费用管理实施细则

费用管理实施细则1.0报销单据的传递及审核1.1各市场的报销单据统一邮寄至市场管理部 人力科，由人力科转销售科 市场联络员 签收。1.2市场负责人 必须将费用报销单或差旅费报销单进行 统一编号 并写在单据右上角，同时填写 费用报销清单，清单需注明：编号、报销内容、金额。否则单据如有丢失，损失由市场负责人承担。终端督导的报销单据首先由 市场负责人 审核。 1.3市场报销单据 号码格式： 03XX-XXX 前四位是年份月份，后三位是顺序编号。 如：0308-006 即表示2003年8月份第6份报销单。 1.4销售科市场联络员 收到报销单据后核对费用报销清单，如有异常即时反馈给市场，并对报销单据进行 审核，转 销售科负责人 复审后转交财务科 资金会计，销售科在3个工作日内审核完毕，并在费用报销清单上 签字，反馈 收到单据日期、审核异常 等。1.5财务科资金会计 负责审核市场人员报销凭证，转 财务经理 审核无误后集中报送 总经理 审批。1.6财务科 负责报销付款并回传费用报销清单，反馈付款日期、付款方式等。1.7市场当月发生的费用 尽可能在 当月 寄至市管部报销，最迟不超过下月10日，否则记入考核。1.8市场人员必须严格按 报销单据的项目 仔细填写，但 大写金额 可不填写，由财务科审核无误后填写。1.9内勤员工 的报销单据首先由 部门负责人 审核，转 财务科 审核后由本人 亲自 报送总经理审批。1.10发生报销单据 不合格退回 的情况，由 报销人 承担邮费，并记入相关责任人的失误考核。2.0费用的申请及审批2.1市场费用中的办公费、电讯费、差旅费、邮寄费、运杂费、专柜试用品按照市管部分解下达的 年度总额 分月计划控制使用。2.2市管部 已核定标准 的市场费用项目不再申请报批（如：个人手机话费、市内交通费补贴、个人办公用品等）。2.3市场购买销售小票、塑料袋、透明胶、制作POP等促销活动临时性支出需报 市管部总经理审批，单次总费用超过500元（含500元）的需报营销中心批准。2.4市场购置专柜服装、鞋、计算器及其他低值易耗品必须填写资产购置申请表或上报 购置申请，报 销售科 审查，人力科、财务科 审核，总经理 审批。2.5除 公司统一 促销方案中列示或公司统一批准的费用以外，专柜、超市发生的各项促销和管理费用均需上报市管部审核，由 市管部 报 营销中心 批准。2.6超市费用 审批权限 如下：公司总部和经销商已签定“重点客户管理协议”、和超市已签定“年度合作协议”的相关费用的，按协议规定执行；公司与其 未签定协议 的相关费用，报 营销中心审 批后执行。2.7市场报销费用 凡涉及购置物品 的均由 经办人 和 领用人 在发票背面签字确认。2.8需报批的各项 费用支出 必须上报 市管部 或 营销中心书面 批准方可执行。另 非正常工作期间 发生的市场人员无法预见、来不及上报书面申请的费用，需在事发前电话征得总经理和财务经理同意后执行，但在上班后第一个工作日内补办书面申请手续。若无任何批复，市场负责人擅自同意支付的费用由市场负责人承担相应经济责任，并扣责任人当阶段考核分每次5-10分。3.0具体费用报销规定3.1薪酬：实行总额控制、定岗定编，薪酬发放严格按公司总部核定编制及规定薪酬标准执行，未经 人力资源中心批准 的人员薪酬，人力科不予计发工资。临时促销人员薪酬标准及编制由营销中心审批；市管部应保证临时促销人员薪酬的安全发放。3.2房租及管理费：市管部按营销中心下达的年度费用总额控制使用。3.2.1提倡集中租住；按总部下达的年度计划控制，在人力资源中心核定标准限额内使用；3.2.2房租及管理费标准：市管部办公用房4500元/月、总经理（副总经理）1200元/月、经理（副经理）800元/月、主管600元/月、职员400元/月；3.2.3房租及管理费标准包含： 房租费、中介费、物业管理费、北方地区集中供暖费，不包含由个人承担的 水、电、煤气、有线电视费等。3.2.4个人租房合同参照总部下发的租房合同范本报市场管理部总经理审批后签订，与合同范本条款相背的合同需报营销中心审批后签订；办公租房合同 报营销中心审批后签订；3.2.5超标准支出 由营销中心、人力资源中心审批。3.2.6除公司 总部外派人员 以外，其他员工必须由个人提出书面报告，由市管部审批后方可执行。3.2.7员工报销房租费需提供 租房合同、付款收据、房东身份证明等资料。原则上按月报销。3.3电讯费：市管部按营销中心下达的年度费用总额控制使用，各市场按照市管部分解的额度控制使用。3.3.1市场管理部所有员工 手机自备，手机费标准由市管部根据公司规定自行制定（见电讯费开支标准），只报话费不 报SIM卡费（选号费）。住宅电话 一律不得报销。3.3.2员工报销手机费，原则上要求 属当地户口的必须办理当地全球通卡或联通卡，报销时提供有 话费详情 的发票（如：月份、月租费、长话费、漫游费等），非当地户口的可办理充值卡，提供充值发票。3.3.3手机费 计费期间为月初至月末 ，新入职员工按入职当月 实际出勤天数 报销手机费3.3.4联合经营部报销业务话费和传真费，原则上要求提供电讯局发票按计费，未设专线电话的由经销商开具发票按自然月份报销。3.3.5市管部本部座机均开通IP电话业务，员工拨打长途 必须使用IP电话拨号。3.3.6市管部内勤人员 使用本部座机拨打私人电话需征求部门负责人允许，长话短说，并在人力资源科提供的 电话清单 上勾对出自己的 私人长途话费，将话费交回 财务科。3.3.7严禁拨打收费声讯电话，杜绝业务外的传真，违者给予10倍罚款。3.4邮寄汇款费：市管部按营销中心下达的年度费用总额控制使用，各市场按照市管部分解的额度控制使用。3.4.1按照市管部邮寄管理相关规定选用邮寄种类；3.4.2市场人员报销费用时，邮寄发票背面必须注明 邮寄内容、邮寄地点、经办人等详情。特快专递详情单、挂号查询单、快递查询底单（受理单）由市场负责人妥善保管，邮件发生异常时凭之办理查询。3.4.3市管部本部由 经办人 填写 邮寄申请单，经 部门负责人 批准后交 人力资源科 办理邮寄。人力资源科负责寄发邮件，报销邮寄费用。3.4.4财务科报销市场人员费用时，尽可能采用银行汇款（中行异地存款）方式，或采用 邮政储蓄异地存款 方式办理。3.5办公费3.5.1市场常规报表 原则上不允许复印，市场复印费的支出仅限公司各种 传真文件、临时表格、经销商确认函件、银行汇票等。3.5.2联合经营部 按 经销协议 执行和控制该项费用的使用。其他市场报销时必须附 复印清单。3.5.3个人办公费标准：市管部所有员工均为15元/季。终端美容顾问无该项费用支出。市场人员个人办公用品可按标准在 每季末 凭票报销。3.5.4市管部内勤人员 个人办公用品，由人力资源科连同 公用办公用品 按 季度 统一采购入库，个人 登记领用，人力资源科按 标准 控制发放。3.6应酬费3.6.1应酬费包括 招待费、娱乐费、礼品费 以及 调用产品应酬 等费用。3.6.2各市场 确实需要应酬，必须上报 书面申请，写明 应酬事由、应酬对象、应酬时间、我方参与人员 和 计划应酬金额，由 销售科 审核，总经理 审批。报销时附 申请批复件。如不 同级别 的人员共同参与应酬，由 最高级别人员 填单报销。3.6.3单次应酬费用超过 1000元 需上报 营销中心批准。3.6.4调用公司产品应酬，在获得批准后，由 销售科 通知相关市场执行，市场人员填制 产品调货申请表，经市管部审核后报上海开单调帐。按 厂价 金额计入年度计划之内。3.6.5杜绝公司内部应酬，谁应酬谁买单。3.7水电费：人力资源科 负责登记市管部本部水、电、煤气记录表，协同物业公司查看水、电、煤气表，负责结算报销。原则上按月结算。3.8会议及培训费：3.8.1根据年度计划额度，本着“精简、高效”的原则控制执行。3.8.2会议及培训费，包括 市管部组织召开 的销售会议、培训会议、考核会议以及公司总部组织召开 的各种会议发生的相关费用，如：会议室租赁费、人员住宿费、人员差旅费、餐费、各种设备使用费等。3.8.3人力资源科 负责编制 会议议程和费用计划，具体安排落实各项会议事务。3.8.4市场管理部 派员外出参加培训或外请专家教授上门培训应报经 营销中心 批准，否则相关费用由总经理（或相关负责人）承担。3.8.5人力资源科 应比较准确地预见会议的召开时间、计划费用支出等，在 月度资金计划 中上报。市场人员无须重复上报该项资金计划。3.8.6人力资源科 报销时需附 会议议程和费用计划。3.8.7市场人员 报销时，务必与 其他出差 严格 分开 填报差旅费报销单，附 开会通知 或 委托销售科附贴开会通知。3.8.9财务科资金会计 报销时 记账凭证摘要 务必注明 会议时间、会议主题等。3.9差旅费用：市管部按营销中心下达的年度费用总额控制使用，各市场按照市管部分解的额度控制使用。3.9.1市场人员在本市内所发生的交通费标准由市场管理部自行制定执行，并报营销中心备案。3.9.2具体实施细则见公务出差管理实施细则。3.10招聘费：3.10.1根据营销中心下达的年度费用计划控制使用。3.10.2人力资源科 负责内外勤员工的人力资源合理配置。充分利用各种招聘渠道补充和储备人才，保证市场管理部日常工作的正常运转。3.10.3需招聘人员时，由 人力资源科 提出报告，阐明 招聘方式、费用预算等，总经理批准后执行。报销时附费用 审批报告和报样。3.11运输费3.11.1市管部按营销中心下达的年度费用总额控制使用，各市场按照市管部分解的额度控制使用。3.11.2市管部发放 促销品和 市场人员提取 促销品等发生的运输费、保管费，报销时需附促销品送货单“运费报销联”（黄联）或书面说明。3.12保险费：3.12.1人力资源科负责按当地规定办理员工保险。3.12.2报销时提供 交款明细表 和 个人承担保险明细表。3.12.3报销时分别按公司、个人承担金额统计填列。3.12.4人力科负责在 工资计算表 中对应扣除员工个人承担保险金额3.13诉讼费：3.13.1发生诉讼费时由市场管理部出具报告，报经营销中心、公司分管法律事务部副总经理批准后方可支付，并将诉讼执行结果书面报告营销中心、财管中心。3.13.2诉讼费，包括法院立案以及聘请律师等相关费用。3.14促销费3.14.1公司统一安排的促销活动、订货会应严格按公司方案执行，市场负责人 须凭 发票或消费者中奖奖卡(奖券) 等相关有效票据按 费用报销程序 粘贴报销,同时附付款申请表。收款单位为 非个人 的须提供该 单位帐户（由该单位出具往来致函）。3.14.2市管部申请的临时促销活动，所发生的 场地费、赠品购置费，报销时需附 营销中心 批复。3.14.3由市场制作的灯箱制作费用、灯箱片发布费用、由 营销中心 批准后执行，报销要求同上。3.15专柜试用品费：3.15.1市管部按营销中心下达的年度费用总额控制使用，各市场按照市管部分解的额度控制使用。3.15.2根据当地专柜 产出较稳定、客流量较大 等具体情况，由 市场负责人 提出申请（填制产品调货申请表），销售科、财务科 审核，总经理 审批后执行,原则上每三个月申请一次。产品为 应季产品。3.15.3美容顾问与终端督导（或市场负责人）分别建立试用品 备查帐，须凭旧瓶核销。3.16超市费用：3.16.1包括超市的进场费、折让费、堆头费、邮报费、超市形象架制作费、端末架特别陈列费、销售奖励及其他超市费用。3.16.2超市费用核销方式如下： 进场费：堆头费：凭“年度合作协议”或营销中心审批件、发票核销。 邮报费：凭“年度合作协议”或营销中心审批件、发票、邮报报样核销。 陈列费：凭 “年度合作协议”或营销中心审批件、发票、堆头照片协议核销。 折让费：凭、“年度合作协议”或营销中心审批件、协议、发票核销，市场负责人提供对应销售报表（必须有美容顾问、市场负责人签字确认），市场负责人、销售科对销售额的真实性负责，财务科应审核是否与销售月报的销售金额一致。 超市其他费用：凭 “年度合作协议”或营销中心审批件、协议、发票核销。3.16.3原则上要求超市费用报销款 直接汇至“年度合作协议”单位帐户上，市场负责人必须取得 该单位盖章确认的帐户资料，否则，由市场负责人提供已给予该单位交款的收据，或证明，报销款可汇至 市场负责人 或 经销商 帐户上。3.17售后服务费3.17.1包括产品 过敏退货费、交通费、医药费、误工费，根据 医院诊断书、相关费用单据、单位误工证明 及 协议（声明） 执行。3.17.2财务科报销后，相关资料转由销售科存档。3.18产品报检费：3.18.1按实际发生额支付使用，凭 报检单、抽检单 （报告）核销。3.18.2销售科、财务科在费用报销时审查报检单、抽检单原件。报检单、抽检单原件在审查后由 销售科 或 市场 保存4.0附则4.1本细