华中师范大学汉口分校档案管理规定.doc

华中师范大学汉口分校档案管理规定第一章 总 则 第一条 为了加强对学校档案工作的领导，搞好科学管理，更好地为各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法(27号令)和高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范，结合我校工作实际，特制定本规定。第二条 我校的档案是指建校以来我校（包括个人）教学、科研、党政管理、基本建设以及在其他工作过程中和各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的文件材料、实物史料。 第三条 我校形成的各类档案，是全校师生员工劳动智慧的结晶，又是国家和学校的宝贵财富。学校对档案实行统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，以利开发利用。各部门必须定期向校档案馆移交档案，任何个人不得将档案材料据为己有或借故拖延归档。 第四条 学校档案工作是学校工作的组成部分，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要尺度，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作，是一项科学文化事业。各单位必须加强档案工作的领导和管理，对文件材料和实物史料的形成、积累、整理、归档工作，要列入各单位和有关人员岗位责任制，实行部门和科研课题组立卷归档制度。做到“三纳入”、“四同步”：纳人学校规划和计划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。第二章 管理体制和任务 第五条 按照集中统一管理的原则，学校设档案馆。校档案馆为直属事业单位，对全校档案实行统一管理，今后根据学校发展有关单位经批准可设分室。分室档案业务受校档案馆和行政主管部门双重领导。 第六条 校档案工作由一名校领导负责分管，各有关部、处、院系由一名领导具体负责本部门的档案工作，并设兼职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和移交工作，并把做好档案工作，纳入有关人员的职责范围，作为检查工作、考核员工的重要内容之一。第七条 校档案馆的基本任务是：一、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作；二、制订本校档案工作规章制度，总结交流档案工作经验，监督、指导、检查全校各部门档案工作执行情况；三、负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料；四、开展档案的开发利用工作；五、配备必要的现代化管理设备，负责档案设备及装具的管理，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；六、参加档案工作协作、学术研究和交流活动；七、建立、健全学校档案工作网络，培训、考核全校专(兼)职档案工作人员；八、开展档案宣传工作和利用者教育与咨询活动。第八条 实行部门(单位)和课题组归档制度，部门(单位)和课题组档案工作的任务是：一、学习和执行上级有关档案工作方针、政策和学校档案工作的规章制度；二、做好本部门档案的形成、积累和平时组件整理工作，按要求定期向档案馆移交归档；三、做好摄制的具有保存价值的有关教学、科研生产和学校重大活动的声像资料、实物资料等收集整理工作，每年造具新增目录，定期向档案馆移交；第九条 档案专兼职人员要坚持档案工作的政治方向、专业方向、服务方向，认真执行党和国家有关方针、政策以及学校档案工作的规章制度，热爱档案事业，忠于职守，严守机密，钻研业务，踏实细致，热心服务，努力提高政治与业务素质，保证工作任务的完成。档案工作人员(指专职档案工作人员与做档案工作为主的兼职人员)属档案专业技术人员，按档案专业人员职务试行条例(职改字1986第39号)，实行专业技术职务聘任制。第三章 文件材料的形成和归档第十条 各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。各部门（单位）和课题组兼职档案人员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累，工作结束时，进行整理、组件，按归档要求，经本部门负责人审查合格后归档，经档案馆人员检查合格后再向档案馆移交。学校档案馆应派人全程跟踪服务，并指导各部门的归档工作。 第十一条 对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按规定向各部门或课题组兼职档案员移交，任何个人不得将档案材料据为己有，学校档案馆向国内外征集与本校有关的各种档案和资料，对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆通过征集、代管等多种形式进行管理。对向学校档案馆捐赠珍贵档案的个人，学校予以奖励。 第十二条 学校对科研成果、基建工程、贵重仪器设备等进行鉴定、验收时必须有档案馆专职档案员或所在部门兼职档案员参加，会同有关业务部门对应归档的文件材料加以审查签署意见，以确保归档的文件材料完整、准确、系统。第十三条 学校各部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。学校档案归档范围：（一）行政类：主要包括学校董事会、校行政工作的各种文件、会议记录、纪要、计划、总结及行政活动中形成的对学校发展有参考价值的材料；上级机关与学校关于行政工作的材料。（二）党群类：主要包括校党委及党群部门的各种文件、会议记录、纪要及各项活动中形成的对学校发展有参考价值的材料；上级机关与学校关于党群工作的文件材料。（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍材料、奖惩材料、党团材料、高校毕业生登记表及反映学生能力的各种材料。（四）教学类：主要包括在教学管理、教学实践和教学研究等活动中的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的高等学校教学文件材料归档范围（87）教办字016号）的相关规定执行。（五）科研类：主要包括在科研活动中形成的文件材料。按原国家科委、国家档案局发布的科学技术研究档案管理暂行规定（国档发19876号执行。（六）基建类：主要包括学校在基本建设中形成的文件材料。按国家档案局、原国家计委发布的基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发19884号）执行。（七）仪器设备类：主要包括在仪器设备管理中形成的材料。各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改造工作中产生的文件材料。 （八）产品生产类：主要包括在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品、照片、录像等。（九）出版物类：主要包括自行编辑出版的学报、校报和其他学术刊物。（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、访问、合作研究、学习进修和出国（境）留学的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料；学校开展校际交流、合作办学及管理外国和港澳台地区专家、教师、学生的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。（十一）财会类：主要包括财务管理和会计活动中直接形成的文件材料。按财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法（财会字199832号执行）。 （十二）声像档案：主要包括单位、个人在重要活动和会议中形成的具有保存价值的照片(包括底片)、录像、录音、磁盘、缩微片、影片、光盘等。（十三）实物档案：主要包括领导题词、名人字画，机构变更前的印模；省级以上获奖牌匾、荣誉证书等；外事活动中赠送的礼品及学校重大活动制作的各种纪念品。（十四）名人档案：主要包括专家学者、历任校领导、社会上有影响的校友、省级以上模范人物的各种材料。第十四条 归档要求：一、实行由文件材料形成单位和科研课题组组件，主管业务部门统一归档的制度；组件人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组件。并编写实体分类号、页数、件号、注明密级和保管期限，录入文件材料数据、输出移交目录、填写备考表及归档情况表； 二、归档的文件材料应格式统一，质地优良，声像清晰，符合规范和标准的要求；填写的字迹要工整，禁用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水，可用计算机打印； 三、文件材料整理组件后，由组件人向单位的兼职档案人员移交，兼职档案人员将案件经本单位负责人审查签字后，拟制移交清单，向校档案馆移交； 四、凡由几个单位合作完成的项目，由主办单位组件归档；五、重要的、利用频繁的档案材料，可复制副本随原件一同归档，以便保护原件。第十五条 归档时间：一、学校各党政部门和能按公元年度归档的部门，应在次年六月底前归档；二、各教学单位和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档；三、科研、基建等部门，应在项目完成后的两个月内归档。具体归档时间按照分类档案管理实施办法执行。 第四章 档案的管理与保管第十六条 学校档案馆要按照国家档案管理标准化、规范化的要求，制定统一的档案实体分类法和各类档案管理办法，编制移交目录和其他检索工具，对入库的档案做到分类科学、排架合理、整理系统、保管安全、统计正确、利用方便、管理手段先进。 第十七条 严格执行安全和保密制度。档案库房、阅览室、办公室三分开，添置必要设备，要有“八防”措施，经常检查档案保管情况，确保档案安全。 第十八条 已归档的档案材料，需要补充、更改时，必须由有关部门的负责人审核签署意见，交档案馆归档，学校各类档案按其价值将保管期限分为永久、30年、10年三种。已到期的档案，由校档案馆会同学校有关部门共同鉴定。对失去保存价值的档案要造册，经馆长审核并报主管校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。 第十九条 定期检查档案情况，学期结束前全面清点，发现破损、变质的档案，及时修补和复制，并作出记录，建立健全档案查阅、借阅、安全和保密等有关制度。严格履行查、借、复印的有关手续。库房应有专人负责，经常检查，确保档案安全。第二十条 单位撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走和销毁档案材料。第二十一条 对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时上报有关报表。第二十二条 学校档案馆要研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，应采取积极措施予以修复或复制。学校领导应为档案保护提供必要条件。做好档案管理的各项基础工作和档案计算机管理开发研制工作，逐步实现档案的标准化、规范化的现代化管理。第二十三条 学校档案工作经费列入学校预算，统筹解决，学校各职能部门对于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备学校给予支持。第二十四条 建立档案借阅制度，按档案密级，履行审批手续。借阅人在指定地点查阅，不得随意拆卷、抽取涂改、损毁或转让他人。第五章 档案的开放与利用第二十五条 除有特殊规定的以外，学校档案馆应将保存的档案，按照档案法、高等学校档案管理办法和国家、学校有关规定，向全校和社会公布和开放，持有合法证明的单位和个人，都可利用已开放的档案。属下列情况之一的档案，不对外公布：一、 涉及国家秘密的；二、 涉及专利或者技术秘密的；三、 涉及个人隐私的；四、 档案形成单位规定限制利用的。第二十六条 档案馆要编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，逐步实现档案计算机检索，努力开发档案信息资源，积极主动做好提供利用服务。第二十七条 开放和利用档案必须遵循以下原则：一、本校工作人员因工作需要，查阅已公开的档案材料，或查阅本人承办部分的未公开档案材料，经办理查阅登记手续，均可查阅；二、查阅本部门其他不予公开的档案，须经本部门(处级)负责人或课题组负责人签字；三、查阅其他部门不予公开的档案，除须经本部门(处级)负责人同意外，还须经档案馆馆长同意，方可查阅。查阅其他未公开的科研项目档案，除须经该课题组负责人或作者本人同意外，还需经科研处长同意，方可查阅；四、校党政会议记录，须经党政办主任或档案馆长同意签字，重要的须经主管书记、校长批准，方可查阅；五、为方便利用，本校工作人员查阅本部门形成的档案和可以公开的档案，可通过网络进行查询；六、校外单位查阅已公开档案，凭本单位介绍信、出示本人证件；查阅未公开档案，由档案馆根据有关规定办理；因特殊需要，查阅有保密内容的档案，按学校保密档案管理办法办理；七、个人查阅与本人有关的职称、学历、学籍等可以公开的档案，凭个人证件即可；八、凡摘录、复制未开放的档案，应经馆长或经馆长授权的档案管理员同意；档案管理人员应进行认真核对，出具证明并盖章；九、学校档案馆应设立专门的阅览室，为档案的利用与开放创造良好环境，为师生员工和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用，用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用；对于复制档案资料的，可以收取复制费。第二十八条 未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布学校档案。校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。第六章 档案的鉴定和销毁第二十九条 档案鉴定工作在主管校长领导下，由档案馆、有关业务部门和校保密部门组成鉴定小组。其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定情况报告。第三十条 档案保管期限划定的原则是：一、凡是反映学校主要职能部门活动、基本历史面貌和各项工作，具有长远利用查考价值的档案，列为永久；二、凡是在一定时间内学校进行各项工作需要利用查考的档案，根据情况可列为长期或短期；长期为10年至30年，短期为10年；三、介于永久与长期或与短期之间的档案，一律从长划定。第三十一条 销毁档案，应造具清册，经主管校长批准后，鉴定小组指定两人以上去造纸厂进行监销，批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。