办公文秘_秘书是一份受人尊重的职业培训资料

秘书是一份受人尊重的职业。他们把公司里的一切都安排得井井有条。从商务会议的日程到重要文件的整理，一切都操纵在秘书手中。他们职位未必很高，但因接近权力核心，影响力大和做事干练，赢得了大多数人的敬重。秘书的职业要求远不是吃“青春饭”那么简单。要有沟通、协调、预见和判断力，还要具备商务沟通、办公管理、文书写作、会议协调种种专业技能。国家劳动部早在97年就开始文秘的全国统一认证，文秘的国家职业资格证书已经成为用人单位选拔人才的事实标准。秘书职责的适用性特别好，各类的企事业单位、政府机关都需要类似的人才，因此秘书工作具有广泛的就业空间。同时，因为秘书职位接近中枢，可以接触更多的业务信息和学习业务知识，加上与领导的接触机会多，更容易获得横向发展机会（即优先获得其它职务的机会）。(来源：新闻晚报)我要评论深度综述 秘书职业四大素质必不可少回页首 基本能力。秘书应懂得两国甚至三国以上的语言，具有基本的计算机操作技能，以及较强的语言文字运用能力。沟通能力。秘书需要和老板、同事以及客户打交道，要善于协调企业内外部的关系，较好的沟通能力是成为优秀秘书的重要素质之一。应变能力。秘书需要与方方面面打交道，工作中遇到的变化与问题相对较多，因此需要有随机应变的能力，遇到问题能及时看到问题的症结所在，并能迅速解决问题。合作能力。秘书要参与许多实际项目，需要收集信息，需要配合团队工作，因此团队合作能力是秘书必备的关键能力。此外，公关能力、辨别是非能力、协调分析能力、办事能力，以及踏实的工作态度与作风，都是一名优秀秘书应具备的专业素质。(来源：人才市场报)我要评论资讯专递 两大国内秘书资格认证证书回页首国家秘书职业资格证书该证书是1997年劳动保障部推出的第一个全国统考秘书职业资格证书，也是秘书行业的入门标准证书。证书等级：国家职业资格五级、四级、三级和二级。申报条件：1.五级：在本职业工作2年以上。2.四级：取得五级秘书证书，连续从事本职业工作2年以上，或连续从事本职业工作4年以上。3.三级：取得四级秘书证书，连续从事本职业工作4年以上，或本科毕业，并连续从事本职业工作2年以上。4.二级：取得三级秘书证书，连续从事本职业工作4年以上，或本科毕业，并连续从事本职业工作4年以上。考试内容：采取情景录像测试和书面笔试模式。考核认证内容和等级将以秘书国家职业标准和秘书国家职业资格培训教程为依据，主要考核完成秘书职业功能和工作内容所必备的技能和知识要求，其中包括专业外语考核。颁证机构：国家劳动和社会保障部。评价：此秘书资格证书具有普遍认可性，是含金量较高的秘书资格认证，是国内从事秘书职业的资格准入证明。目前，国内企事业单位的文秘招聘大都以此证书为基本标准。全国商务秘书（CBSC）资格证书：该证书是中国商业技师协会职业教育专业委员会根据国家文件设立的考试项目，旨在培养复合型、多功能、具有策划能力的商务秘书人才。证书等级：初级商务秘书、商务秘书、高级商务秘书。申报条件：1.初级商务秘书：中专以上学历。2.商务秘书：本科或大专毕业，或取得初级证书后从事相关工作两年以上。3.高级商务秘书:本科毕业取得商务秘书证书后从事相关工作2年以上，大专毕业取得商务秘书证书后从事相关工作3年以上；或中专毕业取得商务秘书证书后从事相关工作6年以上。考试内容：分理论和技能两部分。根据各科目内容采用不同考试形式。专业理论含商务秘书理论与实务、商务电脑实务理论部分和商务英语，为闭卷笔试考试；商务电脑技能部分为上机考核。颁证机构：中国商业技师协会。评价：该认证重视商务技能的培养与考核，帮助考生提升文档管理、信息收集、整理、分析及商务活动策划等综合业务能力。(来源：新闻晨报)我要评论资讯专递 四大国际秘书资格认证证书回页首伦敦工商会(LCCIEB)秘书证书伦敦工商会考试局英文简称LCCIEB，是全球最大的职业技能证书发放机构之一。获得证书的学员可继续进修专业资格文凭或到国外大学进一步深造。该认证目前在国内30多个省市设立了考试中心。考试等级：考试等级分为三级，国内目前开考的是二级和三级。申报条件：具有一定英语能力的人士均可报名参加考试。考试内容：二级考试包括商务英语(二级)、商务管理和文本产生三门；三级考试包括商务英语(可自选二级或三级)、商务实践、商务管理(三级)和文本产生(三级)。评价：该证书有“秘书工作绿卡”之称，能帮助持证者获得更多的就业机会，尤其获得英联邦国家和东南亚国家企业的青睐。该认证比较适用于需继续进修的专业秘书，特别是去国外大学深造的人员。剑桥办公室管理国际证书（剑桥秘书）：该证书由国家教育部考试中心中英中心从英国剑桥大学考试委员会引进，是按国际标准开发的秘书技术和职业培训课程，目前全球160个国家认可该资格证书。证书等级：设初级、中级、高级。申报条件：中专以上学历在校生及从事办公室工作人员，具有一定的英语基础。考试内容：核心课程，如文字处理、商务沟通和任务管理、办公室管理；选修课程，如速记、客户服务、组织会议和活动、人际商务技巧、信息与沟通技术。考生可以根据考试级别任选考试模块。评价：此证书为国际、国内双认证证书，除了满足学员就业需要，也满足从业人员提高技能的需要，具有实用性、通用性和开放性的特点，是较高层次的秘书资格认证项目。IAAP秘书资格证书：IAAP是国际职业秘书协会的英文简称，是全球著名的跨国性职业组织，在27个国家和地区设立分支机构。目前，IAAP在北京和上海等大城市已设立了培训点和考点。 申报条件：高中以上学历，且具有6年秘书工龄。考试内容：包括企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。评价：作为一个全球闻名的秘书协会组织，其组织的考试影响力不可小觑，在业内被称为“博士级”的资格证书。国际商务秘书职业资格证书：该认证颁发机构是国家商务部中国对外贸易经济合作企业协会，是今年新推出的一个认证项目。证书等级：分为国际商务秘书与高级国际商务秘书两个等级。申报条件：1.国际商务秘书：高中及以上学历；相关专业中专、技校、职校及以上学历；有意从事相关工作。2.高级国际商务秘书：大专、高职及以上学历者；高中学历并2年以上国际贸易业务相关工作经验者；持有国际商务秘书认证证书者。考试内容：国际贸易理论基础、国际商务秘书实务，或高级国际商务秘书实务。评价：国际商务秘书是外贸企业国际业务团队不可或缺的专业人才，该认证可提高从事商务秘书工作者对专业知识和工作技能的掌握程度。(来源：新闻晨报)我要评论职场兵法 怎样做个人见人爱的女秘书回页首 做秘书难，做女秘书更难。怎样才能左右逢源，做个人见人爱的女秘书呢？1、要有平常心女秘书的职位很特殊，她虽然不属于公司的高级管理层，但因为工作直接对经理负责，所以常常给人“一人之下”的错觉。正因如此，女秘书才要保持一颗平常心：“我只是公司的一名普通职员，我服务于我的工作。”2、强化工作能力爱岗敬业，工作脚踏实地，在工作中不断提升自己的素质，对自己负责的事情拿得起放得下。要淡化自己的性别和身份，时刻牢记秘书的天职只是做好经理的后勤。不是花瓶，不是女招待，惟一的标识就是你的能力。老板聘用秘书是在找得力助手。3、举止得体无论做什么工作都得为自己的职业做出一定的牺牲，女秘书也是。服装应该素雅清爽，工作日要穿职业装，不可以穿超短裙，化淡妆，不要打扮得很妖娆。4、口风要严不该问的事不问，不该说的话不说。因为工作性质的关系，秘书的资讯会比较灵通一些，对老总的公事私事会知道很多，聪明的人都信奉“知道的越少越安全”，不要向同事卖弄你的消息灵通，也不要把同事的秘密说给上司听。5、有亲和力形象要自己树立，人缘要自己去结交。要大家接受你、喜欢你，首先要有一颗亲善别人的心。成功的女秘书要给人如沐春风的感觉：开朗乐观，笑靥如花，严于律己、宽以待人，善解人意，乐于助人。(来源：中华秘书网 )我要评论职场动态 职业前景：高级秘书适者难寻回页首相关资料显示，我国目前从事秘书这一职业的人员已超过2000万，但是，80%以上的秘书没有受过专门培训。中国高教秘书协会副会长范立荣表示，现代合格的高素质秘书应是多方位发展的人才，懂两三门外语，熟练运用互联网，具有组织能力、表达能力、沟通能力、团队合作能力。随着国内企业加快成长和越来越多的跨国公司进入中国，高级秘书已成为企业需求的热门人才，也是猎头公司经常猎取的对象。目前，秘书已被纳入国家职业准入制度职业目录，是国家要求持证上岗的职业之一。据悉，职场上秘书分为三个层次级，普通秘书的月收入约2000-4000元左右，总经理助理秘书约5000元，而外企公司总裁办公室高级秘书的月薪大约在8000元到1万元之间。职业规划：五条发展路线一、行政类：这类秘书可以直接过渡到行政管理、办公室主任等职位，常见于政府部门、大型企业等。二、助理类：可以进一步发展为总经理秘书、总经理特别助理等。三、人事类：可以发展为人力资源主管。四、公关类：从接待、协调工作，可以过渡到公关经理、客户经理等。五、业务类：可以进一步发展成为商务主管、业务经理等。(来源：人才市场报)我要评论心理保健 做一个心理健康的秘书回页首 秘书处于各管理系统的中枢，地位的特殊，事务的繁重，角色的复杂，都常使其心理处于紧张状态，若不注意加以调整，就会造成心理失调甚至引起心理疾病。在秘书活动中，有以下常见的心理障碍，应该及时觉察和调节：一、嫉妒 秘书的嫉妒具有指向性和对等性，大都是对同事发生的。各方面条件与自己相似或不如自己的人居于优位；自己所厌恶而轻视的人居于优位；与自己同性别或年龄的人居于优位等都会引发嫉妒心理。嫉妒往往使人变得偏激，带有心理紧张和攻击性意欲，甚至做出违反道德规范的事情。如何摆脱嫉妒情绪：首先停止自己和别人的较量，正视自己的差距，然后扬长避短，去发现和开拓自己的潜能，不断充实和提高自己，改变现状。从病态的自尊或自卑中解放出来，认识到每个人都会“自得其所”、各有归宿，甚至承认对方确比自己高明。二、焦虑 秘书人员尤其是青年秘书往往由于工作压力过重，遇到挫折，或自己的成就动机得不到及时满足而产生焦急。其表现为：经常疑惑忧虑，惶然有如大难将至；经常怨天尤人，无缘由地自忧自叹；微不足道的小事都足以引起他的不安；遇到紧张的心理压力时，便会慌张不知所措，丧失应付事变的能力。 如何克服焦虑心理：首先，要敢于面对焦虑，增强自信，对未来充满信心。其次，培养“处之泰然，安之若素”的襟怀，不为一时一事所困扰，不为小小的得失而耿耿于怀。再次，可以制定一个行动计划来代替你的焦虑。当你拿出一个有意义的工作目标并全力以赴地去实现它时，也就无暇去焦虑了。 三、厌烦 厌烦是心理疲劳的一种情绪表现。心理健康学认为：没完没了地感到精神疲倦、兴味索然、精疲力竭，最终会导致生命活力的丧失，严重者甚至会轻生。秘书若为厌烦所困，就会缺乏工作热情，注意力分散，工作效率降低。虽无全力劳动之负担，却老是感到疲惫不堪；虽悉心休息补养，却总不见起色。 如何消除厌烦情绪：最重要的是树立正确的理想和信念，确立工作目标，充实生活内容，在丰富多彩的心灵世界里，不给厌烦留下存在的空间角落。还要有正确的思维方法，懂得厌烦本身是无济于事的。(来源：中国秘书杂志)我要评论经验交流 秘书职业的优势与劣势回页首今年4月18日一项针对国际秘书节发布的特别问卷调查结果显示，秘书既有长见识攒人脉的优势，也有人际关系难处和容易被误解的劣势。近水楼台先得月：84.5%调查者认为秘书能在第一时间了解本单位或公司动态，57.9%调查者认为秘书可以“近水楼台先得月”，加薪、升职便利。专家建议：在外人眼中，秘书与老板接触的机会更多，他们所做的工作也更容易为老板所知，因而秘书的提薪和升职更容易。然而，事实并非如此，每个人的工作成绩领导都看得到，职场人如果做出成绩，又采用适当的方式与老板沟通，涨薪与升职机会都是平等的。长见识攒人脉：秘书对企业内部各个部门及流程都比较熟悉，因而转行做行政人员很快便可以进入角色。41%的被调查者认为，秘书可考虑发展为行政人员。32%的被调查者认为，秘书的工作培养了更好的沟通与人际交往能力，市场公关也是不错的选择。专家建议：从表面上看，秘书工作受年龄条件限制，但从职业发展角度看，秘书职业是一份不错的起步工作。 容易被误解：在职场人看来，最令秘书愤怒的事是容易被人误解。42.1%的职场人选择了秘书“容易被别人误解”。55.2%的调查者认为秘书“即使是因为自己能力出色得到提拔，也会被别人认为是因为漂亮或者跟老板关系好”。专家建议：多数秘书对他人的误解表示愤怒，很多人对某些职业、某些地域的人总会有一些先入为主的认识，导致在工作中产生偏见或歧视，这是不公平的。人际关系难处：六成被调查者认为秘书不容易处理好与同事的关系，还有六成人认为秘书工作较琐碎，有时容易引起丈夫或男朋友的误会。“常要帮老板干私事”、“经常要陪老板出差”和“经常要陪老板出去应酬”，大多秘书对此无奈。专家建议：每种职业都有自身的优势和劣势，也都存在着良好的职业发展前景。关键是职场人如何正视目前的工作，调整自己，为将来的发展做好规划、打好基础。(来源：人才市场报)我要评论经验交流 职业女秘书的形象策略回页首1、随时保持得体美丽秘书的打扮可以说是公司形象的风向标，客户来拜访，先见到的不是老板而是秘书。身为秘书、特别助理的你，请记得随时保持得体的美丽形象，不要怕比老板穿得庄重。每个老板的穿着品味不同，可是心态却是一致的：希望自己的秘书外表典雅庄重，在外人面前很有面子。所以说工作再怎么努力，行程再怎么匆忙，也要从容利落；抽屉里可以放些简单的化妆品、梳子与镜子，以备不时之需。2、整体造型以保守为上策如果老板或公司大部分的人穿套装与西装，请你也务必穿着套装；如果他们平时不穿套装西装，但会客或重要会议时会穿套装西装，那也请你穿着套装。如果老板的穿着与公司整体形象不符，例如公司是保守的企业，老板却穿得很“随意”；或公司大部分的人穿得很休闲轻松，老板却每天西装笔挺，那么秘书、特别助理可以选择较正式保守的一方为依归。(来源：人才市场报)我要评论友情提醒 今年本市19所本科院校进行“专升本”招生改革试点回页首市教委4月28日发布信息，今年本市有19所本科院校进行“专升本”招生改革试点。今年的“专升本”招生，不对被外地专科（高职）院校录取的上海应届高校毕业生的计算机等级证书作硬性要求，招生院校可对未取得计算机等级证书的上述考生自行组织相关考核工作并确定标准。今年本市进行“专升本”招生试点的高校为：同济大学、华东政法大学、上海戏剧学院、上海大学、上海理工大学、上海师范大学、上海海事大学、上海电力学院、上海水产大学、上海对外贸易学院、上海工程技术大学、上海中医药大学、上海应用技术学院、上海电机学院、上海商学院、上海金融学院、上海立信会计学院、上海第二工业大学和上海杉达学院等。高校招收“专升本”的专业必须是经教育部批准或备案的专业。张林娜认为，在一个单位里，同别的职位相比起来，秘书有比较大的天然优势：跟老板接触频繁，能在老总面前充分展露自己的才干，能让老板更直接全面地了解自己等等。因此，有更多的机会接受培训，被提拔的几率也更大。俗话说，“知人善任”，就是这个道理。刘志国认为，秘书的职业发展方向可以从以下5个方面来说明。一、行政类，这类秘书可以直接过渡到行政管理、办公室主任、综合管理部主任等职位，常见于政府部门、大型企业等。二、助理类，可以进一步发展为总经理秘书，总经理助理。三、人事类，可以发展为人力资源主管。四、公关类，从接待、协调工作过渡到公关经理、客户经理，这种在餐饮业比较常见。五、业务类，他们平时跟着老板抓业务，可以进一步发展为商务主管，业务经理等。“当然，随着秘书行业本身的发展，分类越来越细，比如美国秘书分成企业秘书、行政助理秘书、法律秘书、政府秘书、教育秘书等，每一种类的秘书都有不同的要求和工作特点。因此，高级秘书、甚至像国外的那种终身秘书将是一个新的发展趋势。”刘志国认为，现在有两个方面的问题影响着秘书职业发展：一是用人单位对秘书职位的重视程度不够，导致许多优秀的秘书不能人尽其才，脱颖而出；一是秘书本身意识落伍，综合素质偏低。（摘自：舜网-都市女报）本文来自: 中科软件园() 详细出处参考：/office/747/925/1000/43052.html传统观念阻碍秘书职业发展 每年四月最后一个工作周的星期三，为国际秘书节，今年这个属于秘书们的节日又到来了，让我们暂且放下以何种方式来庆祝节日这一欢快话题，我们现在更需要的是，深层次地关注秘书这个职业本身。 秘书职位的空缺层出不穷，其需求连续多年在招聘排行榜上位居前列，国家人事部发布的2002年第四季度全国人才市场供求信息显示，人才市场登记用人需求185.5万个，文秘专业以9.5万个职位空缺位于总体招聘数量第七位。随着市场经济日趋繁荣，特别是三资企业在国内的迅猛发展，这种势头有增无减，同时也为社会提供了众多就业机会。然而，当我们透过这样一个热闹场面深入背后，发现事情并非表面看上去那样令人乐观，许多人包括求职者在内，不把秘书当一个长久发展的职业，而是把它看作自己职业发展的一个跳板而已。 拿秘书当跳板 有这样一种现象，大学毕业生刚刚走出校门，往往先去应聘公司的前台接待、部门事务助理等秘书职位，对于他们来说，这样既可以先就业再择业，又可以多接触各种人，增长社会经验。但即使是在很好的公司，也有许多人做一段时间以后就要求转做其它工作，比如做销售或人力主管，只有极少数人选择在秘书职位上更进一步，包括做部门经理助理、经理秘书。问及详细情况，有相当一部分人认为，秘书在他们眼里只是“青春饭”，进入公司做这一职业，也只能算是一个过渡，根本没想在这个职位上有太大作为。据了解，这种观点极具代表性，许多人从一开始应聘秘书，就根本没想将秘书一职进行到底。 是什么观念阻碍他们把自己真正培养成为一名职业秘书？做秘书难道就注定了要无所作为？ 秘书与秘书相差迥异 “大多数人认为做秘书无所作为，源自他们对秘书职业缺乏必要的了解，”国家职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会秘书教材编写办公室主任何梅子这样认为，她告诉记者，秘书也是分层次的，不同层次对秘书的要求相差很大，以工商企业秘书为例，就分为四个级别：从五级秘书到二级秘书。 据何梅子介绍，五级秘书包括前台接待、电话接线生、部门事务助理等，他们的职责一般比较单一，事务技术含量较低，在职者年龄一般不超过25岁，属于初等秘书行列；四级秘书包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书或中小型公司的经理秘书，他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也较高，工作更加连贯而具有相对独立性，这些人一般在25至35岁左右，他们比初级秘书更关心发展机会，已经属于中等秘书；高等秘书包括三级和二级秘书，如跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等，他们身处要职，所具备的领导力、协调能力、管理能力需要几年甚至十几年的培养和修炼，年龄也偏大一些，这是秘书职位的顶点，直到这一级别，人们才能真正领悟秘书工作的全部内涵。 何梅子认为，人们之所以对秘书工作产生误解，是由于他们只熟悉一般初级秘书的工作标准，认为简单机械的“收发存打”即秘书工作的全部，从而一叶障目，以偏概全。 不变观念难改现状 “现在的确存在很多秘书转工的现象，究其原因不能一概而论。”美欧亚国际商务咨询公司中国项目网总裁助理、企业推广总监秦可谈到这一问题时这样说。她提出，秘书转工有时是公司工作的需要，比如在某一特定时期，公司可能空缺出一个职位，而这个秘书人员又非常适合担任此职，这对公司和个人都是有利的，无可厚非。但她认为，很多秘书从开始工作就抱