富科勒光电科技有限公司 采购管理程序

富 科 勒 光 电 科 技 有 限 公 司Focono Optoelectronics Ltd.采购管理程序文件编号： FCN-CGCX-001版 本： V1.0页 数： 8页发 行 章：会签单位签名会签单位签名 制造部 技术部 生产部 品质部 业务部 财务部 行政部 资材部核准审核制定履 历 页次数 修改内容版本修订日期1 新制订文件 V1.02017-01-10发送：制造部、品质部、生产部、技术部、资材部抄送：行政部、业务部、总经办文件名称：采购管理程序文件编号版 本制定日期FCN-CGCX-001V1.02017-01-101.目的：为力求在竞争的环境下，公司的采购作业得以在不断改进创新中有所依循，能够在供应商共同努力下，达成适时提供适质、适值、适量的原料、商品及服务。2.范围：2.1所有供应公司产品生产所需原料之采购作业均纳入此规范。2.2生产委外作业及事务单位所需用治具、模具、样品及仪器设备之采购作业，亦纳入此规范。3.定义无4.权责：采购部：采购策略之拟定与执行；供应商之开发管理辅导与关系建立；采购价格与成本之控制；原材料采购资料之收集与分析。PMC部：原材料的采购数量及交期管理；呆废料分析及处理。品质部：原材料之进料品质管理与检验作业执行；原材料品质问题之供应商辅导改善。技术部：原材料之承认，与供应商技术要求的沟通。5.作业内容： 百套光盘. 经营学院下载5.1供应商开发：5.1.1采购主管，开发采购，品质人员，技术人员对相关供应商作评审，确认货品之单价，品质，服务是否最适合本公司；供应商对其货品送样，及承认书到技术部作样品确认，具体材料认可管理程序执行；并由采购部，品质部，技术部评审为合格供应商，具体依供应商审核程序执行；同类货品应有两家以上合格供应商，原则上大件产品要求总经理参与供应商议价过程，如箱体，灯等。5.2物料采购：5.2.1PMC部物控人员依订生产通知单，及相对映之BOM运算MRP，作出物料需求表，经主管，副总批准后交采购部。5.2.2采购部依物料需求表中的物料品名，规格，数量，下采购单；采购单经主管，副总批准后传真至相关合格供应商处，并电话与供应商确认物品交期，数量。并请供应商在4H之内回传。5.2.3采购人员对已下采购单进行跟进，确保货品在PMC要求期之前到货，并在到货前与仓库作有效沟通。5.2.4零星物料采购管理：为配合生产需要所做出的零星物料采购，须由各部门人员填写物质请购单，经部门主管审核，交由总经理批准，方可下至采购部做紧急采购执行，采购部可委托所需部门自行购买。采购部凭借相关单据到财务部统一报销。凡未经批准自行购买的物品不予报销。临时购买累计超过300元需事前向总经理特批方可报销。5.3货品交付：5.3.1交期管理：供应商货品交付在PMC要求交期当日或之前，视为准交。采购人员需统计各供应商的货品交货及时率，作为对供应考核之凭证。5.3.2模具管理：本厂委托供应商生产之材料，如套件及其他塑胶材料等，其模具由本厂出资或由本厂提供者，其管理方式依其相关合同资料办理。5.3.3生产委外管理：本公司外制开发及半成品、成品外协其管理方式依委外制造、外加工管理准则办理。5.3.4验货管理：供应商货品送到公司仓库，仓库人员依物料需求表，送货单，对货品进行清点，包括货品之品名，规格型号，数量的核对，无误后在送货单上签名，我司需留两联送货单，一联交财务入账，一联仓库自存，做进销存系统账；生产部请购之治具，设备等需经生产部管理人员填写设备验收报告，再按照采购流程执行。验货由资材部门，QC处，使用部门，采购部共同验收。a、验收人员应根据“装箱单”、“订购单”、“合同”等采购文件核对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到货日期及实收数量填入“入库单”。同时，验收人员填写验收报告单并在上面签字。b、验收过程中如发现所载的货物与“装箱单”、“订购单”或合同所载内容不符，发现货物由倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程度时应通知办理采购的人员进行处理。c、交货数量超过订购量的部分通知采购部退回供货商，属于自然溢余的，经采购部同意后进行正常收货。d、短交处理:交货数量末达到订购数量，以要求补足为原则，由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理e、急用品验收紧急货物到货后，若尚未收到“请购单”。验收人员应先与采购部核对，确认无误后，按收货作业办理。制造部应当根据物料的重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，按照所需货物制定“货物验收规范”作为采购及验收的依据。5.3.4退换货作业管理：检验不合格的货物退货时，采购员应开立“异常处理单”并附有关“货物检验报告单”呈制造部副总签字确认后办理退货。货物需要更换的要与供方协商解决，需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部门。对于已付款但货物在保修期或保质期出现质量问题的要负责联系维修或索赔，索赔收入连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等全部上缴财务部门。5.3.5订单取消管理：由于公司内部销售订单取消或供应商交货时间延期及其他所导致的原订单作废，采购部需要写明原因，由制造部审批，及时通知其原有供应商，并与财务部门沟通取消其货款，如需另寻找新的供应商，则需要把增减的货款通知财务部门，再按原流程执行。5.4来料检验：5.4.1品质部IQC对来料进行检验，不合格品依不合格品管理程序执行，由IQC填写来料检验报告，交PMC，各主管，副总对检验报告作批示，并下发各相关部门，采购人员依检验报告最终处理方式执行；检验合格则办理入库手续。5.5应付款管理：5.5.1采购部根据现有的财务状况，生产状况以及供应商的付款条件和市场变动情况做出合理的采购财务预付款计划。付款方式为现金和支票的，采购员填写付款申请单，整理所需单证，经总经理核准后，交财务部作付款处理。5.5.2付款方式为月结的，采购员要求供应商每月5日前，将上月对账单传到我司，核对无误后填写付款申请单，整理所需单证，经总经理核准后，交财务部作付款处理。5.6价格管理：5.6.1新零件/材料之询价、比价、议价，新零件之采购作业除了进口品为国内独家代发现货物由倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程度时应通知办理采购的人员进行处理。c、交货数量超过订购量的部分通知采购部退回供货商，属于自然溢余的，经采购部同意后进行正常收货。d、短交处理:交货数量末达到订购数量，以要求补足为原则，由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理e、急用品验收: 紧急货物到货后，若尚未收到“请购单”。验收人员应先与采购部核对，确认无误后，按收货作业办理。制造部应当根据物料的重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，按照所需货物制定“货物验收规范”作为采购及验收的依据。5.3.5退换货作业管理：1检验不合格的货物退货时，采购员应开立“异常处理单”并附有关“货物检验报告单”呈制造部副总签字确认后办理退货。2货物需要更换的要与供方协商解决，需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部门。3对于已付款但货物在保修期或保质期出现质量问题的要负责联系维修或索赔，索赔收入连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等全部上缴财务部门。5.3.6订单取消管理由于公司内部销售订单取消或供应商交货延期等原因而产生的原订单作废，采购部需要写明原因，做订单取消申请单，由制造部审批，及时通知其原有供应商，并与财务沟通取消其货款，如需另寻找新的供应商，则需要把增减的货款通知财务部门，再按原流程执行。5.4来料检验：5.4.1品质部IQC对来料进行检验，不合格品依不合格品管理程序执行，由IQC填写来料检验报告，交PMC，各主管，副总对检验报告作批示，并下发各相关部门，采购人员依检验报告最终处理方式执行；检验合格则办理入库手续。5.5应付款管理：5.5.1采购部根据现有的财务状况，生产状况以及供应商的付款条件和市场变动情况做出合理的采购财务预付款计划 ；付款方式为现金和支票的，采购员填写付款申请单，整理所需单证，经主管，副总经理，总经理核准后，交财务部作付款处理。5.5.2付款方式为月结的，采购员要求供应商每月5日前，将上月对账单传到我司，核对无误后填写付款申请单，整理所需单证，经主管，副总经理，总经理核准后，交财务部作付款处理。5.6价格管理：5.6.1新零件/材料之询价、比价、议价，新零件之采购作业除了进口品为国内独家代理，无替代品或为富科勒策略性辅导厂商所制造生产品外，原则上选择2家以上之供应商询价、比价，但以现有核可之供应商优先。5.6.2 将图纸或料号规格传送给供应商以年度采购需求量及合乎需求之规格、制造L/T、付款方式总体采购成本分析比较来拟定价格。5.6.3 量产材料之年度议价：现有采购之各项零件价格与供应商行年度议价不定期：遇材料价格行情或国际货币汇兑有明显变动或个别订单有特殊需求，需要供应商特殊报价以便支援公司竞标等情况需随时与供应商议定价格。 5. 7供应商档案管理：采购部以供应商数据库为准，须纳入档案的资料包括如下：a、基本情况：供应商代码/供应商名称/供方地址/开户银行/开户帐号/税号/联系人/电话/传真/手机，维护以书面为准；营业执照/执照到期日期、生产许可证/许可证到期日期/质量体系证书/证书到期日期/ 3C认证 3C认证到期日期/产品标识/行业检测报告及有效期/企业简介/配套主机情况/供方基本情况调查表，维护以书面为准。b、合同报价类：供方质量保证协议/配套产品保用服务协议/合同及合同编号/技术协议c、产品类：物料编码/产品名称/图号/价格/企业行业标准/产品执行标准d、供方监测、评价记录e、采购订单,对账单f、文件图纸产品资料 g、质量信息反馈单h、一般文件，往来传