物业管理前期介入、开业前的筹备工作计划表.xls

拟订交付使用日期 10日 20日 30日 10日 20日 30日 10日 20日 31日 10日 20日 30日 10日 20日 31日 10日 20日 30日 10日 20日 31日 10日 20日 30日 10日 20日 31日 10日 20日 31日 10日 20日 30日 10日 20日 31日 一一中心及人事行政部中心及人事行政部 1人员管理 1）管理架构之制定及讨论确定 2）编制人员入职计划（含招聘职位/数量/入职时间） 3）员工编制、职责、聘用条件及福利制度 4）准备招聘相关资料（招聘试题等） 5）各部门管理层人员面试及聘用 6）主持保安,保洁,绿化公司招投标 7）客户服务部基层员工面试及聘用（物管、清洁、安管） 8）工程部基层员工面试及聘用（土建、给排水、强弱电） 9）其他工作人员面试及聘用（文员、助理、财务人员等） 10）员工培训计划之制定 11）各部门管理层人员入职培训 12）全体基层员工培训及考核 13）办理用工手续，落实员工劳动合同 14） 依照上海高力总公司制服款式确定员工制服样式及订做、 配置标准事宜 2 制定中心内外部文件档案编号及格式 3 各项人事行政管理制度之制定及讨论审批 4 管理制度文件 1）确实各类制度文件的内容(初稿与确认稿) 2）与印刷单位联系印刷表单并报价 3）完成各类文件及常用操作表格的印刷 5配合发展商采购中心各类办公物品及器械 6 负责落实交楼期间现场布置及物品器材准备（包括公共卫 生间内用品配备） 7 8月 落实公司营业执照、资质证书、收费许可证、税务登记等 办理手续 *项目*项目 物业管理前期及开业前的筹备工作计划表(初稿)物业管理前期及开业前的筹备工作计划表(初稿) 序号工作内容5月6月7月 工作进度 8落实中心预算之报批事宜 10 与保险公司洽商购买公众责任险财产一切险雇主责任险 等险种 11物价局停车收费报批 2） 准备收取停车管理费需具备的政府文件 12完善管理及办公条件 1） 管理用房之安排及布局装修 2） 员工宿舍之落实安排及布置 3） 准备管理用物资装备 13配合上海高力总公司推进CTS管理软件上线调试及使用 二、二、 财务部财务部 1财务工作制度(初稿和确认稿) 2电脑操作及管理 1） 财务软件上线 2） 财务软件操作培训 3财务人员财务操作技能基础培训 4收费前准备 1） 确定收费方式（若POS可联系银行办理代收管理费等业 务） 2） 使用财务软件输入租户资料 4） 准备各式财务表格及票据 5付款通知书及追收欠款通知的设计使用 交楼后初期跟进事项（对业主） 二次装修费用、各类证件押金，管理费之收取事宜 9 3） 6 与专项机构：供水、供电、排污、环卫、公安局（门牌号 码）、消防局、邮政、有线电视、电信等部门联系接洽业 务事宜 使用财务软件输入收费项目（管理费、二次装修费用、各 类证件押金、工本费等）及金额等资料 落实停车管理费收费标准申报物价局手续及收费许可证等 收费证书的领取 1） 三、三、 客户服务部客户服务部 1配合租赁开展的工作 1） 租赁期间的客服人员培训 2） 租赁期间的资料准备 3） 租赁期间的客户解答 2建立客户服务部各项管理制度及工作程序 3主持物业接管验收准备 1） 与发展商、承建商协调并制订验收方案 2） 编制接管验收程序 3） 统一验收标准 4） 编制资料移交清单 A产权资料 B技术资料 C开发商原有装修标准及承诺的优惠条件资料 5） 各项接管验收表格准备 6) 接管验收的培训 4 参与接管验收工作(发展商先完成与承建商竣工验收工作) 5根据合约条款与发展商、租赁部协定交楼具体事宜 6与租赁部联系并落实交接租户资料事宜 7协助确定各类区域标识及证件式样 A确定标识内容及摆放位置 B各类标识内容式样之选定、报价及订做 2） 标识管理(包括楼层指示标识,道路指示标识,门牌,该三项 由发展商提供) A协助发展商对标识项目清单进行选定 B协助安装、摆放标识 8清洁绿化工作安排事宜 1） 确定清洁、绿化承判公司（外判公司自行招聘员工） 2） 协助发展商确定开荒清洁工作范围及工作计划、程序 3） 完成公共区域及单元内部开荒清洁工作 4） 安排交收楼现场（包括公共卫生间）清洁工作 对相关物品选样制作（包括交楼当日各类指示牌、公共地 方垃圾桶、租户证、停车证、工作证式样、租户纪念品 等） 1） 5） 监督保洁,绿化公司对各岗位人员进行交楼前业务、服务 意识培训 9跟进交收楼前后的清洁及绿化维护工作 11交收楼当日文件及物品的准备 1） 与发展商、工程部落实锁匙交收日期 2） 接收锁匙物品的准备 A锁匙柜 B锁匙扣 C贴印房号标签（贴在锁匙扣上） D编制接收锁匙表格 3） 核对、接收并管理所有单元锁匙 4） 准备资料文件袋 A备齐资料文件袋 B备齐车位资料文件袋 C准备有关证件 D 准备交楼需具备的有关证书 （用镜框镶起来） E落实交楼期间接待处与交楼处各人员工作编排及演练 5）准备便民服务资料 A无偿服务项目 B有偿服务项目 6）制作成展示牌 A收楼流程 B验楼指引 C缴费指引 12交楼后初期跟进事项（对业主） 1） 验收问题及其它投诉问题跟进及回复 2） 二次装修监管方案之制定()及工作的安排与演 练 3） 各种装修许可证、工作证的发放 4） 各类通知的公布 13对租户的宣传 1） 物业管理相关法规及基本常识 2） 消防安全知识 3） 灭火自救和救人的基本技能知识 4） 报警知识和紧急疏散逃生知识 10 配合工程部与发展商、承建商商讨遗漏工程处理方案并进 行初检,复检工作和遗漏工程跟进处理工作 5） 安全防范知识 6） 紧急事件处理知识 7） 环保绿化知识 四、四、 工程部工程部 1工程前期介入 1） 电力系统（电力分配、外墙、园林照明、车库照明、楼梯 照明、设置电表、设备控制等提建议） 2） 电梯（电梯的选型、通风、运力、安全监控、装潢等提建 议） 3） 弱电系统（智能化系统功能、安防、BAS系统、停车场管 理、电梯桥厢、监控中心配置等建议 4） 给排水系统（绿化水源预留、对给水设备选型、电梯井排 水、设置相关计量水表等提建议） 5） 空调系统（空调负荷、供冷分配、公共区域空调配置、中 央空调循环水处理、空调系统计量建议） 6） 其他方面（外立面维护设备或设施设置、设备及设备房标 识建议） 2建立工程部管理制度及操作程序 3与发展商联系并落实工程图纸交接事宜 4 接管验收工作的开展(发展商先完成与承建商竣工验收工 作) 5 联同客户服务部与发展商工程部及承建商对公共设施、公 共区域及单元内部进行初检工作，提交遗漏工程整改报告 6跟进并反馈遗漏工程的执漏工作进度 7 对物业整体工程进行复检工作，提交复检报告：如仍有遗 漏工程，继续跟进拾漏工作 8落实交楼日协助验楼的各工程人员分工编排 9核对公共区域及单元水、电表，完成错表整改工作 10 落实交收楼现场及周边（包括临时停车场地）的水电供应 及照明安排工作 11落实物业配套设施交付具体时间 1） 有线电视（开通时间、申请由客户向有线电视公司申请） 2） 电话（市政联系、开通时间、申请） 3） 信箱（规格、位置、通邮时间、投递方式） 4） 停车场（车场设施/设备安装、车管所联系、单位划分） 5） 落实电梯、弱电、给排水、空调、消防、供配电、园林等 的接管验收时间 12交楼初期跟进事项（对业主） 1） 二次装修报批、工程监管 2） 二次装修巡查以及违章处理 3） 协助对遗漏工程的拾遗工作跟进 4） 二次装修验收工作(包括消防,空调验收等) 13机电设备的维修管理 1） 设备的基础资料管理 2） 设备的运行管理 3） 设备的维修管理 4） 设备能源和安全管理 五、五、 安防管理部安防管理部 1协助配合租赁工作 2 协助进行保安公司招投标工作并建立部门管理制度及操作 程序 3落实安管部各项配备，如：对讲机,消防服等 4落实交收楼期间保安配合工作及各岗位编排 5配合工程部对消防、监控、智能化等设备设施进行介入 6配合工程部对消防、监控、智能化等设备设施进行验收 7 配合工程部对保安监控设备之调试检查、并熟悉设备操作 8 监督保安公司对各岗位安管员进行交楼前业务、服务意识 培训 9制订交楼前后的治安、消防工作计划并落实执行 10交楼后初期跟进事项 11落实服务意识培训及车辆交通指挥 二次装修监管工作的安排（装修违规巡查、防火防盗、出 入证、出入车辆演练、出入物品管理演练等） 备注 交楼日期若有变动,服务中心将视实际情况调整该工 作计划时间 拟定交付使用日期 10日20日30日10日20日30日10日20日31日 一物管公司（人事行政） 1人员管理 1） 管理架构之制定及讨论确定 2） 编制人员入职计划（含招聘职位/数量/入职时间） 3） 员工编制、职责、聘用条件及福利制度 4） 准备招聘相关资料（招聘试题等） 5） 各部门管理层人员面试及聘用 6） 配合销售招聘保安、保洁 根据实际需求量进行实际调整 7） 客户服务部基层员工面试及聘用（物管、清洁、安管） 8） 工程部基层员工面试及聘用（土建、给排水、强弱电） 9） 其他工作人员面试及聘用（文员、助理、财务人员等） 10） 员工培训计划之制定 11） 各部门管理层人员入职培训 12） 全体基层员工培训及考核 13） 办理用工手续，落实员工劳动合同 14） 确定员工制服样式、订做、配置标注事宜 2制定管理公司内外部文件档案编号及格式 3各项人事行政管理制度之制定及讨论审批 4管理制度文件 1） 确实各类制度文件的内容 2） 与印刷单位联系报价 3） 完成各类文件及常用操作表格的印刷 5采购物业管理公司开办各类办公物品及器械 6 7 序号工作项目11月1月 负责落实交楼当日现场布置及物品器材准备（包括公共 卫生间内用品配备） 落实物业管理公司营业执照、资质证书、收费许可证、 税务登记等办理手续及物价局关于管理费报批等事宜 12月 8落实物业管理公司起动预算之制定、讨论及审批事宜 9 二、 财务部 1财务工作手册(初稿和确认稿) 2电脑操作及管理 1） 选定财务软件 2） 财务软件操作培训 4财务人员操作技能的培训基础培训 3收费前准备 1） 2） 确定收费方式（可联系银行办理代收管理费等业务） 3） 使用财务软件输入业主资料（若有） 4） 5） 准备各式财务表格及票据 6） 准备收取管理费需具备的政府文件 4付款通知书及追收欠款通知的设计及印刷 5交楼后初期跟进事项（对业主） 二次装修费用、各类证件押金，管理费之收取事宜 三、 客户服务部 1配合销售 销售期间的人员培训 销售期间的资料准备 销售期间的客户解答 2提供有关交收楼资料供销售部制作宣传资料 与专项机构：供水、供电、排污、环卫、公安局（门牌 号码）、消防局、保险、邮政、有线电视、电信等部门 联系接洽业务事宜 落实管理费收费标准申报物价局手续及收费许可证等收 费证书的领取 输入收费项目（管理费、二次装修费用、各类证件押金 、工本费等）及金额等资料 3建立客户服务部各项管理制度及工作程序 4完善管理及办公条件 1） 管理用房之安排及布局装修 2） 员工宿舍之安排及布置 3） 准备管理用物资装备 5物业接管验收准备 1） 与发展商、承建商协调并制订验收方案 2） 编制接管验收程序 3） 统一验收标准 4） 编制资料移交清单 A、 产权资料 B、 技术资料 C、 开发商原有装修标准及承诺的优惠条件资料 5） 各项接管验收表格 6根据售房合约条款与发展商、销售部协定交楼具体事宜 7与销售部联系并落实交接业主资料事宜 8确定小区内各区域标识及证件式样 1） A确定标识内容及摆放位置 B各类标识内容式样之选定、报价及订做 2） 标识管理 A编制标识项目清单 B安装、摆放标识 标识、指示牌、相关物品选样制作（包括道路指示牌、 门牌、楼层牌、交楼当日各类指示牌、公共地方垃圾桶 、业主证、停车证、工作证式样、业主纪念品等） 9清洁绿化工作安排事宜 1） 确定清洁、绿化承判公司（或自行招聘员工） 2） 确定开荒清洁工作范围及工作计划、程序 3） 完成公共区域及单元内部开荒清洁工作 4） 安排交收楼现场（包括公共卫生间）清洁工作 10跟进交收楼前后的清洁及绿化维护工作 11 12交收楼当日文件及物品的准备 1） 与发展商、工程部落实锁匙交收日期 2） 接收锁匙物品的准备 A锁匙柜 B锁匙扣 C贴印房号标签（贴在锁匙扣上） D编制接收锁匙表格 3） 核对、接收并管理所有单元锁匙 4） 准备资料文件袋 A备齐资料文件袋 B备齐车位资料文件袋 C准备有关证件 D 准备交楼需具备的有关证书 （用镜框镶起来） 配合工程部与发展商、承建商商讨遗漏工程处理方案并 进行初检复检工作和遗漏工程跟进处理工作 E落实交楼期间接待处与交楼处各人员工作编排及演练 5） 准备便民服务资料 A、 无偿服务项目 B、 有偿服务项目 6） 制作成展示牌 业主收楼流程 业主验楼指引 业主缴费指引 13交楼后初期跟进事项（对业主） 1） 与发展商、销售部协调一次性付款业主房产证办理事宜 2） 业主验收问题及其它投诉问题跟进及回复 3） 二次装修监管方案之制定及工作的安排 4） 各种装修许可证、工作证的发放 5） 各类通知的公布 14对业户的宣传和培训 1） 物业管理相关法规及基本常识 2） 消防安全知识 3） 灭火自救和救人的基本技能 4） 报警知识和紧急疏散逃生知识 5） 安全防范知识 6） 紧急事件处理知识 7） 环保绿化知识 15社区文化活动管理 1） 精神文明公约 四、 工程部 1建立工程部管理制度及操作程序 2与发展商联系并落实工程图纸交接事宜 3 4跟进并反馈遗漏工程的执漏工作进度 5 6落实交楼当日协助验楼的各工程人员分工编排 7核对公共区域及单元水、电表，完成错表整改工作 8 9落实物业配套设施交付具体时间 1） 有线电视（CATV开通时间、申请） 2） 电话（市政联系、开通时间、申请） 3） 信箱（规格、位置、通邮时间、投递方式） 4） 停车场（车场设施/设备安装、车管所联系、单位划分） 10交楼初期跟进事项（对业主） 1） 二次装修报批、工程监督及验收工作（包括空调等安 装） 联同客户服务部与发展商工程部及承建商对公共设施、 公共区域及单元内部进行初检工作，提交遗漏工程整改 报告 对物业整体工程进行复检工作，提交复检报告：如仍有 遗漏工程，继续跟进拾漏工作 落实交收楼现场及周边（包括临时停车场地）的水电供 应及照明安排工作 2） 二次装修验收工作 3） 协助遗漏工程的拾漏工作跟进 4） 有偿服务 11单元及公共设施维修保养 1） 制订物业养护和维修计划方案 2） 物业的维修管理 12机电设备的维修管理 1） 设备的基础资料管理 2） 设备的运行管理 3） 设备的维修管理 4） 设备能源和安全管理 五、 保安部 1建立保安部管理制度及操作程序 2落实保安部各项配备，如：对讲机等 3落实交收楼期间保安配合工作及各岗位编排 4配合工程部对保安监控设备之调试检查、并熟悉设备操 作 5对各岗位保安员进行交楼前业务、服务意识培训 6制订交楼前后的治安、消防工作计划并落实执行 7交楼后初期跟进事项 1） 分区封闭管理的安排 2） 二次装修监管工作的安排 拟定交付使用日期 拟定交付使用日期 10日20日30日10日20日31日10日20日30日10日20日31日10日20日30日10日20日31日10日20日31日10日20日30日10日20日31日 a 根据实际需求量进行实际调整 珠海国际科技大厦珠海国际科技大厦 物业管理前期介入及交楼前的筹备工作计划表物业管理前期介入及交楼前的筹备工作计划表 工作进度 10月7月9月2月3月6月4月5月8月 人员架构求职申请表 入职计划应聘人员面试评估 招聘要求面试记录表 员工手册职员状况表 应聘考核试题考勤记录 入职培训内容文具领用登记表 岗位职责文员登记表 人事管理制度员工离职工作交接情况表 客户投诉处理程序会议培训签到表 紧急事件处理措施其他格式表格 礼仪礼貌培训资料 保安人员操练内容 采购、招标程序 通知/通告/信函/会议纪要格式 交收楼程序 各部门管理制度 业户手册 装修指南 装饰装修服务协议 停车场服务协议 车辆保管合同 营业执照正副本、组织代码证 税务登记、劳动关系等 主要相关制度文本主要相关表格及文件 财务部工作程序及制度 1、业主入住收费一览表 2、有偿服务收费一览表 2、管理费收费标准物价局批复 文件 3、管理公司收费许可证 4、管理公司税务登记证 业主临时管理规约 前期物业管理服务协议 1、业主收楼流程 2、管理费收费标准 3、物业管理服务内容 4、有偿服务内容 5、物业管理公司人员架构 6、物业管理公司简介 7、物业管理法规介绍 8、物业管理常识介绍 行政部负责 1、单元接管验收表 2、单元接管验收遗留问题统计 表 3、公共设施接管验收表 4、公共设施接管验收遗留问题 统计表 9、业主收楼需提交的文件材料 和有关证件 5、业主收楼时间安排表 10、收楼通知（收楼须知）6、业主预约收楼时间表 11、收楼证明7、业主入住收费一览表 12、收楼程序 13、发收楼信日期及发信方式 14、业主资料8、楼宇接管文件资料一览表 15、商品房销售契约复印件 16、发展商向业主承诺优惠条件 的资料 17、清洁标书9、清洁检查工作表 18、绿化标书 19、清洁细则 20、清洁监管制度 21、房屋接管验收标准（建设 部） 10、公共设施验收记录表 11、单元验收记录表 12、接收锁匙登记表 13、锁匙借用登记表 22、业主公约、业户手册、装修 手册 14、遗漏工程记录表 23、业主收楼确认书（一式两 份） 15、业主/用户联络资料登记表 24、业主公约签署表 16、住户证/临时出入证申请表 17、锁