05-内控制度.doc

精选资料泰山保险青岛分公司经营外汇业务申请材料外汇业务内部控制制度泰山财产保险股份有限公司青岛分公司外汇业务内部控制制度第一章 总则第一条 为加强对公司外汇保险业务经营活动的管理，确保公司外汇保险业务稳定、健康发展，根据中华人民共和国保险法、国家外汇管理局、中国保险监督管理委员会发布的保险业务外汇管理暂行规定等法律法规，结合公司实际，制定本制度。第二条 本制度适用于泰山保险青岛分公司和所辖各级分支机构。第二章 内部控制制度的目标和要求第三条 公司保险业务外汇管理内部控制制度的总体目标是建立与规范化管理和专业化经营要求相适应的组织架构系统、科学有序的决策系统、职责分明的执行系统、相对独立的监督系统和切实有效的支持保障系统，具体为：（一）确保外汇保险业务管理相关法律法规、规章的贯彻落实；（二）实现保险业务外汇经营管理目标；（三）防范各类违法、违规及违章行为，控制和消除操作风险；（四）保证档案资料、财务会计报告、报表等信息的真实性和报送的及时性；（五）保障管理授权权限责任的全面落实。第四条 内部控制制度的基本要求是：在整个经营管理活动中，任何人、任何岗位、任何环节上的工作都必须按照相互制约的既定程序和要求规范运作，不得违反程序或省略程序运作。第三章 授权管理第五条 公司各级机构未经上级公司授权和国家外汇管理局及其分支局批准，一律不得经营外汇业务。第六条 公司各级机构应当在外汇局核准的业务范围内经营外汇保险业务，不得擅自经营或超范围经营。第七条 外汇保险业务的核保核赔及再保由总公司各相应部门在授权范围内逐级审批。第四章 外汇保险业务岗位职责第八条 为防范经营风险，公司对外汇保险业务统筹管理。公司外汇保险业务需经总公司核保、核赔人员逐级审核后，方可进行业务操作。第九条 公司在计划财务部设立外汇业务资金管理岗、会计核算岗，岗位职责如下：1、外汇业务资金管理岗的职责：（1）负责办理外汇业务银行结算；（2）承办外汇经营账户的开设、变更、撤销事务；（3）管理支票、网银密码等，保障公司外汇业务经营过程中对资金的正常需求。（4）负责对本机构及其所辖机构外汇市场准入、退出及规范性操作等事项进行管理。2、外汇业务会计核算岗的职责：（1）确认、计量并记录各项外汇业务会计要素；（2）进行外汇业务的会计核算，编制会计报表及外汇业务统计报表，确保外汇业务会计信息的及时性、准确性和完整性；（3）保管外汇业务会计档案，保证外汇业务账账相符、账实相符、账证相符。第十条 分公司各业务部门负责承接外汇保险业务：银保部负责在全市范围内开拓外汇保险银行渠道业务；银行网点的开设和维护；指导各机构进行银行渠道外汇保险业务的开拓和网点设立；对银行人员进行产品培训等。经代部负责对全市范围内的经纪公司，专、兼业代理公司进行筛选、分类、合作；指导各机构进行外汇保险经代业务开拓；网点的设立和维护。直销部门负责以优质直接客户、中小型企业客户及大客户为主要目标市场，以直接面对客户展业方式进行外汇保险业务的拓展及维护。公司在银保部、经代部、直销部业务部分别设置外汇保险业务承保岗，负责与外汇保险业务客户接洽、承保等工作。第十一条 青岛公司在业务管理部分别设立承保内勤岗和理赔内勤岗。岗位职责如下：1、外汇保险业务承保内勤岗的职责：（1）审查各业务部门上报的保险业务是否符合外汇保险条件；（2）负责就投保人及被保险人的资信、货物及包装风险、运输工具等情况进行初核；（3）对投保单要素填写是否完整、正确等方面进行确认，并将投保单内容输入核心业务系统，提交总公司财产险及意健险部审核；（4）待总公司审核通过后，打印保单、根据承保档案管理办法对各种单证进行清分，并妥善保管档案。、外汇保险理赔内勤岗的职责：（1）接到总公司调度指令之后，立即赶赴事故现场进行查勘，并协助被保险人控制事故蔓延，减少事故损失。（2）收集并审核外汇业务赔案单证是否齐全，并充分了解赔案情况，及时将赔案情况上报给总公司财产险部或意健险部。（3）在总公司进行核损之后，根据保单的约定和赔案的实际情况，进行外汇业务赔案的理算工作。（4）审查外汇业务赔案案卷上报程序是否合规，赔案审批表填写是否准确，并附相关单证。（5）根据理赔档案管理办法对审批通过结案的外汇保险业务赔案进行归档，并妥善保管。第十二条 各级机构外汇业务会计核算岗对每个季度从财务系统报表数据中采集的相关数据进行核实，确保无误后报送至青岛外汇局。第十三条 各级机构应根据外汇保险业务经营需要在本机构计划财务部设置资金管理及会计核算岗，在业务管理部设置承保内勤及理赔内勤岗，出单岗、承保岗、理赔岗均设在总公司。第十四条 外汇业务处理严格按岗位设置权限。岗位设置实行专岗专职、相互制约的原则，严禁一人兼任有相互制约关系的岗位或独立完成全过程的业务操作，严禁超越权限进行业务操作。第五章 业务操作流程及操作要求第十五条 日常主要工作操作规程一、承保（一）操作流程客户投保风险评估系统录单逐级审核签发保单保费收款单证清分、归档（二）流程描述客户投保：客户在决定投保后填写投保单，青岛分公司各业务部门提供必要的帮助，客户在投保单上签名或盖章。风险评估：青岛分公司各业务部门将投保单交青岛分公司业务管理部承保内勤岗初核人员进行初核，主要就上报的保险业务是否符合外汇保险条件、投保人及被保险人的资信、标的风险信息等情况进行审核。系统录单：业务管理部门承保内勤岗对投保单等资料进行审核，根据相关险种的承保实务对投保单要素填写是否完整、正确等方面进行确认后进行保单录入。逐级审核：由总公司按照公司核保政策、承保人权限等规定，进行逐级核保。签发保单：总公司各级核保人依级别从低到高及各险种的承保实务审核保单条款的选择、保额确定、费率适用等是否准确，做出是否承保的意见。如同意，则可以签发保单；如不同意，则修改投保单后再行上报，或者拒绝承保。最高承保人审核通过后，由青岛分公司业务管理部承保内勤岗打印保单。保费收款：资金管理岗负责收取外汇保费收入，对保费资金的到账情况进行监控，定期取回银行回单，每月编制银行余额调节表。单证清分、归档：保单一式三联，按照各联标识分别交客户、青岛分公司计划财务部以及青岛分公司业务管理部留存，单证归档、保费发票的管理按照公司有关规定执行。二、理赔（一）操作基本流程报案受理抄单立案现场查勘责任审核缮制赔案逐级审核结案归档追偿（二）进口货运险流程描述报案、立案：进口货运险接报案后，分公司应电话及书面通知被保险人保护好第一现场，防止或减少损失扩大并向有关责任方提出索赔，同时告知被保险人我司将安排现场查勘和联合检验。分公司在接到报案后，应于第一时间填写出险案件登记薄并立案抄单，报请总公司理赔人员赴现场查勘或委托当地机构代查勘。分公司业务管理部理赔内勤岗在接到总公司调度指令之后，立即赶赴事故现场进行查勘，并协助被保险人控制事故蔓延，减少事故损失。查勘、检验：在现场查勘过程中，总公司财产险部应在所有相关方（包括被保险人、承运人或其他第三方责任人代表等）在场的情况下，对承保标的货损的原因、性质、程度进行检验，同时应取得保险单、提单、运单、发票、装箱单（磅码单）、货损货差证明、索赔清单以及其他必要的索赔单证。赔案审核：进口货运险查勘检验后，应对有关报告中的事项进行审核。责任认定：总公司财产险部在各自权限之内审核赔案后，应对保险责任做出认定。损失核定：总公司财产险部在认定保险责任之后，应比较索赔金额和检验报告认定的损失金额，区分不同性质的损失是否分别计算；是否计算了免赔；检验、理算等费用是否合理，最终核定损失金额。赔案审批：在理赔过程中应严格执行总公司规定的理赔权限，所有赔案应按规定逐级审批。在总公司进行核损之后，分公司业务管理部理赔内勤岗根据保单的约定和赔案的实际情况，进行外汇业务赔案的理算工作。赔款支付：赔案审批通过后，公公司应根据保险业务外汇管理暂行规定以及公司有关规定，向索赔人支付赔款。归档：对于涉及赔案的所有案卷和材料，各机构应及时归档、妥善保管。分公司理赔内勤岗审查外汇业务赔案案卷上报程序是否合规，赔案审批表填写是否准确，并附相关单证同时根据理赔档案管理办法对审批通过结案的外汇保险业务赔案进行归档，并妥善保管。（三）出口货运险流程描述为了加强对出口货运险业务的管控，提升理赔品质，出口货运险在全系统范围内实行总公司集中核赔。报案、立案：出口货物的收款人一旦发现货物受损后，应向保单载明的检验代理机构申请检验。检验代理机构完成检验、理算后，将检验报告以及全套单证寄送总公司财产险部，总公司收到检验报告及单证或出险通知后，将于第一时间通过书面形式告知分公司业务管理部出险的基本情况，由理赔内勤岗填写出险案件登记薄，并立案抄单。赔案审核：总公司负责对所有出口货运险的检验报告以及全套单证进行审核，与检验代理机构进行联系、沟通，认定保险责任、核定损失程度及金额。赔案审批：出口货运险赔案实行总公司集中审批。赔款支付：赔案审批通过后，总公司财产险部及时将审核意见、核准损失金额和检验代理费告知分公司业务管理部，由业务管理部理赔内勤岗负责录入系统，由分公司计划财务部向索赔人支付赔款。归档：结案后，总公司将全套案卷资料寄回分公司业务管理部，由理赔内勤岗根据理赔档案管理办法对审批通过结案的外汇保险业务赔案进行归档，并妥善保管。（四）境外紧急救援保险理赔流程描述为了加强公司对境外救援业务的管控，境外紧急救援实行总公司集中核赔。客户出险需要境外救援机构提供救援时，可选择直接与提供服务的境外救援机构联系或向总公司报案，由救援机构按照保险合同约定的救援项目提供救援服务，在救援实施过程中，救援机构与总公司实现点对点联系，确定救援方案及相关价格，并对救援过程进行记录。立案：根据被保险人报案情况及救援机构反馈救援的实施情况进行系统内报案并立案抄单。理赔调查：总公司意健险部根据被保险人出险情况对被保险人进行理赔调查，调查内容包括但不限于被保险人身份、出险时间、出现地点、出险原因、救援项目、救援费用情况等内容。理算：总公司意健险部根据被保险人出险记录情况和救援机构提供的救援费用材料，结合保险合同中约定的救援责任保险金额进行理算。核赔：境外紧急救援实行总公司集中核赔。赔款支付：赔案审批通过后，总公司意健险部及时将审核意见、核准救援费用告知分公司，由分公司向救援机构支付相关费用。归档：结案后，总公司将全套案卷资料寄回分公司业务管理部，由理赔内勤岗根据理赔档案管理办法对审批通过结案的外汇保险业务赔案进行归档，并妥善保管。三、海事担保公司海事担保主要针对于共同海损。（一）处理流程报案受理案情审核出立海事担保协议损失检验，处理残损理算报告审核船东提供货损担保担保协议审批结案归档（二）共同海损的流程说明报案受理：公司业务管理部在获悉发生共同海损事故后，应通知本货卸货港的分支机构和代理人，在船舶抵港后了解事故经过，做好现场调查，取得海事报告、甲板日志、机舱日志摘录、船舶检验报告等船舶文件或抄本，查明船舶损失部位和性质并做好记录。案情审核：公司业务管理部接到案件报告后，应对报告中的事项进行审核。担保协议审批：担保协议拟好后，应逐级上报审批，最终由总公司分管总经理批准。出立海事担保协议：分公司业务部门将审批通过的担保协议传真至理算人或有关方。 损失检验，处理残损：总公司财产险部进行货物损失检验，及时处理残损货物。理算报告审核：总公司财产险部收到理算人共同海损分摊报告后，应对损失的原因、性质、理算依据、理算方法、分摊值、分摊金额等进行审核。分摊金额支付：理算报告经审核无误后，总公司财产险部应将分摊的金额通知青岛分公司，并由分公司支付给理算人或船东，如还需向其他利害关系方取得补偿，要及时通知理算人或船东，办理结算。船东提供货损担保：如果海损是由于船方不可免责的过失引起的，即使船方已宣布了共同海损，也应要求船方提供承担赔偿货物损失的担保。结案归档：对于涉及的所有报告和材料，分公司业务管理部应及时归档、妥善保管。四、再保险（一）操作流程（二）流程描述1、合约分保流程描述业务询价：分公司业务管理部承保内勤向总公司核保部门提交业务。核保人判断：总公司核保人根据公司核保政策，选择是否接受此业务。隶属合约内责任：如果总公司核保人根据公司核保政策并经判断，该业务属于再保合约涵盖的业务范围，则可进入合约；若该业务属于合约除外责任，则应安排临分或全部自留。（其中，临分操作流程详见2、临时分保流程描述）核保：总公司财产险部核保通过，可以承保此业务。系统自动进入合约：当该业务核保通过后并属于再保合约涵盖的业务范围时，核保人选择分保计算，系统将根据预先的合约设置将该业务自动进入合约分保计算。生成账单：业务进入合约分保后会根据各再保人所承担份额，生成对外账单。季度结算：分公司与再保人的账务结算原则上每季度结算一次，即按季度生成对外账单。2、临时分保流程描述临分报价：如果分公司承保部门决定承保此业务，应向总公司再保部门出具正式临分报价需求表，并附上详细的风险查勘报告，由总公司再保部门据此向再保市场进行临分报价。因临分报价通常需要一个过程，所以再保部门应在5个工作日左右向分公司承保部门反馈最终的临分报价结果。在此过程中，再保险部将与总公司核保部门保持联系，随时沟通最新进展。核保通过：总公司财产险部根据临分报价情况，进行核保。录入系统：总公司财产险部将承保业务的分出情况录入再保系统，生成正式临分条并寄至每位参与的再保人。生成账单：系统根据录入情况，总公司再保险部向每位再保人生成账单。与再保人结算：根据再保人的要求，分公司与再保人每单结算。第六章 合法、合规性审查第十六条 符合下列条件之一的财产保险，可以外汇收取保险费，支付赔偿或给付保险金，或进行保险合同结算： 1、保险标的在中华人民共和国境内与境外之间移动的；2、保险标的在中华人民共和国境外存在或者实现的；3、保险标的在中华人民共和国境内，通过国际租赁、国际银团贷款或者其他国际融资形式存在或者实现的； 4、投保人和受益人均为境外法人或自然人的。第十七条 根据保险业务外汇管理暂行规定及公司风险控制、合规管理的相关要求，各级风控合规部门或合规岗负责本机构外汇合规经营方面的审查，监督本机构各部门在外汇制度方面的执行情况。审查，监督本机构各部门在外汇制度方面的执行情况。六司分公司第十八条 为保证外汇业务内部控制制度的有效落实，公司各级稽核监察部门负责制订本机构外汇业务年度审计工作计划，定期组织专项和全面的合法合规性检查。第十九条 根据中华人民共和国反洗钱法、金融机构大额交易和可疑交易报告管理办法、金融机构客户身份识别和客户身份资料及交易记录保存管理办法和泰山财产保险股份有限公司反洗钱工作制度等的相关要求，各机构在外汇业务经营中务必执行反