档案管理_在全市档案征集编研工作研讨会上的讲话

在全市档案征集编研工作研讨会上的讲话 2009年10月15日 同志们： 今天，我们在这里举办全市档案征集编研工作研讨会，这在我市档案系统是首次，这次会议的目的是总结交流近年来全市档案征集编研工作经验，剖析存在的问题，探索新形势下如何进一步做好档案征集编研工作。出席今天会议的有各县（区）档案局（馆）长、分管局长、档案征集编研科负责人，档案室主任、市档案局和档案局相关负责人。根据会议安排，下面，我就如何开展征集编研工作谈三点意见，不妥之处，请同志们批评指正。 第一个问题是：为什么要开这个会 一是文化建设形势的需要 加强档案征集编研工作是融入我市文化建设的需要。池州人文荟萃，是千载诗人地，文化资源丰富。近年来市委市政府高度重视文化建设，采取了一系列措施推动文化大发展大繁荣，为实现活力池州、魅力池州、和谐池州提供了强大的文化支撑。在池州文化大建设中，市直相关部门行动迅速，争先进位意识强烈，形势逼人，相对文化、文联、文物、地方志、博物馆来说，我们档案在这方面工作步伐还不大。 众所周知，档案馆就是一个记录着国家、社会、文化变迁的具有广阔外延的历史宝库，是社会民众了解历史文化的地方。在发展繁荣社会主义文化建设中，档案不仅是资源的宝库，还是一支不可或缺的重要力量。1934年美国国家档案馆一馆奠基时，胡佛总统称档案馆是美国的历史神殿，象征美国精神。要充分认识档案在记录、传承历史和文化方面有着不可替代的独特作用，档案部门参与社会主义文化建设，要注重立足自身，宽领域、深层次、全方位地开发档案信息资源，吸引人民群众走近档案，熟悉档案，通过档案了解历史，感受变化。为弘扬爱国主义、集体主义、社会主义思想服务，为推动社会主义文化大发展大繁荣服务。 二是提升档案部门形象的需要 截止2008年，全市馆藏档案已有万卷（册），馆藏资料46887卷件。档案馆是集中保管党和国家重要档案的基地，是社会各方面利用档案信息资源的中心。中央领导同志提出要把档案馆变成思想库、变死档案为活信息、变三线为一线。在这个方面，长三角地区的档案征集编研工作值得我们学习借鉴，他们最显著的特点是馆藏档案的开发利用和民生档案的查询服务做得非常成功，网站点击率之高超乎想象，有的档案网页一天的访问量数千至上万人次。在3亿网民的中国，还有什么比这更好提升一个部门形象的方法呢？如何学？我们必须以科学发展观为指导，坚持以人为本，改革创新，要在两个方面着力。一要立足提升功能，进一步强化档案资源体系建设。紧紧围绕全市工作大局，充分发挥档案工作服务经济社会发展的特殊作用，努力在服务中实现档案工作的价值，在服务中促进档案事业的发展。在建设和谐池州中，我们档案部门不是无所作为，而是大有作为。在档案资源体系和档案服务体系建设中，我们要解决把人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题作为档案工作的出发点和落脚点，努力探索档案工作为民服务的新思路，最大限度地满足广大群众的档案信息需求。当前最重要的工作就是及时将各种新形成的与人民群众关系密切的档案列入归档范围、进馆范围，确保所有涉民档案收集齐全、整理科学、保管安全，为建设学有所教、劳有所得、病有所医、老有所养、住有所居的社会主义和谐社会提供良好档案服务。要大力开发利用档案信息资源，更好地服务大局、服务社会。2000年以来，市档案局档案征集编研工作主要是依托九华山档案局征集党和国家领导人来山视察的照片，近2年来在其它方面才有所起步。2008年我们在市直单位开展了雪灾专题档案资料的征集，今年正在着手编辑。二要整合资源，努力扩大档案部门的社会影响。档案征集编研工作涉及面广，时间跨度长，是一项复杂的社会系统工程。要做好这项工作，仅靠档案部门单打独斗难成气候，必须在档案征集编研体制机制上创新，着力构建与党委政府人大政协领导机关和广播电视、报社、政府信息中心、外办、接待处、宣传文化教育等部门的“大征集”体制机制，依靠“大征集”平台主动参与重大事件、重大活动的档案工作指导，及时收集、整理、移交，以确保珍贵档案资料能全面系统地得到保存。在编研工作上既要立足自身也要与有关单位联合编研，借助外力，也可以采取“拿来主义”，这样既可以有效弥补馆藏资料不足和编研人手、经费缺少的矛盾，又能形成阶段性编研成果，在合作中扩大档案部门的社会影响。 三是履行档案工作职能的需要 中央政治局委员、全国政协副主席王刚曾要求各级档案部门，要认真总结经验，探索创新，进一步完善有中国特色的档案工作体制，切实履行好档案保管利用和档案事业行政管理两种职能，始终注意把两种职能都发挥好，促进这两方面工作协调发展。客观地说，在档案监督指导上，这些年来经过在座同志们的辛勤工作，全市档案行政管理职能得到了较好的发挥，逐步走上了规范化、制度化轨道。相对来说，档案征集编研尤其是编研利用这个方面还不尽如人意。表现在档案的利用率不高，档案信息资源开发得不够，档案征集编研成果不多，质量不高。虽然在档案局（馆）挂上了爱国主义教育基地、现行文件中心、政府信息公开查询中心的牌子，实事求是地说，相当程度上都是有其名无其实。2009年9月7日中国档案报从公共服务视角看美国档案工作一文中介绍：美国人的档案意识比较高，而且是来自社会各个阶层、各个研究领域的人都会不约而同地走近档案馆。有的是进行学术研究，有的是从事社会调查，有的是从事传记写作，有的是接受档案专业培训，有的是为了寻根找自己的家谱，利用的目的五花八门，而档案馆都能满足他们的需求。而这一切和美国档案馆强烈的公共服务意识分不开的，他们认为公共服务是档案馆核心职能，只有更多的档案被利用才能体现档案馆的存在价值，为此不遗余力地开展征集编研工作。他们不仅收藏公文等公共档案资源，更致力于收藏手稿、日记、家谱、海报、信函、论文、出版物、人口普查、口述资料等社会和私人的重要档案。这一点对我们正在构建的档案两个体系建设有很强的借鉴意义。 第二个问题：这个会要达到什么样的目的 一是增强工作紧迫感 通过这次会议进一步统一档案系统广大干部职工的思想，进一步提高对档案征集编研工作认识。档案征集编研工作是档案工作不可或缺的一部分，不是可有可无，可干可不干的事，而是应该干必须干的事，是一片亟待开发的处女地，是我们大有可为的用武之地，更是能出成果的丰收之地。 二是增强历史责任感 不谋全局者不足谋一域,不谋长远者不足谋一时。领导者要从全局长远上谋篇布局，不但要善于造势而为，更应当要顺势而为、借势而为。2008年是我国改革开放30周年，池州复建20周年，各地各部门都开展了丰富多彩的纪念活动，形成了一批珍贵的档案编研成果。今年是建国60周年，各项纪念活动依次拉开，也必将形成丰富的档案编研资料。因此，我们要充分利用这一有利时机，广泛开展档案编研成果征集工作，以达到事半功倍的效果，如果不能抓住当前有利机遇，今后必将付出更大的成本，可以说，今明两年是我市档案编研成果征集工作的黄金期，作为档案人我们不能错过，错过的话，说轻点是我们不作为，说重点就是失职。 三是要有明确的目标 各地要将这项工作摆上议事日程，结合实际细化目标，精心组织实施方案，拿出切实可行的措施，力争档案征集编研工作有一个大的飞跃。 第三个问题:在新形势下如何做好档案征集编研工作 一、关于档案资料征集范围 池州历史悠久，社会和民间藏有大量珍贵的历史档案、资料。为全面反映池州的历史和现状，要适时开展散存在社会上的各种文献、史料、资料征集工作。征集范围可包括：历代封建王朝和民国时期形成的圣旨、诏书、委任状、嘉奖令、印模、来往文书、各种志书、家谱、族谱、墓志、碑文、古书、古字画、各种报刊、传单、照片、证券、契约以及历代在县以上任职的官员和重要人物的有关资料。建国前我党、政、军、群众团体及其领导人、知名人士在池州市革命活动中形成的文件、电报、著作、笔记、书信、日记、讲话稿、照片、印章、报纸、刊物以及后来撰写的传记、回忆录等资料。建国后本市各单位形成的各种门类、各种载体的档案资料。1、记述、反映池州历史面貌、重要活动、社会主义建设成就及省部级以上领导人来池视察的题词、照片、影片、录音带、录像带等；2、我市对外交往，缔结友好城市的题词、照片、影片、录音带、录像带、光盘、文字资料等；3、编印的各种出版物、内部资料以及创作的小说、诗歌、散文、戏曲、书画等文艺作品；4、池州籍的著名人物、知名专家、学者和获省以上表彰奖励的先进集体、先进个人的奖状、奖旗、奖章、照片、著作、科技成果及生平事迹材料等。反映池州的行政区域演变、地形、地质、水文、气象、物产、自然灾害和风土民情、典章制度、民族、宗教、方言、谚语、名胜古迹、奇闻轶事等各种文献、书刊、图表及资料。 二、关于档案征集工作 一是以档案资源建设为重点，积极开展档案接收和征集工作。从建立“公共档案馆”的视角，以体现历史特色、地方特色、时代特色为目标，加强对本地区重大活动、重大事件档案的收集，确保齐全完整；有重点地征集散存在社会的有保存价值的档案；加大对在本地区经济建设和社会发展过程中有突出贡献和重要影响的名人档案的征集力度，建立“名人档案库”。有计划、有重点地征集具有地方特色的档案，努力抢救自然历史文化遗产。二是以制度建设为保障，推进档案征集工作有序开展。认真贯彻落实有关档案法律法规，依法推动征集工作开展，是我们做好工作的保证。安徽省档案条例第十五条：举办重大的政治、经济、科学、技术、文化、卫生、体育、外事、宗教等活动，组织和承办单位应当通知同级档案行政管理部门；活动中形成的材料应当收集齐全，并在活动结束之日起60日内到同级档案行政管理部门办理档案登记。第十七条：综合档案馆应当加强对具有地方特色的档案、重大事件档案和著名人物档案的收集和保护。安徽省档案征集办法第三条：县级以上地方人民政府应当加强对档案征集工作的领导，将档案征集所需经费列入财政预算，对向国家捐赠重要、珍贵档案以及在档案征集工作中取得显著成绩的单位和个人给予表彰、奖励。在开展档案资源建设的过程中，我们要严格依照档案法、安徽省档案条例和安徽省档案征集办法开展档案征集工作，同时要加大执法力度，完善检查监督机制，对重要档案资料征集实行检查制度，规范重大活动档案资料的收集工作。在此，我强调一点，那就是档案系统领导一定要高度重视对外宣传工作，宣传工作的重点是向领导宣传，俗话说：老大难老大难，老大出来就不难。档案工作要想取得大的发展，必须围绕党委政府工作大局，顺势而为，借势而为。在党委政府阶段性工作任务中挤进或抢占一席之地，成为党委政府中心工作一部分。有为才有位，有位更有为。其次要有愿当甘当配角的积极心态，善于与相关单位密切合作，搭便车，当伴娘，目的只有一个，用别人的钱办自己的事，少花钱办成事，办大事。 三、关于档案编研工作 客观地说，档案工作社会关注度不高，而档案征集编研更是冷门中之冷门。没有平实厚重风气的人是很难坚持下去的。可以说，缺乏进一步对档案资料进行拓展深入研究的相关人力、物力的支持是制约档案征集编研工作乃至整个档案事业发展的瓶颈，而这种状况不是一朝一夕可以改变的。面对现实，我们怎么办？方向在哪？我的看法是要有所作为，要尽力而为。各县区情况、条件不一样，从档案编研工作的人力、物力等基本条件出发，从服务于全局、服务于社会、服务于民生、服务于档案工作的现实要求等，立足当前、放眼未来。一要制定出档案征集编研工作3-5年规划，从编研工作的基本思路、总体计划和具体的组织实施等方面前瞻性地对编研工作进行指导规划，为档案编研工作科学发展、可持续发展的提供保障。二要正确处理档案征集编研工作量与质的关系。档案征集编研工作是一份对历史负责、为现实服务、替未来着想的工作。对编研成果的评价，是从编研成果的数量上考量，还是从编研成果的质量上评判？档案编研工作不仅要追求量的多寡更要注重编研成果的质量、特色、学术水准、社会效益等多个方面。档案编研不仅仅限于档案资料的编选，还包括在此基础上的深化和拓展，形成相关的档案论文和著作。档案编研工作的发展是由浅入深、由点及面的横纵两方面的发展，是编与研的协调发展。对档案资料的整理、汇集、选编是一项基础性的工作。它需要档案工作人员在浩瀚的档案史料里爬梳钩沉，需要耗费大量的时间和精力，惟其如此才能编纂出详实严谨的档案资料。三要创新。创新是档案编研工作科学发展的必由之路。档案编研工作的创新，包括编研思路的创新、编研手段和方法的创新、编研成果形式的创新乃至整个编研体制的创新等等。档案编研工作人员需要解放思想，扩大视野，努力发现和找寻新的编研课题和编研项目，并充分利用新技术、新经验，创新工作方法和手段，编辑出更为灵活多样、更符合时代要求的编研成果。一是编研思路的创新。如苏州市档案局立足馆藏与相关单位和科研院校合作编研、编纂苏州商会系列丛书，改变了档案馆传统的编纂党政大事汇编类材料为主的编研套路。开展合作搞编研，既优化整合了资源，保证编研成果的高效优质；又打破了部门和行业隔阂，实现了档案界、学术界和企业界的沟通交流，实现了互惠共赢。二是编研手段和方法的创新。档案征集和编研是一个相互相承的有机体。把征集和编研结合起来，一方面使征集工作更加有的放矢、提高了征集的效率和质量，另一方面又为编研提供了良好的素材，实现了两项工作的协调发展。另外我们还要积极探索，在编研成果的形式上由编纂书籍为主，向展览陈列、报刊、多媒体、网络等等多种编研形式发展；在编研的手段和方法上加大对新技术的运用；在编研工作体系上