《行政公文写》PPT课件.ppt

第七讲 行政公文写作,第一节 行政公文的文种及选择的依据,一、行政公文的文种分类 13种行政公文，依其特点、作用，又可分为几个小类。 (一)领导指导性公文 命令(令)、意见、决定、通知、通报、批复、会议纪要七种。 属于下行文。 (二)呈报性公文 议案、报告、请示、意见四种。 属于上行文。 (三)公布性公文 公告、通告两种。 属于泛行文。 (四)商洽性公文 商洽性公文只有函一种。函多作平行文。,二、行政公文的文种的选择依据 1依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关公文处理的规定。 2要看作者与主要受文者(即主送机关)的工作关系。 是上级机关时，选用具有规定性、领导指导性、公布性的下行文种。 是下级机关时，选用呈报性的上行文种。 是同级或不相隶属关系时，选用商洽性的平行文种。 3要看作者单位的级别和权限。 有一些文种对使用者的权限有明确规定，如不具备规定的法定权限，则不能使用这些文种，如命令、议案等。 4要看行文目的和行文要求。 国家行政机关公文处理办法对13种文种，各有特定的适用范围，只在实现某一行文目的和要求方面才有效。因此，应选取惟一的、能最适当地表达和实现具体行文目的、行文要求的文种,第二节 行政公文的特点和作用,一、公文的特点 (一)作者的法定性，特定的读者性 是指公文的作者是法定的，公文起草者，只是组织的代笔人。 公文读者具有特定性。有的公文的读者是特指的受文机关，有的公文的读者，是社会的全体成员。 (二)作用的权威性 一般文章，写什么，怎样写，发表与否，在何处发表，是比较自由的；文章发表后，何时有人读，读后认同与否，讲不讲效果，也是自由的。文章的影响力，主要由文章的质量而定。而公文，具有代行法定职权的功能，对受文机关，在法定的时间和空间范围内，具有强制性。比如，必须强制贯彻执行、办理和复文等。 (三)效用的现实性 这是指公文主要在现行工作中使用，同时，公文的效用又具有一定的时间性，任何公文都不是永远有效的。 (四)体式的规范性 公文的体式，必须符合国家行政机关公文处理办法规定的体式，即规范体式。 (五)制作的程序性 公文从准备撰写到制作成文，都有严格的程序；若不履行法定的程序，就无法制成公文，更不可能生效。,二、公文的作用 公文的作用，概括地表述就是行政工具作用。 （一）领导和指导作用 上级机关发给下级机关的公文，都具有领导和指导作用。上级机关传达贯彻党和国家的方针政策、决定和规定等公文，必然要对下属机关产生领导作用。而批复等公文，则对具体工作产生指导作用。 （二）行为规范作用 相当一部分公文，体现了政府机关对人们行为的要求，要求人们坚决执行。通过公文发布的一些法律、法令和行政法规等，同样对所辖成员起着规范和准绳作用。 (三) 宣传和教育作用 一般来说，有些政策规定本身就是最好的宣传。而传达贯彻党和国家的方针政策又是公文所负的重要任务。在一般情况下，公文在传达某一方针政策，规定人们应该怎么做的同时，还要说明为什么要这样做。这无疑就增强了它的宣传和教育作用。 (四)联系知照作用 有关机关之间的许多工作是通过公文进行联系、协调的，许多具体问题也是因此而得到及时处理的，还有许多对工作的开展具有重要意义的信息资料也是这样获得的。公文在保证各机关正常而有秩序地开展工作上，起着极大的作用。与联系作用紧密相联的是知照作用，如公告、通告、通知、通报等知照性的公文，主要是告知对方有关事项。 (五)依据和凭证作用 各种公文都反映了制发机关的意图，都具有法定的效力，受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据。因此，公文都具有依据作用。有些公文，如会议纪要等，还具有某项活动的凭证作用。事实上，应该说所有的公文都具有某种意义上的凭证作用。因此，公文不仅仅是传达了发文机关的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证。,第三节 行政公文写作的特点 公文写作除具有应用文书写作的一般特点外，还具有自身的特点。具体来说，公文写作主要有以下五个特点： 一、写作的受命性 公文写作是受命写作，写作者一般较少主动写作的愿望，大多按照领导的意图，或依照决策层和全体成员的意愿，在机关单位负责人的授意下进行“遵命”写作。公文写作过程中，表述什么观点，运用什么材料，提出什么建议，发出什么请求，都是受制于授意者的，必须“代机关立言”。写作时不能自作主张，抒发己见，随意铺排，任意发挥，这些要求都是由写作的受命性所决定的。可以说，公文写作是一种典型的遵命写作的被动行为。当然，它需要写作者具有一定的政策水平、理论素养和文字表达能力，以便准确地表述领导机关的意图。,二、目的的专指性 写作活动总有一定的目的。公文写作的目的是专一的，有特定明确的指向。 传达机关意图和领导的指示； 反映情况、汇报工作； 请求事项、表达意愿； 为了沟通信息，加强联系； 为了交流经验、明确做法； 记载史实，以便查考等等。 一篇公文最终能否在社会生活中发挥效用，关键就看写作者是否对写作意图有准确的把握，是否围绕写作目的在行文中能够具体地表述。只有目的明确，写出来的公文才能真正发挥指导、凭据、传达作用。,三、读者的确定性 任何文体都有一定的读者对象。公文则有特定的读者，其中行政公文的读者十分明确，要用“主送机关”、“抄送机关”、“阅读范围”等项目加以确定。正因为如此，写作公文时就要考虑到不同的读者对象，采用不同的公文文种，运用不同的表达方式，甚至要考虑不同的语气措词。 在应用性文体中，公文的读者对象是最为确定的。,四、写作的集体性 公文写作是一个集体参与的过程。 从写作情况看，有些重要文稿多由集体讨论，某个人执笔，写出初稿后在一定范围内征求意见，再由领导审阅定稿。有些简单文稿虽然是由个人执笔单独完成，但最终也要经过有关人员审核。不论是哪一种形式，都不是一个人单独完成的。而从公文的产生过程看，一份公文往往由一人或数人写出初稿，由秘书部门加以审核，有的文稿还要有关部门会稿，然后送有关领导审批，最后由机关主要负责人签发。公文写作过程是一个集体智慧共同发挥的过程，是一个不断完善、不断修正而使公文更切合实际、更准确地表达机关单位意愿的过程。,五、写作的程式化 公文写作具有程式化的特点。 公文要实现其功用，必须用一种相对固定的规范程式。如果公文体式日新月异、千变万化，不仅写作起来十分困难，它的印发、办理也会十分不便，很难在现实生活中发挥作用。公文有特定的体裁格式，国务院对行政公文的格式和发文稿纸等都规定了国家标准，这除了维护行政公文的严肃性外，还能起到方便起草、方便处理、利于立卷归档的作用，以有效地保证公文的高质量和公文写作的高效率,第四节 对行政公文语言的要求,公文的语言，受制于公文的性质、内容、功能，有明晰、准确、简朴、庄重的鲜明特点。撰写公文时，应按公文语言的要求选词造句，组段成篇，使公文语言更好地为表达内容服务。,一、明晰：就是意思明白、清楚，不晦涩，无歧义。 公文要在办理公务中发挥有效的作用，从语言方面看，首先是要让人看得懂，能清楚地理解你的意思。如果晦涩难懂、语有歧义，必然会影响公务的有效办理。 如何使公文语言具有明晰性? 1选用含义确定、自己明白的词语。 如果自己都不懂或似懂非懂，表达出来的意思至少也会含混不清、晦涩难懂。 2要选通俗易懂的词语。 不要用过时、冷僻的词语，更不能生造词语。比如，计量单位，在公文中现在就不应该再用诸如尺、平方尺、斤，而应该用米、平方米、公斤。重量单位公斤又称为千克，因此两者都可以用。 生造词语，是指由撰稿者自己造出来的，别人可能不理解它的意义和功能的词语。,二、准确 准确，就是能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。锤炼词语的目的，就是要选用最恰当、最能说明特定事物的词语入文。 锤炼词语，在公文的撰写中要注意： 1要认真分辨词类。各类词因其性质不同，其语法特点也不同。在公文撰写中要做到用词准确，就要分清词性，了解其语法特征，否则，选用时就容易产生错误。 2要精心辨析词义。汉语的词汇非常丰富，这是我们民族语言发达的一个重要标志。在公文的语言表达上要做到准确，精心辨析和选用同义词，就显得十分重要。 例如，公文中在讲到收获时常常用到成绩、成果、成效、成就，这几个词就是同义词。它们的基本意义一样，但分量上和重点上就不相同。 “成绩”一般用于工作或学习中取得的具体收获，如“他在期末考试中取得了优良成绩”。 “成果”则用在事业中取得了较大些的收获，如“我们的劳动取得了丰硕的成果”。 “成效”则重于功效、效果，如“他们研制的新农药，杀灭稻田害虫很有成效”。 “成就”是指事业上取得了很大的成绩，如“我国的开放改革事业取得世界瞩目的成就”。,三、简朴 简朴，就是要简明扼要、实事实说、直陈直叙，不冗长繁杂，不浮华藻饰。 要使公文语言达到“简朴”的要求，应该注意以下几点： 1实事求是，实话实说。不说假话，不说空话，不说套话。 2叙事说理，开门见山。主旨确定之后，就要话不离题。议论这个问题，你就对这个问题发表赞成或反对意见。 3遣词造句，惜字如金。一个词能概括就不用两个词，三句话能交代清楚的就不用四句话。要反复修改，正如鲁迅先生所说：“竭力将可有可无的字，句，段删去，毫不可惜。”,四、庄重 庄重，就是端庄、郑重，这是发文单位办理公务的严正立场、严肃态度的体现，也是公文强烈的权威性和行政约束力的要求。 公文在语言的运用上要达到庄重，起码要做到两点： 1要用规范的书面语言。 公文的用词造句，要符合现代汉语的规范要求。一般不要使用口语、方言、土语。 如“改革开放后，农民的钱包一年比一年胀，日子越过越好，就像吃甘蔗由尾吃到头越吃越甜”。 “改革开放后，农民的收入年年增加，生活越过越幸福。” 2恰当地使用专用语。 在长期的公务实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成了一套常用的专用语，即公文特定用语。 公文常用特定用语如表71所示。P95,练习,按公文用语要求，改写下列句子中带下划线的词语。 1如果贵公司同意。 答案：蒙 2切望出力相助。 答案：鼎 3出于以上原因。 答案：鉴（基） 4此事确定由子公司办理。 答案：责成,5条例已由国务院第四次会议通过，现公布实行。 答案：业经（已经） 6得到贵局大力支援，特表谢意。 答案：承蒙 7你厅公政（20）161号请示已收到。 答案：收悉 8现在报告如下。 答案：兹 9特此拟函作复。 答案：函复 10请你局将严某20年拘留情况用函告诉我处。 答案：函告,11由于该案追究时效已过，故不予上报。 答案：鉴于 12我们打算今年5月份开课。 答案：拟定 13该人切实为精神病患者。 答案：确系 14你局是否收到，请速调查后答复。 答案：查复 15现在就关于财经工作改革等问题，提出以下几点意见。 答案：兹就 16此次火灾，确实是坏人纵火造成。 答案：确系,第五节 行政公文分类概述,一、命令（令）、决定 （一）命令（令） 1、命令（令）的主要类型 （1）任免令。用于任免国家行政机关的首长。 （2）公布令(发布令)。用于公布重要的行政法规、规章。 （3）行政令。主要用于公布重大的强制性行政措施。 （4）嘉奖令。用于表彰有功人员和先进单位、集体。,2、命令的适用范围和特点 命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 命令(令)有两个特点： （1）法定的权威性。 （2）执行的强制性。命令一旦发布，不管下级机关是否同意，有什么意见，有什么困难，都必须无条件地、不折不扣地执行。令出必行，违反命令或抗拒执行命令，将受到处罚。,3、命令的结构和写法 命令一般由：标题、编号、正文、签署和日期四个部分组成。 例文 中华人民共和国主席令 第八十三号 中华人民共和国刑法已由中华人民共和国第八届全国人民代表大会第五次会议于1997年3月14日修订，现将修订后的中华人民共和国刑法公布，自1997年10月1日起施行。 中华人民共和国主席江泽民 1997年3月14日,（二 ）决定 1、决定的适用范围及特点 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 一般来说，只有事关全局、政策性强、任务艰巨、执行时间较长的重要工作，才适合使用“决定”行文。 决定主要有两个特点： （1）制约性。具有强制性和行政约束力。 （2）稳定性。决定的稳定性主要表现在内容上。某个问题一旦经党政领导机关做出决定，就要求相当长时期内贯彻执行。 例如，1984年10月20日中共中央关于经济体制改革的决定，一直是我国经济体制改革的主要政策依据。,2、决定的主要类型 （1）指挥性决定。也叫部署性决定，多为对重要事项和重大行动做出部署的决定。这类决定政策性强，要求坚决贯彻执行。 （2）法规性决定。指为规范人们的社会行为和国家某一方面的管理工作要求而制定的类似法规的重要决定。 （3）知照性决定。主要指把决定的事项简要地传达给有关地区、单位和人员，多数没有执行要求，少数兼有事项安排。 （4）表彰与处理性决定。指对人或事进行表彰或处理的决定。 （5）更变或撤销性决定。指对下级机关不适当的决定事项或有关事项做变更或撤销处理的决定。,3、决定的结构和写法 决定的写法注重对原由和事项写作的详略处理。决定主要有三种写法： （1）略写原由，详写事项。这是决定的一般写法。 （2）详写原由，简写事项。这种写法要求把情况写清楚，尽可能详细，因为它是决定事项的依据、前提。 （3）不写原由，只写事项。有些原由是法定的或众所周知的，可略。原由省略与否，以是否影响决定事项的权威和效用为依据。 决定由标题、正文和落款三部分组成。,例文 关于给予XXX、XXX等同学警告处理决定 XXXX班XXX、XXX、XXX等同学多次无故旷课，在同学中造成不良影响。根据中国地质大学学生手册中学生违纪处分实施办法第十一条的规定，经研究决定给予以上同学警告处理，以观后效。 希望全体同学引以为戒，严格遵守学校各项规章制度。 珠宝学院德育工作组 2007年X月X日,二、议案 会议纪要 （一）议案 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。议案是上行文。 议案主要有两个特点： （1）内容的法规性和政策性。 （2）行文的定向性。 议案内容包括：标题、正文、签署三部分。 注意：一般要一案一事一题，不能一案数事。,（二）会议纪要 1、会议纪要的适用范围及特点 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。 会议纪要主要有三个特点： （1）纪实性。会议纪要须如实反映会议的内容和议定事项，不能把没有经过会议讨论的问题写进会议纪要。纪实性是撰写会议纪要的基本原则。 （2）提要性。会议纪要是会议的要点，不是会议记录，不能有闻必录，平铺直叙，而是必须对会议繁杂的情况和内容进行综合、概括性的整理，即概括出主要精神，归纳出主要事项，体现出中心思想，使人一目了然，易于把握精髓。 （3）约束性。会议纪要一经下发，便要求与会单位和有关人员遵守、执行。在这一点上，会议纪要与党务决议基本一致，只不过比决议的规范性、严肃性程度低。,2、会议纪要的结构和写法 会议纪要由标题和正文组成。不盖公章。 1标题。会议纪要的标题通常由会议名称和文种构成：“探讨新时期文学的发展中国当代文学研究会第二次学术讨论会纪要”。 2正文。由导言、主体和结尾三部分组成。 (1)导言。一般是概括会议的基本情况，包括会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。不能写得过长，要简明扼要，让人们读后对会议有个总体的了解。 (2)主体。主体是会议纪要的核心部分。它根据会议的中心议题，按主次、有重点地写出会议的情况和成果，包括对工作的评价、对问题的分析、会议议定的事项、提出的要求等等。 主体的写法一般有三种：条项式、综合式、摘要式 (3)结尾。结尾一般写对与会者的希望和要求，也有的会议纪要不写专门的结尾用语。,3、会议纪要的写作要求 （1）掌握会议的全部情况。 目的、任务、内容和形式， 所有文件材料，参加会议的全过程，并认真做好记录，特别要注意阅读会议的主体文件和材料、领导同志的发言，掌握会议的主要精神。 （2）抓住要点，突出会议主题。 不能面面俱到，照搬会议记录，而应该围绕会议主题，抓住要点，突出重点，把会议的主要情况简明扼要地反映出来。 （3）文字简洁明快。 要简明扼要。尽可能简短、通俗，切忌长篇大论，应以叙述为主； 在层次结构、段落安排上，要条理清楚，篇幅一般不宜过长。 （4）注意与会议记录的差别。 会议纪要以会议记录为基础和依据，表现会议的主要内容； 会议记录则是如实记录； 会议记录只作为机关单位内部存查使用的文书，不对外公布，会议纪要则在一定范围内公布传达，作为正式行政公文使用。,例文 中国地质大学(武汉)珠宝学院与台湾美和技术学院合作洽谈会议纪要 2007年4月24日上午 ，在 珠宝学院会议室珠宝学院与台湾美和技术学院合作洽谈，参加的人有： 台湾美和技术学院：刘显达（校长）、黄义仁（顾问）；中国地质大学(武汉)国际合作处：邵学民（副处长）；中国地质大学(武汉)珠宝学院：袁心强（院长）、隋红（书记）、杨明星（副院长）、薛秦芳（副院长）、杨昌锐（副书记）、李娅莉（职教中心主任）、周汉利（首饰系主任）、 孙仲鸣（首饰系副主任） 洽谈主要内容： 应珠宝学院院长袁心强教授的邀请，台湾美和技术学院校长刘显达教授、顾问黄义仁教授前往中国地质大学(武汉)珠宝学院进行学术访问。会谈中，刘显达校长详细介绍了美和科技学院的情况。 台湾美和技术学院是一所民办技职类学院，下设三个学院，有七个专业，三个硕士研究生培养方向，学生总人数10000人左右，专兼任教师700余人。台湾教育部已批准该校拟于2008年8月成立宝石学系。因此，该校希望在宝石学领域（以及其他专业领域）加强合作，双方经洽谈，达成如下共识： 1由刘显达校长邀请，中国地质大学（武汉）校领导及有关人员（5-7人）于2007年10月的适当时机到美和技术学院进行学术访问及考察。 2经过互访考察，双方拟定校际合作协议，包括师生互访与进修、教学标本交流、教学与科学研究等方面，由双方共同签暑协议，建立交流平台。前期工作由中国地质大学（武汉）国际合作处与美和技术学院筹备。 3、洽谈结束后，双方签定了合作意向备忘录。 二OO七年四月二十四日,三、公告 通告 （一）公告 1、公告的适用范围及特点 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 公告是泛行文。发布公告的时限通常较紧急。公告多通过广播、电视、报刊等宣传工具迅速发出。 公告的主要特点有： （1）发布内容重要 （2）发布范围广泛 （3）发布机关有资格限制,2、公告的主要类型（略） 3、公告的结构和写法（略） 4、公告的写作要求 行文庄重，内涵清晰，文字简短。 要注意防止滥用公告。社会上常见一些机关单位，不够发公告的级别，也未经有关部门授权，且事无巨细，均发公告。这是一种不符合公告行文规定的做法。也有一些单位，本应用启事或通知行文，却错用了公告。,（二）通告 1、通告的适用范围及特点 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 通告，是机关单位广泛使用的公文。通告是泛行文。 与公告相比，通告主要有四个特点： 1内容具体，业务性强 2有限制的行文对象 3广泛的发文机关 4独特的发布方式,2、通告的主要类型 3、通告的结构和写法 4、写作通告应注意的问题 （1）不要把“通告”写成“通知” （2）发文目的要明确 （3）通告事项要符合政策规定 （4）通告语言要通俗简洁,四、通知 通报 例文一 关于召开全省民政工作会议的通知 各市人民政府、行政公署，省直各单位： 为了贯彻全国民政工作会议精神，省政府决定召开全省工作会议。会议的主要议题是：传达学习全国民政会议的主要文件和领导讲话，讨论研究贯彻的意见和措施，请你们提前做好准备。 参加会议人员：各市人民政府、行政公署分管民政工作的领导同志和各市、行署的民政局长，省直各单位的负责同志。 会议拟开五天，地点宾馆，于八月十五日前来报到。 省人民政府办公厅 年月日 问题何在？ 通知特点： （1）使用范围具有广泛性 （2）文种功用多具有指导性 （3）有明显的时效性,例文二 中华人民共和国教育部关于大学 处理一个学生侮辱教师的问题的通报 各省、市、自治区高教(教育)厅(局)，全国重点高等学校： 最近大学对一个学生在实验课中不遵守学习纪律和侮辱教师的问题，给予处分，并将校委会的决定正式公布。这样处理是对的。一切学校要提高教学质量，一方面是教师必须根据党的教育方针和学校的培养目标，认真地教好课程，关心和爱护学生，对学生提出严格的要求；另一方面是学生必须按照教学计划的要求，尊重教师的指导，遵守学习纪律，认真地学好功课。现将大学的布告全文印给你们，供参考，希望引起大家的注意。 中华人民共和国教育部(印) 一九年月日 附：大学布告一份。(略) 通报的特点： （1）内容的真实性 （2）目的的晓谕性,五、报告 请示 （一）报告 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问 1、报告的主要类型 （1）工作报告 （2）情况报告 （3）建议报告 （4）答复报告 （5）报送报告,2、报告的写作要求 1立意要新 提炼主题，能反映出本质的、带规律性的主题。 2内容要真实、具体 要深入调查研究，尽可能亲自调查了解，掌握第一手材料，然后进行分析归纳，去伪存真。材料要具体，既有概括性的材料，也有典型的具体事例。 3重点突出 分清主次轻重。重点的、主要的内容，要安排在前面，应详写；非重点的、次要的内容，可略写；可写可不写的内容就不写。注意点面结合，眉目清楚，说服力强。 4报告中不能夹带请示事项 对于报告，受文单位不用答复，如果夹带请示事项，不但不便处理，甚至还会贻误工作。,（二）请 示 请示适用于向上级机关请求指示、批准。 请示的写作要求： 1一文一事。 一份请示只能写一件事，如果性质相同的几件事确需写在一份请示中，则必须是同一机关可以批复的。 2单头请示。 一份请示，只送一个上级领导机关，不能同时主送两个或两个以上机关。如有需要，对有关的单位可用抄送的形式。这样，可以避免出现推诿、扯皮的现象。 3不越级请示。 请示与其他公文一样，一般不越级请示，如果因情况特殊或事项紧急必须越级请示时，要同时抄送越过的机关。请示一般不直接送领导个人，除非是领导直接交办的事项。把应由秘书部门统一办理的请示直接送领导个人，容易误事，甚至会造成领导者之间的矛盾。 4不得抄送下级机关。 请示是上行公文，不得同时抄送下级机关，更不能要求下级机关执行上级机关未批准的事项。,例文 关于丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区的请示 国务院： 丹霞山风景名胜区位于我省韶关市仁化、曲江两县境内，面积180平方公里，分丹霞山、韶石山、大石山三个景区，距韶关市区最近处10公里，最远处50公里，柏油公路直达主峰区，观光旅游的交通十分方便。 据地质考证，6 500年前丹霞山所在地是一个大湖泊，由于造山运动，形成红岩峭壁和嶙峋洞穴，构成奇异自然风景。在全世界同类地形中，以丹霞山为最典型，“丹霞地貌”已成为国际地质学名词。现丹霞山景区已开发接待游人的范围为12平方公里，主要景点有87处，山、江、湖兼备，绿化