数据库与表—ACCESS培训讲义794613.ppt

全国计算机等级考试 二级ACCESS培训讲义,对培训学员要求,1、明确自己，明确目标！ 2、注重方法，100投入！ 3、团队合作，共解难题！ 4、注重资料，按章按知识点逐一把握 5、不抛弃不放弃，坚持就是胜利！,自信坚持成功,第二章,数据库和表,数据库及表,关键考点,创建数据库 建立表结构：使用向导、使用表设计器、使用数据表 设置字段属性 数据表之间的关系类型 建立表间关系 设置参照完整性 修改表的结构 调整表的外观 查找与替换数据 排序数据 筛选数据,数据库及表,2.1 创建数据库,Access数据库是所有相关对象的集合，包括表、查询、窗体、报表、宏、模块、Web页等。每一个对象都是数据库的一个组成部分，其中，表是数据库的基础，它记录数据库中的全部数据内容。而其他对象只是Access提供的用于对数据库进行维护的工具而已。正因为如此，设计一个数据库的关键，就集中在建立数据库中的基本表上。 数据库设计的步骤 明确建立数据库的目的。 确定所需要的数据表。 确定所需要的字段。 确定关键字。 确定关系。 改进设计。,数据库及表,2.1 创建数据库,创建数据库有两种方法： 第一先建立空数据库，然后向其中添加表、查询、窗体等数据库对象。 第二是使用“数据库向导”，利用系统提供的模版来建立数据库，同时创建所需的表、查询、窗体等。,数据库及表,2.1 创建数据库,一、创建空数据库（注意ACCESS数据库的扩展名） 启动ACCESS时创建 工具栏“文件”“新建”创建 示例：创建“教学管理”数据库,数据库及表,2.1 创建数据库,二、使用“向导”创建数据库,数据库及表,2.1 创建数据库,打开ACCESS数据库 启动ACCESS时打开 使用工具栏“文件”“打开”命令 直接点击数据库文件（*.mdb）,数据库及表,2.1 创建数据库,打开数据库 打开按钮列表中命令的说明 (了解) 打开：默认以共享方式打开选定的数据库,并可进行数据读写。 以只读方式打开：所有用户都只能读,即可以查看但不能编辑任何数据库对象。 以独占方式打开：只允许打开它的用户读写,以后其他用户不能再打开该数据库。 以独占只读方式打开：只允许打开它的用户读,而且其他用户不能打开该数据库。,数据库及表,2.1 创建数据库,关闭ACCESS数据库(重点) 点击右上角的”关闭”按钮 通过文件退出菜单命令 ALT+F4 ALT+F+X,数据库及表,2.2 创建表,“表”是ACCESS数据库的基础，是存储数据的地方，其他数据库对象都要在表的基础上建立并使用。,数据库及表,2.2 创建表,由于表的创建和设计主要在于确定字段、及字段所使用的数据类型。所以在先对ACCESS的字段名字和数据类型进行介绍。,数据库及表,2.2 创建表,字段 字段是通过在表设计器的字段输入区输入字段名、数据类型、字段属性而建立的。 字段注意2个要点： 1、不允许出现在字段名称中的字符： 句点 . 惊叹号 ! 方括号 左单引号 2、字段名最长可达64个字符,数据库及表,2.2 创建表,数据库及表,2.2 创建表,字段的数据类型主要考核如下几个方面：教材P30 字段中可以使用什么类型的值。 需要用多少存储空间来保存字段的值（字段大小）。 是否需要对数据进行计算（主要区分是否用数字，还是文本、备注等）。 是否需要建立排序或索引（备注、超链接及OLE对象型字段不能使用排序和索引）。 是否需要进行排序（数字和文本以及日期的排序有区别）。 是否需要在查询或报表中对记录进行分组（备注、超链接及OLE对象型字段不能用于分组记录）。,数据库及表,2.2 创建表,建立表的结构 ACCESS数据库中表由表的结构(关系模式)和表的内容(表中的数据)两部分构成，只有先建立了表的结构，才能向表中输入数据。 通过设计器创建 通过向导创建 通过输入数据集创建,数据库及表,2.2 创建表,通过输入数据（数据表视图）创建 进入“数据表视图” 通过表对象的新建按钮 通过双击“通过输入数据创建表” 注意事项 通过双击“数据表视图”中的字段进行字段名修改 该方法建立的表字段数据类型根据所输入的数据而定 例：建立学生表教材P33例题2.5/2.6,数据库及表,2.2 创建表,通过向导创建 进入向导 通过双击“通过输入数据创建表” 注意事项 该方法创建的表并不能完全满足用户要去，需要进一步根据需要进行修改,数据库及表,2.2 创建表,通过”设计”视图（最常使用的方法） 该方法能根据用户预先设计好的表相关形式进行创建。 进入“设计视图” 通过双击“使用设计器创建表” 创建过程 输入字段名称 选择字段数据类型 设定表的关键字 设置字段对应属性 保存并输入表的名称 建立学生表,数据库及表,2.3 表的数据输入,使用“数据表”视图直接输入数据 进入“数据表”视图 在表对象中双击所选的表 例：向学生表输入记录,如何输入OLE字段：在字段例单击右键插入对象 OLE字段有两种存储形式：嵌入式、连接式,数据库及表,2.3 表的数据输入,获取外部数据 用户可以将现有的各种符合ACCESS输入/输出协议的表导入到ACCESS表中，如Excel、Louts、dbase、FoxPro等等。 注意事项 “文件”“获取外部数据”“导入” 导入的数据可以添加到已创建的表中（数据要求与当前表的结构相符），也可在导入时直接建立新表（数据类型可能与设计的不同，需要修改）。 例：从学生电子表格、已存在的ACCESS库中导入数据,数据库及表,2.4 字段属性的设置,格式：决定改变数据显示与打印的格式 针对某一数据类型而言的。 不同数据类型其格式选择不同。,数据库及表,2.4 字段属性的设置,默认值：加新记录在数据表中自动显示的值。默认值只是开始值，可在输入时改变，其作用是为了减少输入时的重复操作。 默认值必须与数据类型相匹配 输入文本值时，可以不加引号 可以使用表达式定义默认值， 如”Date()”,数据库及表,表达式,表达式：是许多Access 操作的基本组成部分，是产生结果的符号组合，这些符号包括标识符、运算符和值。 例如，可以使用下列表达式来显示“小计”和“运货费”控件的数值总和：= 小计 + 运货费,何时使用表达式 定义计算控件或字段，建立有效性规则，或设置默认字段值。 建立筛选或查询中的条件表达式 在VBA程序中，为函数、语句和方法指定参数。,数据库及表,表达式,表达式的基本符号 ：将窗体、报表、字段或控件的名称用方括号包围 #：将日期用数字符号包围 “”：将文本用双引号包围 &：可以将两个文本连接为一个文本串 ！运算符：运算符指出随后出现的是用户定义项 . 运算符：随后出现的是 Access 定义的项。 注意：计算控件的表达式前必须有等号 (=)。 示例 1、“北京”、100 、#2008-3-12#、“北京”&“奥运”等于“北京奥运” 2、Forms!订单!订单ID 引用“订单”窗体上的“订单ID”控件 3、Reports!发票 引用“发票”报表 4、SELECT 雇员.雇员ID, 订单.订单ID FROM 雇员,订单,数据库及表,表达式,表达式是运算符、常量、字段值、函数、字段名和属性等的任意组合。,数据库及表,表达式举例,1. Sage BETWEEN 20 AND 23 等价于 Sage=20 and Sage26,注意：在书写表达式时，一定要分清楚表达式中引入的数据类型。数据类型可通过字段的定义确定。,数据库及表,表达式,技巧：可利用“表达式生成器”通过选择输入表达式,数据库及表,2.4 字段属性的设置,有效性规则（一个表达式）： 数据的有效性规则用于对字段所接受的值加以限制，以保证数据输入的准确性。 有些有效性规则可能是自动的，如检查数值字段的文本或日期值是否合法。 有效性规则也可以是用户自定义的： 如：Between#1/1/1970#and#12/31/2003#、”男” or ”女” 可利用“表达式生成器”通过选择输入规则表达式 可利用“有效性文本”来设置输入错误时的提示。,数据库及表,2.4 字段属性的设置,输入掩码：输入掩码为数据的输入提供了一个模板，可确保数据输入表中时具有正确的格式。 在密码框中输入的密码不能显示出来，只能以“*”形式显示，只需要在“输入掩码”文本框内设置为“*”即可。 输入掩码可以使用向导，但仅“文本”、“日期/时间”类型有向导 常用掩码 长日期 9999/99/99 短日期0000/99/99 邮编000000,数据库及表,2.4 字段属性的设置,输入掩码 使用输入掩码属性时，可以使用一串代码作为预留区域来制作一个输入模版。,数据库及表,2.4 字段属性的设置,常用掩码 长日期：9999/99/99 短日期：0000/99/99 邮编：000000 身份证号：000000000000000999,数据库及表,2.4 字段属性的设置,其他属性 标题：在数据表显示时，以标题代替字段名显示。 小数位数 必填字段：指明该字段必须输入 允许空字符串：可以不输入任何数据 索引：通过在某些字段上建立索引，使表中的数据以此索引排序。,数据库及表,2.4 字段属性的设置,表的索引 当表中的数据很多时，需要利用索引帮助用户更有效地查询数据。建索引目的：提高查询速度 索引的概念涉及到记录的物理顺序与逻辑顺序。文件中的记录的磁盘存储顺序称为物理顺序。索引不改变物理顺序，而是按某个索引关键字来建立记录的逻辑顺序。 索引创建方式 单一字段索引 ：表设计器字段属性索引 多字段索引：设计视图工具栏“索引”按钮,数据库及表,2.5 建立表之间的关系,数据库中的各表之间并不是孤立的，它们彼此之间存在或多或少的联系，这就是“表间关系”。这也正是数据库系统与文件系统的重点区别。只有合理的建立了表之间的关系，才能为数据库后续的应用打下良好的基础。 表的关系 一对一 一对多：一端称为主表，多端为相关表 多对多：在数据库系统中，通常将一个多对多关系转换为两个一对多关系。,数据库及表,2.5 建立表之间的关系,表的主关键字 数据库中的每一个表都必须有一个主关键字。它用于保证表中的每条记录都是唯一的。指定了表的主键之后，为确保唯一性，Access 将防止在主键字段中输入重复值或 Null。 Access 中定义三种类型的主键 自动编号主键 单字段主键 多字段主键：在设计视图中，按住CTRL键选定多个字段，然后设定为主键。,注意：更改主键时，首先要删除旧的主键，而删除旧的主键，先要删除其被引用的关系。,数据库及表,2.5 建立表之间的关系,表的完整性 关系模型的完整性是对关系的某种约束条件。在关系模型中有3类完整性约束：实体完整性(主属性不能取空值)、参照完整性和用户定义的完整性。其中实体完整性和参照完整性是关系模型必须满足的约束条件 参照完整性：定义外键与主键之间的引用规则。（两个表之间的公共关键字） 参照完整性的操作规则 （重点理解） 不能在子表的外键字段中输入不存在于父表主键中的值。 如果在子表中存在匹配的记录，则不能从主表中删除这个记录。 如果在子表中存在匹配的记录，则不能在主表中修改主键的值。,数据库及表,2.5 建立表之间的关系,ACCESS参照完整性的设置选项 级联更新：则无论何时更改父表中记录的主键值，Access都会自动在子表所有相关的记录中将外键更新为新值。 级联删除：则在删除父表中的记录时，Access将会自动删除相关表中相关的记录。 例：建立教学管理中如下关系,数据库及表,2.5 建立表之间的关系,表之间关系建立方法 进入关系视图（查看、建立、取消表之间的关系） 添加需要建立关系的表 建立关系 实施参照完整性，注意哪个表是“主表”，哪个是“相关表”,数据库及表,2.5 建立表之间的关系,表间关系的修改与打印 删除关系：右击连线，选择删除 修改关系：双击关系连线 打印关系：要打印关系图，可在关系窗口中右击任一空白区并选择“全部显示”命令；选择“文件”|“打印关系”命令。,数据库及表,2.6 修改数据库结构,在创建数据库及表，设定表间关系、表的索引、表的主键之后，随着用户对自己所建数据库的用途更加深入了解，会发现当初所建数据库及表有很多需要改动的地方，这就涉及到修改数据库、表及对其进行格式化的工作。 对表的操作 基本准则 表已被打开或正在使用不能进行修改，必须先关闭。 关系表中的关联(建立了关系)字段无法修改的，如果确实要修改，必须先将关联去掉。,数据库及表,2.6 修改数据库结构,对表的操作 (1)表的打开与关闭：数据视图方式、设计视图方式 (2)备份表和复原：如需要修改多个表，最好将整个数据文件备份。数据库文件的备份，与Windows下普通文件的备份一样，复制一份即可。 (3)删除表：不再需要的表，可以将其删除。 (4)更改表名：有时需将表名更改，使其具有新的意义。 (5)利用当前表建立与改表结构一致的新表。,2.6 修改数据库结构,对表的操作 (5)对字段的操作(设计视图) 当用户对字段名称进行修改时，可能影响到字段中存放的一些相关数据。如果查询、报表、窗体等对象中使用了这个更名的字段，那么这些对象中也要相应地更改字段名的引用。 插入新字段 移动字段 复制字段 删除字段：注意删除字段将导致该字段数据无法恢复。 修改字段属性,数据库及表,2.6 修改数据库结构,对表的操作 (6)数据的有效性 字段的有效性规则：限定字段的值。 记录的有效性规则：记录有效规则是一个表属性而不是一个字段属性。一个表只能定义一条记录有效规则，若要使用多条准则，可利用AND或OR操作符把这些准则组合在一个表达式中。,数据库及表,2.7 使用与编辑数据表,修改数据表中的数据 (1)定位记录 记录号定位,数据库及表,2.7 使用与编辑数据表,快捷键定位,数据库及表,2.7 使用与编辑数据表,修改数据表中的数据 (2)修改数据表中的数据 选择数据：选择单个字段、多字段、单个记录、多个记录、单列、多列（连续） 添加记录、删除记录 复制、移动数据 替换数据：在数据表视图中选中要替换的字段内容，然后选择【编辑】|【替换】命令，弹出【查找和替换】对话框。,数据库及表,2.7 使用与编辑数据表,调整表的外观 (1)改变字段次序 缺省设置下，ACCESS数据表中显示的字段次序与表或查询中出现的次序相同。但可在“数据表”视图中来移动字段位置，以满足用户要求。（用左键直接拉动） 移动“数据表”视图中的字段，不会改变表“设计”视图中字段的次序，只是改变了显示方式。,数据库及表,2.7 使用与编辑数据表,调整表的外观 (2)调整字段显示的宽度和高度 调整行高：选择行右键菜单或格式按钮行高 调整列宽：选择列右键菜单或格式按钮列宽 或选择列拉动鼠标左键 注意：列宽设置为“0”，该列被隐藏,数据库及表,2.7 使用与编辑数据表,调整表的外观 (3)隐藏和显示列 在“数据表”视图为了查看数据方便，可隐藏某些字段。 隐藏列：选择字段右键菜单或格式按钮隐藏列 显示隐藏的列：右键菜单或格式按钮隐藏列,数据库及表,2.7 使用与编辑数据表,调整表的外观 (4)冻结列 在“数据表”视图为了查看数据方便，在移动水平滚动条时，使某些列总是在视图最左边。 冻结列：选择字段右键菜单或格式按钮冻结列 取消冻结：格式按钮取消对所有列的冻结,数据库及表,2.7 使用与编辑数据表,调整表的外观 (5)改变字体显示 格式按钮字体,数据库及表,2.7 使用与编辑数据表,调整表的外观 (6)设置数据表格式 用户可设定“数据表”中单元格显示的效果，网格风格，表格背景颜色等。 格式数据表设置数据表格式对话框。,数据库及表,2.7 操作表,1、查找数据 利用查找功能，用户能从数据表的大量数据中快速找到并定位在所欲查看的数据上。 编辑查找 查找空值应输入NULL 空值与空字符串 空字符串：“” 空值：数据表中缺值或还没有值时，称为空值，可以使用null来表示。,1、查找数据 _在查找数据时，只知道部分内容或希望按特定要求来查找时，可以使用通配符来代替那些不确定的字符。,1、查找数据 通配符使用注意以下几点： 通配符是专门用在文本数据类型中。 在使用通配符搜索星号 (*)、问号 (?)、数字号码 (#)、左方括号 ()或减号 (-) 时，必须将搜索的项目放在方括号内。例如：搜索问号，应采用 ? 形式。如果搜索惊叹号 (!) 或右方括号 ()，不需要将其放在方括号内。 必须将左、右方括号放在下一层方括号中 ( )，才能同时搜索一对左、右方括号 ( )，否则 Microsoft Access 会将这种组合作为一个空字符串处理。,数据库及表,2.7 操作表,2、更改默认值 用户可以根据自己使用的要求或习惯，更改ACCESS系统的默认设置。 工具选项,3、排序记录 在数据检索和显示期间，用户可以按不同的顺序来排序记录。在数据表视图中，可以对一个或多个字段按照升序或降序进行排序。以提高查询效率。排序操作应注意以下几点： 数据类型为备注、超级链接或OLE的字段不能排序 空值在字段按升序排序时，该记录将排在第一条 排序后，排序情况将与表一起保存 “文本”型字段中取值如为数字，则作为字符串对待。此时排序时将不会按数字大小进行，如果需要按数字大小进行，应在较短数字前加“0”。例如： (从左至右逐个比较原则) 字符串“5”、“6”、“12”升序为“12”、“5”、“6” 如改为“05”、“06”、“12”则升序为 “05”、“06” 、 “12”,数据库及表,3、排序记录 单字段排序：数据视图中使用 按钮 多字段排序： 数据视图中使用 按钮（多个字段必须相邻） 使用“高级筛选/排序”窗口（任意字段） 设置：记录筛选高级筛选/排序 取消：记录取消筛选/排序,4、筛选记录 筛选数据是只将符合筛选条件的数据记录显示出来，以便用户查看。筛选方法有5种，分别按窗体筛选、按选定内容筛选、输入筛选、高级筛选/排序、内容排除筛选。 按选定内容筛选：先在数据表中选中字段中某记录的值，然后，选择“记录” “筛选” “按选定内容筛选”命令 内容排除筛选 ：用户有时不需要查看某些记录，或已经查看过记录而不想再将其显示出来，这时就要用排除筛选。 选中字段中某记录的值， “记录” “筛选” “内容排除筛选” 按窗体筛选：数据表视图，工具栏 按窗体筛选 应用筛选,4、筛选记录 按选目标筛选：输入筛选根据指定的值或表达式，查找与筛选条件相符合的记录。单击要筛选的列的某一单元格，然后右击，弹出快捷菜单。在筛选目标中输入筛选内容。 高级筛选 ：记录筛选高级筛选/排序,数据库及表,过关练习选择题,1.以下关于ACCESS表的叙述中，正确的是（ ）。 A.表一般包括一到两个主题的信息 B.表的数据视图只能用于显示数据 C.表设计视图的主要工作是设计表的结构 D.在表的数据表视图中，不能修改字段名称 2.ACCESS中，可以定义3种主关键字，它们是（ ）。 A.单字段、双字段和多字段 B.单字段、双字段和自动编号 C.单字段、多字段和自动编号 D. 双字段、多字段和自动编号 3.关于ACCESS字段名，下面叙述中错误的是（ ）。 A.字段名长度为1255个字符 B.字段名可以包含字母、数字、汉字、空格和其他字符 C.字段名不能包含句号、惊叹号、方括号等 D.字段名不能重复出现,C,C,A,数据库及表,过关练习选择题,4.下列对主关键字的叙述，错误的是（ ）。 A.数据库中的每个表都必须有一个主关键字段 B.主关键字段值是惟一的 C.主关键字可以是一个字段，也可是一组字段 D.主关键字段中不允许有重复和空值 5.在表的设计视图中，不能进行的操作是（ ）。 A.修改字段类型 B.设置索引 C.增加字段 D.删除记录 6.要求主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关表中，则应在表关系中设置（ ）。 A.参照完整型 B.有效性规则 C.输入掩码 D.联级更新 7.在查找表达式中使用通配符通配一个数字字符的是（ ）。 A.* B.? C.! D.#,A,D,A,D,数据库及表,过关练习选择题,8.以下关于空值的叙述，错误的是（ ）。 A.空值表示字段没有确定值 B.ACCESS用NULL表示空值 C.空值等同于空字符串 D.空值不等于数字0 9.数据类型是（ ）。 A.字段的另一种说法 B.决定字段能包含哪类数据的设置 C.一类数据库应用程序 D.一类用来描述ACCESS表向导中选择的字段名 10.如果表A中的一条记录与表B中多条记录匹配，且B一条记录与A中多条记录匹配，则A,B存在的关系是（ ）。 A.一对一 B.一对多 C.多对一 D.多对多 11.ACCESS中文本数据类型最多为（ ）个字符。 A.50 B.250 C.255 D.65535,C,B,D,C,数据库及表,过关练习选择题,12.（ ）属性可以防止非法数据输入到表中。 A.有效性规则 B.有效性文本 C.索引 D.显示控件 13.关系数据库表中记录之间的相互关系是（ ）。 A.前后顺序不能任意颠倒，一定要按照输入的顺序排列 B.前后顺序可以任意颠倒，不影响库中的数据关系 C.前后顺序可以任意颠倒，但排列不同统计结果可能不同 D.前后顺序不能任意颠倒，一定要按关键字段值排序 1