备件仓工作流程1.ppt

备件部工作流程暂行条例,一、采购工作 1、原厂采购 2、副厂采购 2、1、供应商新增、变更、撤消 2、2、供应商报价 2、3、采购申请 2、4、采购入库 2、5、月末对账 2、6、付款申请 3、现款采购 二、入库 1、采购入库 2、外调入库 3、退货入库 入库资料管理 一、入库单填制 二、明细账登记 三、保管卡设置 四、物品档案建立 三、出库 1、备件、物（辅）料、劳保用品等出库 2、精品出库 3、外调出库 4、借件出库 5、废品出库 6、呆废料管理 7、报废旧件、废机油、包装材料等出库 四、对外提供报表 1、日报表 2、月进销存报表 五、盘点,一、外采,供应商新增变更撤销，填写新供应商报备表 (结账方式、结算票据、质保承诺书等）,备件部提供协商后的报价单,采购员对成本核算分析,采购员下采购订单,供应商按单送货，采购确认质量，仓库验收入库,月末供应商提供本月往来的对账单,采购员申请付款，附上当月核对无误的对账单，入库单等资料交财务,二、入库 1、采购入库： A、供应商/采购员将货品送到仓库待验收 B、仓管员按供应商/采购员随货的送货单验收入库，并签名确认 验收要点：编码、名称是否完整，是否与送货单一致 数量是否相符 C、将点验正确的货品按仓位存放 D、仓库统计整理送货单，录入系统打印入库单，或开具手工入库单 确认后的送货单上数量是否与采购申请相符，单价是否一致 E、入库单一联仓库存根，一联交采购作付款凭证，一联交财务挂账 流程图：,货到仓库，待点验,仓管员验收,货品按仓位归放,打印入库单,仓库存根，登记进销存账,采购据单作付款凭证,财务挂账,2、外调入库： A、采购员应事先与对方备件部确认是否有货，并确定提货时间 B、备件部依次向售后服务经理、财务部、副总报批调拨备件品名、数量、金额 C、将审批的调拨申请单交财务部，由财务部将申请单传真到对方财务部，确认可以调拨的备件品名、数量、金额 D、财务通知采购员按时前往提货 E、仓管员根据申请单点验入库 F、将点验正确的货品按仓位存放 G、仓库统计打印正确的入库单，一联仓库存根，一联交采购备查，一联交财务挂账 3.物品编码管理 一、物品编号的必要性 二、物品编号的作用 三、物品编号的原则 四、物品编号方法,3、退货入库 3、1、车间/销售部退货 A、车间/销售部按正常程序领用出库后，将不合用的货品退回仓库 B、仓库点验入库 验收要点： 1、确定该货品的包装是否完整，货品标识是否正确， 2、如属于该货品的其中某个部件已用，而将剩余的退回来，则应向采 购员申请重新确定编码、品名和单价，等同新货品入库 C、按正确的仓位归放 D、打印退货入库单，一联仓库存根，一联交财务挂帐 3、2、车间节约入库 A、车间节约的物料，由车间先对物料进行整理归类 B、由车间主管提交物料，同时通知财务到场复核，和仓管员共同点验入库，并确认数量 C、仓管员确认货品包装完整，标识清晰后，按正确的仓位归放 D、仓库统计打印入库单，一联仓库存根，一联附上仓库财务车间三方确认的清单，交财务挂账,三、出库 1、备件出库 车间班组凭售后前台打印的维修委托书到备件部领料 注：工作车维修保养的维修委托书须先由综管部签批 2、物（辅）料、劳保用品等出库 A、车间班组凭车间主管签制的物（辅）料、劳保用品申领单到备件部领取 B、销售部凭销售经理签制、财务审核签名的物（辅）料、劳保用品申领单到备件部领取 注：物料-如油漆，天那水 辅料-如玻璃胶、螺钉、转头、砂纸 劳保用品-口罩、手套、洗衣粉等 3、精品出库 A、车间班组凭售后前台打印的维修委托书到备件部领料（含售后前台精品销售业务） B、销售部新车销售加装精品、库存商品车保养领用精品，须填制精品装配通知单，经销售部经理及财务审核后交售后前台打印维修委托书到备件部领料 4、出库业务单据要求 A、仓管员按以上手续完备的申请单备货 B、仓库统计打印备件出库单 注：外采精品出库开单时，应注意提供给售后前台销售价，交财务核算联填上成本价（按先进先出法） C、领料人确认出库的货品和数量，并在备件出库单上签名 D、单据传递：出库单一联仓库存根，一联交财务核算（售后会计结转成本，收银员核算利润），一联随货同行（车间待维修车辆完工后连同其他资料交售前台打印结算单）,3、外调出库 3、1、4S店备件的调拨（销售） A、先由二级网点财务部，发调拨单给中山永达财务部，财务部审核数量、金额后通知备件部备货（如调出备件数量金额较大，须报相关领导审批） B、备件部依次向售后服务经理、财务部、副总报批调拨备件品名、数量、金额 C、同时备件部要告知求购的4S店，我司只能提供普通发票 D、备件部备齐货后，由材料会计复核，方可发货出库 E、由财务部完成结算发票、单据，备件部负责跟踪拨出备件的货款回笼 3、2、二级网点备件的调拨 A、先由二级网点财务部，发调拨单给中山永达财务部，财务部审核数量、金额后通知备件部备货（如调出备件数量金额较大，须报相关领导审批） B、备件部备齐货后，由材料会计复点后方可发货出库。 C、每月5日之前，由财务部负责与二级网点核对 ，并将核对结果公布给相关部门,4、借件出库： 4、1、借件出库的种类： A、车间试车借件：维修排障需借件调试，是否更换备件要在调试阶段结束决定 B、展厅精品出库：备件部出库精品到展厅，起样品展示作用，没有真正实现销售，故将此业务归入借件出库 C、二级网点、4S店间借件：缺货借调，日后归还 4、2、借件出库台帐与出库单 要求所有借件出库业务必须建立台帐登记，并填制借件出库单。 4、3、借件出库的处理： 4、3、1、车间试车借件： 由备件部填制借件出库单，必须标明借件天数并由车间主管签字确认。借件人要在借件出库台帐上详细登记，并由备件人员签字确认。试车结束后，如果需要出库按备件出库业务办理出库正式手续。否则，按备件退库业务办理入库正式手续。 4、3、2、展厅精品出库 展厅精品由专人负责管理，建立进销存台帐，其最终完成的零售业务按出库业务中精品出库办理正式的出库手续 4、3、2、1、备件部将精品调到展厅 A、备件部按出库精品打印借件出库单 ，在借件出库台帐上详细登记，并由备件人员签字确认。 B、展厅精品负责人收货后在展厅货品进销存台帐上登记 4、3、 2、2、展厅货品销售出库 A、确认客户购买的货品编码、名称、数量、价格和金额等 B、售后前台打印维修委托书 C、到仓库打印出库单 D、客户确认付款，提货 E、在展厅货品进销存明细账上登记核减 F、备件部主管应对展厅精品实物进行监管，每月终了对备件部的盘点含此范围,4、3、 2、3、展厅货品进销存明细账格式可参考下图 每月月初打印空白的表格待用 每日发生业务即时填写 4、4、二级网点、4S店间借件： 4、4、1、先要取得二级网点、4S店向我公司调拨备件的公函，必须写明预计归还天数并加盖对方公章。 4、4、2、然后由备件部填制借件出库单，必须标明借件天数并由售后服务经理和财务签字确认。备件部要在借件出库台帐上详细登记，并由备件经办人员签字确认。 4、4、3、到达归还日期后，如果二级网点、4S店确定向我公司购买已借调的备件，备件部按备件出库业务办理出库正式手续。否则，等收到二级网点、4S店归还的备件后，按退库业务办理入库正式手续。,5、废品出库 车间班组在日常工作进行时，会换下一定数量的废品，其中一部分回退回厂家或保险公司申请索赔，一部分直接变卖，还有一小部分直接退回备件仓，备件仓应按备件性质对退回仓库的废品进行处理： 5、1、废品的认定 废品认定需采购员及车间技术人员共同完成，并出具质检报告，说明废品的状况，废品造成的原因（如属个人操作不当造成的损失应注明责任人） 5、2、如属车间试车借件出库，使用时发现是废品的，退回仓库时须附上质检报告，仓库应撤销该货品的借件出库单，并在借件出库台帐上登记已还回 5、3、其他类型出库后发现是废品，并已经打印备件出库单，核减了库存的，仓库应凭质检报告做退货入库单 如因前次出库为废品，车间或客户要求换货，仓库可直接换正品出库，不必办理退货入库单，但是该货品索赔的跟进一定要专人负责，并尽快处理 5、4、备件部建立废品登记台账，按废品出入库单据实时登记 5、5、报废的货品经仓库及时发给原厂或相关的供应商（或出造成损失的责任人），申请索赔，并打印备件出库单，一联交仓库存根，一联交财务挂帐，一联交售后前台办理索赔手续,6、报废旧件、废机油、包装材料等出库 车间产生的报废旧件、废机油、包装材料经确认后直接变卖 6、1、备件仓定期对报废旧件、废机油、包装材料进行变卖 6、2、备件仓联系收购商，协定价格 6、3、通知收购商与财务三方共同确认废品数量，金额 6、4、财务与收购商到银室付款，开具收款单，公司保安人员按单检查 6、5、对收购商车辆按公司相关制度指引监控,四、对外提供报表 1、日报表 日报表包含两部分,表上半部分为原厂备件及精品,下半部分为外采备件、精品、辅料及其他。 A、日报表所反映的内容为当天实际库存的进出数； B、当天发生的入库单、出库单必须在当天日报表反映，没有反映的需向财务部给出解释； C、日报表所反映的数据必须与所附单据对应并准确无误，由备件主管审核并签名确认； D、当天的日报表必须次日上午10点之前上交财务部,2、月进销存报表 2、1、报表内容： 按备件仓货品大类分为原厂件、外购件和起亚件 三大类 2、2、报表期间 自然月的第一天到最后一天 2、3、当月发生数的填制 A、本月入库数反映采购、调拨和车间节约入库合计，退库数反映的是采购和调拨进来的货品因质量问题等等原因而退给供应商 B、本月发出数是销售、调拨和外借出库的合计，退料数则是因车间判定不合用、客户退货等返回仓库的数量 2、4、报表事项说明 报表最后应用文字概括说明当月的收发存情况 如：1、本月入库合计数量1000，金额5000元 其中采购入库数量600，金额3000元 调拨入库数量50，金额1000元 车间节约入库350，金额1000元 2、本月出库合计数量4111，金额41110元 其中车间维修出库数量4000，金额40000元 调拨出库数量110，金额1100元 借件出库数量1，金额10元 3、期末合计库存金额705000元，超出额定库存金额70万元超出5千元，总量基本保持合理 2、5、每月及时将报表发送相关人员 报表格式见下页,月进销存报表格式： 说明：1、本月入库情况 2、本月出库情况 3、库存分析 4、其他 制表： 复核：,5、盘点 为了保证公司资产的安全与完整，及时、准确、全面完成财务核算，做到“优化库存结构”、“帐实相符”，特制定本制度。 5、1、盘点执行财务准则：实地盘存制 5、2、盘点的时间：月度（每月最后5天）、半年度（6月25日-30日）、年度（12月25日-31日） 5、3、盘点形式：全面盘点、局部盘点、抽查盘点 5、4、盘点范围：备件仓、展厅精品 5、5、盘点前的准备工作 备件部作盘点计划，将计划通知所有参加人员；同时整理好仓位，扎好相关账目、台账，准备盘点表；综管部安排盘点协助人手；财务部负责人员分区分组和拷贝库存帐目数据 5、6、盘点 5、6、1、参加盘点的人员以组为单位，按照分配的盘点区域结合盘点表逐行逐件依次盘点， 5、6、2、盘点人员在填写盘点表时要求书写字迹工整、要写全备件编号和备件中文名全称、数量记量要准确不得涂改。 5、6、3、各组完成盘点后应进行复查，方法有： 随机抽查某个位置的货品，是否与盘点表上实盘数一致 按盘点表上该区域的品种个数，是否与实际摆放的品种个数一致 5、6、4、盘点结束后所有参盘人员要在盘点表上签名确认。 5、7、盘点报告 盘点结束后，由财务部和备件部各自核对帐存数和实存数。核对出的帐存数与实存数的差异，应于3日内作出盘盈、盘亏、报（损）废等相关报告交领导审批。（3日后对不能提交盘点报告的部门负责人处予100元/次的罚款）,5、8、盘亏、报（损）废责任的追究 仓库按盘点结果制作盘亏、报（损）废原因分析表，由财务部向综管部提请责任追究处理意见，报公司领导审批。 1、属借件出库无法追回造成的盘亏责任的追究 A、备件部具体经办人承担备件进价60%的赔偿金额 B、备件部主管承担备件进价20%的赔偿金额 C、售后服务经理承担备件进价15%的赔偿金额 D、财务部材料会计承担备件进价5%的赔偿金额 2、对原因不详（丢失、被盗等）的盘亏责任的追究 A、备件部人员承担备件进价95%的赔偿金额 B、售后服务经理承担备件进价3%的赔偿金额 C、财务部材料会计承担备件进价2%的赔偿金额 3、报（损）废责任的追究 3、1、因采购量过大造成积压、过期须报（损）废的 A、采购员承担备件进价30%的赔偿金额 B、备件部主管承担备件进价30%的赔偿金额 C、售后服务经理承担备件进价15%的赔偿金额 D、财务部材料会计承担备件进价5%的赔偿金额 3、2、因厂家硬性压货