高效会议管理技巧.ppt

,高效会议管理技巧,厉进鹏,目录,前言 一、明白会议 二、会议的三大角色 三、会议存在的问题 四、如何开一个高效的会议 1、会前准备 2、会中控制 3、会后跟踪,会议需要管理吗？会议管理还需要技巧吗？,整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。会议的正面作用是解决问题，反面作用则是带来难题，因此，会议既需要管理，更不能缺少技巧！,第一 明白会议,会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的成本,集思广益图,想法,想法,想法,好创意 好点子,甲,乙,丙,会议的意义,会议是一个集思广益的渠道 会议是一种群体沟通的方式,会议的目的,开展有效的沟通 传达资讯 协调矛盾 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意 激励士气,会议的种类,会议成本的计算,会议的时间成本 直接的会议成本 其他成本,第二 会议三大角色,主持人 与会者 记录者,主持人,与会者,记录者,第三 会议存在的问题,会议的四大恶习 会议-伤不起,会议是四大恶习,会而不议 议而不决 决而不行 行而不实,会议的几大致命伤,会前无准备,偏离讨论主题,主持人不能拍板做决定,少数人垄断发音 意见无法流畅 地沟通,一言堂，与会者 迎合领导的想法,会议的十大致命伤,没有后续跟踪,参与者与会议 主题相关性 不大,争辩、成为明争暗斗和 可以展示自己的地方,第四 如何开一个高效的会议,会前准备 会中控制 会后跟踪,成功、高效会议的几大特征,拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 作出了评论和归纳 记录所有决定、建议和负责人 跟踪落实并反馈结果,固定的会议流程规范,开始 欢迎 会议目的 议程 具体时间 安排 规章制度,3,议程 1 分享话题和目标 交换信息 产生生意/做决定/确认行动 总结,2,结束会议 总结 安排工作,跟踪 备忘录 跟踪计划,一、开会前的准备工作,是否要开会 1H5W 准备工作核对单 主持人的准备工作,如果,已经按惯例每周聚会,会议成本太大,还有比开会更好的方法,没什么特别的事情要讨论,你是唯一做决策并且知 道该怎么做的人（开会 让他人参与只能把问题 弄糟）,无需开会的五个如果,如果,必须把信息同 时传达给很多人,有些事情需要当 众表扬或批评,要让别人参与决 策以集思广益,听取部门汇报工作,给小组委派任务,必须开会的五个如果,会议准备的5W1H法,Why,What,When,Who,Where,How,5W1H：是标准化操作流程,会议准备工作核对单 1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数 11.是否准备会议名签 13.是否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图 19.确定自己人的相关资料,2.是否一定要开会 4.安排会议的议程 6.确定会议的主持人 8.研究会场如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否发出了会议通知 16.确定辅助教材 18.是否要求与会者准备资料 20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知,主持人的4个准备,设定沟通目标 制订行动计划 预备可能的争执 进行SWOT分析,SWOT分析,自身,环境,二、 会议中技巧,白帽子：信息、数据 红帽子：判断、形成问题 青帽子：针对以上的问题讨论 黄帽子：给出积极的解决方案或者建议 黑帽子：排除不适合的方案或者建议 蓝帽子：总结并形成决议，跟踪落实,简化六顶帽子,单纯提出 事件数据,直觉判断,提出大家 的意见 创造想法,对以上的 建议肯定 综合分析,评议方案 提出反对 意见,确定决议 落实跟踪 反馈,有效沟通原则,有明确的沟通目标 有明确的时间约束 重视每一个细节 积极倾听 努力达成目标,主持人的守则与责任,营造和谐气氛 按照议程进行 正确讨论总结内容 引导发言者解释使人困惑的发言 帮助参会者理清不假思索的想法 尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保证中立态度,参会者的守则和责任,会前充分准备 会中全情投入，贡献自己的创意与意见 以解决问题为己任 开放的心态，摒除部门之见 尽可能多的获取信息 耐心聆听，尊重他人的意见 勇于发言，言之有物 不隐善扬恶，不人身攻击 避免不当的肢体语言 会后总结、执行和反馈,会议过程中的五大人物,1、与“蝉”相遇 2、与“鲨鱼”相遇 3、与“驴”相遇 4、遭遇“兔子般追踪” 5、与“螃蟹（跑题者）”相遇,与“cicada蝉”相遇,讲故事（和讨论的主题无关） 讲了很长才进入主题 讲的太模糊，没有具体事例 拒绝倾听别人的主要观点,对于“蝉”的解决,可用话语或非语言的暗示 事先提醒关于会议的程序和时间限制 用总结的方式结束,与“鲨鱼”相遇,有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意见,对付“鲨鱼”型发言者的办法,非语言性打断 重申会议规范,与“驴”相遇,过于敏感 防卫性很强，心中有面墙 不能站在别人的立场看问题,对付“驴”型发言者的办法,点名发言 重复问题 突出他的贡献,遭遇“兔子般追踪”,质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议 解决的方法： 1.肯定他的贡献 2.重申可以试用现在的程序,与“螃蟹（跑题者）”相遇,开会的同时一并做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 瞌睡 其他：以笔敲桌，背对发言者，故意看别处等,对“螃蟹”型发言者的办法,强调时间压力 重申会议规范 短暂沉默,三、 会后跟踪,会议记录者的功能 对会议记录的几大建议,会议记录者的功能,仅次于主持人 记录及维持议程所设计的顺序 协助主持人总结与归纳 跟踪决议的落实情况并反馈结果,会议记录的几大建议,会议记录内容全面而准确 记录者的笔记流畅不失真 会议结束后整理会议内容 会议记录应有组织的整理 与主持共同修正错误部分 将会议记录发送给与会者,参会者会后跟进的内容,拿到会议记录以后要细读 分析、理解、贯彻会议方向 考虑自己任务的完成方法 会议是一项新任务的开始 按照时间节点及时反馈给会议记录者、主持人以及相关人员,