会议管理_高清视频会议系统施工方案

XXXX 高清视频会议系统 施工方案 目 录 第 1 章高清视频会议系统实施方案 4 1.1综述方案 .4 1.1.1项目详细施工方案.4 1.1.2制定详细安装调试计划.5 1.1.3安装现场环境调查及现场勘察.7 1.1.4现场安装调试9 1.1.5到货验收15 1.1.6培训工作17 1.1.7技术支持与售后服务.17 1.1.8交付的技术文件和施工文件.17 1.1.9项目实施的管理20 1.1.10项目实施应急方案.21 1.1.11项目实施过程中 ISO9001 质量保证.23 1.1.12项目实施质量控制表.24 1.1.13项目风险控制24 1.2实施流程、目标和任务时间、人力安排31 1.2.1项目管理综述31 1.2.2工程实施任务44 1.2.3项目组织47 1.3项目的验收方式与内容59 1.3.1工程验收59 1.3.2到货验收60 1.3.3视频会议系统验收.67 1.3.4单机验收计划67 1.3.5系统验收67 1.3.6连续负荷运行测试.68 第 2 章培训计划 69 2.1培训目标和需求69 2.2面向主会场系统管理员的培训70 2.3面向分会场用户的培训72 2.4培训记录文件75 3 2.5培训效果 .75 第 1 章高清视频会议系统实施方案 1.1综述方案 工程实施方案包括项目组织和管理、工程实施计划、技术文档和施工文件、 项目实施管理和质量管理等。 工程实施是一项系统工程，实施水平的高低是项目成功的关键。作为系统集 成商，重庆市 XXXX 有限公司在行业内有实施多个大型项目的成功经验，这得 益于对整个项目实施的良好组织和规划、工程实施过程中严格的质量控制和在 项目实施过程中所采用的项目经理负责制。 我们根据本项目情况，将项目进度管理和质量管理放在首位，保证系统可 以按期保质投入使用，这是我们制定实施方案的主导思想。 1.1.1 项目详细施工方案 为了使重庆市 XXXX 集团有限公司高清视频会议系统建设能够按部就班、 有条不紊地进行，重庆市 XXXX 有限公司将系统集成的实施分为实施前期、实 施中期、实施后期三个阶段，同时对项目实施任务进行分解。项目实施各阶段 关系和要完成的任务图示如下： 5 1.1.2 制定详细安装调试计划 合同签定以后，系统设计小组和工程实施小组将共同对实施方案的技术细 节进行分析、探讨，制定详细安装调试计划，包括： 1、安装调试手册 2、安装调试进度安排 3、安装方式 4、调试方法 5、调试工具的准备，我公司工程师自带专用工具。 6、安装调试环境的准备，会议室附设线缆 7、详细的 IP 地址分配方案，详细的线缆连接图 8、设备参数配置表 9、对影响系统实施的关键工序、关键设备进行分析，提出相应的解决措施 10、编制实施方案、技术参数手册、培训手册和工程安装手册 11、制定项目建设质量管理方案和措施 详细安装调试计划将在合同签定后的 7 日内提交用户。 项目详细实施进度计划表： 7 通过对项目实施各阶段的主要内容和工作量地仔细分析，我们制定出了项 目实施的进度计划。重庆市 XXXX 有限公司和供货商保持着多年友好合作的关 系，我方承诺在中标合同签订后一个月内完成工程建设。 1.1.3 安装现场环境调查及现场勘察 为确保各工程实施小组到达现场后能够尽快展开工作，保证项目顺利进行， 我公司将在设备到货前 5 天内对用户单位设备安装环境进行调查，填写安装环 境调查表。同时，我们还将提前向用户单位提交各种主要设备的具体环境要求 (包括对视频会议室的环境要求)，在用户单位的积极配合下，确保在现场实施 工作开始前完成场地环境准备工作。 安装环境调查由工程实施小组负责。 重庆市 XXXX 集团有限公司高清视频会议系统项目安装环境调查表： 单位名称填表时间 姓名联系电话 职务联系地址联系人 部门邮编 从网络机房到视频会议室是否已布有网线： 网络情况 视频会议室网络接口的位置(图示说明)： 会议室的长*宽*高为： 米* 米* 米 请附图说明会议室的窗户和门的位置以及桌椅的摆放情况 照明 设备 日光灯（ ）三基色灯（ ） 会议室背景颜色（墙壁，桌椅，窗帘）： 会议室窗帘配备了遮光布？ 有（ ） 没有（ ） 背投（ ） 数量（ ） 电视机（ ） 数量（ ） 投影（ ） 数量（ ） 会议室 概况 显示 设备 显示器（ ） 数量（ ） 等离子屏（ ）数量（ ） 接口类型（ ） 9 调音台：有（ ）无（ ） ； 调音台空余输入输出接口数量：（ ） 音响 设备 调音台的接口类型（ ） 摄像机是否已有高清摄像机：有（ ）没有（ ） 设备 安放 位置 视频终端安放位置： 音视频矩阵有否 （ ） 其距离视频终端设备（ ） 控制室有（ ） 否（ ） 视频终 端与连 接设备 的距离 到调音台距离（ ）米； 是否有布线：有（ ）没有（ ） 到调音台距离（ ）米； 是否有布线：有（ ）没有（ ） 到已有摄像头距离（ ）米； 是否有布线：有（ ）没有（ ） 到电源接口距离（ ）米 到网络信息点距离（ ）米 视频终 端与连 接设备 的距离 信息点到网络机房距离（ ）米 会议室或控制室内是否有计算机：有（ ）没有（ ） 1.1.4 现场安装调试 设备到达安装现场后，由我公司技术人员和用户共同清点完毕后，工程实 施小组的工程师将开始设备安装调试工作。 项目组将有包括项目经理在内的多名工程师参加项目实施，他们负责现场 视频会议系统设备的安装和调试，完成后同时填写项目安装调试报告。 我们在设备安装和调试的同时，将对使用单位的设备操作和维护人员进行现场 培训，同时为每个会场提供一套完整的技术资料。 重庆市 XXXX 集团有限公司高清视频会议系统项目实施任务书 项目名称项目编号 项目经理填写日期 其它执行人 任务的内容、完成的标志 序号任务的内容任务完成标志 具体完 成情况 1 熟悉设计方案掌握项目需求 2 安装准备现场培训资料，文档 3 勘察用户的安装现场填写安装环境调查表 4 设备交货，到货验收到货验收单 5 设备安装就位 6 设备调试可以参加会议 7 现场培训用户能够独立使用该 11 设备 8 工作日志日志报告 9 系统联调运行稳定 10 系统验收验收报告 项目经理签字签字日期 部门经理签字签字日期 节点单位项目实施任务书 项目名称安装地点 施工人员填写日期 任务的内容、完成的标志 序号任务的内容任务完成标志具体完成情况 1 安装准备工作 了解会场状况填写安装 环境调查表，现场培训 资料 2 与各会场联系人确认安装计 划和行程 日志记录 3 设备交货，到货验收到货验收单 4 设备安装就位 5 设备调试 可以参加会议，填写功 能验收单 6 现场培训 用户能够独立使用该设 备 7 工作日志日志报告 8 系统联调，联系用户进行配 合 运行稳定 9 系统试运行，经常与用户进 行沟通，了解使用情况，及 时发现并排除问题 保证系统的正常运行 10 系统最终验收，联系用户进 行配合 验收报告 施工人员签字签字日期 部门经理签字签字日期 13 重庆市 XXXX 集团有限公司高清视频会议系统项目安装调试报告 用户信息 单位名称：联系人： 联系人电话/传真：电子邮箱： 地址： 视频终端设备配置信息 主机名称：会场名： IP 地址：子网掩码： 网关： 电视机设置数目：1( ) 2( ) 3( ) 4( )图形显示器使用：电视机（ ）显示器（ ） 视频源：1( ) 2( ) 3( ) 4( )内置多点功能状态：打开（ ）关闭（ ） 自动应答：打开( ) 关闭（ ）允许远程监视：打开（ ）关 闭（ ） 系统密码：有（ ）无（ ）有密码，密码为： MCU 配置信息 主机名称： 控制接口 IP 地址：子网掩码： 网关： H.323 服务名： IP 模块 IP 地址：子网掩码： 网关： 15 工程信息 开工时间：完工时间： 设备安装人： 视频会议终端外围设备连接情况： 电视机（ ）投影机（ ）等离子电视（ ）显 示 器（ ） 音 箱（ ）调音台（ ）录 像 机（ ） 辅助摄像机（ ） 视频终端设备及外围设备连接示意图： MCU 设备连接示意图： 1.1.5 到货验收 在合同设备到达用户指定的地点后，用户与我公司代表将共同开箱验货， 依标书要求对全部设备的型号、规格、数量、外型、包装及资料、文件（如装 箱单、保修单、随箱介质等）的验收，当出现损坏、数量不全或产品不对等问 题时，我公司将负责解决；同时按标书技术部分要求对其产品的性能和配置进 行测试检查，并做出测试方案和测试报告，保证所有硬件设备在标书中所规定 的地点和环境下，实现正常运行，并达到标书要求的性能和产品技术规格中的 性能。 系统联调 系统联调的主要任务内容：系统视频、音频和数据图像效果，会议方式模 拟，视频会议系统与网络系统的融合效果，使系统运行稳定。视频会议设备和 会议室设备的融合。 系统验收 在完成系统联调工作后，我公司将配合重庆市 XXXX 集团有限公司视频会 议用户按照验收测试计划共同对视频会议系统进行现场验收测试，对设备技术 指标和系统总体性能进行验收。 系统验收后，签署系统验收文件： 序号 工作描 述 时间点参与人员工作成果 1 测试方 案编写 启动阶段，实施方案 完成之后 技术实施经理/ 实施组工程师 测试方案（重点是描述 测试项、测试方法） 2 测试计 划编写 启动阶段，实施方案 完成之后 技术实施经理/ 实施组工程师 测试计划（重点是描述 测试时间、人员、测试 项、测试方法） 3 到货验 收 设备到货之后 技术实施经理/ 实施组工程师 到货验收报告 4 设备安 装测试 实施阶段，设备加电 配置完成之后 实施组工程师加电验收报告 17 5 系统联 调 实施阶段，视频会议 会议室设备安装调试 完成后 技术实施经理/ 实施组工程师 视频会议系统 AV 系统 联调测试报告 6 验收 系统验收之前，对系 统安装、测试及演习 情况进行汇总分析 技术实施经理/ 实施组工程师 验收报告 1.1.6 培训工作 现场培训：在工程实施阶段，我公司工程师除了进行现场的安装调试工作 外，还会对各会场指定的系统操作使用人员和维护管理人员进行现场培训。我 们提供完整详细的培训资料，保证用户能够正确掌握设备的使用方法，熟练地 进行安装、维护及检修等工作。 集中培训：对系统相关使用和维护人员进行集中的系统培训。集中培训将 根据用户要求安排时间和制定培训细节。 1.1.7 技术支持与售后服务 工程验收后，系统将进入技术支持与售后服务阶段，由重庆市 XXXX 有限 公司客户服务中心对系统进行技术支持与售后服务工作，同时我们有专职的服 务经理专门负责本项目的售后服务。 1.1.8 交付的技术文件和施工文件 在项目实施期间，我们将根据用户的要求、依据 ISO9001 的规范，编写和 整理各类技术文档和项目实施文档；在项目完成时将全部技术文档汇集成册交 付给用户。 我们将提供全套的中文技术文件，包括： 系统设计说明书 设备安装指南、操作手册、管理员手册和维护手册 重庆市 XXXX 集团有限公司高清视频会议系统项目系统拓朴图 视频会议管理规定建议 视频会议现场操作规程 会议室摄像显示系统、音响扩声系统的说明书 我们将提供中文项目实施文档，包括： 安装环境调查表 项目实施进度记录 安装调试报告 到货验收单 培训记录 视频会议系统 IP 地址分配表 安装竣工图 系统最终配置图、线缆连接图、对线表 工程竣工报告 事故应急预案 设备厂商联系名录 技术支持和售后服务计划 售后服务人员联系名录 同时，根据重庆市 XXXX 集团有限公司对视频会议系统建设的要求，交付文档还 19 包含以下： 序号种类文档名称 项目工作说明书 项目计划 项目开发计划 项目进展报告 项目周报 会议纪要 1 项目管理 项目验收报告 2 设备验收IT 资源验收单 规划设计方案 3 项目实施 项目实施方案 灾难应急预案 4 项目测试 灾难应急预案演练报告 项目初验报告 项目终验报告 项目售后服务及保修说明 5 项目验收 项目资料交接单 培训教材 6 培训 培训效果调查单 用户手册 7 运维 日常维护手册 序号种类文档名称 系统安装部署手册 系统操作维护手册 数据备份与恢复手册 用户说明书/操作手册 二次开发部分的源代码 1.1.9 项目实施的管理 为了对项目实施工作进行有效管理，并能及时控制、调整、解决实施中的 问题，我们将在实施过程中执行以下管理措施： 定期项目小组会议 定期的项目小组会议贯穿整个项目的实施过程，由项目经理负责召集相关 人员定期召开： 审查项目进程 解决存在问题 检查落实后续的工作 分解目标，细化任务 分解目标，细化任务，将项目实施过程分为三个阶段，实施前期、实施中 期和实施后期，并细化每一阶段的工作，将每一项工作分配到项目组成员， 由该成员负责完成该项工作。 全过程文档记录 文档和质量管理小组和系统设计小组确定在各个阶段要提交的所有文档， 并监督这些文档在实施过程中的应用，项目组成员在项目实施过程中将认真填 21 写相关文件和记录。 定期汇报制度和及时汇报制度 项目实施全过程采取项目每日报制度； 对货物运输情况采取每日汇报制度； 对现场安装调试情况、系统联调情况采取每日汇报制度； 对系统试运行情况采取每日汇报制度； 对各种应急情况采取实时直报项目经理制度。 项目组成员每天将自己完成的项目信息通过电子邮件的方式发送给项目经 理，以便项目经理可以及时掌握项目进展情况，遇到问题可以及时协调； 并可以及时安排和调整第二天的工作。 现场实施规范 各实施小组在进驻项目现场后，将严格遵守用户的各项规章制度和管理规 定。 1.1.10 项目实施应急方案 重庆市 XXXX 有限公司已经针对本项目制定了详尽的设计、实施方案。同 时，针对各类突发事件，我们设计了相应的预防与解决措施，提供了完整的应 急处理流程。 应急流程。 我们要求项目实施过程中，实施人员直接将突发情况报告项目经理，项目 经理对突发事件做出判断，安排相关小组处理。如属软件问题，安排系统设计 小组以最快的方式向实施人员提供没问题的软件；如属硬件和货物问题，安排 商务小组以最快的方式向实施人员提供备用的设备或部件。 同时，由系统设计小组将故障情况通报项目实施小组，保证所有实施人员 可以尽快获得相关信息，避免同一情况的再次发生。系统设计小组也将这些情 况放置到该项目网站上，以备查阅。 应急处理措施 项目实施过程中不可避免会出现各种各样的问题，我们考虑到这一情况， 在系统设计时增加了对系统关键环节、关键设备的技术分析和保障措施，特别 是设计了相应的预防措施，努力做到以预防为主。 针对工程实施中可能遇到的各种各样的风险，重庆市 XXXX 有限公司总结 多年项目实施经验，针对一些可能出现的情况，制定了一系列预防处理措施， 举例如下： 23 事件预防措施处理 货箱清点，缺箱、少 箱 做好装箱单 包装箱做好密封 提前与运输部门协调； 备件库提取备件； 核查货物装运过程； 场地不符合安装条件做好安装环境调查； 协调用户尽快解决； 先保证系统开通； 或调整安装计划，先安装其它会场； 设备安装过程中出现 问题 发货前做好加电测试 备件库提取备件； 采用最快方式发往安装地点； 工程师现场更换故障设备或部件； 1.1.11 项目实施过程中 ISO9001 质量保证 重庆市 XXXX 有限公司于 2002 年 12 月通过了 ISO9001 质量管理体系认 证，树立了以服务客户为中心的思想。 重庆市 XXXX 有限公司凭借多年从事系统集成工作的经验，总结实际工作 的切身体会与正反两方面的经验教训，逐步形成了一套以 ISO9001 质量体系标 准为基础的系统集成工程管理流程与规范。 公司通过对ISO9001 质量管理体系文件的编写、评审、试运行，修改、 再评审、再修改，正式运行，集思广益、博采众长形成了独具特色、切实可行 的管理体系ISO9001 质量管理体系，并使用相应的实施方法和手段，在多个 大型视频会议项目中得到了应用，取得了良好的效果。 为了保证整个工程能够自始至终有序地进行和保质保量按计划地完成，我 们组织了一批具有较为扎实的项目管理理论知识和丰富的系统工程实践经验的 项目管理人员、ISO9001 质量管理人员、工程技术人员，他们将遵循 ISO9001 质量管理体系要求，规范项目的业务过程，降低和消除项目风险，保证项目实 施的质量和工期。 项目质量控制的关键在于项目实施过程的科学性、实施人员的技术水平和 完善的质量监督管理体系。我们要求工程师依照安装任务书和设备说明书进行 施工，施工期间保证工程师遵守用户方制度和纪律，并按照用户的办公时间作 息。 1.1.12 项目实施质量控制表 1.1.13 项目风险控制 作为一个大型的项目，由于各种客观因素的影响，必然存在一定的实施风险， 25 因此，必须进行全面的风险分析、并建立一套切实可行的风险控制机制及应对 措施。 1、识别风险 针对重庆市 XXXX 集团有限公司高清视频会议系统项目情况，详细分析相应 的项目实施计划，参考以往类似项目的实施经验，分析各类风险因素，识别项 目潜在风险及其征兆。 2、量化风险 对各类已知风险进行量化分析，如估计风险的影响力（如范围、程度等） ， 判断风险发生的可能性，并采用专门的量化工具、按一定的规则综合估算各类 风险的风险值。 3、制定风险应对措施 制定风险管理方案，针对不同的风险因素制定不同的风险应对措施，如消 除风险发生的起源避免风险发生、设定风险预算投入降低风险发生概率、制定 防范计划或后备措施减缓/消除风险的影响等。 下表是关于“重庆市 XXXX 集团有限公司高清视频会议系统项目工程”的风险 分析及应对措施： 注：H高；M中；L低 4、风险应对措施实施控制 根据制定的风险管理方案，在项目过程中对风险事件做出回应：当变故发 生时，风险识别，风险量化，并按照风险应对措施采取相应的项目活动。 另外，大型项目的风险极其复杂，就算最彻底和最复杂的分析,也不可能完全识 别出所有风险并事先做出应对措施，因此，必须实施和重复进行风险控制。 风险分析 编号风险 影响度 H M L 可能性 H M L 1 到货或清关延期 HL 2 测试点场地不具备安装测试条件 HM 3 测试点设备 DOA HM 4 某些安装点场地不具备安装条件 LH 5 客户应用不一致，测试时不能含 盖 MM 6 设备运输过程中造成设备有损 HL 风险识别 根据项目情况分析，可以识别出项目主要风险如下： （1）设备风险 风险来源：项目涉及视频会议设备、语音设备等多种产品。 风险描述：货物不能及时到达；货物到达不齐；货物错发；包装损坏加电自检 通不过；设备在试运行期间出现故障。 （2）时间风险 风险来源：项目实施工期短，所涉及的产品比较多，各系统之间需要项目配 合。 风险描述：比较短的时间内要完成整个重庆市 XXXX 集团有限公司高清视频 会议系统集成工作。 （3）技术风险 27 风险来源：实施目标较高。 风险描述：搭建一个技术先进的、稳定可靠安全的视频会议应用平台，并实 现招标方对系统的全部。 （4）系统维护风险 风险来源：新系统的维护。 风险描述：对于客户来说，在短时间内新建了一个系统。如何维护好这样系 统是一个的挑战。 风险对应策略 （1）设备风险 在整个货物采购，交货的过程中，我们质量控制组有专人负责整个流程各个 环节的监控。 项目协调组会协调厂商及时组织生产，协调货运代理及时运送货物到达口 岸。商务组及时、积极运作报关手续，保证货物提前或及时入关。 我公司工程师将按照设备清单清点货物，并做详细记录，如果发生货物少发， 多发，错发情况时，经双方确认后形成一个备忘录，由我们负责在用户满意的 时间内尽快更换补齐或者更换。 如果发现包装有明显的破损或异常时，应记录包装破损程度，并照相；检 查并记录外包装上的振动标志和倾斜标志是否变红； 记录设备外表是否有损坏现象；由工程师决定是否决定加电测试； 填写开箱验货报告；对于包装破损，或者加电自检有问题的设备，我们有充足 的备品、备件库，将在指定的时间内，迅速更换全新的备品备件。 设备在试运行期间如果出现故障，我们将查明故障原因并根据故障的实际 情况，采取调试软件系统，更新配置或者整机系统等手段重新测试。 （2）时间风险对策； 详细的进度计划。 在项目实施周期较短的情况下，与各方共同制定一个详尽可行的进度计划 非常必要。在进度计划中，确定需要完成的任务、任务的开始和结束时间以及 相关的责任人，这样便于对项目进行监控。可以在项目实施时间有所偏差时及 时赶工，保证进度要求。 到货期保证措施。 保持与各厂商的沟通并及时向客户汇报到货进度；以及时解决商务操作中 出现的问题，保证设备的到货期。 多个实施小组并行工作 成立多支实施小组，分别负责以下工作： 视频会议系统的安装调试； 会议室显示系统的安装调试； 会议室音响系统的安装调试； 资源保证措施。 重庆市 XXXX 有限公司及各供应商提供必备的资源。确保有充分可以使用的 资源。 部分工作提前进行 项目启动后即开始编写设备安装环境准备表并发送至客户方项目组。确保在 设备进场前完成环境准备工作。 重庆市 XXXX 有限公司提前编制国内采购计划，确定采购物品并跟进相应的 29 到货期。在设备采购期内，项目组与重庆市 XXXX 集团有限公司领导、相关人 员充分沟通，完成需求调研、设计方案、实施方案和测试方案的编写和确认工 作。 （3）技术风险对策 投标方案的考虑 在投标方案中选择产品和制定方案时，即考虑到产品的可用性和方案的先进 型与可行性。确保给出的产品性能满足需求，方案先进可行。 设计方案、实施方案的编写与确认 项目启动后即开始需求调研，然后编写设计方案、实施方案，并且征求各方 意见。确保方案细化可行。 测试方案的确认。 在实施方案编写的同时即准备测试方案，确保各测试项覆盖全面，测试结果 有效。 （4）维护风险对策 重庆市 XXXX 有限公司在产品和方案的选择上已经考虑到系统维护的简易性； 在售后服务支持上，重庆市 XXXX 有限公司提供完备的支持服务，确保用户 724 小时都可以得到相应的支持服务； 重庆市 XXXX 有限公司制定了完备的服务方案，为客户提供培训服务。确保 客户理解、掌握相应的技术，为客户今后的维护工作提供便利。 重庆市 XXXX 有限公司编制初步的系统运维文档，并与客户共同讨论确定。 5.1.9 交货期保证措施 对于视频会议项目来讲，要保证保质保量的如期完工，就需要有一套完整的 项目管理流程，确保采购的货物能够如期到货，并要保证货物的质量。重庆市 XXXX 集团有限公司高清视频会议系统，设备数量和种类繁多，为了能够使该 项目正常运行，就需要保证货物的交货期，具体我们采取以下措施 一、货物的采购 首先，合理安排订货和交货，是项目施工能够按计划进行的保障。重庆市 XXXX 有限公司长期与国内外设备厂商、软件厂商合作，熟知订货、进关等工 作流程，能够很好地协调货物的生产和运输问题。我们在合同签订之前，即与 设备供应商联系设备定购事宜，使设备供应商可以提前安排生产计划，在定单 正式生效时，合同设备可以马上进入交货流程，满足设备交货进度的要求。我 们与用户签订合同后，将立即和设备厂商进行商务洽谈，确保项目中所有硬件、 软件如期、安全地到达指定地点。 其次，准备足够的资金，保证供货商能够按时交货。 二、货物的运输 在备货期间，我们将保持与各厂商的联系，密切跟踪货物生产、运输情况。 同时，我公司以到货情况跟踪表的形式，每天向项目领导小组通报一次货物情 况。 在进行设备运输时，我们将考虑设备安装地点的可能运输方式和运输周期， 制定合理的设备运输计划，保证合同设备安全按时地抵达指定地点；设备运输 采用门对门方式，由用户指定的收货人收货。 在设备的运输过程中，我们将严格按标准进行包装，包装符合远距离运输、防 潮、防震、防锈和防野蛮装卸等要求，能确保货物安全无损地运抵目的地。 31 我们将在设备装运发货 24 小时内，传真通知用户以下信息：运抵的货单编号、 产品名称、包装箱数目、运抵地点以及确切发运日期、存储要求及其它注意事 项。 设备到货后，我们将在发往指定交货地点之前，对设备进行加电测试。 三、交货承诺 对重庆市 XXXX 集团有限公司高清视频会议系统项目设备交货，我公司承诺 如下： 1. 保证所有货物为全新设备。 2. 保证最终交付给客户的设备无质量问题。 3. 保证按交货计划及时将货物运至客户指定现场，不影响工程进度。 1.2实施流程、目标和任务时间、人力安排 1.2.1 项目管理综述 重庆市 XXXX 有限公司项目管理总体概述 重庆市 XXXX 有限公司公司经过多年的探索及不断总结，在项目的组织实 施过程中规范流程、强化监管，总结出比较成功的项目组织实施管理办法： 重庆市 XXXX 有限公司认为项目的实施必需遵循 PMI 的管理规范（被 ISO 组 织引用成为项目管理的质量标准ISO10006 国际标准） ，在项目管理过程中， 接受 ISO9001 质量保证体系的监控，同时强调用户的积极参与。 “客户满意” 是项目管理必须始终遵循的原则。 重庆市 XXXX 有限公司在实施项目的过程中，将严格执行 ISO9000 质量标 准，凭借质量体系文件对项目流程进行严格的管理与控制，从而保证客户对项 目效益的最大需求。美国 PMI 的原则也是我们在项目管理活动中参照执行的原 则之一。 PMI 以组成过程的形式描述项目管理的知识和实践，总共为 39 个项目管理 过程，这些过程被组织成九个知识领域，为了提供更好的管理监控，并与项目 执行组织的持续运作之间建立恰当联系，我们把整个项目执行分为五个阶段： 准备阶段：项目前期的准备工作，证实一个项目已经正式启动。 计划阶段：制定并维护一个可执行的进度计划，以实现所承担项目所要达 到的目标。 实施阶段：协调人员和其它资源以执行计划。 控制阶段：通过监控和测量过程，并在必要的时候采取纠正措施以确保项 目目标的实现。 收尾阶段：项目的正式接收并达到有序的结束。 各个阶段通过它们创造的结果相互联系每个阶段的输出或结果成为另一 个阶段的输入，如下所示：各阶段的相互关系。 33 每个项目都是从准备阶段开始，正式启动项目，在准备阶段，主要是为项 目的执行做一些铺垫工作，如指定项目经理，成立项目组，系统设计，现场勘 查等，然后进入计划阶段，在此阶段，利用准备阶段确定的文档，如：项目章 程，总体方案等，对项目进行详细的计划，形成一系列计划，如：进度计划， 质量计划，费用计划，风险计划等，用于指导项目实施；参照制定的计划，项 目进入实施阶段，此阶段主要是对设备及软件产品进行安装、调测，同时会把 项目进度情况及变更情况反馈到控制阶段，控制阶段中会对比项目实际进度和 计划的偏差及评估变更的影响，决定所采取的纠正措施，重新返回实施阶段， 如果计划需要重新调整，就要返回计划阶段，修改计划，然后进入实施阶段。 在控制阶段，如果确认项目按计划全部完成，就进入收尾阶段，项目文档整理、 提交，用户对项目正式验收，标志项目正式结束。 对于本项目而言，我们可以分为准备阶段、计划阶段、实施阶段、控制阶 段和收尾阶段。 项目管理业务流程图 重庆市 XXXX 有限公司根据项目管理的要求和系统项目的特点，将项目管 理的五个阶段细化为四十八个过程。形成了系统项目管理业务流程图。并明确 了流程图中每个过程的任务、责任人、形成的质量记录文档及关键点和注意事 项等要素。 重庆市 XXXX 有限公司项目质量保证体系及项目管理方法 重庆市 XXXX 有限公司公司经过多年的探索及不断总结，在项目的组织实施 过程中规范流程，强化监管，接受 ISO90001 质量保证体系的监控。 项目实施计划管理 本项目建设的范围及内容 完成招标文件要求的所有设备的供货安装调试工作，建设开通重庆市 XXXX 集团有限公司高清视频会议系统网，并根据用户要求配合用户完成相关的会议 室集成、网络线路配置优化等工作，最终完成整个高清视频会议系统的安装、 调试、验收与培训工作。 35 关于本计划的说明 提供重庆市 XXXX 有限公司针对重庆市 XXXX 集团有限公司高清视频会议 系统项目的相关背景说明，明确项目的进度安排、资源分配、内外部接口和工 作流程等信息，为项目组工作提供指导。在通过重庆市 XXXX 集团有限公司项 目组成员通过认可后，下发重庆市 XXXX 有限公司项目组成员； 人力资源管理 目的 确保项目有足够数量的符合资质要求的人力资源，并建立合适的组织结构， 明确人员的工作职责保证人力资源得到充分使用。 人力资源要求 项目管理人员 熟悉项目管理的基本原理和方法，有丰富的项目管理经验，协调能力强， 现场处理能力强。 技术人员要求 技术实施经理：熟练掌握视频会议系统、AV 视频显示系统、音响扩声系统、 集中控制系统，有实施过大型项目的经验； 工程师：熟练掌握相应的视频会议 MCU、终端、显示设备、调音台、音 响扩声设备的安装、配置和调试等相关技能。 项目进度管理 目标 对本项目的工作进度进行监控，确保项目按照预期的计划实施。 依据项目对进度的要求，重庆市 XXXX 有限公司制定了项目进度计划。具体 进度计划请详见本文档中的“项目进度计划”部分。 在进度计划中，明确标识出了完成项目所需的任务、时间进度，并且标注 了里程碑标志。 控制手段 项目经理作为项目的总接口人及项目总负责人，负责项目实施的全面工作， 包括收集有关产品到货、现场准备、安装进展、用户技术人员反应等有关项目 信息。 在项目实施过程中，项目经理将严格按照项目实施计划，全权负责项目进度 的管理与监督。定时向用户项目实施负责人汇报项目进度，在处理突发事件和 项目变更时，及时调整人员和计划以保证项目正常进行。 在遇到导致项目进展的因素发生时，项目经理将采取必要的措施。 项目的进度控制 项目进度控制以项目进度计划为依据，项目的进展通过工作日报、周报及 阶段报告来反映。 沟通管理 目标:保证本项目内/外部沟通顺畅，使信息及时、完整、准确的传递给相 关人员，以做出相应决策。 沟通原则 有效的沟通交流是项目实施很重要的部分。根据本项目的工作要求，沟通 分为例行沟通、一般事件沟通、重大事件沟通。与项目管理组及客户的沟通、 重庆市 XXXX 有限公司项目组内部针对重大事件的沟通都需要形成会议纪要。 （1）例行沟通 37 每周向项目管理组和客户方提交项目的工作日报、工作周报及阶段进度报告， 报告项目的进度、与计划的吻合程度、当前存在的问题及解决方法建议等。 （2）一般事件沟通 （3）重大事件沟通 如项目出现重大的问题（如进度严重拖期、出现大的返工等情况）时向项目 管理组汇报，请项目管理组做出决策。 重大事件沟通：以下事件定义为重大事件： 项目延期超过 7 天 方案编写及评审工作 设备到货加电验收完成 系统验收 其它经过项目管理组确认的重大事件 （4）其它 会议纪要由项目经理发布。 变更管理 目标:有效控制项目中发生的既定计划、工作流程及咨询服务成果的变更，通 过识别变更对咨询服务的影响、监控变更的实施和记录变更情况等手段来保证 变更充分受控，避免无序的变更造成项目整体计划拖延或者工作流程混乱等现 象。 变更管理,变更管理的步骤： 变更申请变更审批变更执行变更确认变更发布变更记录 工作内容变更 随着项目工作的开展，客户方可能会提出服务内容方面的变更；通过重庆市 XXXX 有限公司项目组中的成员传递客户的变更申请，以变更申请表的方 式提交；由项目管理组相关人员讨论后确认是否变更。如确认变更，则影响到 本实施计划的如下内容： 工作任务分解描述：增加/减少相应的工作内容； 组织结构和人员分工：增加/减少相应的人员分工； 外部接口关系：增加/减少相应工作的接口描述； 阶段计划：增加/减少相应的阶段工作； 文档管理：增减/减少相应的文档要求。 变更记录 项目经理将变更情况记录到变更状态跟踪表中。 文档管理 目标:建立一个标准化的项目技术文档体系是项目管理规范化、程序化的重 要手段。正确地管理、使用各类文档则使项目管理工作变得有据可依、井井有 条。 文档的管理是系统集成服务中的重要部分，其对于项目的按时、顺利实施提 供了保障，同时为技术转移给用户和系统的运行维护及管理提供依据。 重庆市 XXXX 有限公司在项目实施中严格遵循 ISO9000 质量管理规范，并 在十几年的项目实践中积累出一整套文档管理规范，在项目每一个环节的实施 都严格按照文档管理规范进行，项目文档的管理贯穿于项目的准备、实施和售 后服务的全过程中。 项目实施结束后，我们会将所有的项目文档导入技术响应中心的数据库中， 39 以便于项目文档的规范化管理和系统的售后维护。 对重庆市 XXXX 有限公司项目组发布的文档进行有效的管理，确保文档内 容全面、格式规范并得到正确的使用。 文档管理要求 部分文档参照模版编写。 文档在发布之前需要审核、批准。 文档的发布需要进行记录。 对文档的更改情况作记录。 文档的清单、编写人、审核/批准人、发布范围等信息及当前有效的文档列 表以配置记录的方式体现。 本项目中，项目协调组的一名成员来负责文档的搜集、整理和保存工作。 本项目可能的文档清单 序号阶段阶段成果编写人审批人提交对象 项目组人员联系名单 重庆市 XXXX 有限公司 重庆市 XXXX 有 限公司方负责人 用户方项目组 客户方项目组人员名 单 用户用户方负责人 项目组，原厂商 项目组 需求说明书 重庆市 XXXX 有限公司 用户方负责人用户方项目组 总体设计方案 重庆市 XXXX 有限公司 1 准备阶段 系统资源规划方案重庆市 XXXX 用户方负责人、 专家组 用户方项目组、 重庆市 XXXX 有限公司项目组 有限公司 测试方案 重庆市 XXXX 有限公司 设备到货情况报告 重庆市 XXXX 有限公司项目经理 用户方项目组、 重庆市 XXXX 有限公司项目组 项目整体计划 重庆市 XXXX 有限公司 用户方负责人、 项目经理 用户方项目组、 重庆市 XXXX 有限公司项目组 范围计划 重庆市 XXXX 有限公司 用户方负责人、 项目经理 用户方项目组、 重庆市 XXXX 有限公司项目组 进度计划 重庆市 XXXX 有限公司用户方负责人、 项目经理 用户方项目组、 重庆市 XXXX 有限公司项目组、 原厂商 质量计划 重庆市 XXXX 有限公司 项目经理 用户方项目组、 重庆市 XXXX 有限公司项目组、 原厂商 2 计划阶段 资源计划重庆市 XXXX 项目经理重庆市 XXXX 41 有限公司有限公司项目组、 原厂商 沟通计划 重庆市 XXXX 有限公司 用户方负责人、 项目经理 用户方项目组、 重庆市 XXXX 有限公司项目组 风险计划 重庆市 XXXX 有限公司 重庆市 XXXX 有 限公司项目经理 重庆市 XXXX 有限公司项目组、 原厂商 开箱验货报告 重庆市 XXXX 有限公司用户方负责人 用户方项目组、 重庆市 XXXX 有限公司项目组 现场环境检查表 重庆市 XXXX 有限公司用户方负责人 用户方项目组、 重庆市 XXXX 有限公司项目组 系统参数配置报告 重庆市 XXXX 有限公司用户方负责人 用户方项目组、 重庆市 XXXX 有限公司项目组 安装测试报告 重庆市 XXXX 有限公司用户方负责人 用户方项目组、 重庆市 XXXX 有限公司项目组 3 实施阶段 测试报告重庆市 XXXX 用户方负责人用户方项目组、 有限公司重庆市 XXXX 有限公司项目组 用户手册 重庆市 XXXX 有限公司 重庆市 XXXX 有 限公司项目经理 用户方项目组 配置报告 重庆市 XXXX 有限公司 重庆市 XXXX 有 限公司项目经理 用户方项目组、 重庆市 XXXX 有限公司项目组 联调测试报告 重庆市 XXXX 有限公司用户方负责人 用户方项目组、 重庆市 XXXX 有限公司项目组 4 初验 初验合格证明 重庆市 XXXX 有限公司用户方负责人 用户方项目组、 重庆市 XXXX 有限公司项目组 5 试运行试运行报告 重庆市 XXXX 有限公司/用 户 用户方负责人 用户方项目组、 重庆市 XXXX 有限公司项目组 6 终验终验合格证明 重庆市 XXXX 有限公司/用 户 用户方负责人 用户方项目组、 重庆市 XXXX 有限公司项目组 7 控制项目进度报告 重庆市 XXXX 有限公司 用户方负责人、 重庆市 XXXX 有 用户方项目组、 项目组 43 限公司项目经理 8 收尾集合成册的项目文档 重庆市 XXXX 有限公司 重庆市 XXXX 有 限公司项目经理 用户方项目组 项目组外部输入文档的管理 对外来文档进行登记记录。外部文档的有效性以配置记录的方式体现。 重庆市 XXXX 集团有限公司视频会议项目管理原则 重庆市 XXXX 集团有限公司高清视频会议系统项目组采用项目领导小组领导 下的项目经理负责制。 1、项目的最高管理机构是项目领导小组，负责工程的总体部署和决策，包 括对具体实施计划和设备变更的审核等，并通过项目经理对整个工程进行管理。 2、项目经理向项目领导小组负责，主要负责调度和管理各小组并协调各种 资源，直接管理和领导各个小组的工作，负责完成整个项目的实施。 3、各项目小组，在项目经理的统一协调下，完成本项目小组的工作，并和 其它小组进行良好的协作，保证整个系统的顺利进行。 4、项目经理每天召开项目小组会议，总结当天的工作，解决问题，安排第 二天的工作。 5、项目管理以项目计划为主要内容，各项目组成员按照项目计划安排和开 展工作，项目计划的变更应向项目经理汇报，并得到批准。 6、我公司项目组接受项目领导小组的管理和协调，服从领导小组的统一计 划安排，并每天向领导小组汇报当天的工作。 7、重庆市 XXXX 集团有限公司高清视频会议系统项目实施小组负责监督和 管理整个项目的实施，我公司项目组将听从相关的安排，并每天进行工作汇报。 1.2.2 工程实施任务 项目实施目标 依托重庆市 XXXX 集团有限公司光纤网络，建设重庆市 XXXX 集团有限公 司高清视频会议系统项目覆盖各分会场的高清视频会议系统，实现远程、实时、 交互功能，为重庆市 XXXX 集团有限公司与下属单位之间的协调会议、行政会 议、工作会议、表彰会议、远程培训、应急会议等多种应用提供支持。同时在 用户需要时，配置重庆市 XXXX 集团有限公司的高清视频会议室，配合会议室 设备，将重庆市 XXXX 集团有限公司的会议室改造成为符合视频会议要求的， 功能完善的视频会议室。 项目实施内容 在总部机房和会场配置高清视频会议系统等相关设备，通过 IP 网络实现重 庆市 XXXX 集团有限公司与各下属单位高清视频终端等的连接，最终完成整个 高清视频会议系统的安装、调试、验收与培训工作。 项目实施任务 1、制定详细的项目建设进度计划，全面实现设计目标； 2、制定项目建设质量控制方案和措施，对影响整个视频会议系统实施的关键工 序、关键设备（含软件）进行分析，提出相应的解决措施，保证项目实施的顺 利进行； 3、制定详细的培训计划，编写培训教材； 4、合理安排和组织项目实施，并在规定时间内完成各阶段的工作，主要任务有： 45 实施准备、设备的采购、安装、设备和系统调试、现场培训和集中培训、验收 等； 5、为用户建立视频会议管理规定和现场操作规程； 6、进行工程验收，包括到货验收、系统初步验收、试运行和系统最终验收四个 阶段，编写每个阶段的验收文件和验收报告； 7、制定和整理项目实施各阶段的文件和文档，按照档案管理的要求装订成册； 8、制定技术支持和售后服务方案，实施技术支持和售后服务； 9、制定应急处理措施； 10、以规范化的方式进行项目管理。 详见以下的工作任务分解表 序号项目阶段阶段细化 工作任务 1 签订合同 2 项目启动 3 启动会 4 设备采购及运输 5 场地环境需求 6 系统需求调研 7 系统设计方案编写 8 系统实施方案编写 9 系统测试方案编写 10 项目准备阶 段 方案评审 11 机房环境确认 12 设备到货 13 急需设备提 供 根据到货情况准备应急设备 14 视频会议终端设备开箱验货 15 视频会议 MCU 设备加电安装 16 视频终端设备系统联调 17 视频会议 MCU 系统安装调试 18 摄像机开箱验货、加电测试、安装 19 其它辅助设备开箱验货 20 会议室 AV 系统设备开箱验货 21 视频会议设 备 会议室 AV 系统设备加电测试并联调 22 系统测试 系统整体测试 23 初验会议 24 初验 签署初验报告 25 试运行解决试运行中出现的问题，试运行报告 26 终验签署终验报告 工程项目设计联络会 为了保障重庆市 XXXX 集团有限公司视频会议项目的顺利实施，我公司将根 据需要与招标方召开设计联络会。第一次设计联络会确认投标方的系统设计方 案和设备配置方案，第二次联络会讨论系统设备安装调试等工作的界面和接口 47 问题以及验收大纲、培训计划、工程文档等。每次设计联络会双方均应签署会 议纪要，该纪要应作为合同执行文档的组成部分。 我公司将严格遵守招标方对设计联络会的时间、地点等要求。我公司将配合招 标方随时召开设计联络会。 1.2.3 项目组织 建立适用于本项目实施和管理的组织和领导机构，是顺利进行工程实施的重 要条件和保证，也是保证工程质量的重要手段。我们根据本项目的特点在项目 立项以后将成立专门的项目组，由重庆市 XXXX 集团有限公司领导和我公司领 导共同领导，由具有丰富国家骨干视频会议系统项目经验的高级技术经理担任 项目经理，由有丰富工程经验的资深工程师负责设备和系统的安装调试，由专 门的人员负责整个项目的物流供应，同时整个公司行政部门发挥后勤保障的作 用，共同保证整个工程实施的顺利进行。 项目组施工组织结构图 项目组下设若干职能小组，其组织结构如下图所示： 项项目目领领导导小小组组 项项目目经经理理组组 项项目目协协调调组组实实施施保保障障组组项项目目实实施施组组项项目目维维护护组组项项目目验验收收组组 设设备备厂厂商商 系系统统设设计计组组 商商务务组组 培培训训组组 视视频频会会议议实实 施施小小组组 显显示示系系统统实实 施施小小组组 顾顾问问咨咨询询组组 音音频频系系统统实实 施施小小组组 控控制制系系统统实实 施施小小组组 日日常常维维护护组组 紧紧急急响响应应组组 质质量量控控制制组组 技技术术专专家家组组 项目小组施工组织结构图 项目领导小组由总局代表和我公司领导组成，负责项目的总体工作部署和总 体协调。项目经理在项目领导小组的统一指挥下，对各项目组成员进行调度、 控制，明确各职能组的职责及小组间关系，以保证项目组织协调运作，顺利完 成项目实施任务。 项目组职责与人员构成 项目领导小组 负责整个项目实施的统一领导，在实施过程中对整个项目进行管理，做出重 大决策，我公司副总经理李拥军出任项目领导小组成员，视频会议事业部张建 会担任本项目技术专家。 项目经理 负责领导