条码技术在某公司资产管理中的应用探讨

条码技术在雅汇公司资产管理中的应用研究一、绪论（一）选题的目的和意义我国固定资产管理主要存在以下问题。一是固定资产具有数量大、种类多、价值高、使用周期长、使用地点分散等特点，管理难度大。二是很多单位目前仍然依赖手工记账的管理方式，由于管理单据众多、盘点工作繁重，需占用大量的人力物力，而且固定资产的历史操作和资产统计工作异常困难，导致资产流失和资产重复购置，使单位成本大幅增加。三是存在账、卡、物不相符合，难于满足现代管理的需要，由于缺乏有效的资产实物的日常管理手段，即使单位花大力气进行了资产清查，没多久，账实不符的情况又会重新出现，因此，必须有一套有效的管理手段对实物进行管理。四是固定资产缺乏中间跟踪管理，没有固定资产的历史记录，如安装、移动、调拨、报废、维修等。上海雅汇房产开发有限公司（简称为雅汇公司），面对管理的大量资产，采用计算机和条码技术改变资产管理的流程和模式，大大提高了工作效率，解决了原先盘点工作繁重、占用大量人力物力、手工记账容易出现差错等问题，使得企业内部管理水平有了很大的提升。雅汇公司资产管理中条码技术的运用不仅对企业自身的发展有着重大的作用，同时对业界其他企业的资产管理改革有着积极的参考和借鉴作用。（二）研究方案本文从实际出发，结合相关的理论对雅汇公司资产管理中的条码信息技术的应用进行研究，文中采用大量第一手资料，内容翔实，数据真实可信。研究方法上，本文引用ABC 分析法，对企业资产管理存在的风险和机会进行了分析。采用了对比和环比相结合、实际与理论研究相结合等方法，列举并提出了公司企业资产管理中的问题，以小见大，以点带面地把公司的资产管理流程改革,把条码技术在雅汇公司资产管理中的运用呈现出来。二、条码与条码技术（一）条码 条码（bar code)亦称条形码，是由一组规则排列的条、空及其对应字符组成的标记，用以表示一定的信息。“条”指对光线反射率较低的部分，“空”指对光线反射率较高的部分，这此条和空组成的数据表达一定的信息，并能够用特定的设备识读，转换成与计算机兼容的二进制和十进制信息。 条码，是一种先进的信息传递和计算机输入技术，最旱应用于商业领域，由于它具有数据输入速度快、可靠性与准确性高、设备简单、系统造价低、灵活、实用、自由度大、易于制作、使用方便的优点，因此在各行各业中得到了越来越广泛的推广与应用。（二）条码技术条码技术主要研究的是如何将需要向计算机输入的信息用条码这种特殊的符号加以表示，以及将条码所表示的信息转变为计算机可以自动识读的数据。因此，条码技术的研究对象主要包括编制规则、符号表示技术、识读技术、印刷技术和应用系统设计等五大部分。它是一门综合技术，任何一种条形码都是按照预先规定的条形码编码规则和有关技术标准，由条和空组合而成。到目前为止，世界上共有40多种条形码码制，分为一维码和二维码两类.常用的一维码包括:EAN码、39码、交叉25码、UPC码、128码、93码，及Codaba(库德巴码)等。常用的二维码有PDF417,DataMatrix, Maxi Code, QR Code, Code49，Code 16K, Code One等。（三）条码的主要特性l 可靠准确，数据输入速度快根据相关调查资料，键盘输入平均每300个字符产生一个错误，而条码输入平均每15000个字符产生一个错误.如果加上校验位，其出错率是千万分之一。键盘输入，一个每分钟打90个字的打字员1.6秒可输入12个字符或字符串，而使用条码，做同样的工作只需0.3秒，速度提高了5倍。l 灵活实用，自由度大条码符号作为一种识别手段可以单独使用，也可以和有关设备组成识别系统实现自动化识别，还可和其他控制设备连接起来实现整个系统的自动化管理.同时，在没有自动识别设备时，也可实现手工键盘输入。识别装置与条码标签相对位置的自由度要比0CR大得多.条码通常只在一维方向上表达信息，而目_同一条码上所表示的信息完全相同并目_连续，这样即使标签有部分缺损，仍可以从正常部分输入正确的信息。l 设备简单，易于制作，经济实惠条码符号识别设备结构简单，操作容易，无需专门训练，而且条码标签易于制作，对印刷技术、设备和材料无特殊要求。与其他自动化识别技术相比较，推广应用条码技术所需费用较低。三、雅汇公司资产管理工作简介 (一)雅汇公司简介 上海雅汇房产开发有限公司（简称雅汇公司）是香港和记黄埔地产集团下属的一家从事房产开发与租赁的企业。旗下开发的四季雅苑是一个以租赁为主的高档的涉外住宅小区，总占地面积约24万平方米， 共有高档别墅268套，高级公寓239套。四季雅苑主要面对欧美及日韩等外籍租户，所有别墅及公寓内均为豪华装修并配置了生活所需的一切家具和家用电器，租户拎包即可入住。(二) 雅汇公司资产管理的内容雅汇公司管理的资产包括四季雅苑租赁的别墅和公寓内所有配置的家具和家用电器，主要的管理涵盖以下几个方面：u 记录客房内和仓库中所有资产的数量、使用状态、使用年限 u 记录所有资产数量的变化及位置的转移，包括新增、调拨、退仓、外修、报废等。u 在租户退房后根据记录对客房内资产进行清点核对。u 每年年底根据资产清单，对客房内和仓库中的所有资产进行盘点。（三）雅汇公司资产管理的特殊性雅汇公司资产管理的特殊性主要体现在：首先，在租户入住前，要将房内一些有损坏或状态不佳的家具送到家具维修商处维修翻新。其次，由于不同的租户对家具、家电配置的要求不同，包括有些租户会带来自己的家具、家电，所以在其入住时要根据租户要求，把其不需要的家具、家电退回仓库存放。第三，对于租户在使用过程中发生问题的家具、家电，需及时从仓库中调出备用家具、家电予以替换，并将有问题家具、家电送往维修商处维修。最后，对于一部分已无法维修的家具、家电，需做报废处理，并及时采购新的家具、家电予以补充。 由于以上几点特殊性，导致四季雅苑资产的转移和变化发生较为频繁，大大增加了管理的难度，使雅汇公司不得不在资产管理工作中投入大量的人力物力。（四）公司资产管理的作业流程及存在的问题 1、与资产管理相关的作业和单据（1）调拨单 调拨单是记录资产转移情况的单据，包括记录调拨资产的编号、名称、数量，调拨的位置（房号），需要租户签字确认。（2）外修单 外修单是记录送修资产情况的单据，包括记录送修资产的编号、名称、数量，维修商名称，需维修商签字确认。（3）报废单 报废单是申请将一部分无法维修的资产做报废处理的单据，包括记录报废资产的编号、名称、数量、使用年限、报废原因，由财务计算折旧的残值后提交管理层审批，并凭批准后的报废单购置新的资产。（4）新资产的登记新资产购入后，先送到仓库，由仓库管理员将资产信息登记入帐册，如资产名称、型号、数量、购入日期等，然后将登记编号写在不干胶纸上贴在资产上，最后根据租户实际需要，由搬运工将资产送到租户家中，把租户签字的调拨单交仓库管理员登记入帐册。（5）资产的调拨 资产的调拨包括由搬运工用仓库中的备用家具、家电将租户家中需要更换的家具、家电换出，或把租户不需要的家具、家电退回仓库等，调拨完成后把租户签字的调拨单交仓库管理员登记入帐册。（6）资产的外修 将需要维修或翻新的家具、家电登记后交维修商进行维修翻新，把维修商签字的外修单交仓库登记入帐册，维修工作完成后，再将家具家电重新登记入库。（7）资产的报废 将部分无法再修复的家具和家电，填写资产报废单做报废处理，报废单经管理层批复后，从帐册中将这部分资产去除，并重新购置新的资产。2、资产管理流程中存在的突出问题（1）人工作业工作量大、烦琐，操作过程中容易出现差错每次调拨过程中，仓库管理员都需要一个一个的去查看并记录资产的编号、名称、数量、调拨的位置等信息，工作量大、烦琐，在操作过程中容易出现差错，导致帐册记录的信息不准确。这样一来还需花费大量的时间和人力去复核与纠错，不仅大大降低了资产管理工作的效率，并且由于复核与纠错过程中经常需要多次进入租户家中重新查看资产信息，也给租户带来不便，引起租户的不满。（2）资产信息查询不方便，资产盘点工作繁重由于是手工记帐，要查询和统计资产的信息都是非常不方便的，而资产的盘点工作更是要花费大量的时间和人力，先汇总帐面上反映的资产信息，再去核对现场资产的实际情况。特别是现场核对过程中，需要每一个资产去查对资产编号，工作量非常繁重。（五）对资产管理的认识和流程重新设计1、资产管理流程重新设计的着眼点（1）确定以条码技术为主、结合计算机系统的应用设计方向在资产管理流程实施变革前，雅汇公司首先从整体上把现行资产管理作业流程作了仔细的分析和研究，找出作业流程中存在的问题和弊端。他们认识到现行的资产管理作业流程是在传统管理模式下设计出来的，没有从系统的角度出发，寻求对系统整体效益最佳和有限资源配备最佳的方案；也没有与计算机技术以及信息支持体系关联起来以提高工作效率；所以在流程改革一开始就明确了资产管理新的流程设计围绕条码技术和计算机系统技术开展，以条码技术应用为主，辅助计算机系统支持。（2）针对瓶颈着手资产管理的条码化针对原先的资产管理流程中滞后的手工作业操作所造成的工作量大、容易出现差错等一系列问题，在资产管理中应用条码技术和计算机系统成了上至公司高级领导层下至实际仓库管理员的共识。他们认识到：只有在打破原有流程的基础上，在管理体系中运用条码技术并结合计算机系统管理，才能真正解决原先资产管理流程中出现的问题和弊端，大大提升资产管理工作的效率和水平。（3）结合资产管理的实际设计操作系统在决定使用条码技术的最初，公司IT部门的软件开发小组对现行资产管理的运作流程进行了分析和研究，还到四季雅苑进行实地调研，通过实际参与到现行流程作业中，来发现其中存在的问题和结症。另一方面，仓库管理员也就在日常工作中发现的问题和对计算机管理系统的要求，与软件开发小组的技术人员进行了大量的沟通与交流。他们一起把资产管理现行的作业流程进行了彻底的梳理，找出瓶颈和问题的所在并提出具体改进的切入口，提出运用条码技术，结合使用带有条码扫描功能的手持数据终端进行资产的管理作业，并根据四季雅苑资产管理的要求和特殊性开发出一套专门适应四季雅苑资产管理的计算机系统专用管理软件。2、码技术和计算机系统在资产管理中的应用（1）资产信息的输入及条码的生成在运用计算机系统实施资产管理之前，仓库管理员先将分布在各个客房间内和仓库中的资产进行了彻底的清点和统计工作，并对应之前帐册上的记录，将每一件资产的信息输入到资产管理系统中，包括资产的名称、型号、颜色、购入日期、当前位置等。系统会把每一件资产作为是一个独立的单位，自动形成一个条码，然后把条码打印出来后粘贴到相对应的资产上（见图1）。由于四季雅苑的资产数量庞大，所以这个先期的准备工作，也耗费了相当大的人力、物力和时间。 图1：家具上的条形码等到资产管理系统正式运行之后，一旦有新的资产购入，则第一时间将资产信息输入到资产管理系统中，并生成条码粘贴于资产上，相当于每一件资产都有了一个唯一的“身份证”。 （2）条码的应用及资产信息的跟踪在将所有的资产信息都输入系统并将条码都粘贴到对应的资产上之后，资产管理系统就可以正式运行了。在新的资产管理流程作业中，仓库管理员配备带有条码扫描功能的手持数据终端（见图2），进行现场的数据采集、信息录入包括状态的改变，使用位置的改变和其他备注信息，之后将现场采集的数据上传到固定资产管理系统中，自动更新系统中的数据。同时通过将系统中的有关数据下载到手持终端中，可以在现场也可查询和调用资产的相关信息，方便资产的清点核对。仓库管理员在进行资产的调拨、退仓、外修等过程中，不需要再象以前那样一个一个的去查看并记录资产的信息，只需用数据终端进行扫描即可，这样不但大大减少了仓库管理员的工作量，提高了工作效率，而且作业精度大大提高，达到了100的准确率。图2：带有条码扫描功能的手持数据终端（3）资产管理系统的应用1) 资产信息的上传和下载功能 在将仓库管理员完成资产调拨、退仓、外修、报废等信息的数据采集工作后，只需将数据终端连接到计算机上，就可以轻松的将资产信息上传到资产管理系统中，更新系统中的数据。同样，也可以将系统中最新的资产信息下载到手持数据终端中，仓库管理员在现场核对资产时，只需要调出终端中的相关信息即可进行清点工作。2) 资产信息的查询功能 通过资产管理系统的查询功能，能轻松查询各类资产的相关信息数据，如某件家电仓库中还有多少件备货，某套客房内共有多少件家具家电，某件家具的使用年限等，给资产的管理工作提供了很好的支持。3) 资产的盘点报表功能 资产管理系统可以按照不同的位置，自动生成各类盘点报表，如仓库中的资产盘点报表、某套客房内的资产盘点报表、所有客房的资产盘点报表等。与过去手工汇总盘点报表相比，如今的盘点报表生成方便，数据精准，而现场盘点工作也只需通过手持数据终端扫描资产条码即可轻松完成。3、条码对资产管理的作用现在，运用了条码技术和计算机资产管理系统后，资产管理已经彻底告别了人工作业，工作量大大的下降。而且运用条码技术和计算机系统管理后，记录资产信息都通过手持数据终端扫描条码并上传到系统中，大大减少了出现差错的可能性。通过资产查询的界面，仓库管理员可以很方便地看到每套客房内资产的实时状况。现在通过资产管理系统，仓库管理员只需鼠标轻轻一点，整个仓库或客房的资产信息立刻精确的显示出来，资产库存数量一目了然，真正做到实时管理，使得公司的资产管理工作效率和水平都有了质的飞跃。（见图3）。图3：基于条码技术的资产管理系统五、公司在应用条码技术中存在的问题和对策分析条码信息技术投入使用后，由于它的高效率性和易操作性，在开始的一段时间段内，使仓库管理员们产生了一种过分依赖计算机系统的倾向。但在后来的管理工作中，他们逐步发现了问题，并通过及时总结，制定出相应的措施和策略，来解决实际操作过程中存在的问题和可能出现的风险。（一）条码技术应用中存在的问题1、资产条码磨损、丢失问题为了节约成本，公司一开始选用了价格较低的条码纸，但在使用了一段时间后发现，有些条码在资产搬运和使用过程中磨损了，造成数据终端无法扫描出条码信息，还有些条码因为粘性不牢，在搬运和使用过程中丢失了。这样一来就需要仓库管理员在系统中去查询这些资产的信息，然后重新打印条码粘帖，增加了许多工作量。2、计算机系统瘫痪的风险如果过分依赖计算机管理系统，一旦终端设备出现故障或计算机系统出现瘫痪，由于没有事先的书面的作业记录和仓库记录，这时就会显得很被动，资产管理的各种作业都会受到不同程度的影响。3、资产管理方面的风险无纸化管理并不是无所不能的，计算机系统管理系统使用后，一度把取消了许多作业记录和仓库记录，这些记录的缺失，给管理工作带来了问题，不利于资产管理的规范性和严肃性。（二）所存在问题的应对策略1、选用质量好不易磨损、丢失的条码纸为了解决原来条码容易磨损、丢失的问题，公司从市场找到了几种条码纸进行比较分析，最后选用了防水、防油污、防撕裂的PET条码纸，这种条码纸质量好不易磨损，且粘性也非常强，大大降低了条码磨损和丢失情况的发生。2、应急电源和必要的备份面对可能出现的突然断电和计算机系统瘫痪，雅汇公司的IT部门专门为操作资产管理系统的计算机配置了应急电源，并对运行中的资产管理系统中的资料和数据进行实时备份，所有操作都通过Intranet直接于总公司的服务器相连，随时存储在总公司的服务器上。3、坚持必要的书面记录对原有的作业记录进行分析，在摒除了那些可有可无的记录后，恢复那些有利于管理的必不可少的书面记录。并对书面记录定期审核、存档，大大强化了资产管理的规范性和严肃性。（三）条码技术在资产管理中的成效雅汇公司对四季雅苑的资产实施条码技术结合计算机系统的管理模式后，取得了很明显效果，主要有以下几个方面：1、节省了公司的人力成本在原来由人工作业进行资产管理工作的时期，由于需管理的资产数量庞大，且手工作业的工作量也很大，所以公司聘用了1名主管和8仓库管理员来进行资产管理工作，再加上负责搬运资产的8名搬运工，使得整个资产管理运作的人力成本很高。而在运用条码技术结合计算机系统进行资产管理工作后，由于工作效率大幅度提升，所以公司也对资产管理人员进行了精简，减少了4名仓库管理员，每年可以为公司节省近20万元的人力成本。2、明显减轻员工劳动强度和密度，提高了工作效率 运用先进的条码技术和计算机系统代替繁重的人工操作大大减轻了仓库管理员工的劳动强度和密度，提高了资产管理流程运作的效率。带有条码扫描功能的手持数据终端和计算机资产管理系统承担了大量烦琐的资产信息数据收集、查询、统计、复核作业，减轻仓库管理员的作业负担，就连过去让仓库管理员头疼的资产盘点工作也变得简单轻松起来。从此使仓库管理员从简单重复的工作中解放出来，把多余的时间和精力投入到全面仓库管理中去。3、解决了手工记帐容易出错的问题在运用了条码技术结合计算机资产管理系统之后，过去在人工操作过程中和手工记帐时容易出现差错的问题已得到了彻底的解决，资产信息的准确率高达99%以上，使公司的管理层能够得到准确、全面的资产信息。4、提升了资产管理水平，得到客户的认可由于运用条码技术后出现差错的几率很低，使得需要进入租户家中复核、纠错的次数也大大的减少，并且由于使用了带有条码扫描功能的手持数据终端进行操作，也大大缩短了在租户家中进行资产清点核对的时间，在提升了资产管理水平的同时，也得到了租户的认可和满意。六、全文总结与研究展望雅汇公司在资产管理中运用条码技术，重新构造了管理流程和与其相匹配的管理信息系统。结合计算机系统的运用，提高工作效率，减少差错率，对原来的资产管理进行了一次根本性的彻底的改变。通过数字条形码、手持数据终端、计算机管理软件等等一系列资产管理手段和现代物流技术的应用；消除了那些手工