电子表格Excel基本使用技巧培训.ppt

电子表格示例,数据规律排列,引入公式实现自动重算,Demo,Demo,Demo,4 电子表格(第8章),学习目标 学习内容 Excel的基本知识 工作表的建立与编辑 公式与函数的使用 数据处理 图表的使用 本章小结,学习目标,了解使用Excel的目的 能够进行各种数据的输入和编辑 能够利用常见公式和函数对数据进行处理 能够对数据进行排序、筛选、分类汇总等管理分析操作 能够根据已有数据和要求创建图表以便直观分析 能够按一定要求打印输出电子表,本章小结,为什么使用Excel? 如何进行各种数据的输入和编辑? 为什么要使用公式和函数?如何使用? 为什么要对数据进行排序、筛选、分类汇总?如何进行这些操作? 创建图表的目的是什么?如何创建? 如何打印电子表?,4.1 Excel的基本知识,了解Excel的基本功能 掌握Excel的启动和退出 了解Excel窗口的结构,Excel的基本功能,Office家族成员之一电子报表软件,1,Excel 的启动,2,3,Excel 的退出,1,2,3,4,Excel 的启动与退出演示,Demo,DEMO1DEMO2,Excel的窗口结构,编辑栏,菜单栏,工具栏,工作簿,工作表,状态栏,单元格,Excel 工作界面,列号,名字框,行号,当前单元格,工作表标签,4.2 电子表的建立与编辑,了解电子表的结构 理解单元格地址表示 熟练掌握数据输入和编辑操作 掌握工作表格式化的基本操作 熟练掌握工作表的基本操作 掌握工作表的打印输出,工作簿 工作表 单元格,工作簿,工作表,单元格,图3-32,电子表的结构,工作表 图表,工作簿与工作表,工作簿（Workbook） 工作簿是计算和存储数据的文件，也就是通常意义上的Excel文件。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的。 工作表（Worksheet） 它是工作簿的一部分，也称作电子报表。,工作簿（255）,行号,列号,单元格地址：D2,单元格地址：C8,单元格地址的表示,数据的输入和编辑,数据类型： 文本 数字 日期 时间 逻辑值 ,单元格文本对齐方式和字体设置,单元格边框和图案设置,数据的输入和编辑,输入：原始数据（中英文字符、数字）和公式,步骤1：明确内容输入的单元格当前活动单元格,步骤2：内容输入（注意观察公式栏）,确认操作,Enter,Tab,取消操作,Esc,数据的输入和编辑示例,数据的保护,工作簿的保护 工作表的保护 单元格区域的保护,保护工作表后，内容可见，但不能修改。 保护工作簿后，窗口受保护，但内容可改。,数据的保护,注意 保护前提,工作表格式化的基本操作,外观的修饰： 单元格格式 工作表的行高和列宽 数据的对齐方式 工作表的边框和底纹 使用自动套用格式,工作表的格式,添加/删除/重命名工作表和图表,自动套用格式,工作表格式化示例,Demo!,工作表的打印输出,工作表的打印设置 设置页面 设置页边距 设置页眉/页脚 设置工作表的选项 打印预览,设置页面和页边距,设置页眉/页脚和工作表,设置页眉、页脚中的内容,工作表的打印预览,多页输出表格的页眉/页脚和页标题行,工作表的打印输出,Demo!,打印设置,4.3 公式与函数的使用,掌握公式的使用 掌握单元格的引用 掌握常用函数的使用 掌握工作表之间的编辑操作,单元格的引用,单元格作为一个整体以单元格地址的描述形式参数与运算称为单元格引用。 单元格引用分为： 相对引用 绝对引用 混合引用,例：在F2中输入公式 “C2+D2+E2”,相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式 复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个 区域时，公式中的单元格地址会随着改变。,单元格的相对引用,例：在F2中输入公式“$C$2+$D$2+$E$2”,设置绝对地址 需在行号和列 号前加符号“$”,绝对引用是指在把公式复制 或填入到新位置时，使其中 的单元格地址保持不变。,单元格的绝对引用,例：在F2中输入公式“C2+$D$2+$E2”,混合引用是指在一个单元格 地址中，既有绝对地址引用 又有相对地址引用。,单元格的混合引用,=（B4+25）/ SUM（D5:F5）,公式的使用,如何在工作表中应用函数,不同类型的函数要求给定不同类型的参数,函数名（参数1，参数2 ， ）,代表函数功能,=（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/9,= Average（B2:B10）,常用函数的使用,函数按功能分为以下几种类型： 数学与三角函数（比如，SUM、 SUM IF） 统计函数（比如， AVERAGE、COUNTIF） 逻辑函数（比如， IF） 财务函数（比如， PMT） 日期和时间函数（比如， TODAY） 数据库函数（比如， DCOUNT） 查找与引用函数（比如， VLOOKUP） 文本函数（比如， CONCATENAT） 信息函数（比如， ISBLANK）,常用函数的使用,常用函数的使用示例,Demo!,演示： “Excel-homework”,工作表之间的编辑操作,不同工作表中的数据所在单元格地址的表示：工作表名称! 单元格引用地址 不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示：工作簿名称 工作表名称! 单元格引用地址,=Sale1.xls 销售统计! $E$4+ Sale2.xls销售统计! $E$4+ Sale3.xls 销售统计! $E$4 + Sale4.xls销售统计!$E$4,多工作簿之间的数据合并,工作表间切换,删除工作表,移动工作表,命名工作表,插入工作表,复制工作表,工作表之间的编辑操作,有关工作表的操作,工作表的操作方法 工作表的编辑,编辑单元格数据（F2或双击） 移动或拷贝数据（工具栏按钮或鼠标拖动） 有规律数据的快速填充 插入与删除行、列、区域,选择工作表中的数据 工作表的更名 插入与删除工作表 复制工作表,有规律数据的快速填充,选取工作区,格式化工作表、创建公式、利用函数进行计算和绘制图表都需要选取数据的区域后，再进行相关的操作。 选择工作表中的数据 （1）区域 连续单元格区域：左上角+Shift+右下角； 不连续区域：单击+Ctrl+多次单击）； （2）行； （3）列； （4）整个工作表（选择全选按钮或按Ctrl+A键）。 工作表的操作：插入或删除一个工作表、移动或复制工作表、打开工作表及改变工作表的名称。即：通过插入工作表命令来添加新的工作表；对工作簿中的没有用的工作表可以进行删除操作；工作表更名的意义类似于文件名的作用：便于记忆、便于查询、使用方便。,浏览工作表的方法 工作表的修饰,有关工作表的操作,用编辑键进行浏览（PageUp、PageDown） 用F5功能键快速定位到某个单元格 分割屏幕法(冻结拆分窗口),用工具栏中的按钮进行格式化 工作表标题的处理 用“格式/单元格”命令修饰工作表,快速定位到某个单元格,拆分窗口,冻结窗口,单元格加上对齐/字体/边框/图案,合并单元格,调整小数位数,4.4 数据处理,掌握数据查找 掌握数据排序 掌握数据筛选 掌握数据的分类汇总,数据查找,数据查找与替换,排序条件： 单一条件的排序（快速排序） 多重条件的排序（轻重缓急）,数据类型： 升序： 降序： 文本 A,B,Z Z,X, A 数字 1,2, 10,9, 日期 Jan 1, Dec 31, ,数据排序,多重条件的排序,用以设置两个以上的排序约束条件。,数据筛选,指将不符合条件的记录暂时隐藏起来，只显示符合条件的记录。,数据筛选,大表,明晰的小表,有条件的筛选,自动筛选 高级筛选,数据筛选目的和相应命令,筛选数据目的：在数据清单中提取出满足条件的记录，不满足条件的数据只是暂时被隐藏起来（并未真正被删除掉），一旦筛选条件被撤走，这些数据又重新出现。 Excel 提供了以下两种筛选清单的命令： 自动筛选：按选定内容筛选，它适用于简单条件； 高级筛选：适用于复杂条件。 观察示例中的“自动筛选”箭头按钮、筛选后呈现的不连续行号。 观察“自动筛选”下拉列表中各个筛选条件选项的功能。 从多个下拉列表中选定了条件后，这些被选中条件将具有“与”的关系。如果要取消某一个筛选条件，只需重新单击对应下拉列表，然后单击其中“全部”选项即可。 对于某些特殊条件，可以用自定义自动筛选来完成。,演示“excel_test”,定义自动筛选方式,使用“高级筛选”功能,“高级筛选”功能完成筛选 那些需要匹配计算条件或 筛选条件中含复杂的“与” 和“或”关系的数据。,或,与,数据筛选演示,Demo!,高级筛选例子,数据的分类汇总,先分类（排序）， 后按类汇总分析。,分级显示符号,分级显示数据,嵌套分类汇总,嵌套分类汇总的前提 是数据已按两个以上 关键字排序分类。,数据的分类汇总演示,Demo,分类汇总例子,4.5 图表的使用,了解图表类型 掌握图表的创建 掌握图表的编辑和打印,更直观地显示数据（图表）,图表：数值数据的图形化,创建步骤：