某公司考勤机说明书

第一章 安装说明.1 系统需求硬件需求：需要配备奔腾233以上的计算机，最少64M内存。软件需求：Win95/98/ME/2000操作系统。1.2 程序安装 第一步：点击“光盘”中setup文件； 第二步：按提示一步一步往下执行，直至安装完成。 第三步：如果程序安装后无法运行，则请安装数据库引擎，打开安装盘分别运行“MDAC2.6与Jet4.0”数据库引擎。1.3 进入系统 安装完成后，点击桌面上“厦门浩顺综合版考勤管理系统”图标，并输入用户名称及密码：注：55系列考勤（55A，55B，55E，55F，55K，55N）则选55系列，V系列考勤机（V5，V6，V7）则选择喜瑞系列，Z系列指纹机（Z1，Z2）则选择Z系列【注意事项】系统初始用户名称为“ZY”，密码为“zy”(小写)，用户可在进入系统后通过“用户管理”进行密码修改及用户新增工作。第二章 基础设置【功能描述】 本模块主要用于设置考勤系统的基础信息，主要包括公司设置、软件注册、考勤制度、节日设定、固定公休、班次设置与轮班设置，是整个系统的数据基础部分。2.1 公司设置【功能描述】本模块主要用于设置公司名称，是报表打印与软件注册的基础。【系统界面】【操作方法】第一步：在主菜单中选择“基础设置”，然后选择“公司设置”。第二步：输入公司名称。第三步：保存。【注意事项】公司名称一定要设置，否则报表中将不能体现公司名称，并且不能注册和算注册码。2.3 考勤制度【功能描述】本模块主要用于设置公司的考勤制度，是用于计算员工迟到、早退、缺勤、旷工、延长加班的依据。【系统界面】【操作方法】第一步：在主菜单中选择“基础设置”，然后选择“考勤制度”。第二步：点击“修改”。第三步：根据您公司的考勤制度进行相关设定。第四步：点击“保存”。2.4 节日设定【功能描述】本模块主要用于设定法定节日，是计算节日加班的依据。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“基础设置”，然后选择“节日设定”。 节日新增： 第一步：点击“新增”； 第二步：输入节日名称； 第三步：选择开始日期与终止日期； 第四步：点击“保存”； 节日删除： 第一步：选择日期； 第二步：点击“删除”或者选中日期右键删除；2.5 固定公休【功能描述】本模块主要用于设定员工每周的固定休息日，是计算公休加班的依据之一。【操作方法】在主菜单中选择“基础设置”，然后选择“固定公休”。 固定公休新增：第一步：选择员工第二步：选择公休类型；第三步：保存； 固定公休修改：具体操作同固定公休新增。 固定公休删除：第一步：选择员工；第二步：公休类型不选择，即为空；第三步：保存；【注意事项】A、“选择员工”：先通过“员工查询”（通过输入查询条件，如：输入部门、或者工号、或者姓名，如果都不输入条件则查询全部），将可选员工保存至“可选员工列表中”，然后通过“添加/添加全部”来将可选员工添加至“已选员工列表中”；2.6 班次设置【功能描述】本模块主要用于设定公司的作息时间，是考勤计算的基础。【系统界面】 图1 班次录入图2 班段录入【操作方法】在主菜单中选择“基础设置”，然后选择“班次设置”。 班次新增第一步：点击“新增”（图1）；第二步：输入上下班时间（图2），具体如下： 输入班次名称，选择班段类别，输入开始刷卡、上班时间、下班时间、终止刷卡、休息时长，选择是否上班刷卡、是否下班刷卡、是否计迟到、是否计早退、是否计缺勤、是否计旷工等。 班次修改第一步：在班次设置中选择所要修改的班次，然后点击“修改” （图1）；第二步：在班段录入中选择所要修改的班段，然后直接修改（图2）；第三步：保存； 班次删除第一步：在班次设置中选择所要删除的班次（图1）；第二步：点击删除，即将删除整个班次（图1）。 班段删除第一步：在班次设置中选择所要修改的班次，然后点击“修改” （图1）；第二步：在班段录入中选择所要删除的班段（图2）；第三步：删除（图2）；【注意事项】A、开始刷卡、上班时间、下班时间与终止刷卡一定要输入；B、休息时长，可根据需要设置，通常不用设置；C、如果上班允许不打卡，则“是否上班刷卡”前面不打勾；如果上班要打卡，则“是否上班刷卡”前面要打勾； D、如果下班允许不打卡，则“是否下班刷卡”前面不打勾；如果下班要打卡，则“是否下班刷卡”前面要打勾； E、如果为加班段，则通常将班段类别选择为“平时加班”；F、通常班段类别为“出勤”，并且要计迟到、计早退、计缺勤、计旷工，此时在“是否计迟到”、“是否计早退”、“是否计缺勤”、“是否计旷工”前面均要打勾。G、如果班段类别为“平时加班”，则一般不用计迟到、计早退、计缺勤、计旷工，此时在“是否计迟到”、“是否计早退”、“是否计缺勤”、“是否计旷工”前面均不打勾。 H、若一个班次超过一个班段，则只要点击 “新增”（图2），即可进入新班段的录入（班段可以这么理解：若上午与下午属出勤，晚上要加班，一天刷6次卡，则上午为第一班段，下午为第二班段，晚上为第三班段）。 I：若整个班段落在第二天，则开始时间要设为前一天时间，如：22:00。2.7轮班设置【功能描述】本模块主要用于设定公司的固定轮班规律。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“基础设置”，然后选择“轮班设置”。 轮班规律新增：第一步：点击“新增”；第二步：输入轮班规律名称；第三步：选择轮班类型；第四步：输入轮班周期；第五步：选择“班次”及并输入连续上班“天数”，然后点击右下角“保存”，直至所选择的班次所对应的连续上班天数总和与轮班周期相同为止。第六步：保存。 轮班规律修改：第一步：选择所要修改的轮班规律；第二步：点击“修改”；第三步：其他同轮班规律新增一样操作；第四步：保存。 轮班规律删除：第一步：选择所要删除的轮班规律；第二步：点击“删除”。第三章 人事管理【功能描述】本模块主要用于管理部门信息及企业员工基本档案，是整个系统的数据基础部分。3.1部门结构设置【功能描述】本模块主要用于对部门的增加、删除与修改。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“人事管理”，然后选择“部门设置”。 部门新增：第一步：选定一个上级部门；第二步：点击“新增”按钮；第三步：在弹出的部门录入框中输入部门名称；第四步：点击“保存”按钮。 部门修改：第一步：选定要修改的部门；第二步：点击“修改”按钮；第三步：在弹出的部门录入框中输入新的部门名称；第四步：保存。 部门删除：第一步：选定要修改的部门；第二步：点击“删除”按钮。【注意事项】A、部门设置最多只能设置两级；B、只要不同上级部门，其下级部门名称可以相同；C、删除部门必须先删除其下级部门及其所有员工档案。3.2员工基本资料【功能描述】本模块能够实现对员工人事资料的管理。【操作方法】在主菜单中选择“人事管理”，然后选择“人事管理”。 人事档案建立第一步：点击“新增”；出现如下界面：注：蓝色为基本资料第二步：输入工号、卡号、姓名与部门，其他信息可根据需要录入;第三步：保存。 人事档案修改第一步：选择要修改的员工，可通过快速查询或高级查询来查找所要修改的员工的人事档案，并在左边员工列表中选中它；第二步：输入修改内容;第三步：保存。 人事档案删除第一步：选择要修改的员工，可通过快速查询或高级查询来查找所要修改的员工的人事档案，并在左边员工列表中选中它；第二步：点击“删除”。【注意事项】A、卡号要求输入8位数，如果没有输满8位，则自动在前面补0；B、人员新增之前要先新增部门，因为新增人员时一定要选择其所属部门。C、快速查询：先输入查询条件，如：输入工号、或者卡号、或者姓名、或者部门，然后点击“快速查询”，查询结果将显示在左边员工列表中；D、高级查询：先点击“高级查询”，接着设置“查询条件”，然后进行查询，查询结果将显示在左下角的员工列表中。第四章 终端管理4.1人员注册【功能描述】 将卡片信息（人员工号、卡号与姓名等）下传到考勤机上。【系统界面】【操作方法】 增加注册第一步：点击“搜索卡钟”按钮，然后进行搜索考勤机；第二步：选择员工；第三步：选中“考勤机”；第四步：点击“增加注册”。 删除注册第一步：点击“搜索卡钟”按钮，然后进行搜索考勤机；第二步：选择员工；第三步：选中“考勤机”；第四步：点击“删除注册”。4.2数据采集【功能描述】 主要功能是从卡钟读记录，清除卡钟数据、及将文本记录读入数据库等。【系统界面】【操作方法】 数据采集在窗体右边的设备列表中选中一个要读记录的设备，点击读数据采集按钮，就会将卡钟中的刷卡记录读出来，并写入到数据库。同时会在当前目录下形成一个以当天日期为名字的文本文件，记录读出的全部刷卡记录。若读记录成功，则点读全部记录按钮右边的按钮可以看到所读到的记录。 清除数据在窗体右边的设备列表中选中一个要清除数据的设备，点击清除数据按钮，就会清除卡钟中所有的刷卡记录。 读文本记录为了操作方便，本系统允许从文本文件直接读数据到数据库，点击读文本记录按钮后，会出现文件选择对话框，选中要导入的文件，点确定，就会将文本中的记录写入数据库。请注意要导入的文本文件必须是devidyearmonthdayhourminmarkcard格式的。【注意事项】 导入数据到数据库有两种方式： A：直接点读全部记录按钮，就会将卡钟上的记录数据直接写入数据库。 B：用硬件产商提供的程序（在DLL目录下）先将卡钟上的记录数据写入到文本文件中，再点读文本记录按钮，将文本记录写入到数据库中。 操作时就注意消息栏上的信息提示。 读文本记录结束时，消息栏上会提示正确、错误记录数，产生错误记录的可能原因有：时间日期格式不正确、文本格式不是devidyearmonthdayhourminmarkcard的、该卡号在人员表中不存在等。同时错误记录会记录在当前目录下的err.txt文件中，请进行确认、调试。4.3卡钟设置 【功能描述】主要功能是对卡钟进行一些相关设置。【操作方法】 背光设置：设置卡钟的背光，可根据需要选择背光常闭、背光常亮、背光时段。然后点击设置，若卡钟联接正常，则会更改卡钟的背光设置。 刷卡设置：根据需要设定重复刷卡间隔时间、不同卡间隔及刷卡时卡钟显示卡号还是工号后，点击设置，若卡钟联接正常，则会更改卡钟刷卡设置。 下发系统时间将电脑上时间下传到考勤机上。 考勤机初使化将卡钟会恢复出厂设置。此项设置请谨慎使用。 修改机号根据需要修改考勤机的机号。 下发通知发布一些通知等信息。在没有刷卡时，卡钟上就显示该通告消息。公司名称亦是显示在卡钟上。第五章 考勤管理【功能描述】本模块主要用于排班、请假、加班、补卡与自动识别班登记。5 .1排班登记【功能描述】本模块主要用于设定员工每天所上的班次或调班，是计算出勤情况的依据之一。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“考勤管理”，然后选择“排班登记”。 新增：第一步：选择员工；第二步：选择起止时间；第三步：选择与起止时间所对应的班次。第四步：保存。 调班：具体操作同排班新增。 打印：第一步：点击“浏览排班表”；第二步：设置查询条件，并点击“查询”按钮；第三步：打印预览。【注意事项】A、“选择员工”方法同“2.5固定公休”；B、调班实际上就是重新进行排班登记即可；C、清空排班登记，只要选择人员与日期范围，然后不选择班次，则就可以清除之前所登记的班次。 D、在打印排班表时，请先选择起始日与终止日。5 .2请假登记【功能描述】本模块主要用于设定员工请假、加班与调休登记，是计算出勤情况的依据之一。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“考勤管理”，然后选择“请假登记”。 新增：第一步：选择员工；第二步：选择起止时间；第三步：选择登记类别，如果是进行公休加班与节日加班登记，则可不用输入起始时间与终止时间，因为是属于全天的，但要选择加班所上班次。第四步：保存。 删除：若为单条删除，则：第一步：在请假登记列表中选中要删除的请假记录；第二步：在请假登记列表中右键选择“单条删除”；若为条件删除，则：第一步：输入相关条件，如：部门、工号、姓名、起始日、终止日或请假类别。第二步：在请假登记列表中选中右键选择“条件删除”； 修改请假类别名称：第一步：点击“登记类别”右侧的“设置”按钮；第二步：在弹出的“请假类别设置窗体”中，在列表中先选中所要修改的请假类别；第三步：输入新类别名称；第四步：点击“保存”按钮。【注意事项】A、“选择员工”方法同“2.5固定公休”；B、当起始时间与终止时间为跨夜时，则要加24:00，比如：整个夜班请假，则起始时间为24:00，终止时间为32:00。C、调休是指休息日转为正常出勤，通常法定节假日需要调休。5 .3补卡登记【功能描述】本模块主要用于给员工补打卡，是计算出勤情况的依据之一。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“考勤管理”，然后选择“补卡登记”。 补卡新增：第一步：选择员工；第二步：选择起止时间；第三步：输入补卡时间。第四步：保存。 补卡删除：若为单条删除，则：第一步：在补卡登记列表中选中要删除的请假记录；第二步：在补卡登记列表中右键选择“单条删除”；若为条件删除，则：第一步：输入相关条件，如：部门、工号、姓名、起始日、终止日。第二步：在补卡登记列表中选中右键选择“条件删除”。5.4 可上班次设置【功能描述】本模块主要用于设定员工每天可上的班次，然后软件根据所设置的班次与原始刷卡时间来自动识别其所上的班次，不过自动识别班次会存在一定误差，在实际应用中要慎重使用。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“考勤管理”，然后选择“可上班次设置”。 可上班次新增：第一步：选择员工；第二步：选择可上班次；第三步：保存； 可上班次修改：具体操作同可上班次新增。 可上班次删除：第一步：选择员工；第二步：可上班次不选择，即为空；第三步：保存；【注意事项】 多个可上班次只要相应选择多次，每选择一次班次意味新增一个班次。第六章 数据处理【功能描述】 本模块主要用于数据处理与数据统计，是考勤软件的核心部分。6.1 数据处理【功能描述】本模块是考勤计算的核心，员工的出勤日报表就是通过这一步计算出来。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“数据处理”，然后选择“数据处理”。第一步：选择起止时间；第二步：点击“确定”，然后系统开始进行数据处理，这一步可能要花较长我时间，请耐心等待，直至数据处理完成。【注意事项】A、数据处理之前必须完成以下工作：1）设置好班次；2）设置好考勤制度；3）设置好固定公休；4）排班或调班，排班与调班，只要进入“排班登记”中进行相关登记；5）如果要求自动识别所上班次，则要求在“可上班次设置”中设置好员工可上班次；6）采集考勤机上的数据；7）若有请假，则要先进行请假登记；8）若有公休加班与节日加班，则要先进入“请假登记”中进行加班登记；9）若平时加班需要审核，则要先进入“请假登记”中进行平时加班登记；10）若有调休，则要先进入“请假登记”中进行调休登记；11）若有员工需要补打卡，则要先进入“补卡登记”中进行人工补卡；B、通过“数据处理”将计算出员工每天的出勤时间、迟到、早退、缺勤、旷工、请假、加班等；C、数据处理中班次选择的优先顺序是先是排班表所登记的班次，其次是可上班次中所登记的班次，最后是人员录入中的固定班次。6.2 数据统计【功能描述】本模块是将数据处理所得出的每天考勤结果的汇总。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“数据处理”，然后选择“数据统计”。第一步：选择起止时间；第二步：点击“确定”，然后系统开始进行数据统计。【注意事项】 如果软件未注册，则数据统计时最多只能统计前15天数据。第七章 报表查询【功能描述】 本模块主要用于考勤相关报表的查询与打印，主要包括原始数据、考勤日报、考勤月报及相关异常报表的查询与打印。7.1 原始数据【功能描述】本模块主要用于将从考勤机所采集上来的员工次刷卡的数据转化为天的刷卡数据，及对天刷卡数据的查询与打印，还包括报表显示/打印栏目的选择设置。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“报表管理”，然后选择“原始数据”。 数据调整：将每天次刷卡转为天刷卡第一步：选择起止时间；第二步：点击“数据调整”。 报表栏目设置：第一步：点击“设置”第二步：选择报表显示/打印栏目；第三步：保存； 快速查询：第一步：在查询条件中输入员工部门、或者工号、或者卡号、或者姓名，可输入其中一项、或多项、或者都不输入（代表查询全部）；第二步：点击“快速查询”，然后查询结果将体现在原始数据列表中。第一步：点击“高级查询”；第二步：设置查询条件；第三步：点击“查询”，然后查询结果将体现在原始数据列表中。【注意事项】A、在高级查询中应注意以下事项：a、先设置查询栏目，如选择“部门”，接着选择查询条件，如选择“等于”，然后输入或选择条件值，如部门为02；然后如果设置的条件必须同时满足，则要选择“并且”；如果所设置的条件只要满足其中的一个条件即可，则要选择“或者”；b、条件设置完成之后，点击“查询”，这样查询结果将在原始数据列表中体现出来。B、对于要查看刚采集上来的数据，则要先进行“数据调整”，其作用是将次刷卡转化为天刷卡时间。7.2 考勤日报【功能描述】本模块主要用于查询与打印员工的考勤日报表及考勤日报表的人工修改。【系统界面】【操作方法】在主菜单中选择“报表管理”，然后选择“考勤日报”。 报表栏目设置：操作方法同“原始数据”； 快速查询：操作方法同“原始数据”；高级查询：操作方法同“原始数据”；考勤日报表人工修改：第一步：先“快速查询”或“高级查询”；第二步：在列表中右键“修改”；第三步：选择用户名与密码；第四步：进行相关修改；第五步：点击“保存”。【注意事项】A、打印时报表栏目的数量有一定限限制，系统会自动给予提示；B、查看日报时要先经过快速查询或高级查询，然后才能在考勤日报列表中体现出来。C、报表中基本术语解释如下： 1）班次：如果班次为000，代表是休息日；如果班次为空，则代表是该员工没有排班、没有可上班次、也没有可上班次； 2）、缺勤与旷工：当员工迟到、早退时间超过某一界限时计为缺勤/旷工，二者区别是缺勤的界限比旷工的界限小，比如：当迟到/早退超过60分钟时计为缺勤，当迟到/早退超过120分钟时计为旷工，这种区分的目的是60分钟至120分钟以内的扣款与超过120分钟的扣款不同。3）、漏卡：指班次设置中要求上下班要刷卡，但实际没有刷卡，则将计为漏卡。比如：上午要求刷2次卡，下午要求刷2次卡，晚上要求刷2次卡，如果晚上没刷卡，则漏卡为2次。4）延长加班：下班次时间到了，但没有下班，还在继续加班，当加班时间超过考勤制度中所设定的加班界限时，则计为延长加班；5）公休加班：当固定休息日来上班或请假登记中有登记为公休加班的，则软件自动统计为公休加班或