在线协同服务平台的场景化应用.pptx

在线协同服务平台的具体应用,场景一,一家比较知名的制造业大公司，总经理经常开会，在会议上对中层干部讲上一至二个小时是经常的事，不久前公司有一个重大管理要求，他在会上用了两个小时不停强调，并要求全体中层干部尽快传达到下面，过了一周他到基层去检查时，任意抽了一个员工问了一下，对公司上周的重大管理要求有没有意见，该员工回答是，上周领导回来说，那天总经理火气很大，下决心要加强管理，然后就不知道了，这个总经理当时就感叹，公司执行力怎么这么差，当夜无眠。 问题分析： 在组织中，经常有一种行为，比如，领导对下级进行“任务下达”或者“交办事务”，这是管理者驱动组织的常见手段，在管理中被统称为“授权”。 1、口头授权，缺乏记录，记录歪曲、难以传递。 2、授权人表达能力、遗忘、缺少考核、验收的参照和被授权人理解能力、精神集中力、分析能力、执行能力都将造成层层的大幅衰减。,协同管理解决方案： 1、书面授权，降低目标的传递衰减或变形。 2、直接分配任务对象和路径，确保执行资源。 3、通过流程图建立可视的责任关系。,,场景二,一个高校的副校长，一天要通过电话、会议、邮件、口头等方式安排多起事项，同时又要通过以上方式经手很多的审批事件，我们与他进行了一个小测试，让他回忆今天做了多少安排和审批事件，结果出现一个让他也很意外的事情，他能回忆起其中的60%。 问题分析： 1、所有事件过程缺乏记录。 2、过程缺乏持续跟踪和监督。 3、工作事项有可能进一步扭曲和衰减。,协同管理解决方案： 1、所有事件将被如实的记录，供查询和跟踪。 2、可以及时提供任务执行状态、结果、过程变动。 3、减少信息的衰减。,,场景三,不久前一个公交公司的老总，他组织人员参加了一个时间管理的培训，全公司大家都明白了优先做“不紧急而重要的事”，立即处理“紧急重要的事”，快速解决“紧急不重要的事”，放弃“不紧急不重要的事”，回来以后，开始抓计划，甚至是日计划，刚一实施就发现，首先所有经理都反映，如果计划要主送给每个老总和抄送给其他业务相关的部门经理，一份计划就要打印十份以上，每个人又要收到十份以上的计划，几周下来，每个手中都厚厚的计划表，都不知道如何管理。 问题分析： 1、传统方式的协作手段是低效率和高成本的。 2、缺乏计划管理工具，就相当于知道了他人可以上月球，却无法让自己实现登月，无法坚持，导致计划的控制能力问题仍没有解决。 3、缺乏可利用的资源。,协同管理解决方案： 1、时间管理必须从构成组织的基础单元个人开始着手。 2、在所有的职业化方法论中，时间管理都被纳入到了最基础的要求之中。通过协同管理非常直观的时间管理功能，你可以让需要知道人知道你的时间安排，你也可以知道其他人的时间安排，上级可以阅读并批复。 3、利用现代网络条件，所有计划有序的放在服务器中，支持长期集中管理。,,场景四,政府会多，很多领导一周的时间基本是处于会中，前不久，通过对一个区级政府单位进行了调研发现，其实很多会议是协调会，内部戏称扯皮会，每个参会人都知道，每次开会都有某些重要人物有事不能参加，所以多数会议是不会产生结果的。 问题分析： 1、低时效、高成本沟通方式协调会议、电话沟通。 2、缺乏跨部门跨组织的合理组织方式。,协同管理解决方案： 1、协同管理软件可以实现随需应变组建“跨部门”的动态项目团队，快速建立灵活的弹性组织。 2、可以将所有项目过程“自动”归集到 “项目文档”。 3、无须会议方式，可以实现所有项目成员全面同步信息对称。 4、项目完毕解散团队，而所有“过程和结果”可保留。,,场景五,联想风云一书的作者，被允许写书时，当时联想公司将一座库房打开，一屋子的铁柜记录了联想的发展史，作者通过长时间对一次次的会议记录，一次次的讨论的查阅完成了这本反映联想九死一生的发展历程。 问题分析： 1、缺少信息沉淀方式。 2、信息存储分散。 3、缺乏管理过程型的知识。,协同管理解决方案： 1、强大的文档管理功能，为各个部门建立文件夹，存放部门知识。 2、辅助完成信息采集整理筛选、分类归集、形成知识。 3、通过对整个协同事件的保存，可以将事件的过程和结果一起保存，实现对组织中宝贵的过程型知识进行保存。,,场景六,某食品行业的销售经理，他在每次过春节时，就会非常苦恼，由于公司制定的任务很高，对销售人员的压力很大，每年都有超过30%以上人员无法完成任务，在年奖金分配上不满而离开公司，虽然公司管理很严，但是总是有很多的客户资料和重要的销售信息都是存放在个人电脑和个人保管的文件柜中，当人员离开时，总是会失去大量有价值的资料。 问题分析： 1. 分散管理易造成重要信息的丢失。 2. 组织中的知识缺乏有效的统一管理。 3