office第六、七章.ppt

1,第6章 版面设计与打印输出,主要知识点： 一、页面设置 （掌握） 二、页眉和页脚 （掌握） 三、打印预览和打印 （掌握）,2,一、页面设置,1、设置“纸张”大小 方法： 执行“文件页面设置”命令，选“纸张”选项 卡，选择纸型，单击“确定”即可 常用的办公用纸 A4：21cm*29.7cm B5： 18.2cm*25.7cm 16开：18.4cm*26cm,3,一、页面设置,“纸张”选项卡,4,一、页面设置,2、设置页边距 页边距：指正文同页面边缘的距离； 分类：上、下、左、右边距； 在页边距中可以放置文字和图形等，如页 眉、页脚、页码等； 方法： 1）使用标尺设置页边距： 视图切换到页面视图或打印预览模式 下，光标定位于某节中，若无分节，,5,一、页面设置,则改变整篇文档；指针移到标尺的黑白 交界处，拖动即可 2）使用菜单命令 执行“文件页面设置”命令，选“页边距” 选项卡，分别对“上、下、左、右”边距进 行设置，也可设置“装订线”距边界的距离 及其位置，还可以改变“纸张”方向，以及 “页码范围”。设置完毕，单击“确定”即可 “页边距”选项卡如下图所示。,6,一、页面设置,“页边距”选项卡,7,一、页面设置,3、文档网格 在此对话框中，可以进行如下设置： 1）设置文字方向 2）分栏 3）设置每行的字数 4）每页的行数 5）显示或隐藏网格 线,8,二、页眉和页脚,页眉：位于页面的顶部； 页脚：位于页面的底部； 1、创建页眉和页脚（所有页均相同） 方法： 执行“视图页眉和页脚”命令，输入“页眉 和页脚的内容”即可。 页眉和页脚可以是：字符、图形、图片、艺术 字，也可以是日期、时间等,9,二、页眉和页脚,“页眉和页脚”工具栏,10,二、页眉和页脚,2、创建首页（奇偶页）不同的页眉和页脚 步骤： 1）执行“文件页面设置”命令，选“版式” 选项卡，将“首页不同”或“奇偶页不同” 选中，单击“确定”。 2）执行“视图页眉和页脚”命令，此时可 对“首页”或“奇偶页”单独设置。输入相 关内容,11,二、页眉和页脚,“版式”选项卡,12,二、页眉和页脚,在“版式”选项卡中，还可以设置： 1）“页眉”、“页脚”距边界的距离 2）页面垂直对齐方式：当不满整页时如何显示 3）可以“添加”行号。单击 “行号”按钮即可打开如 右图所示的对话框，设 置相关选项，单击“确 定”按钮即可,13,二、页眉和页脚,3、创建每页不同的页眉和页脚 步骤： 1）在每页页尾插入一个连续性的分节符 2）将光标置于首页中； 3）执行“视图页眉和页脚”命令，输入“页 眉和页脚”的内容。 4）切换到下一页（节）中，单击“页眉和页 脚”工具栏上的“链接到前一个”按钮，则,14,二、页眉和页脚,断开了与前一节的链接，输入所需的内 容。 5）重复步骤4）直到最后一页（节）。 注：页眉和页脚都需要断开与前一节的链接。首先 断开，然后再更改。,15,二、页眉和页脚,4、修改页眉页脚线： 步骤： 1）执行“视图页眉和页脚”命令或双击“页 眉或页脚区”，将光标定位于页眉或页脚 区； 2）执行“格式边框的底纹” 命令，选“边 框”选项卡，设置线型、颜色、粗细等， 选应用于“段落”，页眉（只设下边框） 页脚（只设上边框），单击“确定”。,16,二、页眉和页脚,若是删除“页眉”、“页脚”的边框线，只需要将光标定位于“页眉”或“页脚”区，然后在“边框”选项卡中，选应用于“段落”，边框样式“无”，单击“确定”即可,17,三、打印预览和打印,1、作用： 打印预览视图比页面视图更加真实地表现文 档外观，可看到文档打印的效果。 2、打开“打印预览” 方法： 1）单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮 2）执行“文件打印预览”命令 3）按“Ctrl+F2”组合键,18,三、打印预览和打印,4）按“Alt +Ctrl +I”组合键 3、打印 方法： 1）单击 “常用”工具栏上的“打印”按钮，按 默认设置将整个文档快速地打印一份； 2）执行“文件打印”命令或按“Ctrl +P”组 合键，打开“打印”对话框 “打印”对话框如下图所示。,19,三、打印预览和打印,20,三、打印预览和打印,全部：所有页 当前页：光标所在的页； 页码范围： 1-3（表示第1页至第3页） 6，8，10（表示打印第6、8、10页） 份数：打印几份 逐份打印：打印多份时，打好一份再打另外一份， 而不是把一页都打几份，再打下一页， 方便整理,21,三、打印预览和打印,双面打印：打印好奇数页，再打偶数页。 每页版数：在一页纸上打印多页，设为几版，就原 来的几页放在一页上打印。 按纸张大小缩放：当打印机里没有我们所需要的纸 型时，可以选一种接近的纸型， 通过缩放而完整显示整个页面。,22,第7章 公式编辑与自动更正,主要知识点: 一、公式编辑器 （掌握） 二、自动图文集 （掌握） 三、自动更正 （掌握） 四、拼写和语法 （了解） 五、中英文互译 （了解） 六、自动编写摘要 （了解）,23,实例,看实例：公式实例1 分析如何做： 1）打开公式编辑器 2）利用相关按钮进行编辑 所需工具： “公式编辑器”工具栏 （重点）,24,一、公式编辑器,、插入公式编辑器： 执行“插入对象”命令，在“新建”选项卡中 选择“Microsoft公式3.0”，单击“确定”，弹出“公 式”工具栏，使用此工具栏可编辑公式；编辑好 后，双击即可回到正常工作界面,25,一、公式编辑器,2、自定义“公式编辑器”按钮 执行“工具自定义”命令，选择“命令”选项 卡，在“类别”区域中选“插入”，在“命令”区域中 选“公式编辑器”按钮，并按住左键拖动至工具栏 上即可。这样以后我们只需单击“公式编辑器”按 钮即可进入公式编辑状态。,26,二、自动图文集,1、创建 方法1步骤： 1）选中“文本、艺术字、图形、图片”等 2）执行“插入自动图文集新建”命令 按“Alt+F3”组合键 “右击工具栏自动图文集新建”， 以上三种方法均可打开“创建自动图文 集”对话框，如下图所示。,27,二、自动图文集,3）输入“名称”，单击“确定”即可。 方法2步骤： 1）选中“文本、艺术字、图形、图片”等 2）执行“插入自动图文集自动图文集”,28,二、自动图文集,命令或单击“自动图文集”工具栏上的“自动图文集”按钮，打开如右图所示的对话框。 3）输入“名称”，单击“添加”按钮即可。,29,二、自动图文集,2、应用 方法：1）执行“插入自动图文集自动图文 集”命令，选“名称” ，单击“插入”按钮 2）执行命令“插入自动图文集类别 选词条” 3）点击“自动图文集”工具栏上的“所有词 条”按钮，选词条即可插入 4）输入名称，按F3,30,三、自动更正,1、创建： 步骤：1）选中 2）执行“工具自动更正选项”命令 3）选中“键入时自动替换”选面 4）在替换下输入“名称” 5）单击“添加”，单击“确定” 2、应用： 输入名称，按Enter或空格,31,四、拼写和语法,1、红色波浪线：拼写错误 绿色波浪线：语法错误 2、执行方法： 1）执行“工具拼写和语法”命令 2）单击“常用”工具栏上的“拼写和语法”按钮 3）按功能键“F7”,32,五、中英文互译,方法： 执行“工具语言翻译”命令，输入“中文词组”，选择”从“中文（中国