应用文4行政公文.ppt

行政公文,命令、决定、公告、通告、 通知、通报、议案、报告、 请示、批复、函、意见、 会议纪要、,公文的概念,公文，即公务文书，又称文件。是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系公务、记载工作活动的重要工具。,公文有广义与狭义之分,广义的公文，既包括2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法中所规定的13种公文及1996年5月3日中共中央办公厅印发的中国共产党机关公文处理条例中所明确的14种文件，又泛指机关常用应用文。 狭义的公文，专指党和国家行政机关各自正式规定的正式、主要文种。,公文的特点,作者的法定性,特定的体式性,语言的庄重性,严格的程序性,法定的权威性,明确的公务性,公文的特点,公文的作用,法规和准绳作用（明法） 领导与指导作用（传令） 宣传教育作用（宣教） 公务联系作用（纽带） 凭证记载作用（凭籍）,公文的分类,公文可以从以下几个方面进行分类：,公文格式,公文格式，也称公文体式。它是公文通用的纸张要求、印制要求及公文书面结构各组成要素排列顺序和标识规则的总和。 这种格式是公文的形式标志，它不仅可以区别于应用文的其它文种，而且也表示出公文的法规性，使公文更好地发挥效用。,公文格式的种类,1.用纸格式：A4型，幅面210297mm。版面尺寸上白边(天头)空37mm，订口(左白边)空28mm。 2.排版格式：正文使用3号仿宋体字。字形有小标宋体、黑体、楷体等。一般每面排22行，每行排28个字。 3.印装格式：左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。 4.书面格式,公文的书面格式,1.眉首区：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等 2.主体区：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等 3.版记区：主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等,行文与行文规则,行文 ：各级机关在其公文处理过程中以本机关名义撰制公文向受文机关运行的环节 行文规则 ：以行文关系为核心的行文制度、行文方式的总和,公文行文关系,1.隶属关系（领导与被领导关系） 2.指导与被指导关系 3.平行关系,行文关系与行文方向,行文关系：是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。一般可分为： 1.同一系统上下级之间的相互隶属关系， 2.同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系， 3.不同系统的机关、部门之间不相隶属关系,行文方向：是行文关系的反映。一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。行文方向可分为上行文、平行文和下行文。,公文行文方式,行文方式,上行方向,下行方向,平行方向,逐级行文 越级行文,逐级行文 多级行文 直贯到底行文,平行文,行文原则,1.确有必要 2.注重效用 3.协商一致 4.向下级机关或者本系统的重要行文应当同时抄送直接上级机关。 5.党政分工 6.正确选择适合联合行文的机关,请示公文的报送制度和行文规范问题 一般不得越级请示 会商一致。 请示应一文一事 请示一般只写一个主送机关 请示不得同时抄送下级机关 “请示事项”不得夹带在“报告”中,公文的正文部分,缘由 行文的原因、目的、依据、意义等。 事项 公文的实际内容，如果内容较多，要求分条列项，一般为并列式结构。 结尾 三种情况 1.惯用尾语； 2.提出希望、号召或说明执行要求； 3.自然收尾，省略尾语。,公文处理的任务,公文处理：收文、发文、立卷、归档等 特点：严肃性、辅助性和应用性。 原则：实事求是、精简、高效 要求：及时、准确、安全,公文处理程序图,一、公文收文处理程序 签收登记分发拟办批办承办催办注办 二、公文发文处理程序图 拟稿会商核稿签发注发缮印校对用印分装传递,命令(令),最具权威性和强制性的公文 1、命令(令)的含义 2、命令(令)的特点 3、命令(令)的分类： 发布令、行政令、嘉奖令、惩戒令、 撤销令、特赦令、戒严令、动员令、通辑令等。 4、命令(令)的结构和写作,决定,1、决定的含义 2、决定的特点 3、决定的分类： 4、决定的结构和写作,辨析：“决定”与“命令”,使用权限：“命令”非常严格，只有法律明确规定的机关可以使用，“决定”则可较普遍地使用； 适用事务：“命令”涉及的是特定的具体事务，“决定”还涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务； 表达方面：“命令”要求高度简洁，只表达作者的意志和要求，“决定”则还需阐发一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准等。,公告,公告的特点： （1）内容的规定性。 （2）发文机关的特定性。公告的发文机关仅限于国家最高权力机关、最高行政机关及其工作部门。 （3）告知的广泛性。 （4）传播的新闻性。,公告&通告,（1）通告用于宣布一般性事项，公告则宣布重大事项。 （2）通告只在国内一定范围内公布，公告则向国内外公布。 （3）通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，公告只能由地位较高的机关发布。 （4）“公告”主要是重要消息，除特例外不涉及强制性的执行要求，“通告”中则常涉及有关人员的应遵事项，有具体细致的行为规范和对公文具体如何遵守的要求。,通知,使用频率最高的公文 通知的种类：印发、批转、转发性通知；指示性通知 ；知照性通知 ；事务性通知 ；任免、聘用通知 通知标题的写作：发文机关+事由+文种 批转性通知标题写作的注意事项：,通报,通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。根据其内容可分为：表彰性通报、批评性通报、传达性通报（情况通报）,辨析 通报&通知： 适用范围不同、目的特点不同、行文效果不同 通报&通告： 发文范围不同、发文形式不同、写作要求不同,报告&请示,相同：都是上行文；公文里都有陈述意见、反映情况的内容。,区别： 作用不同：“请示” 着重于请示批准；“报告”则着重于汇报工作； 要求不同：“请示”要求上级必须复文，“报告”则仅供上级参考； 时间不同：“请示”必须形成于事情发生之前，“报告” 一般写在事后。,批复 &意见,批复：上级机关批示和答复下级机关请示事项时所用的公文，与请示相对应。基本作用：针对请示的事项或问题予以明确的批示与回答，从而有效地以现行方针政策、法律法规或有关职能权限、指挥意图来指导或规范下属的工作活动。,意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法的公文。 基本作用：作为上行文，类似于请示，可向上级汇报提出对某个重要问题的见解和处理意见。意见作为下行文，类似于指示，可对下级机关布置工作，明确处理问题的办法。,函公文中唯一的平行文种,函的概念：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准时所使用的公文。 函的特点：沟通性、灵活性、单一性 函的种类 ：发函和复函； 公函和便函; 商洽性函、请示答复函 、催办函、告知函、邀请函、报送材料函等 公函的结构与写作 ：一般由首部、正文、尾部组成。 写作注意事项： 例文和练习,函的首部写作：标题+主送机关,标题： 发文机关名称+事由+文种、事由+文种 主送机关： 即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。一般的函只有一个主送机关。,函的正文写作：开头+主体+结尾+结语,开头：主要说明发函的缘由，然后用“现将有关问题说明如下”或“现将有关事项函复如下”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。 主体：函的核心，主要说明致函事项。该部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事，用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚即可。如为复函，还需注意答复事项的针对性和明确性。 结尾：一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。 结语：通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。,函的尾部写作：,一般包括署名和成文时间两项内容。 署名：机关单位名称 成文时间：年、月、日； 并加盖公章。,写作函的注意事项：,注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。 讲究时效性，特别是复函更应该迅速、及时。 一函一事，切忌一函数事。,会议纪要,会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。 特点：综合性、指导性、备考性 分类：办公会议纪要、专题会议纪要、联席（协调）会议纪要、座谈会议纪要等 。 写法：集中概述法、分项叙述法 、发言提要法 。,会议记录,时间 地点 议题 主持人 与会人员（人数较少时可采用签到） 列席人员 议程 发言记录,发言记录的要领,、对发言较长者，把握其主要观点和典型事例。 、对发言极短者，切勿遗漏其表达的看法、观点。 、对用语、用词不当或不规范者，可适当调整记录的语句，但不能违背其本意。,公文写作常见问题例析,公文标题中常见病例分析 格式不规范 行文规则混乱 语言表述混乱,公文标题中常见病例分析,请示、函、报告三者混淆使用 *关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。 *高校关于申请2011年公费医疗补助费的请示。 *关于元旦文艺联欢会所需经费的函。,格式不规范,公文文头不规范； 标题冗长、混乱、残缺不全； 主送机关排列混乱； 结构层次序数混乱； 附件不符； 主送、抄送单位不正确。,行文规则混乱,越级行文 多头行文 一文多事 党政不分,语言表述混乱,提法不当：与党国特定时期工作方针相背的方针、口号、任务 名称表述混乱：一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。 时间表述含糊 ：用时间代名词而不用具体日期、年份随意省略、年份不使用公元纪年 用词不当：词义误用、生造词语、词语使用不当、滥用模糊词语。 不符合语法：成分残缺、成分多余、搭配不当、语序不当。 数字使用不统一 ：数字概念不清楚、数字概念不准确、数字书写形式不统一,公文行文中的称谓习惯 附例,下行文的称谓习惯 ：下行文自称一般用