档案管理_南天档案计算机管理信息系统说明书

第一章 系统概述一 系统概述档案是人类实践活动的原始记录，是丰富的信息资源。伴随人类实践活动的发展，档案作为集服务性、政治机要性和科学性为一体的一门学科，在当今起着越来越重要的作用。随着科学技术和社会经济的发展，计算机管理系统作为一种现代化的管理工具被广泛应用于生产和管理的各个部门。而档案传统的手工操作管理已经严重阻碍了档案工作的进一步发展，使用计算机管理系统已经是档案管理发展的必然趋势。我们通过与档案工作人员广泛配合，对档案工作进行了长期深入的了解和详细分析后，经过不断的探索和完善，开发出综合档案管理的“南天档案计算机管理信息系统”。它利用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行了有效地管理，大大地提高了档案工作的效率和质量。“南天档案计算机管理信息系统”按照国家档案著录规则、文书档案案卷格式、科学技术档案案卷构成的一般要求、归档文件整理规则、计算机软件开发规范、计算机软件产品开发文件编制指南等技术规范和标准进行开发。符合档案管理的要求，适用于各大、中、小型档案馆、各行业的综合档案科（室）。二系统特点 1. 全中文界面设计，界面友好，操作简单，易学易用；2. 数据保密性和安全性高；3. 数据著录和收集效率高；4. 主题词和分类码内容丰富，计算机自动辅助标引；5. 文件自动归档，实现文档一体化；6. 自动生成符合国标的各种目录表格；7. 自定义报表生成器，自定义界面；8. 支持模糊查询、多级查询；查询方便迅速；9. 良好扩展性、可升级性和数据的可移植性；10. 跟踪最新的档案发展变化，适时进行改进提高，适应新的要求。三系统功能南天档案计算机管理信息系统共有八大模块，分别是：收发文、数据整理、检索查询、借阅利用、档案编目、统计报表、数据管理、系统维护。1. 收发文模块实现日常的收发文登记入库。在登记入库完成后，可对已登记入库的文件进行查询、修改；对文件进行整理、归档后可以迁移到档案库，实现文档的一体化；以及对不需归档的文件进行销毁处理并能打印出相对应的表格。2. 数据整理模块实现文件材料经过整理、归档后形成的档案进行著录工作，著录中可以关联档案的原文，原文类型可以是图片文件、WPS文件、WORD文件、AVI文件、MP3文件等等。在著录过程中系统提供逻辑错误提示，如档号不能重号、件号不能出现0、小数、负数及英文字母等。在著录完成后，可对已著录的档案进行修改。使系统自动标引主题词和分类号，减轻著录人员的工作量。对到期的档案进行销毁处理，对档案的保管期限和密级进行降级处理。3. 检索查询模块实现对已著录的档案进行快速查询，支持模糊查询和二级查询，即不必要知道被查数据的完整信息，只需要知道部分信息即可，还可以在上一次查询结果中再查询，缩小查询范围，得到更精确的结果。4. 借阅利用模块是档案馆对外的窗口，实现利用人资料、手续、利用情况的管理。可进行利用业务的办理，包括借阅、归还、续借、催还、调卷，对利用情况进行查询、统计等。5. 档案编目模块实现对各种档案信息（案卷级、文件级）编制各种目录并以多种格式打印输出。目录形式为：案卷目录、卷内目录、归档文件目录，备考表等。根据用户利用的需要，提供专业模板文件，辅助用户撰写编研材料。提供报表生成器，根据用户的需求自定义设计新报表。6. 统计报表模块实现对已著录的档案信息、全宗信息按不同条件进行统计，并打印输出相关统计报表。7. 数据管理模块实现数据的备份、恢复以及数据的批量导入、导出，进行档案的移交、接收管理等功能。8. 系统维护模块实现对系统辅助字典进行初始化、建立登录和操作日志，添加、删除、修改用户，设置用户权限。还可按用户习惯设定操作界面。四系统运行环境：软件环境: 在 Windows9x及Windows2000 、WindowsXP、WindowsNT等环境下运行。硬件环境: 1计算机： Pentium II 233MHzCPU或更高； 32MB内存或更高； 200MB硬盘空间或更高； 光驱； VGA彩显； 建议显示分辨率设为800X600或1024X768；2软件加密狗；3外设（如打印机、扫描仪等）。第二章 系统安装一硬件安装在计算机关闭的状态下，将本系统的软件加密狗插到计算机并行口上。如果需要连接打印机，再将打印机数据电缆的并口端插到加密狗上即可。若需要安装其他外设，请做相应硬件连接。（详细操作请参见附录-1）启动计算机做相应外设的软件安装及设置。二 软件安装将本系统软件光盘放入你的计算机光驱中，光驱将会自动运行安装程序（若你的光驱不支持自动运行，则运行光盘根目录中的Setup.exe文件），出现下面的安装界面：点击【下一步】按钮，出现界面：选择【我同意该许可协议的条款】，然后点击【下一步】按钮，出现界面：设置名称和公司后，点击【下一步】按钮，出现界面：在此界面中，让你选择系统的安装路径，一般可以使用缺省的安装路径（c:nantianarchives）即可，不必修改。如果要修改的话，可点击界面上的【更改】按钮，来进行安装路径的更改。安装路径选择好后，点击【下一步】按钮，出现界面：选择在开始菜单中的快捷方式名称和位置，然后点击【下一步】按钮，出现界面：查看安装的信息，如果需要更改，可点击【上一步】按钮，返回上一界面进行修改，如果不需要更改，则点击【下一步】按钮，开始安装系统：并显示：如果要建立桌面快捷方式，则直接点击【下一步】按钮；如果不建立桌面快捷方式，则点击方框中的勾，将勾去掉，使其变为状态，再点击【下一步】按钮，出现界面：点击【完成】按钮，系统完成安装并自动退出，返回到桌面，至此软件安装过程完成，请取出光盘。第三章 系统启动在Windows系统【开始】菜单中选择：程序-南天档案管理系统-南天档案，即可启动本系统，如果在桌面上建立了快捷方式的话，直接运行桌面的快捷方式，即可启动本系统。一. 系统登录为了保证数据的安全性，每次在进入系统以前用户需提供用户名及密码，如果用户名或密码不正确则不允许进入系统（密码最小长度为8个字符（4个汉字），最大长度为16个字符（8个汉字）。登录主界面如下：在初次使用本系统时，系统的默认的用户名和密码如下：用户名： 管理员密 码： 用户可以在系统维护中的【用户管理】模块中对默认值进行修改。如果你要对用户名或密码进行修改，请你一定要记住修改后的用户名和密码。进入系统后，整个应用的主界面如下：此界面是本系统的主界面，只要点击相应的模块图片即可进入相对应的模块操作菜单，点击菜单就可进入相关操作界面。二使用约定为了能快速、方便地使用好本系统，了解以下系统使用约定将有很大帮助。1. 本系统中的所有功能都是针对主界面中的每个功能模块来进行说明的，点击模块图片，即可进入相应模块菜单。2. 如果是第一次使用本系统，必须在【系统维护】模块中的【辅助字典】中做以下的初始化工作： 设置单位名称 设置本单位的全宗信息 设置类别（问题/机构）以上信息为必须维护项目，其他信息可以根据具体使用情况进行选择性维护。3. 在进行文件登记或档案著录时，蓝色字的数据项为必须输入数据项，即一定要有数据输入；黑色字的数据项可根据具体情况进行输入。4.著录时按回车键可以使光标跳到下一个数据项，实现和Tab键相同的功能，当光标跳到最后一个数据项时，再按回车键，数据自动保存。5. 在档案著录时,文件字号的格式必须按以下的格式输入，不然在以后的表格打印时不规范。格式如：云办发(2002)第1号 或 云办发(2002)1号云办发2002第1号 或 云办发20021号其中：()是半角状态下的小括号，即在输入英文状态下的形式。是六角的方括号，注意不是。6. 在档案著录时,档号会自动生成，不需要手工进行输入。 7. 原文管理原文管理的主要功能是关联档案的原文，存入数据库，并对档案原文进行管理。原文类型可以是图片文件、WPS文件、WORD文件、AVI文件等等，在配有扫描仪的计算机上，也可以直接对文件进行扫描。原文管理的界面如下：操作说明如下： 增加：若要增加一个文件，点击该按钮后打开如下界面：在该对话框中选中你要增加的文件，然后点击【打开】按钮即可增加一个文件。 扫描：在配有扫描仪的计算机上对文件原文进行扫描。 左移：改变所选中文件的顺序，把所选中文件左移一个位置。 右移：改变所选中文件的顺序，把所选中文件右移一个位置 删除：删除所选中的文件 改名：对所选中文件进行改名。选中要改名的文件，点击【改名】按钮后，选中文件下方的文字将会变成可编辑状态，这时可输入新的文件名。 保存：保存对原文所进行的操作（增加、删除、改名等）。并将原文存入数据库。 打开：打开文件，查看文件原文信息。选中要打开的文件，点击【打开】按钮，或者直接用鼠标双击要打开的文件，都可以打开文件。如果选中的文件有默认打开方式，则系统以默认方式打开文件，如果选中的文件没有默认打开方式，则系统提示选择打开该文件的应用程序，如下：在该对话框中选中要用来打开所选文件的应用程序，然后点击【打开】按钮即可打开文件。 属性：打开并查看所选文件的属性窗口。 帮助：打开原文管理的帮助信息。 返回：关闭原文管理窗口。 单击鼠标右键，可以打开原文管理快捷菜单，快捷菜单中含有以上所有的按钮操作。8. 所有的查询条件之间的关系是“与”（并且）的关系。查询结果应满足你设定的条件范围。9. 系统中所有的查询都支持模糊查询和二级查询。不需要知道被查数据的完整信息，只要知道部分信息即可，如要查询题名里含有“任免”的文件，只需在查询窗口中的题名处输入“任免”两个字，或者在查询窗口中的题名首字母处输入“RM”，（汉字任免的声母组合）就可以把题名中所有含有“任免”的文件查找出来。如果查询时在查询窗口中的题名处输入“任免 通知”，或在题名首字母处输入“RMTZ”,（汉字任免和通知的声母组合）则查询出含有“任免”和“通知”的文件，“任免”和“通知”不分先后顺序。10. 本系统出厂前经过了严格的杀毒检验，但为了防止用户使用其他软件时带来其他病毒，建议用户在所使用的计算机上安装经过公安部认可的杀毒软件，如瑞星、金山毒霸、诺顿等杀毒软件。11. 帮助系统在使用系统过程中，点击【帮助】按钮，或者按下键盘上的F1键，可以打开帮助信息。帮助信息对使用系统做了详细介绍。第四章 收发文收发文模块实现了收、发文登记，文件查询、修改、归档、销毁等日常文件管理工作的计算机化。一 收文登记收文登记主要完成收文信息的录入。是本单位收到的从上级机关及其他单位发送来的文件登记工作。文件的录入是计算机管理文件的开始，是必要途径，是计算机辅助文件管理的基础。收文登记的主界面如下：登记时蓝色字的数据项是必须输入项。操作说明如下：1. 如果当前录入的文件有原文，可点击【原文】按钮，进入该份文件的原文管理界面，进行文件的原文管理。（参看【使用约定】中的原文管理部分）2. 每次录入完一条记录项后，点击【保存】按钮，保存输入的数据。3. 每次录入完一条记录项后，点击【办理】标签或【处理单】标签按钮，可转到文件办理情况或文件处理单情况，然后进行打印操作。4. 点击【批量打印处理单】按钮，可以调出已保存的文件进行打印处理单操作，并可同时打印多份文件处理单。如下述： 查询：在左边设置查询条件，不必要知道要查数据的完整信息，只要知道部分信息即可，如查询文件标题里含有“任免”的文件，只需在查询窗口中的文件标题处输入“任免”两个字，就可以把文件标题中所有含有“任免”的文件查找出来。点击【高级】按钮，可以打开高级查询条件设置窗口，进行更精确的查询。 点击要打印处理单的文件，使其被选中，如果要选择多个文件，可按住Ctrl键然后选择多个文件；如果要选择连续的多个文件，可按住Shift键，先选择起始文件，再选择结束文件，这样中间的文件将被全部选中。点击【全选】按钮，可选中全部文件，点击【不选】按钮，可清除选中的文件。 点击【处理单】按钮，可转到文件处理单情况，然后进行打印操作。5. 点击【帮助】按钮，或按下键盘上F1按钮，打开收文登记的帮助信息。6. 返回：关闭收文登记窗口。二 发文登记发文登记主要完成发文信息的录入。是按国家和有关单位的规定对本单位向外发出的文件条目的登记工作。发文登记的主界面如下：登记时蓝色字的数据项是必须输入项。操作说明如下：1. 如果当前录入的文件有原文，可点击【原文】按钮，进入该份文件的原文管理界面，进行文件的原文管理。（参看【使用约定】中的原文管理部分）2. 每次录入一条完整记录后，点击【保存】按钮，保存输入的数据。3. 点击【帮助】按钮，或按下键盘上F1按钮，打开发文登记的帮助信息。4. 返回：关闭发文登记窗口。三 文件查询将已录入的文件信息快速查询出来。主界面如下：操作说明如下：1. 查询：在左边设置查询条件，不必要知道要查数据的完整信息，只要知道部分信息即可，如要查询文件标题里含有“任免”的文件，只需在查询窗口中的文件标题处输入“任免”两个字，就可以把文件标题中所有含有“任免”的文件查找出来。点击【高级】按钮，可以打开高级查询条件设置窗口，进行更精确的查询。2. 原文：如果已录入的文件有原文，则会在行号左边有图标显示，可点击【原文】按钮，进入该份文件的原文管理界面，进行文件的原文查询。（参看【使用约定】中的原文管理部分）3. 后退：查看上一条数据，数据往后翻。4. 前进：查看下一条数据，数据往前翻。5. 卡片：进入数据的卡片浏览界面，同时只能看到一条文件数据记录。如下图：6. 转存：将当前所选中的文件记录另存为其他形式文件，如Excel、Txt等。7. 定位：如果查询到的数据较多的情况下，在此可以直接定位到你要看的那一条文件记录。如下图：在该界面中输入你要定位到的行号，然后按【定位】按钮即可定位到你所要查看的文件记录。8. 网格：进入数据的网格浏览界面，同时可以看到多条文件数据。在该界面下不能对数据进行修改。9. 排序：对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设置窗口，如下图：在该窗口中可以设置是按哪个数据项来排序的，你只要在左边的【可选择字段】中双击你想要用来排序的字段，或者拖拽你想要用来排序的字段到右边的【排序字段】中。可以选择多个排序字段。排序字段的顺序可以通过上下拖拽右边的【排序字段】中的字段来完成。在右边的【排序字段】中，如果选中了排序字段后面的升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。10.打印：把查询结果打印出来。如下图：11. 帮助：打开文件查询的帮助信息。12. 返回：关闭文件查询窗口。四 文件修改主要对已录入的文件进行适当的修改，保证文件信息的准确性。主界面如下：对已录入的文件信息进行修改，必须先把要修改的文件信息查询出来，然后才能进行修改。操作说明如下：1. 查询：在左边设置查询条件，不需要知道要查数据的完整信息，只要知道部分信息即可，如要查询文件标题里含有“任免”的文件，只需在查询窗口中的文件标题处输入“任免”两个字，就可以把文件标题中所有含有“任免”的文件查找出来。点击【高级】按钮，可以打开高级查询条件设置窗口，进行更精确的查询。2. 原文：如果已录入的文件信息有原文，则会在行号左边有图标显示，可点击【原文】按钮，进入该份文件的原文管理界面，进行文件的原文修改。（参看【使用约定】中的原文管理部分）3. 后退：查看上一条数据，数据往后翻。4. 前进：查看下一条数据，数据往前翻。5. 定位：如果查询到的数据较多的情况下，在此可以直接定位到你要看的那一条文件记录。如下图：6. 排序：对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设置窗口，如下图：在该窗口中可以设置是按哪个数据项来排序的，你只要在左边的【可选择字段】中双击你想要用来排序的字段，或者拖拽你想要用来排序的字段到右边的【排序字段】中。可以选择多个排序字段。排序字段的顺序可以通过上下拖拽右边的【排序字段】中的字段来完成。在右边的【排序字段】中，如果选中了排序字段后面的升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。7. 修改：当查询出文件信息后，先选中要修改的文件信息，再点击【修改】按钮，可以打开文件修改窗口，在此窗口中对文件信息进行修改后，点击【保存】即可保存修改后的信息。8. 批量修改：当查询出文件信息后，点击【批量修改】按钮，打开如下界面：先选择著录项目，然后在查找内容中输入修改前的内容，在替换为中输入修改后的内容，点击【查找下一个】按钮，查询出数据后，点击【替换】按钮，可替换当前记录；或者点击【全部替换】按钮，进行全部替换操作。9. 帮助：打开文件修改的帮助信息。10返回：关闭文件修改窗口。五 文件归档文件归档主要用于已录入收、发文登记信息后，归档按收文和发文的年份、问题（机构）、保管期限，对文件自动分类，整理组成档案，并根据需要任意调整件号，自动产生相应的归档文件目录。如果归档错误，可以先撤消错误的归档，修改后重新归档。（注意：新规则取消案卷、卷内两级目录）主界面如下：操作说明如下：1. 文件归档查询：在对文件进行归档前，先要查找到你要归档的文件，然后才能对它进行归档。输入查询条件，如果不输入文件题名和文件字号，则查询出这一年、这个问题（机构）的全部记录。如下：点击要归档的文件，使其被选中，如果要选择多个文件，可按住Ctrl键然后选择多个文件；如果要选择连续的多个文件，可按住Shift键，先选择起始文件，再选择结束文件，这样中间的文件将被全部选中。点击【全选】按钮，可选中全部文件，点击【不选】按钮，可清除选中的文件。归档：选择好要归档的文件后，设置归档文件的保管期限和件号，如下：然后点击【归档】按钮，即可进行归档操作。2. 归档文件调整件号调整：如果归档时件号设置错误，可用此功能修改件号，界面如下：根据全宗、年代、问题（机构）、保管期限进行已归档文件的查询。查询到结果后，选中查询到的文件，即可修改其件号，修改完成后，点击【保存】按钮进行保存。撤消归档：如果归档错误，可用此功能撤消错误归档，然后再重新进行正确归档。界面如下：根据全宗、年代、问题（机构）、保管期限进行已归档文件的查询。查询到结果后，选中查询到的文件，点击【撤消】按钮，即可撤消归档。然后可对文件重新进行正确的归档。3. 归档文件编目归档文件目录：将归档后的文件信息编制目录并可以打印输出。界面如下：点击【编目】按钮，即可看到所选数据编目后的表格。点击【设置】按钮，对表格中表头和页脚中的显示数据进行设置。点击【页面】按钮，对表格的边框、打印纸、缩放比例、打印方向等进行设置。点击【打印】按钮，表格设置好后，可以打印编好的目录表格，如果没有查询到要编目的数据，则打印一张空表。打印时如果要编目的数据没有填满一张纸，系统会自动在表格后面补空行，填满一张纸。归档文件目录封面：生成一份归档文件目录的封面。界面如下：根据全宗、年代、问题（机构）、保管期限进行编目，点击【编目】，即可看到所选数据编目好的表格。点击【打印】，即可打印归档文件目录封面。4. 文件迁移到档案库将收、发文整理归档的文件迁移到档案库，实现文档一体化。界面如下：点击【查询】按钮，会将已归档但还未传输到档案库的归档文件查询出来，点击要迁移的归档文件，使其被选中，如果要选择多个归档文件，可按住Ctrl键然后选择多个归档文件；如果要选择连续的多个归档文件，可按住Shift键，先选择起始归档文件，再选择结束归档文件，这样中间的归档文件将被全部选中。再点击【迁移】按钮，即可将归档文件迁移到档案库。六 文件销毁主要用于对已经登记过的但不参加归档的收文、发文做销毁操作，以便形成销毁文件目录。主界面如下：操作说明如下：1. 文件销毁：对已经登记过的但不参加归档的收文、发文做销毁操作。先设定相应的查询条件，再点击【查询】按钮，查询出要销毁的文件。点击要销毁的文件，使其被选中，如果要选择多个文件，可按住Ctrl键然后选择多个文件；如果要选择连续的多个文件，可按住Shift键，先选择起始文件，再选择结束文件，这样中间的文件将被全部选中。再点击【销毁】按钮，即可销毁文件。（注意：执行此操作并没有把文件信息从数据库中删除，只在数据库中做销毁标记，还可恢复）2. 撤消销毁：如果执行了错误的销毁操作，可利用此功能将被销毁的文件恢复。界面如下：先设定相应的查询条件，再点击【查询】按钮，查询出要恢复的销毁文件。点击要恢复的销毁文件，使其被选中，如果要选择多个文件，可按住Ctrl键然后选择多个文件；如果要选择连续的多个文件，可按住Shift键，先选择起始文件，再选择结束文件，这样中间的文件将被全部选中。点击【恢复】按钮，即可使其恢复为没有销毁的文件，又可以参加文件的归档。点击【删除】按钮，把经过销毁的文件从数据库中彻底删除，以后将不能进行恢复（注意：此操作要慎用，一旦做了此操作，经此操作删除的销毁文件目录也将不复存在）。3.销毁文件目录：将销毁后的文件信息编制目录并可以打印输出。界面如下：点击【查询】按钮，打开如下界面：设置查询条件后点击【查询】按钮，可看到条件范围内编目好的销毁文件信息。点击【打印】按钮，表格设置好后，可以打印编好的目录表格，如果没有查询到要编目的数据，则打印一张空表。打印时如果要编目的数据没有填满一张纸，系统会自动在表格后面补空行，填满一张纸。第五章 数据整理数据整理模块实现了档案的著录、修改、鉴定销毁以及设置自动标引等管理工作的计算机化。下面分别介绍每个功能：一 档案著录档案著录主要完成各种档案信息的录入。是以后档案查询利用、借阅、统计的基础。档案著录的主界面如下：在上一界面中可以选择要著录档案的类型，有文书档案、科技档案、照片档案、会计档案、实物档案几种。下面以文书档案的著录为例，其他操作类似。点击【文书档案】按钮，打开如下界面：在该界面中可以著录文书档案的数据，著录时分为著录案卷级、著录文件级和新规则进行著录。如上图，是著录案卷级的例子。著录时蓝色字的数据项是必须输入项。在著录时档号是自动生成的，不需要进行手工输入。如果选中了后台自动标引复选框，则在输入完题名后，系统将自动在后台标引文件的主题词和分类码。操作说明如下：1 在著录新规则档案时，选中【文书档案（新规则）】前的复选框。2 在著录老标准档案时，不选中【文书档案（新规则）】前的复选框；著录案卷级档案时，选中【著录案卷级】前的复选框，著录文件级档案时，选中【著录文件级】前的复选框。3 如果当前录入的档案记录有原文，可点击【原文】按钮，进入该份档案的原文管理界面，进行档案的原文管理。（参看【使用约定】中的原文管理部分）4. 在每次录入完一条完整记录后，点击【保存】按钮，保存输入的数据。5. 点击【帮助】按钮，或按下键盘上F1按钮，打开档案著录的帮助信息。6. 返回：关闭档案著录窗口。二 档案修改档案修改是对著录进数据库的错误档案数据进行修改，包括对档案条目数据的修改、删除档案数据、档案数据的原文管理。档案修改的主界面如下：在上一界面中可以选择要修改档案的类型，有文书档案、科技档案、照片档案、会计档案、实物档案几种。下面以文书档案的修改为例，其他操作类似。点击【文书档案】按钮，打开如下界面：操作说明如下：1. 查询：在左边设置查询条件，不需要知道要查数据的完整信息，只要知道部分信息即可，如你要查询题名中含有“任免”的文件，只需在查询窗口中的题名处输入“任免”两个字，就可以把题名中所有含 “任免”的文件查找出来。点击【高级】按钮，可以打开高级查询条件设置窗口，进行更精确的查询。2. 原文：如果已录入的档案信息有原文，则会在行号左边有图标显示，可点击【原文】按钮，进入该份档案的原文管理界面，进行档案的原文修改。（参看【使用约定】中的原文管理部分）3. 后退：查看上一条数据。数据往后翻。4. 前进：查看下一条数据。数据往前翻。5. 定位：如果查询到的数据较多的情况下，在此可以直接定位到你要看的那一条档案记录。如下图：在该界面中输入你要定位到的行号，然后按【定位】按钮即可定位到你所要查看的档案记录。6. 排序：对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设置窗口，如下图：在该窗口中可以设置是按哪个数据项来排序的，你只要在左边的【可选择字段】中双击你想要用来排序的字段，或者拖拽你想要用来排序的字段到右边的【排序字段】中。可以选择多个排序字段。排序字段的顺序可以通过上下拖拽右边的【排序字段】中的字段来完成。在右边的【排序字段】中，如果选中了排序字段后面的升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。7. 修改：当查询出档案信息后，先选中要修改的档案信息，再点击【修改】按钮，可以打开档案修改窗口，在此窗口中对档案信息进行修改后，点击【保存】即可保存修改后的信息。8. 批量修改：当查询出文件信息后，点击【批量修改】按钮，打开如下界面：先选择著录项目，然后在查找内容中输入修改前的内容，在替换为中输入修改后的内容，点击【查找下一个】按钮，查询出数据后，点击【替换】按钮，可替换当前记录；或者点击【全部替换】按钮，进行全部替换操作。9. 全宗修改：在点击查询后并输入查询条件查询出所要修改的全宗号点击修改全宗并输入新的全宗号确定即可。10. 件号调整：点击查询并输入你所要修改档案的条件查询出所需要的档案后就可以任意调整各件档案的位置以及他们的件号。11. 保管期限修改：点击查询后输入要修改的档案的条件查询出所要修改的保管期限后点击修改保管期限并输入新的保管期限确定即可。12. 帮助：打开档案修改的帮助信息。13. 返回：关闭档案修改窗口。三 自动标引自动标引是让系统自动标引出主题词和分类号，目的是为了减轻著录工作人员的工作。自动标引的主界面如下：操作说明如下：1. 查询：在对文件进行标引前，先要查找到你要标引的文件记录，然后才能对文件进行自动标引。输入查询条件的界面如下：在该查询条件输入界面中，有三种查询方式可供选择：简单查询、高级查询和自定义查询。选择其中的一种查询方式后，输入你要查询的条件，然后点击【查询】按钮，即可查到你所要的档案记录。在查询时如果选择了【在结果中查询】复选框，那么这次查询就是在上一次的查询结果继续查询，缩小查询结果。2. 后退：查看上一条数据。数据往后翻。3. 前进：查看下一条数据。数据往前翻。4. 全选：全部选中查询到的数据，即对所有查询到的数据进行标引。 5. 不选：清除你选中的数据的选中标记，使它成为没有选中的状态。如果你要选中某条记录，那么点击该条记录前的【选中】复选框，出现为选中状态，出现为不选中状态。在标引时，系统只对选中的记录数据进行自动标引。6. 定位：如果查询到的数据较多的情况下，在此可以直接定位到你要看的那一条档案记录。如：在该界面中输入你要定位到的行号，然后按【定位】按钮即可定位到你所要查看的档案记录。7. 标引：系统对选中的档案记录开始进行自动标引。8. 停止：取消当前的标引操作。9. 保存：保存系统对文件的标引结果。11. 排序：对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设置窗口，如下：在该窗口中可以设置是按哪个数据项来排序的，你只要在左边的【可选择字段】中双击你想要用来排序的字段，或者拖拽你想要用来排序的字段到右边的【排序字段】中。可以选择多个排序字段。排序字段的顺序可以通过上下拖拽右边的【排序字段】中的字段来完成。在右边的【排序字段】中，如果选中了排序字段后面的升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。11. 帮助：打开自动标引的帮助信息。12. 返回：关闭自动标引窗口。四 鉴定销毁该模块对到期的档案进行销毁处理，对档案的保管期限和密级进行降级处理。主界面如下：操作说明如下：1. 查询：在鉴定、销毁处理前必须要查找到你要鉴定或销毁的档案，然后才能对它们进行鉴定或销毁操作。输入查询条件的界面如下：在该查询条件输入界面中，有三种查询方式可供选择：简单查询、高级查询和自定义查询。选择其中的一种查询方式后，输入你要查询的条件，然后点击【查询】按钮，即可查到你所要的档案记录。在查询时如果选择了【在结果中查询】复选框，那么这次查询就是在上一次的查询结果继续查询，缩小查询结果。2. 后退：查看上一条数据。数据往后翻。3. 前进：查看下一条数据。数据往前翻。4. 全选：全部选中查询到的数据，即对所有查询到的数据进行鉴定或销毁。 5. 不选：清除你选中的数据的选中标记，使它成为没有选中的状态。如果你要选中某条记录，那么点击该条记录前的【选中】复选框，出现为选中状态，出现为不选中状态。在鉴定或销毁时，系统只对选中的记录数据进行操作。6. 定位：如果查询到的数据较多的情况下，在此可以直接定位到你要看的那一条档案记录。如：在该界面中输入你要定位到的行号，然后按【定位】按钮即可定位到你所要查看的档案记录。7. 鉴定：系统对选中的档案记录开始进行鉴定。如：在该界面中选择鉴定的条件，分别对保管期限和密级进行降级处理，选择保管期限变更时，系统会把选中记录且对应保管期限的文件的保管期限变更为后来选择的保管期限。选择密级变更时，系统会把选中记录且对应密级的文件的密级变更为后来选择的密级。8. 销毁：系统对选中的档案记录开始进行销毁。如：在该界面中选择销毁条件，选择好要销毁档案保管期限和密级，系统会把选中记录且对应保管期限和密级的档案进行销毁。9. 保存：保存系统对档案的鉴定销毁结果。10. 排序：对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设置窗口，如下：在该窗口中可以设置是按哪个数据项来排序的，你只要在左边的【可选择字段】中双击你想要用来排序的字段，或者拖拽你想要用来排序的字段到右边的【排序字段】中。可以选择多个排序字段。排序字段的顺序可以通过上下拖拽右边的【排序字段】中的字段来完成。在右边的【排序字段】中，如果选中了排序字段后面的升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。11.帮助：打开鉴定销毁的帮助信息。12.返回：关闭鉴定销毁窗口。第六章 检索查询一 档案查询档案查询是对录入数据库的档案数据进行查询，是档案的主要应用之一。利用系统强大的模糊查询功能对已录入的档案信息进行查询。确定文件是否已经存在，并可查看档案的详细信息及原文。档案查询的主界面如下：在上一界面中可以选择要查询档案的类型，有文书档案、科技档案、照片档案、会计档案、实物档案几种。下面以文书档案的查询为例，其他操作类似。点击【文书档案】按钮，打开如下界面：操作按钮如下：1. 查询：在左边设置查询条件，不需要知道要查数据的完整信息，只要知道部分信息即可，如你要查询文件标题里含有“任免”的文件，只需在查询窗口中的文件标题处输入“任免”两个字，就可以把文件标题中所有含有“任免”的文件查找出来。点击【高级】按钮，可以打开高级查询条件设置窗口，进行更精确的查询。2. 原文：如果已录入的档案信息有原文，则会在行号左边有图标显示，可点击【原文】按钮，进入该份档案的原文管理界面，进行档案的原文查询。3. 后退：查看上一条数据，数据往后翻。4. 前进：查看下一条数据，数据往前翻。5. 卡片：进入数据的卡片浏览界面，同时只能看到一条档案数据。如下图：6. 转存：将当前所选中的档案记录另存为其他形式文件，如Excel、Txt等。7. 定位：如果查询到的数据较多的情况下，在此可以直接定位到你要看的那一条档案记录。如下图：在该界面中输入你要定位到的行号，然后按【定位】按钮即可定位到你所要查看的档案记录。8. 网格：进入数据的网格浏览界面，同时可以看到多条档案数据。在该界面下不能对数据进行修改。9. 排序：对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设置窗口，如下图：在该窗口中可以设置是按哪个数据项来排序的，你只要在左边的【可选择字段】中双击你想要用来排序的字段，或者拖拽你想要用来排序的字段到右边的【排序字段】中。可以选择多个排序字段。排序字段的顺序可以通过上下拖拽右边的【排序字段】中的字段来完成。在右边的【排序字段】中，如果选中了排序字段后面的升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。10.打印：把查询结果打印出来。如下图：11. 帮助：打开档案查询的帮助信息。12. 返回：关闭档案查询窗口。第七章 借阅利用一 利用管理此功能主要用于增加、删除、修改利用人信息，录入利用人手续的审核、权限认定、调档审核情况，利用业务办理（借阅、归还、续借、催还、调卷）。界面如下：模式选择分为四种：浏览模式：该模式下上面划线的区域只能看，不能编辑。新增模式：该模式下上面划线的区域可以编辑，同时【加入】按钮变亮，你可以输入利用人姓名，证件名称和号码，联系电话及单位名称。修改模式：该模式下你可以修改利用人的信息，而且在这个模式下，当选中某一利用人后工具栏上【删除】按钮才能够恢复为激活状态。查询模式：该模式下可以以姓名、证件名称、证件号码、联系电话及单位名称为条件项查找利用人。操作说明如下：1. 新增：将模式选择设置为【新增】。2. 删除：删除利用人（当前模式必须设置为【修改】，该项功能才能使用）。3. 审核：利用人手续审核情况、调档审核情况及权限认定情况的录入修改。当选中要办理的借阅（利用人）后，点击【审核】按钮，打开如下界面：来借阅（查找）档案的人，都需要到有关上级部门办理相关手续，其手续审核情况和调档审核情况、批准的可调档权限（点击按钮可以选择多项）填入上面对应项中。4. 借阅管理：进入借阅管理模块，办理具体利用业务（办理借阅、归还、续借、催还、调卷等业务）。选中利用人后，点击【借阅管理】按钮，打开如下界面（注意：首先要确信该利用人已经作过了手续审核）： 增加：新增加一份档案借阅记录。点击【增加】按钮后，打开如下界面：档号右边的，用来帮助选择需要调阅的档案，单击之后弹出选择要查询的档案窗口：先设置一定的条件选择出相应的档案信息后，即可选择要查询的档案。（一个条件也不输入查询出全部档案）选定档案后，点击【确定返回】按钮，返回到利用档案登记单，再输入其他信息后，点击【增加】，即可保存新建的利用档案登记单。 修改：修改当前选中的档案利用借阅信息。当用户先选中一条档案利用查阅信息后，点击【修改】图标之后弹出的窗体和增加窗体有些类似，但是增加了是否归还、续借、归还日期及利用结果几个数据项，并且没有了档案选择按钮而且档号、类别和题名都为灰色表示，是不能修改的项。 删除：删除当前选中的档案利用借阅信息。先选中一条记录（双击档案利用借阅信息），点击【删除】按钮后，系统会提示你是否删除，以防止误操作产生。注意：如果该份记录显示用户借阅利用的档案未归还的话，则系统禁止删除操作。提示信息如下： 归还：利用人归还档案，使用该项。先选中一条记录（双击档案利用借阅信息），点击【归还】按钮后，系统会提示：接下来需要录入利用结果： 续借：利用人续借档案，使用该项进行延期。当用户点击【续借】按钮之后，系统提示输入续借天数： 催还单：对未归还的档案利用产生催还单。将产生类似下面的催还单： 调卷单：对借阅的档案产生调卷单。将产生类似下面的调卷单：注意：当用户在利用档案信息列表中没有选中的记录时，修改、删除、归还、续借、催还单及调卷单的图标和文字将成为未激活状态（灰色底色）不可用状态，选中一条记录时，所有的图标都可用，但是选中两条及两条以上时，工具栏上的修改、删除、归还、续借都变为不可用状态，这里主要是为方便同时产生多条记录的调卷单及催还单5. 帮助：打开利用管理的帮助信息。6. 退出：关闭利用管理窗口。二 利用查询可按照借阅利用人或按照档案查询，如果利用人档案未归还可以作催还。界面如下图：查询可以按用户或者按档案来查询。操作说明如下：1. 在窗体左面输入相应的查询条件，点击【查询】按钮查找满足条件的结果，结果显示在右面列表中2. 查询为模糊查询，要查找题名中包含“通知”的档案，在题名项中只需要键入“通知”两个字即可。3. 窗体右面分为上下两个列表，按照用户查询，上面是用户列表，下面是当前用户借阅的档案列表；按照档案查询，则上面显示的是档案列表，下面是当前档案的借阅（利用）人列表。当选中档案之后，你就可以使用【催还单】按钮来产生催还单了。4. 帮助：打开利用查询的帮助信息。5. 退出：关闭利用查询窗口。三 利用统计系统预定义了7种统计方式，它们是：按全宗号统计、按档案统计、 按年代统计、按历史时期统计、按类别（问题/机构）统计、按利用目的统计、按利用方式统计。并可以定义统计的日期，所定义的日期是指利用人借阅档案的日期，并提供打印输出功能。界面如下：操作说明如下：1. 统计：利用档案的统计。在窗体左面选择好统计的方式，在统计日期上输入借阅利用的起止日期，点击【统计】按钮即可进行统计。2. 打印：打印统计结果。3. 帮助：打开利用统计的帮助信息4. 退出：关闭利用管理窗口。第八章 档案编目一 档案编目对各种档案信息编制各种目录并可以打印输出。目录形式为档案全引目录、案卷目录、卷内文件目录,归档文件目录、分类目录、专题目录、案卷封面归档文件目录封面等。档案编目的界面如下：在上一界面中可以选择要编目档案的类型，有文书档案、科技档案、照片档案、会计档案、实物档案几种。下面以文书档案的编目为例，其他操作类似。点击【文书档案】按钮，打开如下界面：操作说明如下：1. 选择目录：在该界面中如果要编目，你首先要在【目录】按钮或【目录表格】菜单下选择你要编目的目录，如：选择要编目的目录（如果选择【自定义表格】则弹出报表生成器窗口，操作请查阅自定义表格说明）。2. 编目：点击【编目】按钮，输入要编目的条件（要编目的目录不同，编目条件也不一样），以卷内目录为例，编目条件如：输入编目条件后，按【确定】按钮即查询到符合条件的编目数据。如：在该界面中，如果不想打印某条档案记录，使该条记录前的【选中】复选框，变为不选中状态，即显示。点击【表格】标签，即可看到所选数据编目好后的表格。如：3. 转换EXECL：当本机无打印机时可以将看到的目录表格转化为EXECL表格带到其他机器打印，直接点击界面上方的EXECL按钮就可以将表格保存在本机上4. 排序：对编目档案数据进行排序。5. 设置：对表格中表头和页脚中的显示数据进行设置。如下：选中【页脚中显示页数】复选框，则在页脚中显示【第几页共几页】标签，不选中则不显示；选中【表头中显示保管期限】复选框，则在表头中显示【保管期限】标签，不选中则不显示；选中【表头中显示类别】复选框，则在表头中显示【类别】标签，不选中则不显示。6. 页面：对表格的边框、打印纸、缩放比例、打印方向等进行设置。设置好后，系统会保存当前的设置，下次再进入时，系统会以该设置显示表格边框、缩放比例等。如下：在该界面中可以设置、调整打印纸的大小和打印的方向。在该界面中可以设置显示比例和缩放比例。调整显示比例只是调整表格显示出来的大小，并没有改变表格的实际大小。而调整缩放比例可以改变表格的实际大小，使表格变大或变小。在该界面中可以设置表格上下左右的边框，只要调整相应方向上的数值，即可调整表格的边框，边调整边可以在后面的表格中看到调整后的效果。7. 打印：表格设置好后，可以打印编好的目录表格，如果没有查询到要编目的数据，则打印一张空表。打印时如果要编目的数据没有填满一张纸，系统会自动在表格后面补空行，填满一张纸。如：打印时，可以根据需要打印页码，选择【全部】则打印表格中的所以页；选择【当前页】则只打印当前看到的页；选择【页码范围】则自定义要打印的页。在【打印份数】中输入要打印的份数。8. 帮助：打开档案编目的帮助信息。9. 返回：关闭档案编目窗口。二 编研材料档案编研工作是指档案馆（室）根据社会利用的需要，对档案内容进行研究和编纂的工作。本模块为您提供专业的模板文件，辅助用户撰写编研材料。界面如下：操作说明如下：1. 增加：增加一个文件，点击该按钮后出现一个界面：在该对话框中选中要增加的材料格式。2左移：改变所选中文件的顺序，把所选中文件左移一个位置。3右移：改变所选中文件的顺序，把所选中文件右移一个位置。4. 删除：删除所选中的文件。5. 改名：对所选中文件进行改名。点击该【按钮】后，选中文件下方的文字将会变成可编辑状态，这时可输入新的文件名。6. 保存：保存对材料所进行的操作。（增加、删除、改名等）并将材料存入数据库。7. 打开：打开文件，查看文件原文信息。选中要打开的文件，点击【打开】按钮，或者直接用鼠标双击要打开的文件，都可以打开文件。如果选中文件有默认的打开方式，则系统以默认的方式打开文件，如果选中的文件没有默认的打开方式，则系统提示你选择打开该文件的应用程序，如下：在该对话框中选中你要用来打开所选文件的应用程序，然后点击【打开】按钮即可打开文件。8. 属性：打开并查看所选文件的属性窗口。9. 帮助：打开编研材料的帮助信息。10. 返回：关闭编研材料窗口。11. 单击鼠标右键，可以打开编研材料管理快捷菜单，快捷菜单中含有以上所有的按钮操作。三 自定义表格对于报表的自定义功能，系统提供了报表生成器用以实现。该报表生成器实现以鼠标操作为主的自定义报表