试议集团公司会计基础工作规范

集团公司会计基础工作规范1 目的为更好地贯彻和执行公司各项财务制度、会计制度,进一步加强公司会计管理工作,规范会计行为,提高会计工作水平,保证公司各项会计工作符合财政部会计基础工作规范。2 范围适用于公司总部和办事处会计部门和会计人员的设置、会计工作移交、会计核算、内部会计控制、会计电算化实施、会计档案管理、会计重要单证及会计印章管理。3 术语和定义3.1机构：指总公司和办事处。3.2工作组(或业务组)：指经总公司批准设立属于总公司或办事处管辖的工作组(或业务组)。3.3会计主管人员：是指不设置独立的会计部门,只在其他部门中设置专职会计人员的工作组(或业务组)中行使会计部门负责人职权的人员。4 职责部门/岗位职 责4.1 总部资金财会部负责制定各项会计内控制度、执行本工作规范，监督检查办事处对会计工作规范的执行情况。4.2 办事处资金财会部执行本工作规范,监督所管辖的业务部对会计工作规范的执行情况。5 管理原则管理原则管理原则说明记录表格支持文件5.1总公司及办事处应设置会计部门；不设置会计部门但需办理会计业务的业务部，应配备专职会计人员。5.1.1设置会计部门的机构,应配备会计部门负责人；在业务部中配备专职会计人员的,应在专职会计人员中指定会计主管人员。中华人民共和国会计法、会计基础工作规范（财会字【1996】19号）5.1.2办事处会计部门负责人（高级经理岗）的任免，应经总部资金财会部同意，总部人力资源部批准。5.1.3未设置会计部门及配备会计人员的工作组(或业务组),会计业务应由其所属上级机构会计部门进行处理。5.2会计部门负责人(会计主管人员)应具备下列基本条件:5.2.1坚持原则,廉洁奉公；5.2.2取得会计从业资格证书；5.2.3具有会计师以上专业技术职务资格或从事会计工作三年以上经历。5.3各机构应根据会计业务需要配备取得会计从业资格的会计人员，未取得从业资格的人员,不得从事会计工作。5.4会计人员应保持适当的稳定性。会计人员调整应征求会计部门负责人的意见,并报备上级会计部门。5.5各机构应根据会计业务需要设置会计工作岗位,岗位设置需考虑会计电算化以及内部控制的要求。5.6会计工作岗位,可以一人一岗、一人多岗或者一岗多人。但出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和债券债务账目的登记工作。5.7会计人员的工作岗位应有计划地进行轮换。5.8会计人员应具备必要的专业知识和专业技能,熟悉国家有关法律、法规、规章和国家统一会计制度,遵守职业道德。5.9会计人员应按照国家有关规定参加会计业务的培训。各机构应合理安排会计人员的培训,保证会计人员每年有一定时间用于学习和参加后续教育培训。5.10各机构负责人应支持会计部门、会计人员依法行使职权;对忠于职守,坚持原则,做出显著成绩的会计部门、会计人员,应给予精神和物质的奖励。5.11会计人员应保守本机构的商业秘密。除法律规定和机构负责人同意外,不能私自向外界提供或者泄露机构的会计信息。6 会计人员交接规范事项规范说明记录表格支持文件6.1会计人员工作调动或者因故离职,必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员。没有办清交接手续的,不得调动或者离职。接替人员应认真接管移交工作,并继续办理移交的未了事项。中华人民共和国会计法、会计基础工作规范（财会字【1996】19号）、现金管理暂行条例实施细则（财政部发布）6.2会计人员办理交接手续,必须有监交人负责监交。一般会计人员交接,由机构会计部门负责人或会计主管人员负责监交;会计部门负责人、会计主管人员交接,由机构负责人负责监交,必要时可由上级主管部门派人会同监交。6.3移交人员在办理移交时,要按“会计临时工作交接登记簿”逐项移交;接替人员要逐项核对点收6.3.1移交人员经管的现金、有价证券要根据会计账簿有关记录进行点交。库存现金、有价证券必须与会计账簿记录保持一致。不一致时,移交人员必须限期查清。6.3.2移交人员经管的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺。如有短缺,必须查清原因,并在移交清册中注明,由移交人员负责。6.3.3银行存款账户余额要与银行对账单核对,如不一致,应编制银行存款余额调节表调节相符。6.3.4移交人员经管的票据、印章和其他实物等,必须交接清楚;移交人员从事会计电算化工作的,要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接。6.3.5移交人员以前经办的未了事项,应在移交清册中注明。6.4交接完毕后,交接双方和监交人员要在移交清册上签名或者盖章,并应在移交清册上注明:单位名称,交接日期,交接双方和监交人员的职务、姓名,移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。移交清册一般应填制一式三份,交接双方各执一份,存档一份。6.5 会计人员临时离职或者因病不能工作且需要接替或者代理的,会计部门负责人(会计主管人员)或者机构负责人必须指定有关人员接替或者代理,并办理交接手续。临时离职或者因病不能工作的会计人员恢复工作的,应与接替或者代理人员办理交接手续。移交人员因病或者其他特殊原因不能亲自办理移交的,经机构负责人批准,可由移交人员委托他人代办移交,但委托人应承担本规范6.7规定的责任。6.6 机构撤销时,必须留有必要的会计人员,会同有关人员办理清理工作,编制决算。未移交前,不得离职。接收单位和移交日期由主管部门确定。机构合并、分立的,其会计工作交接手续比照上述有关规定办理。6.7移交人员对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。7 会计核算规范事项规范说明记录表格支持文件7.1各机构应严格按照财政部及公司会计制度、财务制度、各项业务会计核算手续等规定进行会计核算,及时提供合法、真实、准确、完整的会计信息。中华人民共和国会计法、会计基础工作规范（财会字【1996】19号）、现金管理暂行条例实施细则（财政部发布）7.2 各机构现金管理应严格执行人民银行现金管理暂行条例控制大额现金支付。7.3 会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的内容和要求必须符合有关会计制度的规定,不得伪造、变造会计凭证和会计账簿,不得设置账外账,不得报送虚假会计报表。7.4 各机构办理各项业务时,必须取得或者填制原始凭证,并及时送交会计部门处理账务。7.5 原始凭证,是指会计人员记账时所采用的书面依据,包括从外单 位取得的原始凭证和机构内部各部门自制的原始凭证。7.6 原始凭证的基本要求7.6.1内部凭证的内容必须具备:凭证的名称;填制凭证的日期;填制凭证单位名称或者填制人姓名;经办人员、审批人员的签名(签章);业务内容;金额。7.6.2从外单位取得的原始凭证,必须盖有填制单位的有效印鉴;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或者盖章。7.6.3凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写与小写金额必须相符。7.6.4一式几联的原始凭证,应注明各联的用途,只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据,必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写,并连续编号。作废时应加盖“作废”戳记,连同存根一起保存,不得撕毁。7.6.5对外支付款项时,履行审批手续后,可凭支票存根(或汇款凭证)记账;付款后必须取得对方开具的发票或符合国家规定的其他单据进行相应的账务处理。7.6.6职工因公出差借款凭据,必须附在记账凭证之后。收回借款时,核销原借款，收到退还现金应另开收据。7.6.7经上级有关部门批准的经济业务,应将批准文件(或复印件)作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的,应在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。业务处理另有规定的,遵其规定。7.6.8公司对外出具的发票、收款凭证等原始凭证,必须由会计部门统一出具并加盖财务专用章,存根联应装订存档,作废的凭证应订入原存根处。7.7 原始凭证(包括内部原始凭证)记载的各项内容均不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的,应由出具单位重开或者更正,更正处应加盖开出单位的印章。原始凭证金额有错误的,应由出具单位重开,不得在原始凭证上更正。7.8 会计部门、会计人员要妥善保管会计凭证。7.8.1会计凭证登记完毕后,应按照分类和编号顺序保管,不得散乱丢失。7.8.2记账凭证应连同所附的原始凭证,按期装订成册,并加具封面、封底,注明机构名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码。传票应由装订人在装订线封签外签名或者盖章。对于原始凭证，应加盖“附件”章，并将原始凭证依次编号，附件张数与记账凭证标明的附件张数保持一致；对于数量过多的原始凭证,可以单独装订保管,在封面上注明记账凭证日期、编号、种类,同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。7.8.3从外单位取得的原始凭证如有遗失,应要求原开出单位补开确实不能补开的,应取得原开出单位盖有公章的证明及原开出单位存根联的盖有公章的复印件,由经办单位会计部门负责人(或会计主管人员)和机构负责人批准后,才能代作原始凭证。7.9 会计机构、会计人员应对原始凭证进行审核和监督。对不真实、不合法的原始凭证,不予受理。对弄虚作假、严重违法的原始凭证,在不予受理的同时,应予以扣留,并及时向机构负责人报告,请求查明原因,追究当事人的责任。对记载不明确、不完整的原始凭证,予以退回,要求经办人员更正、补充。7.10各机构应定期对会计账簿进行核对,保证账证、账账、账实、账表、账簿、内外账务核对相符。对账工作每年至少进行一次。公司另有规定的从其规定。对账内容包括:7.10.1账证核对:记账凭证记载内容应与所附原始凭证一致。7.10.2账账核对:包括总账与分户账的核对、总账与日记账的核对、会计总账、分户账与资产管理系统有关业务台账的核对。7.10.3账实核对:包括库存现金与现金日记账的核对、银行对账单与银行存款日记账的核对,自有资产和待处置资产(含待处置股权)实物(或相关权益证)与对应账户的核对、重要空白凭证和有价证券实物与对应账户的核对。7.10.4账簿核对:包括各类资产、负债(包括或有资产和或有负债如担保)登记簿(或卡片)与对应总账、分户账的核对、重要空白凭证登记簿与对应账户的核对。7.10.5账表核对:包括各类报表如日记表、月记表、季报表、年报表、资产负债表、利润及利润分配表、营业费用明细表、现金流量表等与总账、分户账的核对。7.10.6内外账务核对:包括本机构与上级机构、下级机构或客户资金往来的核对,如系统内往来的核对等。8 内部会计控制制度编号内 部 会 计 控 制 制 度记录表格支持文件8.1各机构应根据公司统一制度规定,结合本机构实际情况,建立、健全相应的内部会计控制制度。制度要体现科学性、合理性,要体现相互牵制的内控要求。中华人民共和国会计法、会计基础工作规范（财会字【1996】19号）、现金管理暂行条例实施细则8.2各机构应实行会计人员岗位责任制度。主要内容包括:岗位设置(包括出纳)；岗位职责；人员和分工；岗位轮换办法；各岗位考核办法。8.3各机构应完善会计事后监督制度。8.4各机构应分别完善对下属机构费用开支管理办法及本级费用开支管理制度,确定授权办法和开支标准,完善审批手续。费用开支具体可分为业务费用、管理费用和人员费用的开支,还包括职工福利费、职工教育经费、职工工会经费及其它专项费用的开支。大额费用开支前应履行审批手续。8.5各机构应完善固定资产、无形资产及低值易耗品管理制度,对各类资产的购置、领用、日常管理、报废等各环节明确责任和程序。8.6各机构应坚持财产清查制度,每年至少在决算之前清查一次资产,实物资产要和相关会计账簿核对一致,清查结果应形成书面报告存档。8.7各机构应完善会计印章管理制度,指定专人严密保管和使用会计印章,设立印章管理登记簿对印章的启用、销毁、印章管理人的变更等情况进行登记。严禁超范围使用会计印章,严禁在空白会计凭证、账表上预先留盖印章。使用会计印章对外出具证明,需经机构负责人批准,并将证明复印件留存。9 会计电算化制度规范事项规范说明记录表格支持文件9.1 岗位说明会计电算化岗位可以分为系统管理员、系统操作员、系统审核员、档案保管员、系统维护员。会计电算化岗位可实行一人一岗或一人多岗。资金财会部等接触会计核算软件系统，进行系统操作的人员，根据不同人员的不同功能、职责和权限进行一定的划分，形成系统用户。中华人民共和国会计法、会计基础工作规范（财会字【1996】19号）、现金管理暂行条例实施细则（财政部发布）、会计电算化工作规范（财政部发布）9.2会计电算化操作管理9.2.1各系统用户要严格按照自己的使用权限及时做好制单、审核、记账、生成报表及打印等工作，不得越权操作。系统管理员、系统维护员不得实施数据录入操作。9.2.2系统维护员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。实施维护时不准修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作。9.2.3操作人员在进行会计处理时，应严格按照制单-输入-审核-汇总-记账-生成报表的程序进行，不得对操作程序擅自更改。9.2.4会计电算化账务处理过程可分为凭证输入、数据处理和账表输出三个环节。从输入会计凭证到输出会计账表，一切的中间过程都在计算机系统内完成，所有总分类账、明细分类账、科目余额表等账表的数据都源于输入的记账凭证。会计电算化模式下的账务处理风险，除实物管理外，主要是人机接触的环节，包括凭证数据的输入环节和防止非法更改系统数据环节等。账务核对的重点在于核对账款、账实、账据是否相符；当一笔业务涉及不同的应用系统、需要分别进行手工输入时，应核对不同系统间同一数据是否相符。9.3会计电算化数据管理9.3.1系统基础数据包括主数据及辅助资料。主数据主要是科目体系，是公司总部资金财会部通过计算机系统对公司会计工作进行相关管理，实现全辖会计数据、信息统一的重要工具。辅助资料主要包括：科目编码、自定义核算项目、货币代码、机构代码、部门代码、利率代码、行业代码、地区代码、国家代码及汇率表等。辅助资料原则上均由总公司资金财会部统一设置及维护，各办事处不得自行增加、修改及删除，办事处自行设置和维护的除外。如遇新增业务，办事处需函报总公司资金财会部，待审核批准并增加相应代码后，方可办理有关账务处理手续。9.3.2会计凭证是各项业务和财务活动的原始记录，也是核对账务和事后查考的重要根据，包括原始凭证及记账凭证。会计电算化下的记账凭证由计算机系统自动生成，一般为复式凭证。9.3.3为确保运用计算机准确、真实、完整地进行各项核算，在凭证录入及复核必须做好以下几方面的工作：编制原始凭证与复核；根据原始凭证数据直接输入计算机；在输入凭证过程中，发现凭证内容有误时，输入人员不得擅自修改，而应将凭证及时交由原经办复核人员进行更正，再重新输入；对于符合规定的凭证，输入人员必须严格按照凭证上的数据录入，录入后自行检验、核对，确保无误后及时确认输入并根据需要加以备份。9.3.4会计数据处理的各环节，即凭证填制，账务处理，报表编制均执行复核制度。经过复核而未能发现的错误一般由复核人员负主要责任。通过对各项业务会计核算的审核，发现会计核算工作中的差错，及时、有效的加以纠正，使各项业务的会计核算符合会计制度和业务管理规定的要求，将风险和损失降低至最低限度，确保公司财产的完整与安全；确保会计信息的真实、准确、及时和完整，促进管理决策的正确性及可行性。9.3.5 当期账务全部结平后，资金财会系统根据有关记账凭证文件中的数据，汇总生成总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账等。每期（月）期末应打印出凭证序时簿、记账凭证及明细分类账，每年年末打印总分类账（一级科目），并分别按照打印顺序专夹保管、定期装订。9.4信息科技部系统管理人员每季末应对机内软件和会计数据检查一次，防止被人更改及破坏。未经批准，机内数据和备份数据盘不许外人查阅和外借，必要的查阅和外借，须严格履行审批手续，以确保数据安全。10 会计档案管理规范事项规范说明记录表格支持文件10.1 基本规定公司会计档案应按照中华人民共和国会计法、财政部会计基础工作规范、会计档案管理办法的规定进行管理。资金财会部负责会计档案的整理装订，以及移交档案管理部门前会计档案的管理。档案管理部门负责对资金财会部移交的会计档案进行管理。中华人民共和国会计法、会计基础工作规范（财会字【1996】19号）、现金管理暂行条例实施细则（财政部发布）、会计档案管理办法（财政部发布）10.2会计档案的整理10.2.1 会计凭证按照日期及凭证编号顺序编册装订，除特殊情况外，当月的凭证应在次月月底前装订成册，十二月份凭证应在次年二月底前装订成册。每月月末结账后应打印明细分类账，按年打印总分类账。当年的账簿在次年一季度前装订成册。10.2.2月度、年度账务处理完毕后应及时编制并打印财务会计报表，审核无误的财务会计报表应按会计期间分别进行装订成册；装订的财务会计报表封面上应填写报表名称、所属年月以及会计主管签章等内容。10.2.3其他会计资料按年分类整理，分类单独成册或与凭证一起装订。10.3会计档案的保管10.3.1会计档案保管人员应遵守保密制度，不得擅自出借和随意透露档案内容，更不得擅自涂改有关档案。存放于资金财会部未移交档案管理部门的会计档案，应当在资金财会部内部指定人员管理会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。档案保管人员应将会计档案专柜保存，有序存放，并妥善保管柜门钥匙，做好防盗、防潮、防水、防污染工作，严防毁损、散失和泄密。10.3.2保管期限。分为永久、定期两类，各类会计档案的具体保管期限见会计档案保管期限表。保管期限从会计年度终了后的第一天算起。会计档案保管期限表如下：序号档案名称保管年限备注一会计凭证类会计凭证25年二账簿类总分类账25年明细分类账25年日记账25年现金日记账、银行存款日记账其他账簿25年三财务报告类月度、季度财务报告25年年度财务报告（决算）永久四其他类银行对账单25年银行存款调节余额表25年其他25年10.4会计档案的借阅及复制10.4.1会计档案除特殊情况一律不准借离公司。会计档案借阅及复制分本单位人员借阅及复制和外单位人员借阅及复制。10.4.2内部和外部借阅及复制会计档案原则上均应由保管人员填写“会计档案使用登记簿”，详细记录借阅及复制日期、借阅及复制单位和人员、借阅及复制内容等情况，经办人、批准人需签字确认。10.4.3查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。对已订入传票但需抽出的原始凭证,应经会计部门负责人和机构负责人批准后将传票拆封，将其复印件订入原处。10.4.4会计档案查阅人查询完毕后，应在“会计档案使用登记簿”中登记归还时间等内容，会计档案管理人对归还的会计档案进行检查整理。10.5会计档案的移交10.5.1当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由资金财会部保管一年。期满后，资金财会部档案保管人员与档案保管部门档案保管员进行会计档案的移交，并需由资金财会部及档案管理部门专人进行监交。10.5.2由于业务变迁引起的会计档案移交。业务变迁前的会计档案应由原办事处（公司总部）保管，承接业务的办事处（公司总部）可查阅、复制与其业务相关的会计档案。业务变迁后发生的会计档案由承接业务的办事处（公司总部）负责保管。10.5.3移交之后的会计档案由档案管理部门负责保管，并按照本规范的要求进行管理。存放会计档案的柜子钥匙由资金财会部档案保管人员保管，档案室的钥匙由档案保管部门档案保管员保管。10.6会计档案的销毁10.6.1会计档案保管期满可以提出销毁申请。经逐笔查看核对，未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁。10.6.2 由档案管理部门对保管期满的会计档案提出销毁申请。由档案管理部门会同资金财会部提出销毁意见，填制“会计档案保管登记簿”，报请公司总裁（办事处总经理）审批（查）并签署意见，档案管理部门及资金财会部门据以执行。办事处销毁会计档案应报经公司资金财会部及总裁办公室批准。10.7 电算化会计档案管理10.7.1 公司实施会计电算化后，会计档案的形式包括采用磁带、磁盘、光盘等介质储存会计档案的电子文件和定期打印输出的纸质会计档案。采用磁带、磁盘、光盘等介质保存会计档案，除向财政部、人民银行等监管部门报送的报表以外，其他报表可不再转出打印。公司信息科技部必须每期做好机内会计档案数据的备份，备份应一式两份。10.7.2 保存会计档案的磁带、磁盘、光盘等介质应有必要的加密或保护措施，以防止被非法篡改或删除。介质必须一式两份归档保管，正本和副本应分别放置不同地点、交由不同人员妥善保管。10.7.3 保存会计档案的磁带、磁盘、光盘等介质的保管期限应与所存储的会计信息（如记账凭证、总账、明细账等）对应的手工操作会计档案的保管期限相同。当同一介质上存有保管期限不同的会计信息时，应按照保管期限最长的要求执行。10.7.4 保存会计档案的磁带、磁盘、光盘等介质应定期重新复制，间隔期一般为一年，以防消磁致使会计数据丢失。10.7.5 会计电算化系统开发的全套文档资料（包括程序、系统需求书、系统测试报告和评审资料、修改记录等），应视同会计档案管理。保管期限为该系统停止使用或有重大修改后三年。10.7.6 电算化会计档案必须由专人负责整理立卷、编制保管清册，并按照有关制度规定的期限与有关人员办理备份数据和存档资料的交接手续。10.7.7 电算化会计档案的查阅一般仅允许查阅打印输出的纸质会计档案，如有特殊需要，查阅介质保存的电子文件，必须经主管部门负责人批准。10.7.8对可通过计算机系统查询会计档案的机构，必须按照计算机核算管理的要求，经主管部门批准后，对有关人员设定查询权限和密码。未经授权不得进行数据查询和修改。10.7.9保存会计档案的磁带、磁盘、光盘等介质的存放地点，除应具备纸质档案的安全条件外，还应按照国家有关声像档案保管的规定具备防磁及隔热等要求。11 会计重要单证及会计印章管理规范事项规范说明记录表格支持文件11.1会计重要空白凭证的管理11.1.1会计重要空白凭证包括向开户银行购入的现金支票、转账支票，以及向税务机关购入的发票等。中华人民共和国会计法、会计基础工作规范（财会字【1996】19号）、现金管理暂行条例实施细则（财政部发布）11.1.2 重要空白凭证由资金财会部专人保管、登记。购买整本重要空白凭证时，应检查有无缺联、缺号或凭证内项目有无差错，如有问题，应立即办理退换手续。11.1.3 严禁将重要空白凭证随意放置。重要空白凭证应放入资金财会部的保险柜中存放；保管人员应按月核对未使用重要空白凭证，并在“会计重要空白凭证保管登记簿”中进行记录，防止短缺。11.1.4 重要空白凭证与预留印鉴应分人保管。11.1.5 严格报告制度，发现重要空白凭证丢失、被盗或不法分子作案，应立即向主管领导报告。11.1.6 重要空白凭证必须按号码顺序使用，不得跳号，由出纳岗或其他签发重要空白凭证人员按“会计重要空白凭证使用登记簿”内容登记签发日期、起始号码、终止号码、凭证份数，并由领用人核对后签字。11.1.7 作废的重要空白凭证要加盖“作废”戳记，另行专门保管。11.1.8月末重要空白凭证帐实要核对一致，包括空白凭证保管人员及出纳岗对所管理的重要凭证的核对。会计年度终了后，“会计重要空白凭证使用登记簿”单独装订存入会计档案保管。11.1.9 重要空白凭证（限现金支票、转账支票、发票和收据）纳入表外科目核算，以一本一元的价格记账，进行表外会计账务处理，月末按实际盘存数量进行反映。11.2 有价单证的管理11.2.1