某公司系统编码信息化方案

新三洲财务系统项目编码方案(U6) 建立日期: 2008-9-9 修改日期: 2008-9-9 文控编号: xsz_02_02客户项目经理：日 期：用友项目经理： 日 期： 文档说明n 该文档对XX公司信息化建设涉及到的一部门主要的基础信息的编码提出建议，供客户方在制定编码规则时参考。n 同时该文档也提供了基础数据的准备样表及填写说明。n 编码中的部分内容需要在调研之后才能提出更具体的建议。文档控制文档更新记录日期更新人版本备注1.0文档审核记录日期审核人职务备注文档去向记录拷贝份数接受人职务备注目录文档说明：2文档控制21 总则311 部门编码规则及部门基础档案512 职员编码规则及职员基础档案613 客户分类714 客户编码规则及客户基础档案815 供应商分类1116 供应商编码规则及供应商基础档案1217 地区分类1418 物料分类1519 物料编码规则及物料基础档案161a 货位编码191.b 科目编码201.c 凭证类别221.d 项目目录231.e 外币目录241.f 结算方式251.g 付款条件编码规则及基本档案261.h 开户银行281.i 仓库编码规则及基础数据准备291.j 收发类别301.k 采购类型311.l 销售类型321.m 产品结构331.n 费用项目341.o 计量单位351.p 存货科目371.q 对方科目381.r 发运方式编码及数据准备391.s 工资类别编码及数据准备401.t 工资项目411.u 常用摘要421.v 固定资产类别431 总则编码原则建议1） 计算机系统而言，对编码的要求有两个方面：第一方面，要保证编码的唯一性。第二方面，由于计算机内部编码设计的考虑，会有编码长度和编码本身属性的限制，编码属性指编码是：数字型、字符型还是枚举型。2） 满足上述条件的基础上，可以考虑以下几个方面的要求：第一、编码的历史习惯。比如原来已经有编码系统，相关业务人员对此都已熟悉，因此可以考虑全部采纳或在此基础上作部分改动。第二、编码的含义。对计算机而言，各码位的含义并没有意义，但码位的含义可能会增加业务人员对编码的可读性。对于此，通常的建议是可以适当考虑码位的含义，但不必过多考虑，因为计算机在描述编码的对象时（比如物料），会有很多字段来描述其属性。11 部门编码规则及部门基础档案1、软件对部门编码的要求：采用分级编码，最多分5级，总编码长度12位。2、我们对编码建议：考虑到组织扁平化的趋势，建议使用3级分类，每一级两位数字编码。总编码长度6位。3、编码举例：比如：01 生产系统0101生产部0102安全设备部结构车间电气车间组装车间机加车间0103仓储中心0201客服中心03管理系统0301办公室0302财务部0303技术部0304质检部0305人办资源 4、部门基础档案样表及填写举例部门编号部门名称负责人属性地址电话信用额度信用等级信用天数对应折旧科目03人事部管理红星大厦503号5、基础档案填写说明1） 部门编号严格按编号档案编制，最多分5级，总编码12位。2） 部门名称不能超过20个字符。3） 部门属性不能超过5个字符。4） 电话不能超过20个字符。5） 地址不能超过30个字符。6） 信用信息：包括信用额度、信用等级、信用天数，指该部门对客户的信用权限，可以为空。如果在销售管理系统信用控制中选择部门信用控制，建议在这里输入相应信息。7） 对应折旧科目：启用固定资产模块时建议在此输入。12 职员编码规则及职员基础档案1、软件对编码的要求：唯一、最长8位。数字型。2、我们对编码的建议：考虑到组织扁平化的趋势，建议使用2级分类，第一级部门，后加3位流水码3、编码举例： 01001 张三 02009 李四 王五4、职员基本档案样表及填写举例职员编号职员名称所属部门人员类别信用额度信用等级信用天数银行代发账号代发银行电子信箱手机号码出生年月性别学历职务身份证号婚否技术职称进入日期01001张三01管理人员5建行略略略男大专人事部长略是工程师1991-5-15、基础档案填写说明1） 职员名称不能超过五个汉字。2） 人员账号最大不能超过12个字符。3） 人员类别分为管理人员、车间管理人员、基本生产人员、辅助生产人员、福利人员、销售人员、在建工程人员。4） 信用信息：包括信用额度、信用等级、信用天数，指该职员对客户的信用权限，可以为空。如果要在销售管理系统信用控制中选择业务员信用控制，建议在这里输入职员信用权限。根据第一期实施的内容，只有工业物流板块试点单位才涉及到这些内容。5） 技术职称：使用国家统一规定的称谓。13 客户分类1、软件对编码的要求：最多可以分5级，最大长度12位，单级最大长度9位。2、我们对编码的建议：分类的使用有利于以后的分类统计。根据新三洲特钢的习惯份2级，以客户所在地区号份，不够四位后面补0 如 上海021扩展为02103、编码举例（如使用两级分类，每级两位数字，共4位）：0510 无锡地区 0512 苏州地区14 客户编码规则及客户基础档案1、软件对编码的要求：客户编号必须唯一；客户编号可以用数字或字符表示。不充许有空格、最大不能超过20位。2、我们对编码的建议：建议采用客户分类+数字流水码。位数要根据客户的数量来决定，比如4位，则最大的客户数为：9999。3、编码举例： 无锡银城房产 苏州万科房产4、客户基本档案样表及填写举例客户编号客户名称客户简称所分类码所属地区码所属总公司对应供应商编码对应供应商简称税号开户银行账号地址联系人电话发货地址发货方式发货仓库信用等级信用期限付款条件信用额度分管部门分管业务员银城房产银城0510无锡市略略略略略略略略略略略略略略略略略5、基础档案填写说明1） 客户名称：可以是汉字或英文字母，客户名称最多可写49个汉字或98个字符。客户名称用于销售发票的打印，即打印出来的销售发票的销售客户栏目显示的内容为销售客户的客户名称。2） 客户简称：可以是汉字或英文字母，客户名称最多可写30个汉字或60个字符。客户简称用于业务单据和账表的屏幕显示，例如：屏幕显示的销售发货单的客户栏目中显示的内容为客户简称。3） 所属分类码：按事先编制好的分类编码进行填列，录入时系统根据用户增加客户前所选择的客户分类自动填写，用户可以修改。4） 所属地区码：按事行编制好的分类地区码进行填列，录入时可输入客户所属地区的代码, 输入系统中已存在代码时, 自动转换成地区名称, 显示在该栏目的右编辑框内。我们建议输代码。也可以用参照输入法，即在输入所属地区码时用鼠标按参照键显示所有地区供选择, 用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击确认按钮即可。5） 客户总公司：客户总公司指当前客户所隶属的最高一级的公司，该公司必须是已经通过客户档案设置功能设定的另一个客户。目的是在销售开票结算处理时，具有同一个客户总公司的不同客户的发货业务，可以汇总在一张发票中统一开票结算。在此处，可输入客户所属总公司的客户编号, 输入系统中已存在编号时, 自动转换成客户简称, 显示在该栏目的右编辑框内。我们建议输代码。也可以用参照输入法，即在输入客户总公司时用鼠标按参照键显示所有客户供选择, 用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击确认按钮即可，可不填。6） 税号：输入客户的工商登记税号，用于销售发票的税号栏内容的屏幕显示和打印输出。最多可输入18位。若开专用发票必须有税号。7） 开户银行：输入客户的开户银行的名称，如果客户的开户银行有多个，在此处输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的开户银行，最多30个字符。8） 地址：可用于销售发票的客户地址栏内容的屏幕显示和打印输出。如果客户的地址有多个，在此处输入企业同用户之间发生业务往来最常用的地址。最大字符数是40个字符。9） 联系人：输入与用户发生业务联系的客户的主要联系人姓名。最大字符数是10位。10） 电话：输入客户的联系电话号码，可用于销售发票的客户电话栏内容的屏幕显示和打印输出。最大字符数是20个字符。11） 发货地址：可用于销售发货单中发货地址栏的缺省取值，它可以与客户地址相同，也可以不同。在很多情况下，发货地址是客户主要仓库的地址。最多40个字符。12） 发运方式：按以下列表中的定义填列，可用于销售发货单中发运方式栏的缺省取值，输入系统时录入已存在代码时, 自动转换成发运方式名称。我们建议输代码。也可以用参照输入法，即在输入发运方式码时用鼠标按参照键显示所有发运方式供选择, 用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击确认按钮即可。13） 发货仓库：按以下列表中的定义填列，用于销售单据中仓库的缺省取值，输入系统是已存在代码时, 自动转换成仓库名称。我们建议输代码。也可以用参照输入法，即在输入发运方式码时用鼠标按参照键显示所有仓库供选择, 用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击确认按钮即可。14） 信用等级：按照用户自行设定的信用等级分级方法，依据客户在应收款项方面的表现，输入客户的信用等级。信用等级是自己定义的。最大字符数是6位。15） 信用期限：可作为计算客户超期应收款项的计算依据，其度量单位为“天”。最大的10个字符。16） 付款条件：可用于销售单据中付款条件的缺省取值，输入系统中已存在代码时, 自动转换成付款条件表示。也可以用参照输入法，即在输入付款条件码时用鼠标按参照键显示所有付款条件供选择, 用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击确认按钮即可。我们建议用参照输入法。17） 信用额度：该客户的信用限额。15 供应商分类1、软件对编码的要求：最多可以分5级，最大长度12位，单级最大长度9位。2、我们对编码的建议：首先要确定是否使用供应商分类。分类的使用有利于以后的分类统计。如果供应商没有明显的类型划分，则可以不使用分类。我方需调研后方能提出相关的建议。新三洲特钢使用与客户分类相同的编码方式3、编码举例（如使用1级分类，每级两位数字，共2位）： 0510 16 供应商编码规则及供应商基础档案1、软件对编码的要求：供应商编号必须唯一；供应商编号可以用数字或字符表示。不充许有空格、最大不能超过20位。2、我们对编码的建议：建议采用数字流水码。位数要根据客户的数量来决定，比如4位，则最大的客户数为：9999。3、编码举例： 宝钢集团 杭州钢铁公司4、供应商基本档案样表及填写举例供应商编码供应商名称供应商简称所分类码所属地区码总公司编码税号开户银行账号地址联系人电话到货地址到货方式到货仓库信用等级信用额度信用期限付款条件分管部门分管业务员5、基础档案填写说明1） 供应商名称：可以是汉字或英文字母，供应商名称最多可写30个汉字或60个字符。供应商名称用于销售发票的打印，即打印出来的销售发票的销售供应商栏目显示的内容为销售供应商的供应商名称。2） 供应商简称：可以是汉字或英文字母，供应商名称最多可写15个汉字或30个字符。供应商简称用于业务单据和账表的屏幕显示，例如：屏幕显示的销售发货单的供应商栏目中显示的内容为供应商简称。3） 所属分类码：按事先编制好的分类编码进行填列，录入时系统根据用户增加供应商前所选择的供应商分类自动填写，用户可以修改。4） 所属地区码：按事行编制好的分类地区码进行填列，录入时可输入供应商所属地区的代码, 输入系统中已存在代码时, 自动转换成地区名称, 显示在该栏目的右编辑框内。我们建议输代码。也可以用参照输入法，即在输入所属地区码时用鼠标按参照键显示所有地区供选择, 用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击确认按钮即可。5） 供应商总公司：供应商总公司指当前供应商所隶属的最高一级的公司，该公司必须是已经通过供应商档案设置功能设定的另一个供应商。目的是在销售开票结算处理时，具有同一个供应商总公司的不同供应商的发货业务，可以汇总在一张发票中统一开票结算。在此处，可输入供应商所属总公司的供应商编号, 输入系统中已存在编号时, 自动转换成供应商简称, 显示在该栏目的右编辑框内。我们建议输代码。也可以用参照输入法，即在输入供应商总公司时用鼠标按参照键显示所有供应商供选择, 用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击确认按钮即可。可不填。6） 税号：输入供应商的工商登记税号，用于销售发票的税号栏内容的屏幕显示和打印输出。最多可输入18位。若开专用发票必须有税号。7） 开户银行：输入供应商的开户银行的名称，如果供应商的开户银行有多个，在此处输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的开户银行。最多30个字符。8） 银行账号：输入供应商在其开户银行中的账号，银行账号应对应于开户银行栏目所填写的内容。如果供应商在某开户银行中银行账号有多个，在此处输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的银行账号。最多可有20个字符。9） 地址：可用于销售发票的供应商地址栏内容的屏幕显示和打印输出。如果供应商的地址有多个，在此处输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的地址。最大字符数是40个字符。10） 邮政编码：输入供应商通讯地址所在邮政区域的邮政编码。最大字符数是6位。11） 联系人：输入与用户发生业务联系的供应商的主要联系人姓名。最大字符数是10位。12） 电话：输入供应商的联系电话号码，可用于销售发票的供应商电话栏内容的屏幕显示和打印输出。最大字符数是20个字符。13） 收货地址：可用于入库单中收货地址栏的缺省取值，它可以与供应商地址相同，也可以不同。在很多情况下，收货地址是供应商主要仓库的地址。最多40个字符。14） 到货方式：等同于销售发货单中发运方式。事先定义，这里只做选择。15） 到货仓库：按以下列表中的定义填列，用于销售单据中仓库的缺省取值，输入系统是已存在代码时, 自动转换成仓库名称。我们建议输代码。也可以用参照输入法，即在输入发运方式码时用鼠标按参照键显示所有仓库供选择, 用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击确认按钮即可。16） 信用等级：按照用户自行设定的信用等级分级方法，依据供应商在应付款项方面的表现，输入供应商的信用等级。信用等级是自己定义的。最大字符数是6位。17） 信用期限：可作为计算供应商超期应付款项的计算依据，其度量单位为“天”。最大的10个字符。18） 信用额度：内容必须是数字，可输入两位小数，可以为空。19） 付款条件：可用于销售单据中付款条件的缺省取值，输入系统中已存在代码时, 自动转换成付款条件表示。也可以用参照输入法，即在输入付款条件码时用鼠标按参照键显示所有付款条件供选择, 用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击确认按钮即可。我们建议用参照输入法。20） 分管部门：填列供应商所属管理部门的代码。输入和供应商发生业务往来的主要部门。可用于销售单据中部门的缺省取值。输入系统中已存在部门编号时, 自动转换成部门名称。我们建议输部门编号。也可以用参照输入法，即在输入分管部门时用鼠标按参照键显示所有销售部门供选择, 用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击确认按钮即可。21） 分管业务员：输入和供应商发生业务往来的主要业务员的代码，即业务员的编号。可用于销售单据中业务员的缺省取值。输入系统中已存在部门编号时, 自动转换成业务员姓名。我们建议输业务员编号。也可以用参照输入法，即在输入专营业务员时用鼠标按参照键显示所有业务员供选择, 用户用鼠标双击选定行或当光标位于选定行时用鼠标单击确认按钮即可。17 地区分类暂无 18 物料分类1、软件对编码的要求：分类最大的级数为8级，最大分类码长度为30位，单级分类码长度用户自定义，最大为9位。2、我们对编码的建议：首先要确定是否使用物料分类。如果需要对物料进行分类统计和分析，则应该使用物料分类。是否使用物料分类，我们需要调研后方能提供建议。下面举例假设采用单级分类，每级两位数字，共可以提供99个分类。新三洲基本沿用老系统的编码规则，使用3级8位，最后一级建议使用4位，方便以后扩展。3、编码举例：1 黑色金属012 电气件023 外购配套件034 外购结构件045 标准件056 工具067 杂品078 包装用品089 油漆0910 焊丝气体1011 劳保用品1112 售后备件1213 设备配件13其中黑色金属库下设8个二级分类1 板材012 圆钢023 扁钢034 角钢045 槽钢056 工字钢067 无缝管078 有色金属08标准件库下设8个二级分类1 平弹垫012 开口销023 螺母034 轴承045 平元机056 挡圈067 螺栓078 其他08工具类别下设9个二级分类1丝锥012钻头023砂轮034扳手045焊接用具056刀具067量具078吊装带089其他09编码以存货大类为起点，采用10位编码，共分4级。第一级：存货大类2位第二级：二级类别编码2位第三级：材质（适用于黑色金属）2位第四级：流水号4位材质可按实际情况进行分类，流水号是按库存材料的明细给予的唯一编号，以保证编码的唯一性。圆钢2025MM编码为：丝锥编码为：19 物料编码规则及物料基础档案1、软件对编码的要求：编码必须唯一且必须输入。可输入最多30位数字或字符。可以用数字09或字符AZ表示，但 & 、“、 ； 禁止使用。2、我们对编码的建议：我们需要进行调研后才能提出建议。因为物料编码可以采用数字字母混合，如果原来公司使用的物料标识满足一物一号，具有唯一性，可以考虑沿用。3、编码举例（如采用流水号，10位数字）： 某型钢管 某型管套 某型堵头4、物料基本档案样表及填写举例所属分类存货编号存货名称型号计量单位组主计量单位辅计量单位采购默认单位库存默认单位销售默认单位成本默认辅计量税率货位销售外购生产耗用自制在制计划价(售价)是否成套件是否折扣条形码是否出库跟踪入库提前期盘点周期计划单价参考成本参考售价最新成本最低售价最高进价主供货单位是否批次是否保质是否呆滞积压是否单独存放经济批量ABC分类安全库存 入库超额上线出库超额上线最高库存最低库存是否质检5、基础档案填写说明1） 存货名称：存货名称必须输入。可以用09或字符AZ表示，最多可写30个汉字或60个字符。但 & 、“、 、 ；、 禁止使用。2） 规格型号：最多可写60个数字或字符。3） 计量单位组：最多可输入20位数字或字符。4） 主计量单位：根据已选的计量单位组，显示或选择不同的计量单位。5） 库存（成本、销售、采购）系统默认单位：对应每个计量单位组均可以设置一个且最多设置一个库存（成本、销售、采购）系统缺省使用的辅计量单位。6） 税率：指该存货的增值税税率。存货销售时，此税率为专用发票或普通发票上该存货默认的销项税税率；存货采购时，此税率为专用发票、运费发票等可抵扣的进项发票上默认的进项税税率。税率不能小于零。这里的税率小数位是根据数据精度确定。7） 是否折扣：即折让属性，若选择是，则在采购发票和销售发票中录入折扣额。该属性的存货在开发票时可以没有数量，只有金额；或者在兰字发票中开成负数。8） 是否受托代销：选择是，则该存货（已设置为外购属性）可以进行受托代销业务。9） 是否成套件：选择是，则该存货可以进行成套业务。10） 存货属性：系统为存货设置了六种属性。销售：具有该属性的存货可用于销售。发货单、发票、销售出库单等与销售有关的单据参照存货时，参照的都是具有销售属性的存货。开在发货单或发票上的应税劳务，也应设置为销售属性，否则开发货单或发票时无法参照。外购：具有该属性的存货可用于采购。到货单、采购发票、采购入库单等与采购有关的单据参照存货时，参照的都是具有外购属性的存货。开在采购专用发票、普通发票、运费发票等票据上的采购费用，也应设置为外购属性，否则开具采购发票时无法参照。生产耗用： 具有该属性的存货可用于生产耗用。如生产产品耗用的原材料、辅助材料等。具有该属性的存货可用于材料的领用，材料出库单参照存货时，参照的都是具有生产耗用属性的存货。自制： 具有该属性的存货可由企业生产自制。如工业企业生产的产成品、半成品等存货。具有该属性的存货可用于产成品或半成品的入库，产成品入库单参照存货时，参照的都是具有自制属性的存货。劳务费用： 指开具在采购发票上的运费费用、包装费等采购费用或开具在销售发票或发货单上的应税劳务、非应税劳务等。同一存货可以设置多个属性。11） 计价方式：每种存货只能选择一种计价方式，最多可输入20位数字或字符。行业类型为工业时，提供如下选项：计划价、全月平均、移动平均、先进先出、后进先出、个别计价。行业类型为商业时，提供如下选项：售价、全月平均、移动平均、先进先出、后进先出、个别计价。12） 计划单价/售价：工业企业使用计划价核算存货，商业企业使用售价核算存货，通过按照仓库、部门、存货设置计划价/售价核算。在单据录入时显示存货的计划价或售价。13） 参考成本：该成本指非计划价或售价核算的存货填制出入库成本时的参考成本。采购商品或材料暂估时，参考成本可作为暂估成本。存货负出库时，参考成本可作为出库成本。14） 最新成本：指存货的最新入库成本，用户可修改。15） 费用率：录入，可为空，可以修改，小数位数是最大可为6的正数。用于存货核算系统，计提存货跌价准备。16） 参考售价：指销售存货时用户参考的销售单价。17） 最低售价：指存货销售时的最低销售单价。如果用户在销售系统中选择要进行最低售价控制，则存货销售时，如果销售单价低于此最低售价，系统则要求用户输入口令，如果口令输入正确，方可低于最低售价销售，否则不能低于最低售价销售。18） 最高进价：指进货时用户参考的最高进价，为采购进行进价控制。如果用户在采购管理系统中选择要进行最高进价控制，则在填制采购单据时，如果最高进价高于此价，系统会要求用户输入口令，如果口令输入正确，方可高于最高进价采购，否则不行。19） 主要供货单位：指存货的主要供货单位。如商业企业商品的主要进货单位或工业企业材料的主要供应商等。20） 默认仓库：存货默认的存放地点仓库。21） 销售加成率：手工录入，一般应大于100%，销售管理系统定义取价方式为最新成本加成，销售价格=存货最新成本*销售加成率。22） 提前期：指采购提前期。提前期是物料需求计划系统生成物料需求计划时需要考虑的因素之一。提前期不能小于零。23） ABC分类：在存货核算系统中用户可自定义ABC分类的方法，并且系统根据用户设置的ABC分类方法自动计算A、B、C三类都有哪些存货。24） ABC分类法：是指由用户指定每一存货的ABC类别。只能输入A、B、C三个字母其中之一。基本原理是按成本比重高低将各成本项目分为A、B、C三类，对不同类别的成本采取不同控制方法。这一方法符合抓住关键少数、突出重点的原则，是一种比较经济合理的管理方法。该法既适用于单一品种各项成本的控制，又可以用于多品种成本控制，亦可用于某项成本的具体内容的分类控制。A类成本项目其成本占A、B、C三类成本总和的比重最大，一般应为70%以上，但实物数量则不超过20%；归入B类的成本项目其成本比重为20%左右，其实物量则一般不超过30%；C类项目实物量不低于50%，但其成本比重则不超过10%。按照ABC分析法的要求，A类项目是重点控制对象，必须逐项严格控制；B类项目是一般控制对象，可分别不同情况采取不同措施；C类项目不是控制的主要对象，只需采取简单控制的方法即可。显然，按ABC分类法分析成本控制对象，可以突出重点，区别对待，做到主次分明，抓住成本控制的主要矛盾。25） 安全库存 ：在库存中保存的货物项目数量，为了预防需求或供应方面不可预料的波动。26） 最高库存：存货在仓库中所能储存的最大数量，超过此数量就有可能形成存货的积压。最高库存不能小于最低库存。用户在填制出入库单时，如果某存货的目前结存量高于最高库存，系统将予以报警。27） 最低库存：存货在仓库中应保存的最小数量，低于此数量就有可能形成短缺，影响正常生产。用户在填制出入库单时，如果某存货的目前结存量低于最低库存，系统将予以报警。28） 替换件：指可作为某存货的替换品的存货，来源于存货档案。29） 货位 ：主要用于仓储管理系统中对仓库实际存放空间的描述，指存货的默认存放货位。在库存系统填制单据时，系统会自动将此货位作为存货的默认货位，但用户可修改。在企业中仓库的存放货位一般用数字描述。例如：3-2-12 表示第3排第2层第12个货架。货位可以分级表示。货位可以是三维立体形式，也可以是二维平面表示。110 货位编码暂无1.11 科目编码1、软件对编码的要求：科目编码采用分级编码，最大9级，编码长度最大15位，单级长度最大9位。2、我们对编码的建议：按照国家规定的编码规则进行编制。用友软件已经对法定科目进行了内置。明细科目的确定需要进行调研。新三洲沿用老系统的编码方式，3级4-2-2位。3、编码举例：1001 现金1002 银行存款 人民币帐户 工行-人民币帐户 建行-人民币帐户4、物料基本档案样表及填写举例科目类型级次科目编码科目中文名称助记码账页格式外币核算种类数量核算及计量单位部门核算个人往来客户往来供应商往来项目核算银行账日记账5、基础档案填写说明1） 级次：即科目级次，以数字1、2、3、4、5、6表示，数字即代表科目级次，如“1”代表一级科目，“2”代表二级科目。级次由系统根据科目编码自动定义。2） 科目编码：科目编码必须唯一；科目编码必须按其级次的先后次序建立。科目编码只能由数字（09）、英文字母（AZ及az）及减号（-）、正斜杠（/）表示，其他字符（如 & ; 空格等）禁止使用。3） 科目名称：分为科目中文名称和科目英文名称，可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号（-）、正斜杠（），但不能输入其他字符。科目中文名称最多可输入20个汉字，科目英文名称最多可输入100个英文字母。4） 科目类型：行业性质为企业时，科目类型分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益，没有成本类的企业可不设成本类；行业性质为行政单位或事业单位时，按新会计制度科目类型设置。5） 助记码：用于帮助记忆科目，一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成，例如: 管理费用拼音为 guan li fei yong，则管理费用的助记码可写为 glfy，这样在制单或查账中需录管理费用时，可录其助记码 glfy 而不用录汉字管理费用，这样可加快录入速度，也可减少汉字录入的量。在需要录入科目的地方输入助记码，系统可自动将助记码转换成科目名称。6） 账页格式：定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。一般情况下，有外币核算的科目可设为外币金额式，有数量核算的科目可设为数量金额式，既有外币又有数量核算的科目可设为外币数量式，既无外币又无数量核算的科目可设为金额式。7） 辅助核算：也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其它核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，并提供以下几种专项核算功能供用户选用：部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算。8） 其他核算：用于说明本科目是否其他要求，如银行账、日记账等。一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。1.12 凭证类别1、凭证类别基本的类别有：收、付、转。可进一步细化为现收、现付、银收、银付、转。建议使用一种凭证类别： 记账凭证。2、基本档案样表及填写举例类别字凭证类别名称限制科目3、填写说明1） 某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，这里，系统有五种限制类型供选择：借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生；贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生；凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生；凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生；借方必无：制单时，此类凭证借方不能有一个限制科目发生；贷方必无：制单时，此类凭证贷方不能有一个限制科目发生；无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分割，数量不限，也可参照输入，但不能重复录入。1.13 项目目录暂无，可根据新三洲的要求，添加核算项目2、基础数据准备表项目目录表项目大类明细分类核算科目项目编号项目名称3、填写说明：定义前的准备工作：一个单位项目核算的种类可能多种多样，比如说，在建工程、对外投资、技术改造、融资成本、在产品成本、课题、合同订单，为此应允许企业定义多个种类的项目核算，因此，可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类。一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，我们还可以对这些项目进行分类管理。例如：可以按以下步骤定义项目：设置科目：在会计科目设置功能中执行。如对产成品、生产成本、商品采购、库存商品，在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目核算的辅助账类。定义项目大类：在项目目录定义功能中定义。如增加生产成本、在建工程、商品核算、科研本等项目大类。指定核算科目：在项目目录定义功能中指定。如将产成品、生产成本等科目指定为生产成本项目大类的科目；将在建工程科目指定为在建工程项目大类的科目。定义项目分类及项目：如在建工程的项目大类下的明细项目及分类。“项目目录定义”功能用于项目大类的设置及项目目录及分类的维护。用户可以在此增加或修改项目大类、项目核算科目、项目分类、项目栏目结构，以及项目目录。1.14 外币目录2） 暂无1.15 结算方式1、标准结算方式标准结算方式供您参考1现金支票2转帐支票3汇款4进帐单5送款单6现金送款单7邮电手续费8退票9委托收款10托收承付11凭证费12补息2、数据准备样表结算方式编码结算方式名称是否票据管理01现金02银行03承兑04内部转账3、填写说明1） 注意结算方式编码与银行对账单的编码对应起来。2） 结算方式名称最多可输到12位。3） 该功能用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为2级。结算方式一旦被引用，便不能进行修改和删除的操作。1.16 付款条件编码规则及基本档案暂无1.17 开户银行1、基础数据准备样表编号开户银行开户银行账号暂封标志2、填写说明1） 开户银行与销售管理的发票及应收应付管理的票据管理。2） 企业若进行发票管理必须将本企业的开户银行录入。3） 开户银行编号最多很输3个字符。4） 开户银行名称最多可输到30个字符。5） 开户银行账号最多可输到20个字符。6） 暂封标识：用来标识账号的使用状态。如果这个账号临时不用时，可以用鼠标点击来置暂封标志为有效。1.18 仓库编码规则及基础数据准备1、软件对编码的要求：唯一，最多10位字符。2、我们对编码的建议：建议使用数字流水码，位数根据仓库的数量来确定，如3位最多可以表示999个仓库。3、编码举例：001 成品仓库002 半成品仓库003 原材料仓库4、数据准备样表编号仓库名称地址对应条形码是否货位管理资金定额负责人是否参与MRP运算计价方式001成品库略略否略是略5、填写说明1） 仓库名称：最大是20位字符。必须填列。2） 仓库地址：可以为空。最多输到30位3） 条形码编码：该编码输入的位长为30位，不允许有重复的记录存在。新增记录时系统缺省将仓库编码带入，可以随时修改，可以为空4） 负责人：可以为空。最多输到10位5） 计价方式：系统提供六种计价方式。工业有计划价法、全月平均法、移动平均法、先进先出法、后进先出法、个别计价法；商业有售价法、全月平均法、移动平均法、先进先出法、后进先出法、个别计价法。每个仓库必须选择一种计价方式。6） 是否货位管理：可选可不选；不选默认为不进行货位管理。7） 资金定额：可以为空。最多输到11位8） 是否参与MRP运算：除了废品库和待处理库之外，其他仓库原则上都应该参与运算。1.19 收发类别1、供参考的标准收发类别标准收发类别参考收发类别编号名称收发标志收发类别编号名称收发标志1入库分类收2出库分类发101采购入库收201材料领用发102采购退货收202材料退库发103产成品入库收203销售出库发104产成品退回收204销售退货发105半成品入库收205半成品领用发106半成品退回收206半成品退库发107低值易耗品入库收207低值易耗库品入库发108库存盘盈收208库存盘亏发109外购半成品入库收209外购半成品销售发110自制材料入库收210委托加工出库发111委托外加工入库收211领用样品发212在建工程领用发213材料销售发214管理部门领用发214车间办公室领用发2、基础数据准备样表6类收发类别编号名称收发标志收发类别编号名称收发标志3、填写说明1） 收发类别设置，是为了用户对材料的出入库情况进行分类汇总统计而设置的，表示材料的出入库类型，用户可根据各单位的实际需要自由灵活地进行设置。2） 收发类别最多输到12个字符。1.20 采购类型1、软件对编码的要求：编码只有2位字长，必须输入，不能为空，不允许重复，并要注意编码字母的大小写。2、我们的建议：建议采用2位数字流水码。3、编码举例01 正常采购02 紧急采购03 4、基础数据准备样表代码名称入库类别是否默认值5、填写说明1) 采购类型名称：必须输入，不能为空。2) 入库类别：是设定填制采购入库单时，输入采购类型后，默认的入库类别，以便加快录入速度。3) 是否默认值：是设定某个采购类型是填制单据默认的采购类型，对于最常发生的采购类型，可以设定该采购类型为默认的采购类型。1.21 销售类型1、软件对编码的要求：编码只有2位字长，必须输入，不能为空，不允许重复，并要注意编码字母