档案管理_文书档案管理系统说明文档

XX 文书档案管理系统 说 明 文 档 XXXXXXX 有限公司 2016 年 4 月 目录目录 1.系统介绍系统介绍.3 1.1 系统特点3 1.2 系统定位4 1.3 系统优势4 2.体系结构设计体系结构设计.5 2.1 系统架构5 2.2 部署结构5 2.3 层次结构6 3.系统功能系统功能.7 3.1 功能结构7 3.1.1 用户管理.8 3.1.2 文档管理.9 3.1.3 查询借阅管理.10 3.1.4 统计分析.10 3.1.5 基础数据维护.10 3.1.6 系统管理.11 3.2 业务流程11 3.2.1文书档案管理流程11 文书来源为接收纸质版或者接收电子版后打印成纸质版.11 文书来源为纯电子版.13 3.2.2文书档案分发流程13 归档前分发.13 归档后分发.14 3.3 功能说明15 3.3.1用户管理15 3.3.2文件与档案管理16 3.3.3查询借阅管理17 3.3.4统计分析18 3.3.4系统管理19 3.3.4基础数据维护20 4.系统接口系统接口.20 5.表结构表结构.21 5.1 数据结构21 5.1.1数据来源21 5.1.2业务数据22 5.1.3管理数据24 5.2 报表格式27 5.3 文书编目31 5.3.1电子文书编目31 5.3.2纸质文书编目31 5.4 分类表32 5.5 工作流实现40 5.6 安全存储与共享的实现42 6.性能与并发性性能与并发性.43 6.1设计目标.43 6.2应用层性能优化.43 6.3数据库层性能优化.43 7.系统环境系统环境.44 7.1软件环境.44 7.2硬件环境.44 1.系统介绍系统介绍 系统提供了一个易用、安全、高效的档案一体化管理平台，通过严谨、灵 活的权限管理机制和档案共享机制，使用户单位可以安全、可靠、高效和便捷 地对档案进行存储、共享、分发应用、浏览和授控调阅等。 使用 C#.NET2008 SP1 开发环境。 使用 MS SQLSERVER2005 数据库。 采用 B/S 结构。 1.1 系统特点系统特点 符合国家、行业对档案管理的相关标准要求； 存储与归档系统具有操作简便性、高效性及实用性，安全性高、成本 低、易维护等特点； 档案可视化应用，条码化管理，容灾性强； 对重要档案信息的存取、运行环境实现虚拟管理，系统具有兼容性； 档案各类操作具有可控性，可对档案分区多级授权、多用户共享； 多样化的检索和调档手段，极大地满足档案的分级管理需求； 实体档案、电子档案互为关联，安全、管理一体化，系统极具有包容 性。 1.2 系统定位系统定位 通过对电子档案进行动态加解密和权限设定，可便捷地实现具有对电子档 案生命周期的全过程保护、共享和再利用功能的信息安全类产品，它可以被广 泛应用于需要约束档案访问权限、访问密级和访问可控的领域： 1党政机关和军事部门：涉及国家机密的文档（公文、机密文件、会议纪 要、军事情报、素材资料等）； 2行业企业：需要限制共享对象的企业文档（科技成果、生产资料、设计 图纸、财务预算、商业计划、合同定单、管理制度等）； 3金融机构：包含大量敏感信息和商业机密的文档（投资信息、客户信息、 上市公司年报等）； 4研发行业：需要保护的知识产权文档（源代码、设计文档、知识产权等） 。 1.3 系统优势系统优势 产品产品 性能性能 文书档案管理系文书档案管理系 统统 电子档案安全管理系电子档案安全管理系 统统 实体档案管理系统实体档案管理系统 条码化有无有 可视化有有有（弱） 一体化有无无 工作流机制有有（简单化）无 痕迹化管理有无无 环境虚拟管 理 有无无 共享管理有有有（弱） 权限管理有有有（简单化） 通用性强弱弱 性能监控有有（弱）无 设备可控性有无无 2.体系结构设计体系结构设计 2.1 系统架构系统架构 文书档案管理系统通过统一组织结构与统一编码服务和统计分析服务来实 现文书档案管理的前后台管理功能，见图 2-1。 文书档案管理系统 后后台台数数据据层层 数据引擎服务综合数据库 核核心心业业务务层层 企业服务总线 统一组织结构服务 统计分析服务 统一编码服务 安安 全全 支支 撑撑 体体 系系 企业平台 公公共共服服务务层层 后台管理前台应用管理档案整理系统接口 图 2-1 文书档案管理系统总体架构图 由图 2-1 可见，系统由后台数据层、核心业务层、公共服务层、安全支撑 体系等几部分组成。其中，系统接口完成与企业平台应用的接口功能。 2.2 部署结构部署结构 本系统采用集中方式部署，在企业机房部署应用服务器和数据库服务器。 各级终端用户均无需安装任何软件，利用 IE 浏览器即可进行系统操作和浏览， 见图 2-2。 文书档案管理系统 应用服务器数据库服务器 前端应用 WEB服务器数据备份服务器 管理人员 业务人员 与其他业务平台 业务应用的接口 图 2-2 文书档案管理系统部署结构图 2.3 层次结构层次结构 该系统主要由后台数据层、核心业务层、公众服务层等三个层次组成，具 体如下： 后后台台数数据据层层 核核心心业业务务层层 公公众众 服服务务层层 图 2-3 文书档案管理系统功能结构图 1后台数据层：后台数据层：该层是系统运行的基础，是运用当前最新存储技术、存储 理念将各类资料档案安全、高效地进行存储备份以及系统维护。后台数据支撑 体系主要实现文档管理、用户管理、统计分析、基础数据维护、系统管理等任 务。 2核心业务层：核心业务层：该层是系统的核心层，它根据档案业务流程对电子文档进 行归档、查询、调用、借阅、分发。核心业务支撑体系主要实现电子和实体档 案一体化管理、索引信息著录与调阅等功能。 3公众服务层公众服务层：该层是对外接口层，为外部系统提供电子和实体档案的目 录查询检索，便于档案交流和应用。公众服务支撑体系主要实现档案题录的对 外发布和档案的授权分发等功能。 3.系统功能系统功能 3.1 功能结构功能结构 文书档案管理系统由 6 大部分组成，主要分为用户管理、文档管理、查询 借阅管理、统计分析、基础数据维护、系统管理。见图 3-1。 用户维护 文件分发 遗漏预警 文文 档档 管管 理理 查查 询询 借借 阅阅 管管 理理 文档调阅 文档调阅审批 文档调阅申请 文档检索 案卷管理 文件归档 角色管理 权限管理 文件接收 用用 户户 管管 理理 操作日志 系统接口 文件信息维护 分类统计 参数设置 DB 修改密码 统统 计计 分分 析析 系系 统统 管管 理理 数据备份 版本说明 基基 础础 数数 据据 维维 护护 有效期限 分类维护 密级 组织机构 图 3-1 文书档案管理系统功能结构图 3.1.1 用户管理用户管理 可以实现对用户的各项管理，包括用户维护、角色管理、权限管理及修改 密码。 用户维护：用户维护：主要实现浏览用户、增加用户、删除用户的功能，浏览用户可 以查看当前数据库中的所有已创建用户；新增用户可以给数据库增加一个用户 自定义用户；删除用户可以实现从数据库中删除选定的用户。 角色管理角色管理：可以实现浏览角色、新增角色、分配编辑角色权限以及删除角 色功能，浏览角色可以查看当前数据库中的所有已创建角色；新增角色可以给 数据库增加一个用户自定义角色；分配编辑角色可以给新创建或已有的角色分 配表权限，包括创建表、查询、更新、删除等权限，以及对已创建角色的权限 进行修改；删除角色可以实现从数据库中删除选定的角色。 权限管理权限管理：根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，对已注 册用户进行权限分配、修改管理，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修 改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。 修改密码修改密码：可以实现用户根据一定的密码设置规则进行重新设置用户登录 密码。 3.1.2 文档管理文档管理 可以实现对文档的各项管理，包括文件接收、文件分发、文件信息维护、 案卷管理、文件归档。 文件接收文件接收：文书室接收经所办传递下来的文件。 文件分发文件分发：文书室将接收的文件经领导批示后形成电子文件，分发相关用 户进行阅读。 文件信息维护文件信息维护：实现对文件的相关信息进行更新修改。 案卷管理案卷管理： 文件归档分为电子文件归档和纸质文件归档。电子文件归档按照国家文件 相关分类法进行归档；纸质文档归档要经过预立卷、拆卷、分类、组卷、著录 五个过程，最后进行归档。 RFIDRFID 的应用：的应用：在案卷管理阶段，使用 RFID 既减轻了工作人员劳动强度， 提高了工作效率，而且可以使文档清点成为一项经常性的工作，提高了管理水 平。查找文档时，则只需在 RFID 阅读器中输入要检查的号码段或要找的文档名 称等，沿着档案柜依次扫描，一旦发现排架错误或找到所要的文档时，立刻用 声光报警，这使得工作人员的查找变得非常方便，同时显著降低错架率。 RFID 标签上有一个可写的记录区，假若放入一些统计数据，如出借次数、 有效天数等或详细的档案信息，如档案柜号等，进行剔旧、整理上架等更加容 易。 3.1.3 查询借阅管理查询借阅管理 可以实现文档检索、文档调阅申请、文档调阅审批、文档调阅各项功能。 文档检索文档检索：根据档案的分类法和组卷规则，提供确定型和非确定型，全宗 级、案卷级、文件级等多项检索手段。 文档检索是文档系统的重要功能之一，其功能主要有以下两方面： 1、检索用户来自不同部门，系统提供多种多样的查询方式供用户选择。 2、为了确保数据信息的安全，进行严格的功能权限、数据权限的控制， 根据用户级别对文档的内容进行设置，不同的用户有不同的检索权限。 文档调阅申请：文档调阅申请：有文档调阅需求的用户，要填写相关文档调阅申请书，待 领导审批通过后才能进行对相关文件进行调阅。 文档调阅审批：文档调阅审批：领导根据文档调阅申请进行审批，只有通过审批的用户才 能对文档进行调阅。 文档调阅：文档调阅：通过领导审批的调阅请求用户可以方便地调阅电子文档。借阅 管理为网上借阅，可以实现自助式调阅功能：由调阅者通过检索功能自行检索 需要的文档，并选取复印、打印、摘要功能。 3.1.4 统计分析统计分析 可以实现分类统计、遗漏预警功能。 分类统计分类统计：可以根据业务数据内容生成统计报表，如不同部门归档情况、 档案利用情况。 遗漏预警遗漏预警：对文件归档过程中遗漏的重要信息进行预警，以方便管理员进 行信息维护。 3.1.5 基础数据维护基础数据维护 可以实现分类维护、有效期限、密级、组织机构功能。 分类维护分类维护：如果发现档案缺失或错误，可以进行分类维护，主要包括信息 补录入、删除、档案著录维护。信息补充录入信息补充录入：补充录入档案信息，如案卷号、 目录号、全宗号、数据来源、题名等。档案维护档案维护：完成日常信息的修改、删除， 所有维护操作都有历史记录，可以查阅历史和进行恢复；所有录入、修改操作 都提供界面的数据类型、长度等有效性控制，防止错误数据产生； 档案著录档案著录： 对个别没有通过接收归档进入系统的档案，可以通过档案著录进行补充。 有效期限：有效期限：根据文书档案管理期限表，可以实现对不同类别的文件进行有 效期限的更新修改。 密级管理密级管理：根据文书档案密级管理规定，可以对相关文件的密级进行更修 修改。 组织机构组织机构：根据组织机构的变化，可以对组织机构进行及时更新修改。 3.1.6 系统管理系统管理 可以实现系统设置、操作日志、系统备份、版本说明功能。 系统设置系统设置：可以对系统参数进行设置。 操作日志操作日志：系统将必要的操作日志记录在案，可以浏览和分析系统的行为， 以解决痕迹化管理。为了保证安全和预防破坏行为，也便于系统运行历史的监 视审查，系统提供一种跟踪所有动作的可选手段。系统将必要的操作日志记录 在案，并且提供专用工具（查看日志）去浏览和分析系统的行为。安全日志可 以进行查询和统计，用于系统分析。 系统备份系统备份：对系统的重要数据进行安全备份。 版本说明版本说明：对系统的版本进行说明，方便维护。 3.2 业务流程业务流程 3.2.1 文书档案管理流程文书档案管理流程 文书来源为接收纸质版或者接收电子版后打印成纸质版文书来源为接收纸质版或者接收电子版后打印成纸质版 得到纸质版的文书后，经所经办分发到各领导手上，经领导批示后，交由 机要室进行电子化处理，形成电子版的文书。机要室根据领导的批示，将电子 文书分发到阅读人员手中，阅读人员阅读完毕后有两种结果：第一种是回执机 要室，文书阅读完毕且不用再向下传递；第二种是回执机要室，文书已阅读完 毕，批示还要向下传递，要让下面的人看到。这样，机要室继续将该电子文书 分发到下一级阅读人员进行阅读，直到所有的阅读人员都阅读完毕，并且不再 进行向下传递。 当所有阅读人员阅读完毕后，要进行文书的存档操作，电子文书最终的保 存结果就是一式两份，一份进行归档，一份存到资料库。纸质文书的存档是先 进行预立卷，就是保存临时的一个案卷目录中。当这个临时案卷积累到一定程 度后，需要将这个临时案卷拆卷、分类、再组卷、著录、归档形成一个完整的 永久保存的档案。具体流程见图 6-2-1-1。 纸纸制制文文书书所所经经办办分分发发文文书书接接收收 领领导导批批示示 文文书书室室文文件件服服务务器器分分类类安安全全系系统统 电电子子文文件件安安全全管管理理系系统统 分分发发阅阅读读人人员员 再再传传递递结结束束 归归档档备备份份结结束束 预预立立卷卷拆拆卷卷分分类类组组卷卷著著录录 1 1 2 2 0 0 4 4 5 56 6 7 7 纸纸质质 电电子子文文书书 纸纸质质 批批示示 批批 示示 文文书书状状态态表表： 0 0：已已接接收收 1 1：分分发发给给领领导导 2 2：领领导导审审批批完完毕毕 3 3：电电子子化化完完毕毕并并存存储储 4 4：分分发发 5 5：再再传传递递 6 6：阅阅读读结结束束 7 7：已已归归档档 通通知知 短短信信 电电子子 纸纸质质 打打 印印 登登录录系系统统 电电子子化化完完毕毕 虚虚拟拟环环境境 电电子子化化 3 3 回回执执 图 3-2-1-1 文书档案管理系统文书管理流程 文书来源为纯电子版文书来源为纯电子版 所所经经办办文文书书接接收收文文书书室室 文文件件服服务务器器分分类类存存储储安安全全系系统统 电电子子文文件件安安全全管管理理系系统统 分分发发阅阅读读人人员员 再再传传递递阅阅读读结结束束 电电子子备备份份更更新新状状态态结结束束 电电子子文文书书 文书状态表： 0：已接收 1：已存储 2：分发 3：再传递 4：阅读结束 5：已归档 1 10 0 文文 件件 存存 储储 3 34 4 登登录录系系 统统 5 5 虚虚拟拟环环境境 存存 储储 完完 毕毕 回回执执 2 2 预预立立卷卷拆拆卷卷分分类类组组卷卷著著录录 打打印印 图 3-2-1-1 文书档案管理系统文书管理流程 3.2.2 文书档案分发流程文书档案分发流程 归档前分发归档前分发 文书档案分发流程主要区分在归档前分发和归档后分发上，归档前有再传 递请求的过程，而归档后则没有该过程。具体流程见图 6-2-2-1。 分分发发 机机要要室室 阅阅读读人人员员 阅阅读读结结束束 结结束束 再再 传传 递递 请请 求求 图 3-2-2-1 文书档案管理系统文书分发流程 归档后分发归档后分发 文书档案分发流程主要区分在归档前分发和归档后分发上，归档前有再传 递请求的过程，而归档后则没有该过程。具体流程见图 3-2-2-2。 查查询询借借阅阅 用用户户登登录录查查询询 电电子子文文书书借借阅阅纸纸质质文文书书借借阅阅 申申请请 串串行行审审批批 分分发发 在在线线调调阅阅 文文书书室室提提供供纸纸 质质文文件件 结结束束 电电子子文文件件安安全全 管管理理系系统统 文文书书室室 未未 通通 过过 纸纸质质 电电 子子 阅阅读读 下下载载 打打印印 虚虚拟拟环环境境 图 6-2-2-2 文书档案管理系统文书分发流程 3.3 功能说明功能说明 3.3.1用户管理用户管理 用 用 户 户 管 管 理 理 用 用户 户维 维护 护 角 角色 色管 管理 理 权 权限 限管 管理 理 修 修改 改密 密码 码 序 序号 号G Gu ui id d( (3 32 2) )否 否主 主键 键 用 用户 户IDVarchar(20)否 否 用 用户 户名 名Varchar(10)否 否 科 科室 室Varchar(10) 否 否 性 性别 别Varchar(8)否 否 年 年龄 龄Int(8)否 否 电 电话 话Varchar(10)否 否 注 注册 册日 日期 期Varchar(100)否 否 密 密级 级Varchar(50)否 否 角 角色 色Varchar(10)否 否 密 密码 码Varchar(20)否 否 手 手机 机Varchar(20)否 否 地 地址 址Varchar(200)否 否 名 名称 称数 数据 据类 类型 型是 是否 否为 为空 空说 说明 明 EmailVarchar(50)否 否 备 备注 注Varchar(200)否 否 用 用户 户表 表 序 序号 号G Gu ui id d( (3 32 2) )否 否主 主键 键 名 名称 称Varchar(20)否 否 权 权限 限IDVarchar(20)否 否 备 备注 注Varchar(200)否 否 名 名称 称数 数据 据类 类型 型是 是否 否为 为空 空说 说明 明 角 角色 色表 表 序 序号 号G Gu ui id d( (3 32 2) )否 否主 主键 键 用 用户 户组 组名 名称 称Varchar(20)否 否 权 权限 限IDVarchar(20)否 否 备 备注 注Varchar(200)否 否 名 名称 称数 数据 据类 类型 型是 是否 否为 为空 空说 说明 明 用 用户 户组 组表 表 3.3.2文件与档案管理文件与档案管理 分发表 文 档 管 理 文件接收 文件分发 文件维护 宗卷管理 文件归档 (电子、纸质) 序号Guid(32)否主键 分发人Varchar(20)否 分发时间Varchar(100)否 分发部门Varchar(100)否 备注Varchar(100)否 分发状态Varchar(100)否 阅读人Varchar(100)否 文件个数Varchar(100)否 名称数据类型是否为空说明 分发文件明细表 序号Guid(32)否主键 分发人Varchar(20)否 分发序号Varchar(100)否 分发名称Varchar(100)否 备注Varchar(200)否 状态Varchar(100)否 文件路径Varchar(100)否 名称数据类型是否为空说明 序号Guid(32)否主键 文书编号Varchar(20)否 按规则生成 收文日期Datetime(8)否 收文号Varchar(20) 否 标题/文件名Varchar(100)否 份数Int(8)否 页数Int(8)否 来文机关Varchar(200)否 密级Varchar(10)否 来问途径Varchar(200)否 来文号Varchar(20)否 承办单位Varchar(100)否 分类Varchar(30)否 名称数据类型是否为空说明 关键字Varchar(30)否 简要描述Varchar(200)否 制作人员Varchar(10)否 文件类型Varchar(20)否 文件/图片/视 频 文件格式Varchar(8)否pdf、iso 有效期限Int(8)否 查阅人范围Varchar(20)否 备注Varchar(500)否 档案信息表 序号Guid(32)否 案卷号Varchar(20)否 按规则生成 顺序号Int(8)否 文书编号Varchar(20)否 日期Datetime(8)否 页号Int(8)否 备注Varchar(200)否 著录Varchar(100)否 题名Varchar(50)否 责任者Varchar(10)否 名称数据类型是否为空说明 卷内目录表 标识Varchar(30)否 3.3.3查询借阅管理查询借阅管理 查 询 借 阅 管 理 文档检索 文档调阅申请 文档调阅审批 文档调阅 序号Guid(32)否主键 借阅人Varchar(20)否 借阅时间Varchar(100)否 部门名称Varchar(100)否 批准人Varchar(100)否 所领导批准Varchar(100)否 借阅原因Varchar(100)否 文件内容Varchar(100)否 名称数据类型是否为空说明 备注Varchar(200)否 批准日期Varchar(20)否 借阅表 序号Guid(32)否主键 文字说明Varchar(20)否 文件再传递Varchar(20)否 备注Varchar(200)否 名称数据类型是否为空说明 批示表 序号Guid(32)否主键 文书编号Varchar(20)否 按规则生成 收文日期Datetime(8)否 收文号Varchar(20) 否 标题/文件名Varchar(100)否 份数Int(8)否 页数Int(8)否 来文机关Varchar(200)否 密级Varchar(10)否 来问途径Varchar(200)否 来文号Varchar(20)否 承办单位Varchar(100)否 分类Varchar(30)否 名称数据类型是否为空说明 关键字Varchar(30)否 简要描述Varchar(200)否 制作人员Varchar(10)否 文件类型Varchar(20)否 文件/图片/视 频 文件格式Varchar(8)否pdf、iso 有效期限Int(8)否 查阅人范围Varchar(20)否 备注Varchar(500)否 档案信息表 标识Varchar(30)否 3.3.4统计分析统计分析 统 计 分 析 分类统计 遗漏预警 序号Guid(32)否主键 文书编号Varchar(20)否 按规则生成 收文日期Datetime(8)否 收文号Varchar(20) 否 标题/文件名Varchar(100)否 份数Int(8)否 页数Int(8)否 来文机关Varchar(200)否 密级Varchar(10)否 来问途径Varchar(200)否 来文号Varchar(20)否 承办单位Varchar(100)否 分类Varchar(30)否 名称数据类型是否为空说明 关键字Varchar(30)否 简要描述Varchar(200)否 制作人员Varchar(10)否 文件类型Varchar(20)否 文件/图片/ 视频 文件格式Varchar(8)否pdf、iso 有效期限Int(8)否 查阅人范围Varchar(20)否 备注Varchar(500)否 标识Varchar(30)否 档案信息表 3.3.4系统管理系统管理 操作日志序号Varvhar2(32)否主键 操作员Varchar2(80)否 操作对象NUMBER(2)否 操作对象序号Varchar(32)否 其他说明Varchar2(4000)是 操作时间Date否 操作后参数Varchar2(4000)是 操作类型NUMBER(1)否 0:保存 1:删除 名称数据类型是否为空说明 系 统 管 理 系统参数设置 操作日志 数据备份 版本说明 操作日志表 序号Guid(32)否主键 文书编号Varchar(20)否 按规则生成 收文日期Datetime(8)否 收文号Varchar(20) 否 标题/文件名Varchar(100)否 份数Int(8)否 页数Int(8)否 来文机关Varchar(200)否 密级Varchar(10)否 来问途径Varchar(200)否 来文号Varchar(20)否 承办单位Varchar(100)否 分类Varchar(30)否 名称数据类型是否为空说明 关键字Varchar(30)否 简要描述Varchar(200)否 制作人员Varchar(10)否 文件类型Varchar(20)否 文件/图片/视 频 文件格式Varchar(8)否pdf、iso 有效期限Int(8)否 查阅人范围Varchar(20)否 备注Varchar(500)否 档案信息表 标识Varchar(30)否 3.3.4基础数据维护基础数据维护 文档分类 有效期限 密级 组织机构维护 序号Guid(32)否主键 机构IDVarchar(20)否 机构名称Varchar(20)否 机构位置Varchar(100)否 备注Varchar(200)是 父IDVarchar(100)否 名称数据类型是否为空说明 序号Guid(32)否主键 密级Varchar(20)否 备注Varchar(200)否 名称数据类型是否为空说明 序号Guid(32)否主键 保管期限Varchar(8)否 永久/30年/10年 名称数据类型是否为空说明 基 础 数 据 维 护 序号Guid(32)否主键 类别号Varchar(10)否 类别名称Varchar(100)否 名称数据类型是否为空说明 父节点Varchar(10)否 备注Varchar(500)否 有效期限表 密级表 组织机构表 文档分类表 4.系统接口系统接口 本方案必须实现与本部门现有统一门户系统、信息管理系统、办公 OA 系 统进行对接，为其他计算机软件系统提供软件接口。具体地说，包括以下接口： 1） 与办公 OA 系统的接口需求。包括与办公 OA 系统的基础用户信息的 访问，与办公 OA 系统的数据访问的标准接口。 2） 与信息管理系统的接口，能够自动接收工作过程中产生的电子信息， 并在档案管理方面与本单位管理流程无缝接轨。 3） 与统一门户系统和内部网的接口，实现门户系统单点授权登录。 5.表结构表结构 5.1 数据结构数据结构 5.1.1 数据来源数据来源 文书信息表： 名称数据类型长度备注 序号 Guid32 文书编号 Varchar20 按规则生成 收文日期 Datetime8 收文号 Varchar20 来文号 Varchar20 来文途径 Varchar200 密级 Varchar10 来文机关 Varchar200 标题/文件名称 Varchar100 份数 Int8 页数 Int8 承办单位 Varchar100 注销 Varchar2 是/否 案卷号 Varchar20 分类 Varchar30 关键字 Varchar30 简要描述 Varchar200 制作人员 Varchar10 文件类型 Varchar20 文件/图片/视频 文件格式 Varchar8 pdf、iso 电子化 Varchar2 是/否 有效期限 Int8 查阅人范围 Varchar20 案卷号 Varchar20 存储位置 Varchar50 备注 Varchar500 5.1.2 业务数据业务数据 卷内目录： 名称数据类型长度 序号 Guid32 案卷号 Varchar20 按规则生成 顺序号 Int8 文书编号 Varchar20 责任者 Varchar10 题名 Varchar50 著录 Varchar100 日期 Datetime8 页号 Int8 备注 Varchar200 借阅表 名称数据类型长度 序号 Guid32 借阅人 Varchar20 借阅时间 Varchar100 部门名称 Varchar100 文件内容 Varchar100 借阅原因 Varchar100 所领导批准 Varchar100 批准人 Varchar100 批准日期 Varchar20 备注 Varchar200 分发表 名称数据类型长度 序号 Guid32 分发人 Varchar20 分发时间 Varchar100 分发部门 Varchar100 文件个数 Varchar100 阅读人 Varchar100 分发状态 Varchar100 未读/已读 备注 Varchar200 分发文件明细表 名称数据类型长度 序号 Guid32 分发序号 Varchar20 文件名称 Varchar100 文件路径 Varchar100 状态 Varchar100 备注 Varchar200 文书分类表： 名称数据类型长度 序号 Guid32 类别号 Varchar10 类别名称 Varchar100 父节点 Varchar10 备注 Varchar500 文书访问记录： 名称数据类型长度 序号 Guid32 文书编号 Varchar20 访问人员名称 Varchar10 访问时间 Varchar20 批示内容 Varchar100 授权人员 Varchar10 备注 Varchar500 5.1.3 管理数据管理数据 保管期限表： 名称数据类型长度 序号 Guid32 保管期限 Varchar8 永久/30 年/10 年 密级表： 名称数据类型长度 序号 Guid32 密级 Varchar20 备注 Varchar200 文书分发通知方式： 名称数据类型长度 序号 Guid32 通知方式 Varchar20 短信/电话 备注 Varchar200 用户表： 名称数据类型长度 序号 Guid32 用户 ID Varchar20 用户名 Varchar10 科室 Varchar10 密码 Varchar20 权限 Varchar10 密级 Varchar50 注册日期 Varchar100 性别 Varchar8 年龄 Int8 电话 Varchar10 手机 Varchar20 地址 Varchar200 EmailVarchar50 备注 Varchar200 角色表： 名称数据类型长度 序号 Guid32 名称 Varchar20 权限 ID Varchar20 功能 ID 号 备注 Varchar200 用户组表： 名称数据类型长度 序号 Guid32 用户组名称 Varchar20 权限 ID 备注 Varchar200 批示类别： 名称数据类型长度 序号 Guid32 文字说明 Varchar20 文件再传递 Varchar20 备注 Varchar200 组织机构表： 名称数据类型长度 序号 Guid32 机构 ID Varchar20 机构名称 Varchar20 机构位置 Varchar100 父 ID Varchar100 备注 Varchar200 5.2 报表格式报表格式 卷卷 内内 文文 件件 目目 录录 顺 序 号 文 号 责任者题名 日 期 页 号 备 注 XXXXXXXX 年外来文件登记簿年外来文件登记簿 收文 日期 收文 号 来文号 来文途 径 密 级 来文机关文件名称关键字 份 数 页 数 承办 单位 注 销 案卷号备注 档案查借阅审批表档案查借阅审批表 部门名称 查借 阅人 日期 文件名称（文件号）密级 归还人 签字 归还日期 档案室 确认 备注 查借阅原因 批准人签字 主管所领导审 批 文件批签承办单文件批签承办单 办公室 意见 领 导 批 示 承 办 结 果 承办文件要及时、准确，禁止用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水签 字。 借阅批准单借阅批准单 部门 名称 借阅 人 借阅 时间 文件、图纸名称： 借阅原因： 所领导 批准 批准人 及日期 备注 5.3 文书编目文书编目 5.3.1 电子文书编目电子文书编目 年年度度+ +分分类类号号+ +文文号号+ +单单位位代代码码+ +有有效效期期限限 2 20 01 10 0 0 08 80 02 20 02 2 W WS S2 20 01 10 00 06 60 02 20 0 1 10 00 01 1 3 30 0 2 20 01 10 0- -0 08 80 02 20 02 2- -W WS S2 20 01 10 00 06 60 02 20 0- -1 10 00 01 1- -3 30 0 5.3.2 纸质文书编目纸质文书编目 年年度度+ +分分类类号号+ +案案卷卷编编号号+ +文文号号+ +单单位位代代码码+ +有有效效期期限限 2 20 01 10 0 0 08 80 02 20 02 2 A AJ J2 20 01 10 00 06 60 00 01 1 W WS S2 20 01 10 00 06 60 02 20 0 1 10 00 01 1 2 20 01 10 0- -0 08 80 02 20 02 2- -A AJ J2 20 01 10 00 06 60 00 01 1- -W WS S2 20 01 10 00 06 60 02 20 0- -1 10 00 01 1- -3 30 0 3 30 0 5.4 分类表分类表 分类表一共有 4 级，如下所示： 一级二级三级四级 0101 请示、批复、通知名单、议程、 报告、领导讲话、选举结果、讨 论通过的文件、决议、纪要、公 报主席团会议记录等文件材料 0102 人大发言，人大代表建议和意见、 人大议案及答复，政协委员提案 及办理结果，简报，快报 0103 重要的贺信、贺电，筹备工作、 选举过程中形成的文件，小组会 议记录、会议服务机构的计划、 总结等文件材料 01 本级党的代表大会、人民代表大会、 政治协商会议、工会、共青团、妇联 代表大会的文件材料 0104讨论未通过的文件 0201 公报、决议、决定、记录、纪要、 议程、领导人讲话、讨论通过的 文件、参加人员名册02 本级党委、人民代表大会、政治协商 会议、纪律检查委员会、共青团、工 会、妇联的常委会、主席团、全体委 员会会议、政府常务会、办公会议的 文件材料 0202讨论未通过的文件 03 本机关党组（或实行党委制的党委） 会议和行政办公会的纪要、会议记录 04本机关召开工作会议、专题会议的文0401请示、批复、通知、名单、日程、 一级二级三级四级 报告、讲话、总结、决议、决定、 纪要 件材料 0402 典型材料、代表发言材料、交流 材料、简报 050101 请示、批复、通知、名单、 日程、报告、讲话、总结、 决议、决定、纪要0501本机关为主办的 050102 典型材料、代表发言材料、 交流材料、简报 050201 请示、批复、通知、名单、 日程、报告、讲话、总结、 决议、决定、纪要的复制 件或副本 05机关联合召开会议的文件材料 0502本机关协办的 050202 典型材料、代表发言材料、 交流材料、简报的复制件 或副本 0601 请示、批复、申办和筹办组委会 主要活动安排、议程、名单、主 报告（原文及译文） 、辅助报告 （原文及译文） ，上级领导贺词、 题词、讲话，会徽设计 0602 代表发言材料、交流材料、简报、 新闻报道 06 本机关承办国际性会议、大型展览会、 博览会的文件材料 0603 委员会、分会会议和学术会的讨 论记录，会议代表登记表、接待 一级二级三级四级 安排 0701重要的 0702一般的07 上级机关、上级领导检查、视察本地 区、本机关工作时形成的文件材料 0703本地区、本机关工作汇报材料 0801 本机关制定的方针政策性、法规 性、普法性业务文件，中长期规 划、纲要等文件材料 080201重要业务问题的 0802 本机关的请示与上级机关的批复、 批示080202一般业务问题的 080301重要业务问题的 0803 同等机关、下级机关的来函、请 示与本机关的复函、批复等文件 材料 080302一般业务问题的 0804 本机关代上级机关起草并被采用 的重要法规性文件、专项业务文 件的最后草稿 08050101重要业务问题的 080501本机关主办的 08050102一般业务问题的 08050201重要业务问题的 0805机关联合行文的文件材料 080502本机关为协办的 08050202一般业务问题的 080601大事记、组织改革等 0806本机关编辑、编写的文件材料 080602 简报、情况反映、工作信 息等 08本机关业务文件材料 0807 行政管理、执法活动中形成的文 件材料 080701 行政管理工作制度、程序、 规定等文件材料 一级二级三级四级 080702 执法检查情况汇总、通报、 整改通知等 08070301 固定资产投资、科技计 划等项目的审批（核准） 、管理、验收（评估） 等文件材料 08070302 不动产、自然资源的所 有权、使用权确认的文 件材料 08070303 20 年（含）以上有效 或未注明有效期的许可 证、执照、资质证、资 格证等的审批、管理文 件材料 080703 行政管理工作中形成的审 批、审查、核准等文件材 料 08070304 20 年以下有效的许可 证、执照、资质证、资 格证等的审批、管理文 件材料 080704 行政管理工作中形成的备 案文件材料 08070501重要的 080705 行政处罚、处分、复议、 国家赔偿等工作中形成的 文件材料 08070502一般的 0808 计划、总结、统计、调研等方面 的文件材料 080801 年度和年度以上的计划、 总结、统计材料 一级二级三级四级 080802 年度以下的计划、总结、 统计材料 080803 重要职能活动的总结、重 要专题的调研材料 080804 一般活动的总结、一般问 题的调研材料 080901 发表的公报，签订的协议、 协定、备忘录，重要的会 谈记录、纪要等 0809 出国或出境访问考察、参加国际 会议，接待来访等外事活动形成 的文件材料 080902 出国审批手续、执行日程、 考察报告、一般性会谈记 录 0901 机构设置、机构撤并、名称更改、 组织简则、人员编制、印信启用 和作废等文件材料 0902 人事工作制度、规定、办法等文 件 0903人事任免文件 090401 受县级（含）以上表彰、 奖励的0904 先进单位、劳动模范、先进工作 者的文件材料 090402受县级以下表彰、奖励的 090501 受到警告（不含）以上处 分的 09 本机关机构编制、干部人事、党、团、 纪检、工会、保卫、信访工作文件材 料 0905对本机关有关人员的处分材料 090502受到警告处分的 一级二级三级四级 0906 职工录用、转正、聘任、调资、 定级、停薪留职、辞职、离退休、 死亡、抚恤等文件材料 0907 人事考核、职称评审工作文件材 料 0908 职工调动工作的行政、工资、党 团组织关系的介绍信及存根 0909职工名册 091001 工作报告、总结、换届选 举结果 091002 重要专项活动的报告、总 结等 091003 党团员、工会会员名册， 批准加入党团、工会组织 的文件材料 0910 党、团、工会工作活动中形成的 文件材料 091004情况反映、工作简报 091101重要的 0911 纪检、检查工作中形成的综合性 报告、调查材料091102一般的 0912保卫部门的安全检查、调查记录 091301 有领导重要批示和处理结 果的0913 本机关处理人民来信来访的文件 材料 091302其他有处理结果的 10本机关事务管理文件材料1001 房产、土地所有权和使用权的文 件材料 一级二级三级四级 100201重要的 1002 与有关单位签订的合同、协定、 协议、议定书等文件材料100202一般的 100301重要的 1003接待工作的计划、方案 100302一般的 1004机关财务预算 1005 机关物资（办公设备及用品、机 动车等）采购计划、审批手续、 招标投标、购置等文件材料，机 动车调拨、保险、事故、转让等 文件材料 100601重要的 1006 国有资产管理（登记、统计、核 查清算、交接等）文件材料100602一般的 1007 职工承租、购置本单位住房的合 同、协议和有关手续 1008 职工住房分配、出售的规定、方 案、细则，职工住房情况统计、 调查表、职工住房申请 110101重要的 1101 上级机关制发的属于本机关主管 业务的文件材料110102一般的 1102 上级机关制发的非本机关主管业 务但要贯彻执行的文件材料11上级机关制发的文件材料 1103 上级机关制发的关于本机关机构 设置、领导人任免、人员编制等 文件材料 一级二级三级四级 12 同级机关制发的非本机关主管业务但 要贯彻执行的文件材料 1301重大问题的专题报告 13下级机关报送的文件材料 1302 年度和年度以上的计划、总结、 统计材料 5.5