办公软件基础知识培训.ppt

OFFICE办公软件的应用,1,培训前的话： A：请各位将自己的手机调成震动或关机状态。 B：希望多多提出问题，让我们共同交流，共同 学习。 C：如有出现错误问题，请各位能够谅解！,2,培 训 大 纲,培训目的,Word 2003文字处理软件,Excel 2003数据处理软件,PowerPoint文稿演示软件,3,培训目的,1、随着信息技术的不断发展，各党政机关对于信息化办公的依赖也越来越高，作为机关的工作人员必须掌握一些信息化办公的技能以适应自身及机关单位未来的发展。 2、通过此次培训学会使用常用的Office办公软件：Word、Excel、PowerPoint 3、培训后能将掌握的信息化办公技能运用于实际工作中以提高工作效率并达到良好的效果，这就是培训学习的最终目的。,4,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,目标任务 了解Word的窗口界面 了解Word的基本特点 掌握Word的基本操作 会使用Word进行基本的文档编辑 学会样式和模板的使用,5,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,本章内容, 初识Word 2003, 输入和编辑文档, 文档的排版, 表格, 图形处理, 样式和模板,6,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,Word 2003是Microsoft公司Office 2003办公自动化软件中的重要成员之一，是Windows操作平台上的一个著名的文字处理软件。它具有强大的文字处理和图文排版功能，具有快捷的操作方式、良好的图形用户界面、“所见即所得”的显示方式，具有完善的在线帮助系统。使用它可以高效率、高质量地完成公文、信函、文章、书籍、表格等的排版和打印工作，得到图文并茂的文本。本章将结合具体实例，学习Word文字处理软件的基本功能和操作方法。,初识Word 2003,7,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,启动Word 2003的方法： 1. 从开始菜单启动。,双击一个Word文档的文件名即可启动Word。,3双击桌面上的Word 2003快捷方式,双击桌面上的Word 2003的快捷方式图标，就可以启动Word 2003了。,2. 使用文档启动Word 2003,8,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,退出Word 2003的方法： 单击“文件”菜单，在下拉菜单中选择“退出”命令。 按Alt+F4键。 单击Word程序右上角的“关闭”按钮。 双击Word程序左上角的控制菜单按钮。,在退出Word时，如果文档没有保存，会出现下面的提示对话框。,9,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,Word 2003的主窗口,10,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,Word的视图方式（一）,1普通视图,2Web版式视图,11,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,3页面视图,4大纲视图,Word的视图方式（二）,12,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,Word的视图方式（三）,5打印预览视图,6全屏显示视图,13,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,Word的视图方式（四）,7改变显示比例视图,（1）使用“显示比例”框。,（2）使用“显示比例”命令。,14,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,8文档结构图,Word的视图方式（五）,15,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,1创建新文档,进入Word时，系统自动打开一个名为“文档1”的空文档 单击“常用”工具栏上的“新建空白文档”按钮 选择“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格，用户可以从中选择一个命令来创建新文档,2输入文本（示例文档：照相）,自动换行 段落标记/换行标记 （按 Shift + Enter） 即点即输,文档操作（一）,16,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,2保存文档,“另存为”- 换名保存 “保存”- 按原名保存 设置好3个参数：保存位置/文件名/保存类型,保存类型,文件名,保存位置,文档操作（二）,17,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,3关闭文档,选择“文件”菜单中的“关闭”命令。如果从上次保存文档之后对文档进行了修改，Word 2003会询问是否要保存所做的修改。,文档操作（三）,18,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,文本的编辑（一）,1.基本编辑技术 插入点的移动 使用鼠标/使用键盘/使用菜单命令 文本的修改(增/删/改) 插入/改写状态 删除控制键：Delete及Backspace键 段落的生成 / 拆分 / 合并,19,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,文本的编辑(二),选定文本 “先选定，后操作” 选定一段文本：鼠标拖动 选定某一范围的文本 选定一行文本：单击此行左端的选定栏 选定一个段落文本：双击该段落左端的选定栏 选定矩形区域内文本/选定不连续区域的文本 选定整个文档： 三击任一行左端的选定栏,20,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,文本的复制,利用“常用”工具栏的“复制”和“粘贴”按钮 选定文本“复制”移至目标位置“粘贴” Ctrl+C Ctrl+V 利用鼠标拖放方法复制文本 移动文本 与复制文本基本相同，使用“剪切”+“粘贴”或鼠标拖拽。 删除文本 选定要删除的文本，再按Delete键或单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮,21,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,文档的合并,在编辑文档的过程中，经常需要引入其他文档中的内容，即所谓的文档合并。 合并文档常用以下两种方法： (1)使用复制方法合并文档 分别打开需要编辑的文档（称为主文档）和提供内容的文档（称为被合并文档），从被合并文档中“复制”所需的内容，再“粘贴”到主文档中需要插入内容的位置。 (2) 利用插入命令合并文档 在主文档中把插入点移到需要插入内容的位置，选择“插入”/“文件”命令，打开“插入文件”对话框，再输入被合并文档的文件名。,22,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,文本的查找与替换,（1） 查找文本 先设定开始查找的位置 ，再选择“编辑”菜单中的“查找”命令，然后在 “查找和替换-查找”对话框中输入要查找的文本 （2）替换文本 在“照相”文档中，把“照相机”全部替换成“照像机”,23,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,撤销与恢复,撤消: 取消用户上一次所做的操作 也可以撤消前面多项操作 快捷键：ctrl+z 恢复: 恢复被“撤消”的各种操作,24,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,文档排版,按一定要求设置文档的外观 三个层次: 页面设置 段落格式化 字符格式化 页面设置 ：纸张大小、页边距、页码、页眉/页脚等 段落格式化：段落缩进、文本对齐方式、行间距、段落间距等 字符格式化: 选择字体、字号、字形、颜色、字间距等,25,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,输入标题,26,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,字符格式化,字体、字号及字形 1. 中文字体有宋体、仿宋、黑体、楷体、隶书等二十多种 2.字形包括常规、倾斜、加粗、加粗倾斜四种 3.字号用来确定字符的高度和宽度，一般以“磅”或“号”为单位，1磅为1/72英寸。字号从大到小分为若干级，最大字号是“初号”，它与42磅字大小相当，而小五号字与9磅字大小相当 字符格式设置：可以用“格式”工具栏的有关命令按钮来实现，也可以通过“字体”对话框来完成,27,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,文档的排版,文档的排版,设置字符格式 设置段落格式 设置制表位 添加边框和底纹 项目符号和编号 创建页眉和页脚 分栏排版,28,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,设置字符格式（一）,1设置字体,（1）利用“字体”列表框设置字体,（2）利用菜单命令设置字体,29,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,设置字符格式（二）,2设置字号,设置方式同设置字体相同，可以在“字号”列表中设置，也可以在“字体”对话框中设置。,3设置字形,（1）加粗格式。,（2）倾斜格式。,（3）下划线格式。,4设置字间距,30,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,设置字符格式（三）,5动态文字效果,6添加着重号 (格式栏右键菜单/自定义),31,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,设置字符格式（四）,7拼音指南,单击“格式”工具栏中的“中文版式”“拼音指南”按钮,32,OFFICE办公软件应用,设置字符格式（五）,8合并字符,单击“其他格式”工具栏中的“合并字符”按钮,9带圈字符,选择“其他格式”工具栏中的“带圈字符”按钮,33,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,设置段落格式,34,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,添加边框和底纹,1选择“格式”添加边框,2添加底纹,35,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,项目符号和编号（一）,1创建项目符号,2添加项目符号,（1）将光标设置在认为需要添加项目符号的段落中，如果有多个段落需要添加项目符号，则需要将这些段落全部选中。 （2）单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮 。或使用“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令来添加项目符号。,36,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,项目符号和编号（二）,3使用图片表示项目,4使用数字编号,37,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,创建页眉页脚,选择菜单“视图”“页眉和页脚”命令，这时屏幕出现用虚线标明的“页眉”区和“页脚”区，同时显示“页眉和页脚”工具栏。,在页眉和页脚间转换,单击“关闭”按钮返回文档,38,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,分栏排版（一）,1建立宽度相同的栏,39,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,分栏排版（二）,2建立宽度不同的栏,40,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,分栏排版（三）,3加分隔线,4改变栏宽和栏间距,41,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,分栏排版（四）,5对部分文档设置分栏,42,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,表格,创建表格 在表格中输入 编辑表格 表格的格式化 表格中的数值计算,43,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,创建表格（一）,1利用“插入表格”按钮,44,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,创建表格（二）,2利用“插入表格”命令,选择“表格”菜单中的“插入表格”命令，出现“插入表格”对话框。,3创建自由表格,45,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,在表格中输入,1在表格中插入图形,2嵌套表格,46,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,表格编辑,1缩放表格,2插入单元格,4插入行或列 5删除行或列 6合并单元格 7拆分单元格,3删除单元格,47,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,表格的格式化（一）,1改变列宽,2改变行高,3表格自动套用格式,4文本垂直对齐方式,48,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,表格的格式化（二）,5添加边框和底纹,49,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,表格的数值计算,示例：,50,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,图形处理,插入图片 绘制图形 编辑图形 图片格式,51,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,插入图片,1插入剪贴画,2从文件中插入,52,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,绘制图形,1添加自选图形,2添加直线或曲线,3绘制任意多边形,53,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,编辑图形（一）,1选定图形,2调整图形的大小,3对齐和排列图形,54,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,编辑图形（二）,4图形对象重叠,5组合图形,组合图形,55,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,图片格式,1“图片”工具栏,2“设置图片格式”对话框,56,第一章 Word 2003文字处理软件,OFFICE办公软件应用,文档打印,打印预览 预先浏览一下文档的打印效果 打印文档,57,第一章 Word 2003的应用,OFFICE办公软件应用,公文格式,发文机关标识,发文字号,签发人,公文标题,主送机关,公文正文,附件,成文日期,主题词,抄送机关,印发机关和日期,58,第一章 Word 2003的应用,OFFICE办公软件应用,发文机关标识,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。比如：“亢村镇人民政府文件”。 主要应注意的问题是：在没有文头纸的情况下，发文机关标识的位置问题，平行文、下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,返回,59,第一章 Word 2003的应用,OFFICE办公软件应用,发文字号,发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“”括入，经常出现使用“（）”或“【】”或“”。文件序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。,签发人,上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。经常出现的错误是，左右空格不对，使用字体不对。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。,返回,60,第一章 Word 2003的应用,OFFICE办公软件应用,公文标题,红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。经常出现分行没有注意词意完整，比如“关于加强银行拨款专项资金监督检查工作的通知”在“专项”处分行，正确的分行应在“资金”后；使用字体字号错误，有的没有用2号字，有的没有用小标宋字；行距不对，有的距离过大，有的过小。,返回,61,第一章 Word 2003的应用,OFFICE办公软件应用,主送机关,标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。,返回,62,第一章 Word 2003的应用,OFFICE办公软件应用,公文正文,返回,主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。经常出现自然段开始少空或多空。 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。经常出现的错误有乱用次序数，比如“一、”以后就是“1.”，乱加标点符号，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”圆点标为“、”。 公文中的计量单位应当使用国家法定计量单位。常见问题是长度单位KM用成“公里”，重量单位KG用成“公斤”。 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,63,第一章 Word 2003的应用,OFFICE办公软件应用,正文注意事项 1定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有倏色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：二万五千里长征、三心二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、十万火急、零点方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会等。 2中国历史纪年、干支纪年、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如：万历十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。 3含有月日简称表示事件、节日或其它特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和日的数字用间隔号“”隔开，并处加引号。如：“一二八”事迹（1月28曰）、“一二九运动”（12月9曰）等。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动节、十一国庆节、“九一三”事件等。 4相邻的两个数字并列连用表示概数的，须使用汉字数字。连用的两个数字之间不能用顿号隔开，如：三四天、五六米、七八个、十五六岁、五六万套、三四百里、四十五六岁等。 5用“几”“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示约数时，使用汉字数字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组最有统计意义和比较意义的数字，用“多”“约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如：全年节省人事费用近200万元，节省用电20000多度、水10000立方,64,第一章 Word 2003的应用,OFFICE办公软件应用,6公历世纪、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯数字。如，公元前9世纪、公元前221年、20世纪80年代、公元1949年10月1曰、15时20分45秒等。年份一般不用简写，如：2005年，不应写成05年。 7统计表中的数值，如正负数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。例如，34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。 8物理量量值必须使用阿拉伯数字。如300kg、15cm、350C等。非物理量，一般情况下应使用阿拉伯数字，如235元，11个