公司档案管理规定

檔 案 管 理壹、总述一、各机关应设置档案管理单位（人员），建立档案统一管理制度，以统一方法管理档案。二、各机关档案管理人员之设置，参照行政院所属各机关秘书（总务）人员员额设置标准之规定。三、档案管理应以具有专长者担任之，并施以有关档案管理之训练。四、各机关应鼓励档案管理人员，进修或参加国内外有关档案管理之研习。五、各机关对所属档案管理单位，应定期或不定期实施业务检查或访问，以沟通观念与统一作法。六、各机关之档案管理单位，应与文书及稽催单位相互联系，密切配合，各单位间之权责，并应明确划分。七、各机关得依本机关之特性，参照本手册订定辅导作业规定。八、定期与永久档案管理程序，由各机关视需要订定之。九、本手册重要用语释义如下：（一）档案管理：指档案管理作业过程中之点收、整理、登记、分类、编案、编目、装订、入档、保管、检调、清理、销毁、移转、机密等级调整注销、安全维护及其它有关事项之处理。（二）点收：指档案管理单位将业务单位办毕送来归档之案件，予以清点受领。（三）分类：指根据档案内容之性质，归入分类表中最适当之项目。（四）分类号：指代表分类项目之号码。（五）编案：指按档案案情，编为简要案名。（六）案次号：指区分同一分类号之各案所编列之号码。（七）目次号：指区分同一卷之各件所编列之号码。（八）档号：指分类号加案号。（九）文号档对照表：指在收（发）文号档对照表上逐件将档号填注于对照表各方格内，以查核、管制案件。（十）三五卡片：指用以编制分类项目、人名目录，所印制之卡片，该项卡片之直线长三英吋、横线长五英吋。（十一）分存单：指分存于其它有关案卷之单。（十二）入檔：指将档案存置于架柜。（十三）排列：指将档案或卡片，按一定之次序顺列。（十四）检调：指依有关目录、迅确查得所需之案件，供业务单位参考。（十五）调案纪录卡：指随案登记调案纪录动态。（十六）清理：指定期检查档案，适时办理销毁。（十七）案：指同一案情经予分类、编案、编目、整理后之各件为一案。（十八）件：指每一收文或发文连同其签办之文件，各称一件。贰、点收十、文书单位，每日将已发文之稿件连同相关案件，逐案汇齐登表送稽催单位销号后再送档案管理单位点收，归档表一式二份，于档案管理单位签收后，各执一份备查，归档表由各机关依其内部作业需要，自行规定。十一、承办单位对于发文稿件，如需续办者，应在稿面右上角书写续办字样。续办稿件究宜先行归档再行调用；抑先送还承办人续办，再行归档，得由各机关自行规定。惟应注意督导文卷之适时归档，避免滞留承办人手中日久而散失。十二、存查案件，应由承办单位送文书稽催单位销号后，再送档案管理单位归档。十三、机密档案，必须保持高度机密性者，归档时应由承办人员用机密档案专用封套装封，并应于封面上注明单位名称，年、月、日，收发文字号，封口加盖印章后登记送档案管理单位归档。专用密封套，可视机关业务之繁简，自行统一规格定制使用。十四、档案管理人员点收文件，应依下列规定办理：（一）文件不全者，退还补正。（二）文件有污损或字迹模糊不清者，退还补正。（三）存查文件，未经批准者，退还补办。（四）发文文稿有漏判、漏印、漏会者，退还补办。（五）附件漏送或附件未全，或未经签准而抽存者，退还补正。（六）归档文件未填注保存年限或未予分类者，退还补注。（七）原件附有不应归档之附件者，应将原件连同附件，退还更正。（八）归档文件与归档表之登载不符者，退还更正。（九）样张或已废之契约凭证等，有漏盖样张或注销字样者，退还补盖。（十）归档文件中附有现金或有价证券其它贵重物品等，应退回原承办单位处理。（十一）归档之文件，经详细检查无讹后，即分别于归档表及公文上盖点收戳，点收戳由各机关自行制用。十五、应归档而未归档之公文，应由单位主管督促归档。十六、每月归档之数量，应于月终由档案管理单位签报权责主管核阅。十七、归档文件经检查无讹后，应加整理，按文件之先后依序编订，时间早者在先，晚者在后（由上而下）。十八、档案之大小长短，应以公文纸规格之标准为准，过宽过大者，得予裁切折叠，文件左右底三面边缘应保持整齐，惟不得损及档案之内容。过小过短未达规定标准而不便装订者，应用纸条加宽加长。十九、档案上原始附签，附于文件适当位置；但面积较小者，应用与原文相等尺度之纸张衬贴，惟不得脱离原文。二十、档案上加附之针夹，应一律剔除。二十一、档案如有破损，应予修补，如有皱折，应予理平。二十二、档案字迹如有模糊缺少者，应请原承办人员查明补注，并在补注处盖章，以示负责。二十三、附件以与原文装订为原则，如遇过大过多不装订时，可另行存置，惟应在附件上，注明文件号、收发字号，并在原文附件栏内注明附件存放处所。参、分类编案二十四、档案分类表，应以杜威十进分类法编制之，通常以类、纲、目、节为度，如仍不敷用，得在节之后另以小数点补充，各级项目均按分类号大小次序排列。二十五、档案之分类项目，应视机关之组织职掌及业务繁简而定，其编制要领如下：（一）选用各级项目名称，以能充分表示档案内容性质为原则，其意义必须清晰，不宜含混笼统。（二）所用之项目名称，应有一定之范畴，不宜过于广泛，并预测将来可能之发展。（三）同一级之项目名称，彼此必须相称，例如外交不能与国际关系平行，因国际关系应包括在外交之内。（四）各级项目名称以简为主，字数以二至九字为准。（五）档案分类：各级项目名称及其代表符号，经确定后，各机关应即编制档案分类表（附件一），其编法仍将所有分类各级项目名称及其代表符号，用一定顺序依次排列，以便查阅，并签奉本机关首长核准后施行。（六）档案分类表一经确定后不宜任意修改，如确有修改必要者应拟具新旧档案分类对照表，以便查对。（七）档案分类表内各级项目应预留若干空格，以备将来业务发展及增加时随时增补之用。（八）一件档案可分入两类以上者，应分入较适当之项目内，并在有关之案卷内放置分存单（附件二）或以影（复）印本分存于相关档案内，以资参照。（九）档案之案件经分类后，查无前案可并者，应立新案并冠以年号，其有前案者，不论跨越若干年度，均应并入该案。（十）重要案件，应以一事一案为原则，并根据案件内容，预测将来可能发展之情形决定案名，每一案名之涵义，须能包括该案既有文件及将来并入文件之全部内容。（十一）一般案件，应视内容性质，赋予适当案名，如同一分类之案件过多时，则按时间、地域、机关、学校或其它性质等，再为区分，编为若干案，以便管理检调。（十二）同一分类号之各案，应分别赋予案次号，以区分之。（十三）分类号加案次号合称为档号，该档号代表一案之号码。（十四）档案应分别以文书性质、机关名称、地域、时间及姓名为案名，对于同一分类号之各案，以年号、案名、分类号、案号、文件号及档案之顺序编制（附件三）。二十六、总统及各级政府机关首长之原始手谕与特殊历史之文物史料，应另立项目保管，并在原案放置抄件或影（复）本，并分别注记档号。二十七、编案时各机关得按业务繁简需要在档案上附编案单（附件四），注明案名、档号、类目名称，俟入卷时再行除去。肆、编制目录二十八、分类目录依下列规定编制：（一）书本式分类目录（附件五），每一分类号一页，凡同一分类号之各案，各依次书写于该分类号同一页内。各页概依分类号别大小次序用活页装订，如系新案，并应依序登录目录内。（二）卡片式分类目录（附件六），应一案一卡，每一案在最初立案时编制之，按分类号大小次序排列。（三）分存单、抄件、或影（复）本之分存盘案，如无前案者，亦应作新案登入分类目录内。二十九、收（发）文号文件号对照表（附件七）采书本式，收发文每一通号一本，并根据收发文号大小次序装订成册，文号小者在前，大者在后，将每件档案之档号，填注于该档案收（发）文栏。三十、每一案卷之前置目次表（附件八）以每一编有收发文号之文件、签及会签等附属文件，编为一个目次。三十一、编制卡片式人名目录（一人一卡），在最初编案时，即予编制，各项书写方法与卡片式分类目录同。三十二、档案依下列程序入文件：（一）档案经登入分类目录及目次表后，应即将目录置于卡片箱（附件九）内，目次表则附于档案上放于档案夹内，依分类号大小次序排列。（二）每一档案夹（附件十）以存放同一分类号之各案为原则，如同一类号之案件过多时，得用续夹，依年度文件号大小顺序排列。（三）档案如系外文，应将主旨译成中文，并将原文附于中文之后，按其类别，统一编管。（四）档案管理单位，对收到归档公文，以当日处理完毕入档为原则。伍、保管三十三、档案应根据案件办理先后，由上而下依次汇订，每卷首页置目次表于档案夹内，卷脊标明档号、案名及保存年限。三十四、档案装订以一年一次，并由档案管理单位自行办理，其必须雇工装订者，应严密监督，不准携出，以资保密。三十五、装订档案，须整齐划一，其厚度以三公分为原则，并依下列规定办理。（一）临时档案以活页装订，置封底面，其封底面由各机关自行统一规定。（二）定期及永久档案以书本式装订（附件十一）。三十六、完成装订之档案依下列方式排列：（一）经装订之档案，先按年度、次按文件号大小顺序，小者在左、大者在右，直立排列于档案架上（附件十二）。（二）机密档案用机密档案柜存放（附件十三），照普通档案排列法排列，档案柜之卷标框内，放置卷标，注明该柜内所储档案、类别，并指定专人负责管理。机密档案经解密后，应照普通档案保管。（三）另存附件，按文件号大小次序，放置于附件箱内（附件十四）或架上，并贴置卷标，书明文件号。三十七、档案管理单位保管之档案，每月抽查一次，以确保安全。三十八、档案保管场所，非档案管理人员，未经许可，不得擅自进出。三十九、接战地区档案有被夺取之虞而不及运走时，应将档案秘密埋藏地下或焚毁，以免泄密。陆、检调四十、借调档案以与承办单位业务有关者为限。四十一、借调档案须写调案单（附件十五），以一案一单为原则，由调案人填写年度、收发文号及来（受）文机关、案由，并经业务主管签章后，送档案管理单位调取。四十二、档案管理人员应根据有关目录，直接检取档案，并注意迅速正确。四十三、调案单按借调单位分户放置于调案单据箱内（规格自定）保管。四十四、档案借出时，应将所调档案及调案人服务单位、姓名、借出日期登记于调案纪录卡（附件十六），并将纪录卡放置原卷夹袋内，以便随时查催。四十五、借调机密档案，应陈奉幕僚长以上长官核准。借出时以封套密封后加盖密封章，送调案人签收。四十六、档案如已被他人调用时，应向前调案人催还，再依手续送交调案人。四十七、调案人不得在档案管理处所，擅自检取或翻阅抄录案卷。四十八、调阅非主管案件，应送会有关单位主管同意，或签奉本机关权责长官核准。四十九、因业务需要，借阅其它机关主管业务档案时（含机密档案），应备公文或调案单，并经签奉本机关权责长官核准后借调。五十、借调之档案，不得泄密、拆散、涂改、抽换、增损、转借、转抄、遗失，非经签准，不得复印。五十一、借调档案以十五天为限，届期仍须继续使用，应填具展期单（格式自定），洽请展期，借出档案，如有急用，得随时催还。五十二、档案管理单位对调出之档案，每逾十五日，应填具催还单（格式自定），向调案人催还，除经同意展期外，经洽催三次仍不归还时，应签请权责长官处理。五十三、档案管理单位对归还之档案，如发现缺漏或涂改、增损、抽换、拆散等情事，调案单不予退还，并签报权责长官处理。五十四、档案归还后，应在调案纪录卡注明还案日期，以备查考。五十五、机关职员退休或离职时，应由人事单位会知档案主管单位。五十六、各机关档案管理单位，应将现有重要档案之案名编为分类之案名目录索引，以供查案之参考。柒、清理五十七、档案区分为永久保存、定期保存两种，就其内容价值确定存废标准。五十八、档案除须永久保存者外，定期保存者，其保存年限区分为三十年、二十五年、二十年、十五年、十年、五年、三年、一年。五十九、档案之保存年限（附件十七），应以业务主管单位之审核为基准，并以具体明确之业务项目编订之，于签奉本机关权责长官核准后实施。六十、具有参考价值之重要档案，得视需要，摄制微缩底片保存之，其所需设备及管理规定由各机关自行订定。六十一、档案管理单位依据分类目录，逐案核对，每年定期清理一次。六十二、已届满保存期限之档案，由档案管理单位，缮造档案销毁清册（格式自定），送原业务承办单位审查。业务单位应根据机关所定之存废标准，凡必须延长保存期限之案件，应签注具体理由，并由单位主管盖章。其经业务主管单位同意销毁之档案，应签报本机关权责长官核准后会同有关单位派员监毁。六十三、各种会计凭证之销毁，应依照会计法有关规定办理。六十四、已销毁之档案应在相关之目录上加盖年月日奉准销毁字样。六十五、具有史料价值之档案，应依规定处理，但机密档案应俟机密等级消失后，再行办理。六十六、机密档案之机密等级变更及解密程序，依文书处理手册七十二、七十三之规定办理。六十七、档案管理设备概分为库房、架柜、作业工具、应用表卡等四种，各机关应依规定设置之。六十八、档案库房宜与其它建筑物隔离，地势宜高亢，排水系统通畅，并尽量装置铁门铁窗及防盗、防护等设施。库房内应经常保持干燥并加强其通风设备。六十九、档案架、档案柜、卡片箱、附件箱，以铁质能防潮防虫者为宜，其它必要之工具及器材，并应力求切合适用。玖、保护七十、库房内湿度应保持百分之三十度至五十度，如湿度过高得备除湿设备调节之。七十一、档案得视需要施以分类曝晒，以防霉烂，档案管理人员应亲自指挥搬放，以免次序混乱，并应在场看守，禁止闲人检取翻阅，以防遗失及泄漏机密。七十二、档案库房内外应备灭火器具。库房内禁止吸烟及使用火炉、电炉与存放易燃物品。七十三、档案库房内严禁储存食物，墙壁四周，应经常检查。使用强力杀虫粉、樟脑剂等放置档案四周并在库房内外适时喷射杀虫剂，以防虫鼠。七十四、档案无论入档或借阅，均须保持整齐，妥善保护。七十五、档案有破损者，须随时修补，尽量保持原形，附属于原案之任何旧纸，亦应保存。七十六、破损之档案，其修补方法如下：（一）裱法：破碎档案，即用裱法修补，单面书写之档案，用普通白纸裱褙于档案背面，两面书写者，用透明纸裱褙之。（二）镶法：破裂或有裂缝之档案，用镶法修补，单面书写之档案，用纸条黏贴，两面书写者，用透明纸黏贴。七十七、档案有下列情形之一，应予重制：（一）字迹模糊不易辨认或短缺，应由业务承办人员查证补正者。（二）纸张易于碎损无法修补以及特别重要而须永久保存者。（三）原件仅一份而须多份应用或原件篇幅过大过小或其它特殊情形不便管理者。七十八、重制之档案与原件须分别注明重制原因、日期、及份数，并经陈奉本机关权责长官核准后行之。七十九、重制档案应视实际需要采用照相、抑或重抄、复印、印刷，尽量依照原形及内容，力求逼真。八十、档案损失应依据各种簿册之纪录向原文之来（受）文者，查抄全部内容，并陈本机关权责长官核准重新入档。八十一、档案损失处理之经过，应在各种目录上分别注明。附：行政院暨所属各级行政机关微缩作业准则行政院暨所属各级行政机关微缩作业准则中华民国八十一年五月八日行政院台八十一秘字第一五七五号函发布第一条行政院为统一各机关档案微缩作业，增强微缩片之公信力，以提高行政效率，特订定本准则。第二条各机关档案微缩作业，依本准则之规定，本准则未规定者，适用其它法令之规定。本准则之规定，于公营事业及公立学校亦适用之。第三条本准则所用名词，定义如下：一、各机关：行政院与所属各部、会、行、处、局、署、院及省（直辖市）、县（市）。二、档案：各机关依照管理程序归档管理之文书及其附件。三、微缩：使用摄影方法，将档案缩摄于卤化银底片或其它适于长久保存之底片上之过程。四、原始文件：供微缩作业所拍摄之文件。五、微缩母片：由原始文件直接拍摄之微缩片。六、微缩副片：由微缩母片所复制或由其再复制而成之微缩片。七、影幅：微缩片在摄影机内经一次曝光所得之影像。第四条档案之微缩作业，应由档案管理单位办理，必要时得委托其它机构或民间微缩机构办理。微缩作业人员对于所拍摄之原始文件及制作之微缩片，应保守秘密。第五条微缩片以卷状微缩片及片状微缩片为限，其材质并应符合国家标准。第六条机密文件与普通文件应分别拍摄。拍摄机密文件时，应于所拍摄文件之说明书开始拍摄前及所拍摄文件拍摄完成后，摄入机密标记及适切之警语。第七条档案微缩作业应由档案管理单位及微缩作业单位分别提出说明书（格式如附表一及附表二），于微缩片之开端及尾端摄入之。第八条微缩片之每一影幅，得注明其序号或坐标值。第九条拍摄完成之微缩片应与原始文件之内容一致，次序相同。第十条冲验完成之微缩应影像清晰，其背影密度、解像率及定影液留置量等应符合国家标准。第十一条微缩片于制作过程中，发现档案已拍摄部份有误或有漏拍情事者，应即补正。第十二条微缩片制作完成后，应就第五条至第十一条规定事项，检查鉴定之。经前项检查、鉴定合格之微缩片，应由检查、鉴定人员亲自于微缩片前后端未曝光部位写或刻划姓名，以示签证。微缩片经检查、鉴定与第五条至第十条规定事项不符或无法补正者，应整片作废，并另新片重新拍摄。第十三条微缩片得复制微缩副片备用。第十四条微缩片之包装容器上应注明机密等级、微缩编号、原始文件名称、微缩作业单位名称、微缩作业日期、保存期限等资料。第十五条微缩应设置微缩作业纪录及索引等簿册。微缩作业纪录簿应记载第七条至第十四条规定之事项。第一项之簿册应并同微缩片指定专人负责保管，其保存期限与制作完成之微缩片同。必要时，并得制成微缩片保存。第十六条依本准则规定制作档案微缩片及由该微缩片放大复印，并盖用档案保管机关之印信者，推定与原始文件有同一之效力。第十七条档案微缩片制作完成后，应保存于能避免物理上、化学上及生物上侵害之场所，并应有适当环境控制及安全管制措施。第十八条微缩母片有损坏或不堪使用情事，须重行制作时，应依第三条至第十五条规定办理。第十九条本准则施行前，各机关已颁行之档案微缩作业要点、注意事项、程序或手册等，与本准则规定不符者，依本准则改正之。第二十条各机关未依管理程序归档管理之文书及其附件，其微缩作业准用本准则之规定。第二十一条本准则自发布日施行。附表一附表二附件一附件二附件三、同一分类号之各案，系以文书性质细分者，即根据各案之性质，分别以简单概括之名词为案名，并以立案先后为案次号，例如：310.1文书手册一项，细分案名为编订文书手册案，并系七十二年新生之第一案。范例：（）年号72（）案名编订文书手册。（）分类号310.0（）案次号1（）档号、同一分类号之各案，系以机关名称细分者，即将机关名称冠于案名之前。例如：210行政院所属各机关组织职掌一项细分案名为内政部组织职掌案。范例：（）案名内政部组织职掌案。（）分类号210（）案次号3（）档号、同一分类号之各案，系以地域区