某知名乳业公司采购控制程序

文件编号：SHY(Q)2-07程序文件修订版本：第2次修改制定日期：文件名称：采购控制程序页码：第2页 共4页编制人：评审人：批准人：发放日期：1 目 的为了对采购过程及供应商进行有效控制，确保采购的及时性、合理性及采购的产品符合规定要求，特制定本程序。2 范 围：适用于生产用原料、辅料、包材及与质量有关的所有物资的采购。3 职 责：3.1资材部3.1.1资材部负责采购控制的归口管理。3.1.2资材部负责编制采购计划和采购活动的具体实施。3.1.3采购员负责对供方的调查、并组织有关部门进行评价及编制供方清单，报资材部经理审核，并评定合格供方，供应链副总负责审批合格供方认可单。32 生产部负责生产计划、采供需求的编制，确定采购需求，并报于资材部。4 程序内容流程图程序描述涉及部门供方的选择采购申请 1 根据有关部门提出的采购申请，对采购物资的供货商开展调查。2 采购申请必须由供应链副总签字后才可转交至资材部。生产部技术部品管部1 新购物资的供方选择办法按照合格供方选择程序的管理办法实施.2 修订重购物资的供方选择办法按照年度供应商评定结果的记录进行分配和选择。资材部 1资材部是公司唯一执行采购工作的部门，其他部门未经授权，不得进行任何采购活动。2 何采购活动都必须以请购单或要货计划作为依据。3对于新购物资及重购物资，各职能部门在填写要货计划的同时，应提供关于采购产品的相应的技术资料，及能够描述产品特性的信息和资料给资材部；资材部把相应的采购信息传递给供方，确保所购产品符合要求。4资材部每月28日前根据生产部要货计划或请购单，编制月度采购计划，由采购经理、核准报供应链副总经理审批后执行。5对原料粉、包材等生产物资，由生产部每周五根据现有库存情况及后续生产需求，确定后续的采购需求。6对于新购物资，采购金额在3000元以上的，需进行比价谈判，并根据质/价比结果，确定最终供应商，进行商务谈判，签定购货合同。7对于修订重购物资，采购金额在10000元以上的，需进行比价谈判，并根据质/价比结果，确定最终供应商，进行商务谈判，签定购货合同。8对于直接重购物资，除非物价行情有较大变化（5%以上），否则可通过订购单形式，直接向供方购买。9购货合同、订购单月度采购计划中应清楚表明采购物资的名称、规格、技术标准、验收方式、品种数量、交货期限和地点等。10合同/订单签定下发之后，由采购人员负责监督采购进度，保证订购物资符合规定要求，并在规定时间到达指定地点。申请部门资材部11对于按公司配方要求加工原料的供方，由资材部派驻厂员监督生产（公司下属工厂除外）。1、生产部负责到货总数量、奶粉到货单位重量的验收，并填写原材料入库单。2、 管部负责到货质量的验收，并出具原材料检验到货验收报告单。3、 公司需在供方处对供方产品进行验证时，在采购合同中要对验证方法做出规定，并明确产品放行方式。4、当合同规定顾客或其代表需到供方货源处对采购产品进行验证时，供方应提供必要的条件，使顾客的验证既不能免除供方提供可接受产品的责任，也不能排除其后顾客的拒收。1、 品管部负责供方到货质量等资料的提供与整理。资料整理2、 生产部负责供方到货数量及时间等资料的整理。3、 资材部负责供方交货价格和服务质量资料的提供与整理。4、 技术部负责整理供方对于我公司新品开发和质量改进方面工作所做的贡献的资料.5、 相关资料将于每月5日前交至采购部登记存档。资材部负责建立合格供方档案，并对所有供方资料进行管理。6、资材部下发厂家的产品配方或标准等技术文件，必须有配方制定人和供应链副总的签字，并经认证受控加盖红色受控章后，资材部方可下发并作好发放记录；对于已作废的技术文件，资材部必须督促加工厂在一周内将作废文件带回公司，以避免作废文件的错用或误用。生产部品管部资材部品管部生产部资材部技术部供方评定1、 每年6月15日，12月15日，由资材部汇集技术、财务、品管、生产等部门，根据供方的送货记录和发展前景进行全面评估，按照供方的评价标准进行评估。2、当供方供货出现大的质量事故，或供货时间出现多次延误时，任何部门均可提出对该供方资格进行评估的申请，并填写供方评价申请表，资材部将汇集相关部门对该分供方进行资格评估，根据结果编制供方资格审查表，报供应链副总核准。技术部资材部生产部品管部财务部供方调整1、资材部负责根据分供方评价的结果和新增分供方确认书，对分供方的供货比例和交易条款进行调整，以作为今后采购决定的依据。资材部5参考文件： 质量手册6引用表格：合格供方清单 SHY4-02-01供方调查表 SHY4-02-02供方资格评审表 SHY4-02-03合格供方认可单 SHY4-02-04订购单 SHY4-02-05产品代加工合同 SHY4-02-06购货合同 SHY4-02-07供方评价申请表 SHY4-02-08中试效果评估表 SHY4-02-09试用产品供方评价与选择表 SHY4-02-10月度采购计划 SHY4-02-15样品认可单 SHY4-02-16采购实施1资材部是公司唯一执行采购工作的部门，其他部门未经授权，不得进行任何采购活动。3 何采购活动都必须以请购单或要货计划作为依据。3对于新购物资及重购物资，各职能部门在填写要货计划的同时，应提供关于采购产品的相应的技术资料，及能够描述产品特性的信息和资料给资材部；资材部把相应的采购信息传递给供方，确保所购产品符合要求。4资材部每月28日前根据生产部要货计划或请购单，编制月度采购计划，由采购经理、核准报供应链副总经理审批后执行。5对原料粉、包材等生产物资，由生产部每周五根据现有库存情况及后续生产需求，确定后续的采购需求。6对于新购物资，采购金额在3000元以上的，需进行比价谈判，并根据质/价比结果，确定最终供应商，进行商务谈判，签定购货合同。7对于修订重购物资，采购金额在10000元以上的，需进行比价谈判，并根据质/价比结果，确定最终供应商，进行商务谈判，签定购货合同。8对于直接重购物资，除非物价行情有较大变化（5%以上），否则可通过订购单