移动公司业务合同管理规范.doc

文件编号：版 本： 1.0业务合同管理规范1 目的为规范和加强内江分公司业务合同或者协议（以下简称合同）的管理，保障公司合法权益，预防合同纠纷，根据等相关法律法规，结合内江分公司实际情况，特制定本规范。2 适用范围适用于内江分公司综合部、市场经营部、集团客户部、各区县分公司。3 相关定义本规范所称的业务合同，是指以中国移动通信集团四川有限公司内江分公司名义，与个人客户、集团客户和渠道商家签订的业务合同。4 职责分工 4.1市场经营部、集团客户部职责：负责制定业务合同管理办法，并根据相关规定和执行情况，及时对管理办法进行修改和补充；负责业务合同的编号管理、电子合同留存管理；负责本部门业务合同的填写范本，参与使用部门、人员业务合同使用的培训；负责监督、检查业务合同的履行及相关规定的执行情况。4.2综合部职责：综合部是内江分公司的合同综合审查部门，负责对送审合同的合法性、可行性进行综合性审查并提出审查意见。4.3各区县分公司职责：负责安排专人负责业务合同的初核工作；按期向稽核组移交已签订的合同底联和归档管理；负责对本区县分公司范围内业务合同的使用、底联交接等情况进行检查和考核，及时处理和向业务合同订立部门反映出现的问题。 5 工作规范5.1 合同的草拟5.1.1合同的草拟应遵守国家的法律、法规和规章。合同条款应该明确、完备，形式符合法定要求。5.1.2合同文本中对当事人各方权利、义务的规定必须明确具体，主要条款齐备，文字表达要清楚、准确。5.1.3原则上，为表示对客户的尊重，中国移动通信集团四川有限公司内江分公司应以“乙方”在业务合同中出现。5.1.4合同内容原则上应包括：甲方的权利义务、乙方的权利义务、双方特别约定、违约责任、争议的解决方式、其它。5.1.5业务合同的右上角应标明合同编号，合同编号规则如下：1、合同编号由合同字号和合同具体编号两部分组成。（1）合同字号：由部门代字、年号、类别号（az）、序号组成，如：内移集团2009（a）003号、内移市场2009（b）001号。（2）合同具体编号：一般情况下，合同具体编号由七位阿拉伯数字组成，编号时应从0000001开始编号，终止编号根据合同所需数量决定。同类合同编号应在上次结束的编号基础上顺延。2、对于内容有修改的业务合同，原则上应重新申请合同编号。3、类别号使用规则：（1）a类：集团类，如：校讯通、集团专线、集团v网、集团彩铃、集团全业务信息化合作方案等。（2）b类：入网类，如：全球通、新锐卡、动感地带入网等合同。（3）c类：营销活动类， 如：终端营销活动、存话费送优惠、移动商务电话等合同。（4）d类：业务办理类，如：销号、特殊过户、信用付费、密码查询/修改等合同。（5）e类：合作类，如：渠道商家合作等合同。5.1.6业务合同中“争议的解决”条款下，应有履行合同过程中出现纠纷，协商解决未成的解决途径供甲方选择，即：向乙方所在地人民法院提起诉讼。5.1.8 业务合同中应明确合同的份数，原则上，业务合同应一式三份，甲方（客户方）持一份，乙方持两份（其中一份交回各区县分公司档案室，一份留业务办理分公司，以便备查）。5.1.9合同编号的归口管理部门为市场经营部和集团客户部。5.2 合同的审查5.2.1业务合同的起草，应按以下流程送审：1、 拟订人拟定好合同后，通过快文流程提交相应的部门领导审批，审批部门应包括但不限于承办部门、财务部、综合部、纪检监察室、市场经营部（或集团客户部）、分管领导，待通过正式的审批后，才可以印刷或打印后签订。2、 各区县的个性化合同，编号规则根据各区县的合同编号来执行，编号不得有空缺。3、 个性化合同审查原则上在1个工作日内完成，重大合同应在3个工作日内完成。律师事务所律师对合同的合法性、可行性等进行综合性审查，并提出审查意见，拟订人按要求修改合同内容。5.3 合同的印制经审查合格的业务合同，在印制时应符合以下要求：1、 合同的左上角应有中国移动通信企业标识和中英文标准字；2、 合同的右上角应有合同编号（包括合同字号和合同具体编号）；3、 合同的左下角应有“客户服务热线：10086； 中国移动通信集团四川有限公司内江分公司”宣传文字；4、 除特殊要求外，原则上，合同应由三联组成，合同的第一联中间应有中国移动通信企业标识暗纹。合同的第二联和第三联为无碳压感纸。5、 使用量较大的合同，应在合同签字盖章的“乙方”处套印“中国移动通信集团四川有限公司内江分公司”印章。6、 合同印制前，由各区县分公司填写合同需求登记表（详见附件），将合同需求量报给合同下发相关部门收集、汇总各区（市）县分公司需求量后，通知印刷合同。 5.4 合同的分发合同分发时的基本程序和要求如下：1、 印刷公司根据公司相关物流规定代公司配送业务合同时，应做好签收工作，同时，应将签收单（应包含合同名称、合同起止编号、领取时间、领取人、发放人等信息）反馈给合同管理部门。2、 各区（市）县分公司分发合同时应登记：合同名称、合同起止编号、领取时间、领取人、发放人等信息，同时做好登记本保管工作，以便日后查询。5.5 合同的签订对外签订业务合同必须遵守以下原则：1、 对外签订合同的主体应是中国移动通信集团四川有限公司内江分公司。经审查合格的批量印制的业务合同套用内江分公司公章。2、 任何部门、任何区县分公司不得以部门名义或个人名义对外签署合同。3、 合同的签订必须符合国家法律、法规、政策和公司相关管理制度的要求。4、 合同中需填写的空白项应按合同拟订部门公布的协议填写模版全部填写，不得留有空白项。填写要求应严格执行该类合同填写范本要求填写，不得擅自修改。5、 合同签订时，任何人不得擅自涂改合同条款。6、 各区县分公司签订业务合同时，合同经办人（营业员、客户经理、直销人员、分销商等），必须在合同各联的“乙方（盖章）”下的“经办人”处签字（包括：姓名、所属营业厅或分公司或分销商）。7、 合同签字（盖章）时，若甲方以单位或公司名义签章，则公章名称应与缔约单位名称吻合。合同经双方签字并盖章后即依法生效。8、 电子免填单作为合同的附件，与合同正文具有同等法律效应（合同正文中应有该条款）。5.6 合同的稽核和归档5.6.1合同稽核职责分工：1、 各区县分公司指定专人负责合同的初核。初核时间：合同签订后的一周内。2、 档案室负责合同的复核。复核时间：合同底联交接后的两周内。5.6.2合同管理部门：1、 集团类（a）归档管理部门：集团客户中心。2、 入网类（b）、营销类（c）、业务办理类（d）、合作类（e）归档管理部门：市场经营部。5.6.3合同底联交接时限和交接手续： 1、纸质合同底联交接时限：各区县分公司、城区代销商在签订合同一周内必须交相应的稽核部门审核（遇节假日顺延）。2、纸质合同交接要求：合同交接必须要有纸质交接记录，接收合同时，应清点实物数量是否与交接清单数量一致，若无误，交接双方在清单上签字接收。3、电子合同归档时限：经审查、修改后的合同，应于合同印制后的一周内将电子文档通过办公网发给业务管理人员归档保管。4、电子合同交接要求：合同拟订部门交接电子合同时，应在邮件中注明：合同拟订人员、合同拟订时间。5.6.4合同稽核要点： 1、 合同使用是否正确。2、 合同及附件（含电子免填单）是否齐全。甲方（客户方）提供的证件是否符合要求，是否真实、有效。3、 合同中，甲、乙双方是否签字（盖章），乙方经办人（营业员、客户经理或代办人员等）是否签字（盖章）。4、 合同正文中的空白项及“甲方资料”中的“必填”项是否填写完备，填写内容是否符合填写规范（以该类合同的填写范本为依据）。5、 合同条款有无涂改、删减等问题。6、 对于boss系统未作申请客户资格控制的，稽核合同甲方是否是该项活动或业务的目标用户。7、 需进入boss系统录入资料的，是否录入，合同文本中的业务活动名称、业务活动到期时间、用户资料、预付话费等业务项目是否与boss系统一致。8、 做特别处理的合同资料是否有合同拟订部门负责人或分管副总的签批意见