苏州市数字档案馆可行性研究报告(项老师).doc

苏州市数字档案馆可行性研究报告 苏州市数字档案馆可行性研究报告北大方正集团公司二一九二一九年八月目 录一、项目概述4二、项目建设的必要性52.1现状与差距52.2发展趋势62.3项目建设的必要性6三、需求分析103.1主要应用描述103.2功能和性能要求103.2.1档案数据采集与加工模块123.2.2档案数据存储及管理模块143.2.3档案数据查询利用模块153.2.4系统维护模块163.2.5性能要求183.3信息量预测193.4数据属性分析193.5流程分析203.5.1数字采集加工流程203.5.2档案管理流程203.5.3档案发布流程21四、总体方案224.1总体目标及分期目标224.2本期工程建设内容及建设规模234.3建设原则244.3.1支持各种类型档案资料的录入接收和综合管理244.3.2安全控制244.3.3原有业务数据的安全、完整移植，244.3.4电子档案的原始性保证244.3.5档案业务管理突出智能化、自动化的特点254.3.6符合国家标准，采用档案管理最新、可用的研究成果254.3.7保证系统先进性254.3.8针对特殊部门单位定制特殊窗口254.3.9易于扩充升级254.3.10针对用户的开放合作开发模式254.3.11采用单机版、C/S、B/S相结合的模式结构26五、本期项目建设方案275.1建设目标及建设内容275.2网络系统设计285.2.1建设目标与建设要求285.2.2设计原则285.2.3网络拓扑结构295.2.4系统硬件平台305.3应用系统设计355.3.1 设计思想355.3.2技术路线385.3.3 总体框架415.3.4 应用系统模型425.3.5应用软件平台445.4系统安全设计455.4.1系统安全总体设计455.4.2网络级安全465.4.3传输级安全495.4.4系统级安全495.4.5应用级安全525.4.6系统备份535.4.7安全管理体系545.5设备与软件配置（附详细清单，并按建设内容划分）565.6土建及配套工程57六、项目实施进度586.1项目建设周期586.2实施安排计划60七、投资估算61八、效益分析638.1经济效益分析638.2社会效益分析64第 64 页 共 64 页一、项目概述二十一世纪的今天，信息化已经成为社会发展的一个重要标志。随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。随着国家和社会信息化进程的加快，档案信息化建设是档案事业适应社会信息化发展的必然趋势，是创新档案服务机制、全面提高档案工作为社会服务能力的必要手段。随着“政府上网工程”和“全国档案信息化建设”的全面实施，档案信息化建设已成为各级党、政机关、社会团体电子政务建设的组成部分。组建单位内部局域网，建立档案信息网站，实现档案信息资源的网络化，使馆藏档案以数字化形式充分融入现代化网络世界，最终实现数字化档案馆是社会对档案事业发展的必然要求，十六大报告中明确指出：“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”。中国已经将信息化建设列为国民经济和社会发展的首要内容。档案工作必须尽快跟上社会发展的要求。苏州市档案馆系地市级国家综合档案馆，是中共苏州市委、苏州市人民政府直属的文化事业机构，是苏州市永久保管档案的基地，是科学研究和各方面利用档案史料的中心。其主要职能是接收、收集、整理、保管和提供利用本行政区域内各个历史时期的档案史料。根据国家档案局、中央档案馆印发的国家档案局全国档案信息化建设实施纲要（国档发20028号）指导文件，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列为政务信息化工作的主要任务，为落实苏州市数字化档案馆的建设，苏州市档案馆将逐步对馆内信息进行全面数字化处理，采用现代信息处理手段，本着统一规划、分级建设、安全保密、突出特色的方针，以文档一体化、归档文件双轨制为原则，以档案信息资源社会共享为目标，加强档案信息化基础设施建设，推动现有馆藏档案的数字化进程，实现电子文件和电子档案的规范化管理，逐步建成全市档案信息网络，积极稳妥地实施档案信息化建设，最终建立苏州市数字档案馆。二、项目建设的必要性2.1现状与差距随着现代科学技术的发展，随着信息技术的广泛应用，对传统的档案管理方法、管理手段提出了新的挑战，作为电子政务试点城市，苏州市市各级党政机关办公自动化程度日益提高，无纸化办公已是大势所趋，每天都在形成大量的电子文件，要求档案馆必须与机关信息化建设相对接。与此同时，在互联网络日益发达的今天，人们已不能满足于跑到档案馆查阅文件、档案，信息社会是讲效率的社会，要求在办公室里、在家里就能查阅党和政府的文件，查阅所需要的档案，档案馆要满足社会的广泛需求，必须走信息化、数字化、网络化的路子。目前苏州市档案馆信息化建设已有一定基础，但离真正的网上档案馆还有很大的距离；目前信息化现状分析如下：n 基础设施建设初具规模。近年来，市档案局先后投资用于信息化基础设施建设，配备了服务器、计算机、台扫描仪、触摸屏以及数码相机、录像机、投影仪等设备以及必要的软件系统，基本满足了工作需要。基础设施的不断加强，为全市档案信息化建设的进一步发展奠定了基础。n 初步实现了计算机管理。档案馆自行开发了部分档案管理软件，实现了部分档案的计算机查询服务；建立了苏州档案信息网站。n 制定了必要的规章制度为了加强全市档案信息化工作，市档案局先后制订并实施了苏州市档案事业发展“十五”计划、苏州市档案信息化建设实施方案、苏州市档案局网络安全职责、机房管理制度、设备管理制度、录入人员职责等十余项文件制度，保证了档案信息化工作持续、健康、稳步的向前发展。n 馆藏档案存储 馆藏档案数字化工作才刚刚开始，纸张是主要的存储介质，辅助的存储介质有磁带、影像带，黑白照片、彩色照片和部分电子文档资料。由于大部分的馆藏的存储介质是纸质文件，纸质文件不仅难以永久保存和备份，极易受到外界的环境的损坏，而且占用的大量空间，随着数量的不断增加，仓储的费用和管理成本不断增加。 n 档案管理模式 目前档案馆的管理模式主要采用手工管理模式，包括档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等，都以手工为主的，管理不是很科学、工作效率低，档案资源不能得到充分利用。n 档案信息查询在手工查询档案信息的检索过程中，检索流程为：查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难，且在此过程中，查询的途径不够全、查全率低、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用档案资源向政府机关部门和公众提供良好的服务。2.2发展趋势现代技术迅速发展的今天，数字档案馆不失为档案馆发展的新方向，是档案馆与社会交融、与国际接轨的新契机，也是避免成为信息孤岛的最佳选择。然而，数字档案馆的建设也是一项庞大的系统工程，它不仅要靠档案界的自身努力，更要依托于整个国家信息化建设水平的提高；不仅需要得到社会各方的支持，更需要宏观的超前战略意识。数字档案馆是政府信息资源的数据中心和数据交换站，它是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统，属于国家数字化信息基础工程，建设数字档案馆是政府信息化建设工作的发展趋势。2.3项目建设的必要性信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程，逐步实现档案管理的信息化建设。国家档案局于年月印发了全国档案信息化建设实施纲要，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系，安全保障体系和队伍建设。依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心。档案部门一定要转变观念，必须把信息化作为档案基础业务建设的重点内容来抓。（一） 档案管理现代化、信息化是必然趋势。随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。但是由于各个部门、各个地区的发展水平存在差异，所以在某些新成立档案部门的单位、偏远地区仍存在着信息化不够的现象。（二） 档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域。档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。（三） 档案现代化管理可以增加信息存储量现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。（四） 电子文件大量产生的必然要求随着网络电子政务建设的全面展开，产生了大量的电子文件，对这些电子文件需要及时收集、整理、归档、利用，如果不采用先进网络软件系统是无法实现的。 （五） 档案数量不断增加的必然要求 随着时间的推进，本馆以及下属档案馆（室）的馆藏档案数量不断增加，必须采取信息化的手段才能胜任管理职能。（六） 档案信息的重要性档案是历史的真实记录，它具有原始性和真实性。所谓真实性，是因为档案是职能活动的原始记录，是一次信息，所以它是原始的、真实的。档案的真实性，原始性决定了它在事实公证、领导决策活动中重要的凭证作用。特别是在市场经济活动中，了解苏州的投资环境，了解苏州的资源条件，了解苏州的投资政策，档案信息最可靠、最全面、最方便。这充分显示出档案信息的珍贵价值。要使这浩如烟海的珍贵档案能为广大公众所用，数字化是解决这一难题的根本途径。所以，为了达到资源共享，建设数字档案馆势在必行。 （七） 适应新形势的需求21世纪是信息化的时代，市政府把数字苏州建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字苏州的重要组成部分，新形势的需求，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字苏州就不是真正意义上的数字苏州。所以，要建设数字苏州，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代所更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆与形势的发展要求并不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集、和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。（八） 社会强烈需求当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，特别是一些外商投资者，他们想了解苏州的整体情况，才敢于投资，那么要了解苏州的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立苏州市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。 （九） 上级要求今年，国家档案局、省档案局都把档案馆的数字化建设列为档案工作的首要任务，并且制定了数字档案馆建设规划，做为今年的重要考核目标。档案管理的目标是实现档案电子化管理，即将各类档案资料数字化，利用档案管理软件建立基于电子文件的管理系统，实现传统的纸张调阅向计算机查阅的转变，对档案进行数字化处理，一方面是为了提供方便的查阅、利用方式，另一方面是为了保存档案数据，防止各种原因导致的实体档案的损毁而造成的档案数据的遗失，综上所述根据国家档案信息化2001-2010年的发展规划，苏州市档案馆迫切需要建设档案馆信息化系统的建设。三、需求分析3.1主要应用描述随着信息技术的在档案行业的不断深入应用，采用数字化管理手段管理馆藏档案，对各种类型的档案进行有效组织、管理、利用，最后最终实现档案的社会价值，是摆在档案管理人员面前的重要问题。数字档案馆是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。以“有序的信息空间和开放的信息环境”为特征的完整意义上的数字档案馆，不是封闭的档案馆信息网络，而是包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统中的组成部分。它是由分布式文件、档案数字资源构成的具有强大服务功能的跨机构、跨地域的信息系统。是继“数字图书馆”之后，将在因特网上扮演重要角色的又一种知识网络，属于国家数字信息基础工程。作为苏州市政府下属的苏州市档案馆，档案的数字化管理是苏州市政府电子政务的重要环节。根据当前IT技术在档案行业的应用潮流，参照国内数字化档案馆的应用需求，苏州市数字档案馆建设应包括以下几个方面： 档案馆基础设施建设，包括土建、机房、网络、主机、存储以及数字化设备等基础硬件设施。 对馆藏案卷分批进行数字化，并建立专门的数字化档案管理人员队伍，包括专业的上载、著录的数字化队伍，专业的档案管理人员。 研发技术先进的档案管理系统软件，建立档案馆互联网站，实现对公务员、公众的畅通的档案利用渠道，并创建在数字化条件下的档案管理的有关规章制度的政策软环境。3.2功能和性能要求苏州市数字档案馆应用系统按照信息流的过程应分为四个功能模块：档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据的查询利用和系统维护管理。其功能涵盖对非数字化档案的数字化转化、数字档案信息的采集、处理、存储，应用程序的维护和对转化后的所有数字档案的归档、组织、发布、利用等过程。功能构架图如下：应用系统系统维护管理档案数据存储及管理档案查询利用档案数据采集与加工部分馆藏资源数字化档案数据采集与加工档案接收系统立档单位信息相关档案馆信息面 向社会接收档案信息档案数据存储及管理档案信息标准化元数据著录档案鉴定报表打印档案统计档案分类目录管理真伪鉴定开放鉴定价值鉴定销毁鉴定长期存储档案数据的查询利用档案信息开发综合智能查询网站信息发布编研规范化素材编辑系统维护管理权限管理功能权限管理数据权限管理数据迁移、备份、恢复基础数据维护 日志管理版权保护档案加密3.2.1档案数据采集与加工模块档案数据采集与加工模块承担各类数字档案的采集并发出存储指令。数字档案信息的来源包括馆藏数字化档案、接收立档单位档案、相关档案馆信息（或目录）以及面向社会征集的信息和其它信息。1.档案接收系统立档单位信息：指立档单位形成的电子档案及档案信息，并对信息进行整理、分类。相关档案馆信息：它们的档案较多，一般只移交目录，不移交文件实体。系统将专设一个档案的目录中心，保存档案目录，不保存文件实体。面向社会接收档案信息：它们主要是社会上单位或个人通过某种方式移交档案部门的档案信息，可以是目录和文件,也可以只是目录。2.部分馆藏资源数字化部分馆藏资源是指对利用率高的纸质档案、视频资料和音频资料，对它们进行数字化加工。利用数字档案馆的流媒体采集工作站、高速扫描仪、数码专用设备作为信息入口，将纸张、缩微胶片、影像、音像的信息转换成数字影像文档，并将数字化信息的图文数据库存储到海量存储载体中，采用OCR技术，实现扫描结果的文本转化。（1）纸质公文档案的OCR与原件影像扫描、采集、著录纸质文件的扫描需要考虑速度、识别率和影像的清晰度，同时在原文件的影像信息信息入库前，需要对信息进行防伪处理,加入水印等。扫描后的影像信息在进入数据仓库之前，最好经过一个复查检验的过程，这个过程可以由扫描工作人员完成，也可以由其他经系统授权的工作人员完成。扫描形成的电子文档（主要记录文章内容），可以方便实现全文检索，同时，检索要有一定的效率。提供文本、图片、视音频数字化上载工具，自动提取部分元数据信息。图片采集工具支持多种图片格式，包括BMP、TIFF、GIF、JPEG、TGA、EPS、PSD、PIC等格式，自动生成缩略图。视频文件采集支持高低码率同时输出，高码率MPEG2格式支持广播级编辑，低码率MPEG4格式或REAL格式可用于网上VOD点播，采集过程支持自动关键帧提取。文本采集程序支持各种文本格式转换。（2）照片的整理与影像扫描、采集、著录A、标准：需要支持通用的图片格式，如果可能，提供不同格式图片的转换工具。B、要求：对图片的著录项目（包括照片内容）首先要全面，其次检索和使用要方便，第三，在转入转出数据库的过程中，照片同其著录信息不能分离。（3）多媒体档案采集与著录A、标准：请说明方正准备采用的格式，B、要求：提供流媒体的采集、非线性编辑平台（不需要整合在系统中，允许独立运行，但应当同整个数据仓库留有转入转出的接口），对于流媒体可以轻松实现浏览和检索。（4）其他档案类型数据库的转入A、标准：支持主流数据库（数据仓库）的转入转出，如果有可能，最好实现跨操作平台的操作，或者WINDOWS平台和UNIX平台各有一个与之配套的程序。 B、要求：适应性强，可以借鉴第三方程序，完成不同种类数据库的转入或数据字段的抽取工作，可以灵活设置数据库中字段，便于接受数据库相同但字段结构不同的数据库。（5）电子文件的接收：A、标准：支持主流数字文件的采集，如WORD，NOTES。B、要求：平台既能方便地对电子文档进行存取修改等操作，又可以对其进行必要的（如从全文或其他项目）检索。C、能在公文格式上实现固定模板的编制和下发D、需要：存数据库后的档案加密工作。即使有非法用户进入系统也无法得到最终原始数据。3.2.2档案数据存储及管理模块档案数据存储及管理主要是对采集过来的信息进行整理、分类、维护等处理，将大量无序的档案信息有序化。工作主要包括：档案信息标准化、分类及主题词标引、元数据录入、鉴定、长期存储、目录管理、报表制作、信息统计、信息备份。1.档案信息标准化保证档案的真实和完整，可读性，要符合国家和国际的有关技术标准。2档案分类根据现有馆藏对档案进行分类，分别建立目录库，同时对于图书、资料也建立目录库，以便利用。3元数据著录元数据是描述对象文件数据的数据，是构成电子文件的背景信息的重要组成部分。对于馆藏档案、社会征集档案进行元数据著录，在元数据中记录文件的特征、属性。4信息鉴定电子档案的鉴定，包括内容鉴定和技术鉴定两方面。内容鉴定包括价值鉴定、开放鉴定、真伪鉴定和销毁鉴定。技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。5. 存储方式采用足够容量的存储介质，保证系统运行的速度。加强数字档案信息的安全，选择安全存储的数据库，保证数字档案的原始性和真实性。6目录管理目录是文件信息的分类方式，目录管理包括目录完整性维护、目录权限设置、目录清单维护。7报表打印功能：1）能够打印国家规定的档案报表、目录。2）各种目录、报表，均能通过检索打印。3）打印分类目录、专题目录、文号索引；4）允许用户自定义报表，对系统提供的所有报表、目录允许用户进行简单修改，并提供恢复原状功能。由维护人员或者计算机应用水平较高的用户来完成。5）所有打印都提供打印预览。8信息统计信息统计是对系统中的基本数据进行汇总，包括标准的统计表和自定义统计表。统计表的输出形式有报表和图形两种。一些标准的统计表包括基本情况年报、人员统计、设备统计、利用情况统计等。自定义统计表可对一些统计表进行细化。如利用情况统计表可细化为总的利用情况统计、各个类别档案利用统计、各全宗档案利用统计、各档案点击率等。3.2.3档案数据查询利用模块档案数据的查询利用包括档案信息开发、综合智能查询、支持网站信息发布等系统.1档案信息开发档案信息的开发是实现档案资料充分利用的重要手段。通过对档案资料的编研重组后信息的更利于查询和发布(例如专题编研、统计汇编等)，并且在信息开发过程中提供规范化的编研模板和流程以提高信息开发的效率和质量。另外对馆藏数字档案或编研档案可根据情况进行版权保护工作或加注版权信息。为便于信息开发者进行编研，可以提供专题库和素材库的管理。专题库管理：专题库是对编研成果的汇总，对其管理的功能包括制作专题目录，管理各专题的名称、时间、期限、专题类别、状态、创建者、参与者等信息，并提供增加、修改、删除、查询专题等功能。素材库管理：根据编研需要，从系统目录结构的档案库或从档案库外通过输入、扫描、摘录等方式得到素材，并提供素材描述信息的输入、修改、删除等功能。2综合智能查询查询是档案业务中最常见的服务方式。为了提高档案的查询效率和查询准确率，可通过分类查询和模糊查询得到对馆藏库存档案进行检索得到所需的档案目录，对图形图像类的档案提供浏览、缩放等功能，并对查询结果通过在线订阅、发放等方式进行利用。3.支持网站信息发布网站是数字档案馆对外的门户，用户能够通过Internet浏览器检索阅读、下载数据库中的档案目录信息、内容信息以及相关图形图像信息、语音视频信息。包括以下功能：向网站提供信息支持维护利用者的信息，并对其身份验证提供利用者对发布的信息进行检索对利用情况进行统计4支持多种文件格式的浏览，阅读信息无需调用其它软件。5、在线OCR：对于选定的图文，进行文本转换。3.2.4系统维护模块系统维护管理模块是为了保证本系统在安全的环境下正常运转，并对各个模块进行支持。1. 基础数据维护基础数据维护是维护系统各业务模块正常运行的基础数据。这些基础数据包括辅助字典、实体分类表、主题词表、档案类别表、全宗表等。2.权限管理系统权限管理和系统各业务模块密切相关，下面说明本系统的权限模型。本系统由用户操作，用户登陆时首先要进行身份认证。身份认证后，可确定用户属于哪一种角色：1)从权限对象上系统只对角色赋权限，不直接对用户赋权。用户和角色都可以增加和删除，但系统有以下几种预定义的角色不能删除。ADMIN：系统管理者，拥有系统所有权限，并可给其它角色赋权。GUEST：外部用户，不在系统的用户表中，拥有系统的最低权限。主要是外部网站上授权的功能权限（如检索和馆外利用等）。DIRECTOR：领导，拥有检索和审批功能权限。 对于馆内工作人员或其他查询者可根据实际需要进行角色权限的设定。2)从权限内容上分功能权限和数据权限。两部分权限相互独立。功能权限：各个功能模块的操作权限。数据权限：操作某个数据表的过滤数据的权限。如对不同密级的数据有不同的权限。3)从数据操作上在数据权限中，又分查询、修改和原文权限查询：对数据只有读的权限修改：对数据有读和写的权限(包含查询权限)原文：对数据中的原文有操作权限(包含查询权限)3数据备份与恢复为保障网络功能的安全实现和数据库本身的安全，软件需要具备备份与恢复、遭遇异常情况报警等功能，能够在较短时间内恢复正常运行。4.信息加密对传输数据进行加密。5版权保护为了维护招商局档案馆的合法权益，对发布的图片、文档等资料加入图示等标志，以防止他人非法盗用，也可通过加入徽标和数字水印加以保护。同时，采用有关技术，避免用户的多次利用。6.日志管理为了对用户的操作进行监控，防止用户进行非法操作以及遇到故障时可根据日志信息进行部分恢复操作。日志包括登录日志和原文日志:登录日志是记录每个用户登陆时的情况。 原文日志是记录操作员对文件进行各项操作的情况。3.2.5性能要求通用性强：能根据用户的实际要求定制数据结构，包括打印报表及编目格式，另外档案的分类也可以根据用户的要求设置。甚至档案的借阅单及文件的催办单等都可以根据实际的借阅文件，由用户自行设置。内容管理：本系统应采用关系型数据库与内容数据库相结合管理的形式。不同形式的内容相互之间应有关联，比如：文本和多媒体、期刊之间。数据任意分类：本系统应遵循国家档案分类原则，用户可结合实际情况需求，通过自定义将档案进行分类管理，并能增加下级类目。另外应具有编辑当前类目、删除当前类目的功能。任意增加或删除数据表：用户可根据本单位档案管理实情增加、修改、删除类目下的数据表，修改数据库结构中的字段名称、长度、类型。数据输入方式多样性：为了方便数据的登录，系统应提供多种数据输入方式。如主题词自动抽取、重复上一条记录、编码输入、菜单、自动输入等。使用界面友好：应设操作程序引导，不用看说明书根据系统提示进行操作。全部功能应在一个界面执行、浏览。安全性：数据定时备份，用户进入密码校验等使数据安全性有保证。约束条件：方便地建立约束条件保证数据录入的准确性和完整性。全文检索：可以对数据库中的数据进行全文检索，并应限制在规定的时间内。支持扫描仪直接输入：系统应将原文扫描与目录著录无缝连接，扫描界面单独为档案人员编制，简洁明了，并应有消蓝、原文质量修复等功能，原文图象文件的压缩采用国际标准格式，具有通用性，为以后的数据升级奠定基础。压缩速度快，解压显示快无失真等。查询方式：查询方式要多样，速度快。如单项查询、组合查询、拼音首字查询、树型查询、自动在所有库中漫游检索等。在500万以上条目数据时数据查询的响应速度保证在10秒级数据修改：可批量修改，检索出一批数据，根据条件和要求，统一进行修改，避免一个记录一个记录的修改，节省时间。借阅管理设提醒功能：对于借出到时的文件应提醒催办等。行政管理：对本部门的行政业务，工作情况实施统计与管理。支持数码相机等多媒体设备：数码相机的图像可以直接传递到系统中，提高工作产效率。电子文件的数据转换：应建立统一标准化的电子格式，并支持纸制文件向电子文件的转换和存储。文件转换后，应保持原有的版式，包括复杂图表等，都完全兼容，并作压缩处理，最大限度降低对存储空间的要求，以适应档案存储永久保存的特性，便于数据的维护与升级。浏览器软件：用于阅读光盘记录、电子公文的工具，可以实现离线电子公文、系统下载的文件的浏览阅读。报表定义：提供文本、页号、图片、SQL语句公式等参数定义，特别提供针对档案目录的特殊参数和公式，如年度分类统计、保管期限统计等。3.3信息量预测目前苏州市档案馆馆藏档案共计360个全宗，242938卷，另外还包括照片、音像、实物、书画、期刊等其他档案，具体统计如下：类别数量备注历史档案15427卷49个全宗现行文书档案206260卷311个全宗实物档案697件实现目录管理书画作品档案60副实现目录管理照片档案22801张实现目录、数字化文件管理期刊档案21296册共1900种音像档案121盒碑拓档案若干根据目前馆藏档案的情况，按照标准的数字档案的需求，如：文书档案、期刊数字化扫描每页（包括TIF图、合成后的电子档案及TXT OCR识别文本）大约100K，照片档案（扫描原图JPG格式及缩略图）每张大约1M，音像档案每小时3G（按照MPEG4格式转换），初步估算，数据量在T级以上，考虑到今后移送档案量的增加，数据存储量设计应该在100T左右。3.4数据属性分析 图片采集工具支持多种图片格式，包括BMP、TIFF、GIF、JPEG、TGA、EPS、PSD、PIC等格式，自动生成缩略图。 视频文件采集支持高低码率同时输出，高码率MPEG2格式支持广播级编辑，低码率MPEG4格式或REAL格式可用于网上VOD点播，采集过程支持自动关键帧提取。 文本采集程序支持各种文本格式转换。包括Word、WPS、TXT、HTML等格式 采用XML格式作为系统标准3.5流程分析档案业务管理过程中包括许多不同角色参与的不同业务流程，这就要求将要建成的数字档案馆系统能够处理这些业务流程，包括数字化上载过程中的各种流程，档案管理过程中的各种流程以及档案发布过程中的各种流程。由于档案业务流程比较灵活，下面我们举出几个比较通用的例子来说明：3.5.1数字采集加工流程数字采集加工过程的流程模型如下：档案管理人员档案管理人员档案著录人员数据加工人员上载审核著录采集3.5.2档案管理流程档案管理过程中的业务流程很多，下面以利用借阅和鉴定流程为例简要说明数字档案馆档案业务管理流程的需求。1、利用借阅流程档案利用借阅基本流程图：档案管理人员领导利用人员利用信息库借阅登记归还在线借阅申请审批数字档案利用档案库档案检索档案检索档案利用管理利用查询利用统计2、鉴定流程档案管理人员领导鉴定专家档案管理人员各级领导审批提交鉴定鉴定人员鉴定鉴定处理3.5.3档案发布流程解密档案及现行公文的发布是政府档案馆的一项基本职能，档案发布时，先由档案管理人员提交档案给网站编辑人员，再由有关领导审批，实现网上发布。四、总体方案4.1总体目标及分期目标苏州市档案馆数字档案馆的建设的目标是实现档案数字化管理，即将各类档案资料数字化，利用档案管理软件建立基于电子文件的管理系统，实现传统的纸张调阅向计算机查阅的转变，对档案进行数字化处理（包括音像档案、照片档案等专业档案）；一方面是为公务员用户及公众用户提供方便的查阅、利用方式，另一方面是为了保户档案数据，防止各种原因导致的实体档案的损毁而造成的档案数据的遗失。苏州市档案馆馆藏档案至2003年底共计24万余卷，分建国前的历史档案和建国后的苏州地区档案和苏州市档案，门类包括文书、会计、统计、诉讼、公证、科技、声像、实物等，基本上形成了一个内容丰富、门类齐全、结构合理的馆藏体系。馆藏数量最多的是1949年至1990年苏州地方党政机关形成的文书档案。馆藏资料2万册，内容包括各种志谱、内部参考资料和地方各种报刊等。对全馆不同介质的档案全部数字化，在现有设备、技术条件下，是一项艰巨、长期的工作。因此，根据目前档案的利用情况，我馆拟对其中利用率较高的声像档案、易损毁的晚清/民国文书档案、价值较高的档案文物进行数字化处理，做为我馆档案电子化管理的起步。目前，对电子文件的利用，一般是通过目录检索，可以调取、阅读、复制原文，对图像文件、文本文件可进行编辑。2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的全国档案事业发展“十五”计划，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。因此，未来几年，在档案数字化技术成熟的情况下，我馆将逐步对馆藏进行全面数字化处理，最终建立数字档案馆。所以苏州市数字档案馆建设的总体目标是：1、 苏州市档案馆数字档案馆工程的建设目标是在网络上形成大规模的、高度有序的分布式数字档案资源库群，并通过网络向政府和公众提供高效服务；2、 研究制定一套相关标准规范；3、 采用国际主流技术，实现多种样式的电子档案及各类数字信息采集、查询、利用服务，保证电子档案保存、利用的长期性，为日益广泛产生的电子档案的管理，提供理论及实际应用的支持；4、 开发具有中国特色的数字档案馆智能应用系统，提供数字档案管理的整套方法及相关软件；5、 培养一批高水平的专业队伍，持续发展数字档案馆工程，并使之建设成为国内最有特色的区级数字化档案馆。具体实施可以分为三步，具体如下：l 第一步：建立基础设施及数字化档案管理系统，对档案目录进行全面管理，并实现部分馆藏珍贵档案的数字化，实现对办公系统电子文件和馆藏电子档案的管理，建立自己的WEB档案网站，实现远程全文检索；l 第二步：实现馆藏全面数字化，建立完整的数字化档案的管理体系；l 第三步：实现虚拟数字档案馆，利用电子支付手段实现电子文件的网上利用。4.2本期工程建设内容及建设规模苏州市数字档案馆工程建设涉及范围广，其主要内容有软/硬件基础设施建设、应用系统开发等。数字档案馆软件/硬件基础设施建设。数字档案馆工程将建设大容量的分布式资源数据库、大规模并发用户的访问服务管理系统。将配置大型高速交换机、路由器、并行处理的高性能服务器、海量存储系统、操作系统、高可靠性的信息安全系统、数据库管理系统和其他相关系统等。系统网络应该与苏州市政府的政务网联通，为市政府及下属各委办局、县、市提供档案共享服务。应用系统开发。应用系统是工程持续和不断完善的基础之一，是一种可扩展的信息系统。其功能除了将馆藏各种载体档案数字化之外，还对档案信息资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、保护利用、鉴定、销毁、统计等全过程实施管理。该系统包括多个分布式的、超大规模的、具有可互操作的异构多媒体资源库。能通过局域网处理档案馆所有的档案管理业务，并交换档案（即电子归档，包括管理信息、数字化档案和数字档案）；通过互连网对公众用户提供高效的跨库检索等信息服务。另外，还需建设苏州市档案局（馆）内部OA办公系统。这些都要在现有技术和产品基础上进行客户化开发。档案数字资源系统建设和部分馆藏档案数字化。支持对各种载体的档案进行数字化处理，完成馆藏档案的数字化，建立大规模资源库。4.3建设原则4.3.1支持各种类型档案资料的录入接收和综合管理既支持实体档案如手稿、纸质文件资料、录音、录像等等的录入接收，又支持电子档案如扫描图片、照片、音像、电子文档等等的录入接收；支持各种数据格式、数据结构和系统标准数据格式、数据结构的相互转换。4.3.2安全控制安全性是指系统的技术安全性和信息安全性。技术安全性是指保证数据的介质存储安全和操作人员存取安全。信息安全是指系统在运行过程中，系统数据在被存储、读取或利用中，避免非法截流或将机密信息供给第三方。用户的档案资料都很敏感、重要，具有保密性质，要确保这些数据不被非法使用、破坏，尤其是在网络环境下。4.3.3原有业务数据的安全、完整移植，档案馆原来已经积累了大量的档案的条目信息，必须保证这些数据能安全、完整地转移到新的系统里，保证数据不遭受任何破坏、损失，而且能完全正常工作在新平台上。4.3.4电子档案的原始性保证原始性是档案的价值所在，电子档案的原始性问题尤为复杂。电子档案的原始性主要是指内容的原始性，即保证其内容未被修改。虽然目前尚未有相关的国家标准出台，但是本系统仍然要考虑到这方面的要求，确保电子档案的内容原始性。4.3.5档案业务管理突出智能化、自动化的特点系统应该支持对大量档案数据进行自动化的处理，减少管理人员的工作量，提高工作效率；为档案用户提供在智能化的查询利用工具，提高档案的可用性。4.3.6符合国家标准，采用档案管理最新、可用的研究成果在专家小组的指导和帮助下，本系统要严格遵循国家档案业务及安全性的标准和规范，并积极采用我国档案管理行业最新、可用的研究成果。4.3.7保证系统先进性要保证本系统在同类产品中的先进程度。系统先进性分成行业先进性和技术先进性两方面。行业先进性是指在档案管理行业里保证采用了最新、成熟的标准规范，符合我国档案管理事业当前以及长远发展的要求。技术先进性包括系统平台的先进性、开发工具技术的先进性、核心技术的先进性、数据库技术的先进性、软件功能实现技术的先进性、软件整体框架等。先进性往往是可扩展性的保证。4.3.8针对特殊部门单位定制特殊窗口由于本工程用户的特殊性，系统应当可以根据用户的业务特殊要求，对特殊的部门单位定制特殊的工作窗口，以便于更好地贴切业务，解决实际问题。4.3.9易于扩充升级系统具有较好的可扩展性和包容性。能接纳已有的系统，在今后系统扩展时，有效地保护已有的投资。在应用需求变化时，能方便地调整。易于扩充升级，既满足当前的业务需求，又为今后的扩充留有空间。提供扩展接口（比如程序开发接口），用户可自行进行功能扩展。4.3.10针对用户的开放合作开发模式本系统实施和开发对用户来说都是可见的，以开放合作的方式，与档案管理部门一起，从业务上、从技术上、从管理上、从实施上来共同把握这个项目，密切配合，研究制定纸质档案与电子档案双轨制管理条件下的档案分类标准和归档办法，保证项目的质量、进度和成本。4.3.11采用单机版、C/S、B/S相结合的模式结构由于系统使用的层次不同，对于一般用户和档案管理员等不同的用户，考虑安全性及便利性，系统采用C/S、B/S相结合的模式结构，数字化制作模块采取C/S模式，其他采用B/S结构。由于各立档部门与档案所处局域网不连接，因此需要为各文书立档部门提供单机版程序，并将处理结果通过数据导出和导入进入档案处系统进行统一管理；五、本期项目建设方案根据苏州市电子政务发展规划及苏州档案馆的实际情况，苏州数字档案馆的建设应分为三步走：l 第一步：建立基础设施及数字化档案管理系统，对档案目录进行全面管理，并实现部分馆藏珍贵档案的数字化，实现对办公系统电子文件和馆藏电子档案的管理，建立自己的WEB档案网站，实现远程全文检索；l 第二步：实现馆藏全面数字化，建立完整的数字化档案的管理体系；l 第三步：实现虚拟数字档案馆，利用电子支付手段实现电子文件的网上利用。目前，第一期的建设应该是系统建立的第一步。5.1建设目标及建设内容苏州市档案馆数字化档案管理系统的一期建设目标是：建立基础设施及数字化档案管理系统，对档案目录进行全面管理，并实现部分馆藏珍贵档案的数字化，实现对办公系统电子文件和馆藏电子档案的管理，建立自己的WEB档案网站，实现远程全文检索。具体建设内容如下： 建立数字档案馆的基础设施，包括土建、机房装修等基本设施。 建立苏州市档案馆内部办公网络、并与苏州市政务政务网实现互连、互通；建立安全可靠的主机服务器系统及存储系统，以及数字化设备等基础硬件环境。 采用数字化设备对部分纸制档案、照片以及音像档案进行数字化处理。 采用先进的技术和产品构建数字档案管理系统软件，实现对档案业务的自动化管理 建立档案馆互联网站及现行文件中心，实现对公务员、公众的畅通的公文、档案利用渠道。5.2网络系统设计5.2.1建设目标与建设要求 苏州市档案馆的网络是较大的园区网络系统，是整个档案局内部数据信息流动的主动脉，担负着整个网络上连苏州市政府政务内网、下连各立档单位办公网信息交换的任务，而且系统的数据量较大，建议采用存域网（SAN）技术，所以网络结构比较复杂，涉及的硬件设施较多，建设规模较大。5.2.2设计原则为了能够满足苏州数字档案馆系统及网站建设的要求，网络建设必须遵循如下原则：开放性：开放是系统得以生存的基础。一个开放的系统可以包容各种技术，包括成熟的技术和最先进的技术。对于开放系统来讲，最重要的是要遵循国际工业化标准，支持各种标准协议、传输方式及传输接口，充分考虑未来异种计算机系统和计算机网络互联的情况，以保证系统有较长的生命周期。实用性：使用是网络建设的目的。如果脱离开网络的实际使用目的而只是简单堆砌一些网络技术，那无异于空中楼阁。网络设计的实用性建立在对用户需求的详细理解的基础上。先进性：在保证开放性和实用性原则的基础上，在资金许可的情况下，采用先进的网络技术，适当的网络组合，结合交换以太网、快速以太网等各种技术，发挥最佳的集成效果，保证在相当长一段时间内系统整体处于先进水平。可伸缩性：由于需求是不断变化着的，要兼顾目前的业务需求和今后较长时期的业务发展需要，即设计时必须留有恰如其分的余量，使系统具有良好的可伸缩性，确保在今后需求变化时，结构上不做或只做很小的改动。网络系统的可伸缩性表现在网络带宽的可伸缩性、网络规模的可伸缩性以及网络服务的可增删性等。可靠性：由于IT网络位置的重要性，其对可靠性的要求非常高。相应地在网络设计时，必须强调系统备份与网络冗余连接。要求网络较好的容错能力，做到系统自动备份及在线即时管理，整个网络可靠地不问断工作，以确保系统的安全与稳定运作。安全性：对于政府部门来讲，系统安全是非常重要的。有关规定要求政府网络系统与INTERNET完全物理隔离。可管理性：对于网络系统来讲，一套完善的网络管理解决方案是必不可少的。只有通过网管系统，才能及时方便地了解网络的运行状况，提高网