：“别听他胡说八道，不用害怕，你只要每秒钟滴答摆一下就行了。” “原来这样简单！”小钟高兴地叫起来。“只要这样做，那便好极了，好，我现在就开始。 ”小钟很轻松地每秒钟“滴答”摆一下，不知不觉中，一年多过去了，它摆了3300万次。 启示：在一个大目标面前，我们常常会因目标的遥远和艰辛感到气馁，甚至怀疑自己的能力。而在一个小目标面前，我们却往往会充满信心地完成。 文员工作就是一项非常枯燥的工作，可简单的工作仍然可以产生巨大的成就！,29,计算题： 计算一下自己每天接听多少电话，一年要接听多少电话？,30,【小故事】如何在平凡中成长 一个美国青年大学毕业后求职。在别人都追求一份体面工作的时候，他欣然接受了一份商场地下仓库保管员的职位。这之后，他每天重复着单调的工作内容，早来晚归，连见一次阳光都是奢望。 两年后，这个年轻人辞掉工作，自己开了一家小规模的百货零售商店。在竞争激烈的市场环境下，这家小商场竟然奇迹般地以适销的产品和低廉的价格迅速发展起来，后来成为全美最大的零售连锁企业之一。,31,【小故事】如何在平凡中成长 奇迹是怎样产生的呢？原来这个看似普通的年轻人在做仓库保管员期间，每天都认真地记录下每一笔进货入库和出库的过程与数量，并且千方百计的向送货员打听进货的价格、来源，向提货的营业员询问哪种货物最受欢迎，哪种货物无人问津，为什么。 两年下来，这个年轻人对市场的了解比商场的销售经理还全面。正是依靠这些第一手数据使他管理的企业迅速走向事业颠峰。而且从此