Excel2010文档办公常用技巧.pptx

EXCEL 2010文档办公常用,适用范围-文档,打印页面的设置； 视图的调整； 筛选功能； 一个文件内创建多个相同的工作表； 简单公式的应用； 图标的使用； 常用的excel小技巧；,作者：Lee,1. 打印页面的设置,1.1- 页面布局选择需要打印的范围打印区域设置打印区域 打印范围则为选择的区域 1.2- 视图分页预览蓝色实线为打印范围，虚线为分页线可以通过调整页面布局宽度和高度，调整页面的张数（注意下方缩放比例，低于50%后就太难看） 打印预览，注意尽量布满整个页面，显得美观；,2. 表格内容过于丰富时，视图的调整,2.1- 选择不需要关注的行或列，右键，隐藏，尽量减小视觉上的杂乱；需要显示时，右键，取消隐藏 2.2- 视图冻结窗格，选择需要一直显示的行和列，例如下图，例子1所在的行和例子2所在的列需要冻住(拖动时一直显示)，需要点中黑框的单元格，然后视图冻结窗格冻结拆分窗格,3. 筛选功能,3.1 当一列中所需要的名称过于分散，只想要你需要的内容时，可以利用筛选功能。 例如在混凝土日报表内，只需要某一个单位工程的浇筑量，可以点击需要筛选的列，点击“排序和筛选”“筛选”，出现右侧的倒三角，点击。可以在搜索框内输入单位工程名称，则包含了该单位工程浇筑的所有数据。如此计算混凝土的量就方便许多。,4. 一个文件内创建同样的工作表,4.1 例如需要创建与“sheet1”同样的工作表“sheet1(2)”，两种方法： a. 点击左上角的全选，ctrl+c（复制）,点击下方带星号的按钮，跳转至新的工作表后，ctrl+v（粘贴）。内容和格式全部粘贴完成，但有一个缺点就是，打印样式会变化。因此推荐第二种方法： b. 右键工作表“移动或复制”(移至最后)“建立副本”，则会复制出一个一模一样的工作表出来。同样这个工作表也可以在同时打开的另外一个excel中复制。推荐！,5. 简单公式的使用,5.1 excel功能强大的地方是对于数据的处理，也就应用到公式和图表。简单的公式有： a. 求和 选择需要求和的单元格，例如：第2行内B-T的数据，选中，点击自动求和的按钮，后面的6588自动生成，B-T之间再随机修改数据时，总计的量也会随着变化； 如果只需要其中的一部分数据求和，B2，D2，F2，I2，M2，O2，S2。 随便点中一旁的空白单元格，输入”=sum（”，然后按住ctrl依次选中以上几个单元格，最后不要忘记输入“）”，回车，求和即完成。,5. 简单公式的使用,5.1 excel功能强大的地方是对于数据的处理，也就应用到公式和图表。简单的公式有： b. 乘法的应用，最基本的就是“=单元格*单元格”，这里介绍一个固定被乘单元格的方法： 例如，C1中的数据是B1*A1得来，下面的C2，C3，C4，也需要乘以1.5得出一个值，如果直接点击C1单元格右下角的”往下扩展，得出的数是0，原因在于前面对应的A2，A3和A4是空白。此时可以点击C1，在公式内加入$符号，=B1*A$1，则A1的单元格在拖动时为固定，再拖动即可。当然，你也可以复制成最右侧的模式来满足公式。$为锁定的意思，注意$A1和A$1均可.,6. 图表的使用,6.1 基本的创建图表，和选择数据，生成直方图的操作已经练习了一遍，需要注意的是修改“系列1”名称，需要让别人直接能在直方图上明白哪种颜色代表哪种意思。 右键图表选择数据点击需要修改名称的“系列1”编辑，输入该直方图代表的意义。 可以添加直方图上的数字。点击需要显示数据的一个直方图，右键，添加数据标签，最终现实结果如最后一张图。 当然，可以调整直方图的样式，“设计”，或者右键，设计数据系列格式。调整成想要的效果。,6. 图表的使用,6.2 其余关于图表的使用，在该教程内有更为详细的介绍，有兴趣可自行学习。,7. 常用的excel小技巧,7.1 输入“01212”，需将该单元格格式调整为“文本”样式，前面的0才能显示。 7.2 单元格内转行：Alt+Enter 7.3 Excel中提取单元格中部分几位数字或字母： “=left(B3,6)”，B3单元格中取字符串前6位； “=right(B3,5)”, B3单元格中字符串后5位； “=mid(B3,2,3)”,B3单元格中从第2个开始，往后取3位； 7.4 Excel中单元格中带文字，例如“1台“，想删除文字只留下数字1。选中需要替换的范围，查找和选择，替换，将”台”替换为空格。OK。,7. 常用的excel小技巧,7.5 一次设置多个工作表的页眉和页脚: 把鼠标移到工作表的名称处，然后点右键，选择“选择全部工作表”的菜单项，这时，不管是设置页眉和页脚都将是针对全部工作表进行操作了。 7.6 excel表中插入PDF/Word/PPT/Project/Visio等 文件，但是并非直接显示文件内容。 插入对象点击需插入的文件类型（例如”P