建立资料库清单注意事项.ppt

1,建立資料庫(清單)注意事項,每一欄的頂端儲存格各賦於一欄位名稱 空白欄列不要出現在資料庫中 最好每一頁工作表僅設一資料庫 在資料庫最底列預留空白以便日後新增 最好為資料庫儲存格範圍定義一名稱,2,清單的排序與篩選,資料清單的排序 篩選清單資料,3,篩選清單資料,進入篩選清單 篩選清單 自訂篩選清單 離開篩選清單環境,4,進入篩選清單 (一),原始資料 將作用儲存格移至清單的任意位址,5,進入篩選清單 (二),執行資料功能表篩選指令內的自動篩選指令,6,篩選清單,在標記內有一個鈕，若按此鈕將出現一個下拉式選單，此選單將包含該欄位所有資料，以及 (全部)、(前 10 項)、(自訂)、(空格) 和 (非空格) 資料項，您可依自己的需要選定,7,自訂篩選清單 (一),在下拉式選單中選擇自訂時，便能自訂篩選清單 範例：列出表演組內，月薪超過 70000 元或是月薪未滿 50000 元的員工記錄 1. 按部門欄的鈕 2. 選定下拉式選單的表演組 3. 按月薪欄的鈕 4. 選定下拉式選單的自訂,8,自訂篩選清單 (二),- 5. 出現自訂快速篩選對話方塊，請執行下列設定,9,自訂篩選清單 (三),-6. 按確定鈕,10,離開篩選清單環境,執行資料功能表篩選指令內的自動篩選指令即可 資料清單的排序 排序鈕 排序指令,11,排序鈕,在 Microsoft Excel 內有兩個與排序有關的鈕，如下所示：,12,排序鈕之範例,將清單資料依月薪，由高薪資排至低薪資 1. 將作用儲存格移至 G3 (月薪) 位址 2. 按遞減排序鈕,13,排序指令,另一種排序的方式是透過資料功能表的排序指令。執行此指令時，可以看到下列對話方塊,表示清單資料內第一列是欄標記，在排序時將不予處理,表示排序時將第一列也給予排序,14,排序指令之範例 (一),將清單資料依部門排序 (遞增)，如果部門相同，則依月薪排序 (遞減) 1. 執行資料功能表的排序指令 2. 出現排序對話方 塊，執行右列設定,15,排序指令之範例 (二),3. 按確定鈕,16,建立清單的統計資料,小計指令 顯示或隱藏清單的明細資料 利用小計清單建立圖表 刪除大綱結構,17,小計指令,資料功能表內有一個小計指令，利用此指令可以很方便供使用者在清單內建立一些小計資料 (又稱統計資料)。執行此指令後，將可看到下列小計對話方塊,18,小計指令之範例 (一),列出每一類產品的銷售小計 1. 在執行這個實例前，首先需將產品排序，請將作用儲存格移至 B3,19,小計指令之範例 (二),2. 按工具列的遞增排序鈕 3. 執行資料功能表的小計指令 4. 出現小計對話方塊，執行下列設定,20,小計指令之範例 (三),5. 按確定鈕,21,小計指令之範例 (四),刪除所建的小計及總計資料： 執行資料功能表的小計指令，在小計對話方塊內 按全部移除鈕,按下全部移除鈕可以刪除所建的小計及總計資料,22,顯示或隱藏清單的明細資料 (一),層級代表,大綱結構列出各層級的關係,23,顯示或隱藏清單的明細資料 (二),+ ：此鈕又稱顯示明細符號鈕，若按此 鈕可促使顯示其底下相關的詳細項目, : 此鈕又稱隱藏明細符號鈕，按此 鈕可隱藏其底下相關的詳細項目,24,範例一,隱藏第三層和第四層的明細資料 1. 按一下第二層級符號鈕,25,範例二,隱藏第 4 列至第 9 列屬於白冰冰的第三層及第四層級明細列 1. 按第 10 列左邊的隱藏明細符號鈕 ,26,利用小計清單建立圖表之範例 (一),以立體圓形圖表列出白冰冰和豬哥亮銷售額的小計 1. 選定 A10:A17 及 E10:E17 儲存格 2. 按圖表精靈鈕 3. 出現圖表精靈-步驟 4 之 1 對話方塊，請執行下列設定,27,利用小計清單建立圖表之範例 (二),4. 出現圖表精靈-步驟 4 之 2 對話方塊，請按下一步 5. 出現圖表精靈-步驟 4 之 1 對話方塊，請設定圖表標題：白松飲料公司業務銷售比率表 6. 按資料標籤，設定顯示比率及百分比 7. 按下一步鈕。出現圖表精靈-步驟 4 之 4 對話方塊，選工作表中的物件，再選 Sheet2 工作表，按完成鈕,28,利用小計清單建立圖表之範例 (三),完成結果,29,刪除大綱結構,執行資料功能表的群組及大綱指令內的清除大綱指令 執行結果,30,樞紐分析表,建立樞紐分析表 修訂樞紐分析表 同時建立樞紐分析表及圖報表,建立樞紐分析表 (一),原始資料,1. 執行資料的樞紐分析表及圖報表指令,建立樞紐分析表 (二),2. 出現樞紐分析表和樞紐分析圖精靈-步驟 3 之 1對話方塊，按下一步鈕,3.出現樞紐分析表和樞紐分析圖精靈-步驟 3 之 2對話方塊,建立樞紐分析表 (三),4. 出現樞紐分析表和樞紐分析圖精靈-步驟3 之 3對話方塊，可以選擇樞紐分析表的位置,5. 按版面配置鈕， 以設定樞紐分析 表的版面配置,建立樞紐分析表 (四),6. 出現樞紐分析表和樞紐分析表圖精靈配置 對話方塊，依使用需求將原先清單的各鈕托曳至下列各部份即可，按確定鈕完成設定,欄區域,分頁區域,列區域,此區域包含原清單的所有欄位,35,建立樞紐分析表之範例 (一),利用產品銷售表工作表的清單，建立一個樞紐分析表，此表主要是列出 82年度和 83 年度，各地區的銷售額及總計,將年度鈕拖曳到列區域，地區鈕拖曳到欄區域，銷售額鈕拖曳到資料區域,建立樞紐分析表之範例 (二),完成圖,37,建立樞紐分析表之範例 (三),當您在建立樞紐分析表時，若原先已存在樞鈕分析表，則會出現下列對話方塊,按否鈕,38,修訂樞紐分析表,增加列或欄 刪除列或欄 增加分頁欄位 更改分頁欄位選項 刪除分頁欄位 增加資料欄位 刪除資料欄位 隱藏細目列或欄,組成群組或取消群組 更改資料區域的數字格式 分頁的顯示 更新資料,樞紐分析表工作列說明,報表格式,圖表精靈,樞紐分析表精靈,顯示/隱藏詳細資料,更新資料,欄位設定,隱藏/顯示欄位,增加列或欄,1. 將作用儲存格移至樞紐分析表內 2. 按樞紐分析表工具列的樞紐分析表精靈鈕或是執行資料功能表的樞紐分析表指令 3. 出現樞紐分析表和樞紐分析圖精靈對話方塊，請按版面配置鈕,增加列或欄之範例 (一),將之前範例所建立的樞紐分析表，增加業務員欄位資料至列區域,將業務員鈕拖曳到列區域,增加列或欄之範例 (二),完成後之表格,增加分頁欄位(一),在分頁欄位內增加業務員資料 1. 將作用儲存格移至樞紐分析表內 2. 按樞紐分析表工具列的樞紐分析表精靈鈕 3. 出現樞紐分析表和樞紐分析圖精靈步驟3之3對話方塊，請按版面配置鈕 4.出現樞紐分析表和樞紐分析圖精靈配置將業務員鈕拖曳到分頁區域，按確定鈕,增加分頁欄位(二),5. 回到 樞紐分析表和樞紐分析圖精靈步驟3之3對話方塊，按完成鈕 完成的結果如下：,更改分頁欄位選項,1.按分頁欄位B1位址的鈕，此時開啟下拉式選擇框， 選擇業務員 2.選好後將可以得到如下圖之結果,刪除分頁欄位,刪除列、刪除欄及刪除分頁欄位的方法皆相同，只要將代表該項目的鈕拖曳至樞紐分析表外，當看到鈕成如下圖示時，再放鬆滑鼠按鍵即可,當指標呈現此狀態時，放開滑鼠就可以刪除分頁欄位了,增加資料欄位(一),延續先前實例，在資料欄位內增加數量資料 1. 將作用儲存格移至樞紐分析表內 2. 按樞紐分析表工具列的樞紐分析表精靈鈕 3. 出現樞紐分析表及樞紐分析圖精靈-步驟3 之3對話方塊，請按版面配置鈕,4. 出現樞紐分析表及樞紐 分析圖精靈配置對話 方塊，將數量鈕拖曳到資 料區域，按確定鈕,增加資料欄位(二),5.回到樞紐分析表及樞紐分析圖精靈-步驟3 之3對話方塊，按完成鈕,刪除資料欄位,除前一實例所增加的數量資料 1. 將作用儲存格移至樞紐分析表內 2. 按樞紐分析表工具列的樞紐分析表精靈鈕 3. 出現樞紐分析表及樞紐分析圖精靈-步驟 3 之 3對話方塊，請按版面配置鈕 4.出現樞紐分析表及樞紐分析圖精靈配置對話方塊，將加總/數量鈕扥曳至資料欄外 5.按確定鈕，回到樞紐分析表及樞紐分析圖精靈-步驟 3 之 3對話方塊，請按完成鈕,隱藏細目列或欄,隱藏欄區域 82 年度的資料 1. 將作用儲存格移至樞紐分析表的欄區域內 2. 按樞紐分析表工具列的隱藏明細資料鈕,隱藏列、欄或分頁項目(二),明細資料被隱藏起來了,組成群組或取消群組一,選定B3和B4儲存格區間 執行資料功能表群組及大綱指令內的群組按鈕,組成群組或取消群組二,3. 將B2儲存格由業務員2改成部門別 4. 將B3儲存格由資料組改成業務一部，B5儲存格 改成業務二部 B7及B9儲存格將隨著更改，下圖是執行結果,組成群組或取消群組三,取消前面所增加的部門別其步驟如下： 將儲存格移至B2位址 執行資料功能表群組及大綱指令內的取消群組紐,更改資料區域的數字格式一,令樞紐分析表的資料欄含金錢符號，及每3位有一個逗點,將儲存格移至樞紐分析表內 按樞紐分析表工具列的欄位設定鈕,更改資料區域的數字格式二,3. 出現樞紐分析資料表欄 位對話方塊，按數值鈕 4. 出現儲存格格式對話 方塊，請執行下列設定後， 按確定鈕 5. 返回樞紐分析表欄位 對話方塊，按確定鈕,更改資料區域的數字格式三,最後結果如下圖所示：,分頁的顯示一,將Sheet4工作表的樞紐分析表以分頁顯示的原則，分別將每一個業務員的銷售資料建立成個別獨立的工作表,將作用儲存格移至樞紐分析表內 執行樞紐分析表工具列樞紐分析表功能表內的分頁顯示指令鈕 出現分頁顯示對話方塊，按確定鈕即可,分頁的顯示二,4. 適度的捲動工作區標籤，可以看到新增的工作表標籤,新增加的工作表標籤,更新資料,若是發生更改來源清單時，利用此清單所建的樞紐分析表內的資料無法自動更新，若是希望也能更新樞紐分析表的資料，必需按樞紐分析表工具列的更新資料鈕或是執行資料功能表的更新資料指令,同時建立樞紐分析表及圖報表一,Excel 2000在建立樞紐分析表時，同時也允許您可以建立圖報表,1. 執行資料功能表的樞紐分析表及圖報表指令，出現樞 紐分析表和樞紐分析圖指令步驟3之1對話方塊，執 行如下設定，然後按下一步鈕：,同時建立樞紐分析表及圖報表(二,2. 出現樞紐分析表和樞紐分析圖精靈步驟3之2對話 方塊，按下一步鈕,同時建立樞紐分析表及圖報表三,3. 出現樞紐分