某集团总裁办规则制度流程汇编

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前言为适应集团未来发展战略，进一步整合资源、优化配置，集团进行了组织架构的调整：成立地产总部及北京城市公司。天津、贵阳、重庆城市公司的组织架构也逐步明晰。为适应集团新的发展要求，建立正规的工作秩序，提高行政办公效率，更好地履行服务督办职责，总裁办特对本部门原有制度流程进行了修订、补充及完善，于2008年5月编订*集团总裁办工作制度流程汇编。本制度流程汇编共分两大部分，第一部分为“规则、制度及办法”。其中“规则、制度”的适用范围为全集团，要求集团总部各管理中心严格按要求执行，各子公司根据“规则、制度”要求，结合自身组织架构进行相应调整后执行。“办法”的适用范围为集团总部，即要求集团总部各管理中心严格执行，各子公司结合实际情况，可参照“办法”制定相关规章后执行（其中企业邮箱管理办法适用范围为全集团）。第二部分为“工作流程”，其适用范围及使用方法根据其与第一部分的对应关系执行。本制度流程汇编自2008年6月1日起执行，试行三个月，此前颁行的相关制度流程自本汇编颁布之日起废止。在试行期间如对制度流程有疑义或建议请与总裁办行政秘书部联系。*集团总裁办2008年5月目录第一篇 会议管理一、总裁办公会议规则二、总裁办公会议规则附则：各管理中心、物业公司工作计划制度三、会议管理办法四、会议室管理办法第二篇 文秘档案管理 一、公文管理制度 二、专职秘书管理工作办法 三、印章管理制度 四、档案管理制度第三篇 信息化管理 一、信息管理制度 二、网络管理办法 三、企业邮箱管理办法第四篇 法律事务管理 一、法律事务管理制度 二、工商登记事务管理办法第五篇 资产物品管理 一、固定资产管理办法 二、车辆管理办法 三、车辆配备与使用管理办法 四、办公用品管理办法 五、计算机等办公自动化设备采购管理办法 六、计算机配置与使用管理办法第六篇 后勤总务管理 一、办公区管理办法 二、消防安全管理办法 三、员工用餐管理办法 四、员工宿舍管理办法 五、总机话务工作管理办法 六、邮件寄发管理办法第六篇 综合管理 一、办事规则 二、保密工作管理制度 三、制度管理办法 四、统计管理办法 五、出差工作管理办法 六、出差事务管理办法 七、接待工作管理办法第一篇会议管理和总规字（2009）第001号 *集团总裁办公会议规则和总规字（2009）第001号 *集团总裁办公会议规则*集团总裁办公会议规则第一条 总 则集团总裁办公会议是集团日常经营管理决策的机构，其主要负责讨论、审议年度经营目标、日常经营管理决策、高管人事异动、集团基本管理制度和流程等事宜，以及集团所属各管理中心、各下属子公司提交会议专题审议的事项。第二条 会议组织集团总裁办公会议由集团总裁办负责召集，集团总裁办主任主持会议。总裁办主任不在位时，由总裁临时指定主持人。总裁办指定专职秘书负责总裁办公会议的组织筹备，包括会议通知、议案准备、会议纪录及决议发文等，并负责会议纪要及文件等资料的存档管理。第三条 参会人员集团总裁办公会议参加人员由总裁、副总裁、集团各管理中心及物业公司高级管理人员组成，其它有关人员在获得总裁、副总裁批准后可列席会议。集团宣布重大决策、人事异动、基本制度和重要通知时，可扩大到集团部门主管以上人员参加。第四条 会议形式：集团总裁办公会议分为例会和临时会议。例会为每周召开一次，具体议题、地点和时间由总裁办负责通知。有下列情形之一的，可以召开临时会议： （一）总裁认为必要时； （二）其他副总裁提议时； （三）其他高管人员提议，总裁批准时。 第五条 会议议题：总裁办公会议参加人员，均有权提出议案。总裁、副总裁提出的议案，由总裁、副总裁指定相关部门拟定议案草案。各部门、子公司以及高管提出的议案，由议案提出人拟定议案草案。总裁办公会议审议的事项主要包括以下内容：（一）集团日常经营管理决策（各部门周、月工作计划的审定）； （二）集团组织架构调整方案；（三）集团年度经营目标及年度预算；（四）集团高级管理人员人事异动；（五）集团基本管理制度和流程的审定；（六）集团总裁提议审定的其他事项。 第六条 议案提交议题草案起草后，应将议题草案连同相关材料，送总裁办初审，报总裁、副总裁审阅同意后，方可上会讨论，总裁办至少应在开会前两天将相关议案或议题内容发给各参会人员，并通知确认。第七条 决议形成会议议案有三分之二以上参会人员意见一致时，应当及时形成决议。个人对会议所形成的决议有不同意见，可以声明保留，但在决议改变之前，必须坚决执行。对会议内容不得以任何形式向外泄露。集团总裁拥有最终裁定权。第八条 决议执行在总裁办公会议上形成的决议，总裁办应以会议纪要形式下发给各参会代表。对于集团重大决议，提请总裁、副总裁签署后，以集团红头文件形式下发各单位贯彻执行。总裁办负责会议决议事项的督办工作。第九条 本规则由集团总裁办负责解释和修订，自颁布之日起实施。附件：集团总裁办公会参会人员名单（略）*集团总裁办公会议规则附则：*集团各管理中心、物业公司工作计划制度第一条 为加强集团总部自身建设，建立正规有序的工作制度，提高总裁办公会效率，特制定本制度。第二条 集团各管理中心、物业公司的工作周报/月报为总裁办公会的固定议题。第三条 集团各管理中心、物业公司于每月第一周总裁办公会上汇报本单位上月工作完成情况及本月工作计划（月度及每周工作计划、完成情况模版见附件）。第四条 总裁办将各单位月度工作计划整理汇总为*集团各管理中心及物业公司月度计划一览表，经与各单位负责人核对签字确认无误后，上报集团总裁、副总裁。第五条 集团各管理中心、物业公司于每月第二、三、四周总裁办公会上汇报本单位上周工作完成情况及本周工作计划。第六条 总裁办将各单位每周计划中的增项内容补充到*集团各管理中心及物业公司月度计划一览表中，保证月度工作计划的完整性，对于有时间节点的工作及时跟踪提醒。第七条 总裁办于月末根据各单位当月历次办公会上汇报的工作完成情况填写*集团各管理中心及物业公司月度计划完成情况表，经与各单位负责人核对签字确认无误后，存档备查。第八条 本制度由集团总裁办负责解释和修订，自颁布之日起实施。附件：月度及每周工作计划、完成情况模版（略）- 24 -和总规字（2009）第002号 会议管理办法和总规字（2009）第002号 会议管理办法会议管理办法第一章 总则第一条 为加强集团各类会议的组织与管理，提高会议效率，加强集团内部的沟通与协调，促进集团各项工作的整体推进，特制定本办法。第二条 本办法适用于以集团或各中心、各公司名义召开的各种工作会议。第三条 为避免会议过多或重复,集团正常性的会议尽可能纳入例会,原则上按规定的时间、地点、内容组织召开。第四条 各种会议应当本着“务实、高效、节俭”的原则，严格控制时间、规模、层次和人数，尽量开短会，不召开没有准备、没有主题、不解决实际问题的会议。第二章 例会管理第五条 集团半年、年度总结、表彰、规划大会由总裁办公会商定具体议题、时间、地点及其它事项，总裁办负责组织实施。第六条 集团总裁办公会（一） 会议时间和地点每周一召开集团总裁办公会议，具体时间和地点由总裁办负责通知；（二） 参会人员详见总裁办公会议规则，会议由总裁办主任主持。（三）会议内容1、集团日常经营管理决策（各部门周、月工作计划的审定）；2、集团组织架构调整方案；3、集团年度经营目标及年度预算；4、集团高级管理人员人事异动； 5、集团基本管理制度和流程的审定； 6、集团总裁提议审议的其他事项。第七条 集团专业管理委员会例会集团因工作需要成立的各种专业委员会例会，如投资决策委员会、预算管理委员会等，由委员会的秘书机构负责组织召开，时间根据委员会需要确定，相关委员会成员参加，会议讨论、研究相关的专项工作。第八条 系统专题例会（一） 系统按集团相互关联的管理中心或部门所划分。专题例会可以是业务专题会议或管理专题会议，如运营管理系统、人力资源系统等。（二） 各系统根据实际情况和运作模式，制定本系统的例会管理办法，内容包括季度、年中和年度会议以及一些专项会议。（三） 系统例会管理办法中需明确例会的名称、会议时间（地点）、参会人员、会议内容、会议的组织以及会议方式等。（四） 系统例会议定的问题，如事关重大，应根据集团会议程序提交集团总裁办公会讨论决定。第九条 各管理中心、子公司内部例会（一） 会议时间每周召开一次工作例会，每月召开一次总结和计划例会。并按集团要求按季度、半年和年终召开相应的总结规划例会。具体时间由各管理中心、子公司根据实际情况自行确定。（二） 参会人员各管理中心、子公司根据会议议题自行确定。（三） 会议内容1、 传达和贯彻落实集团的重要会议、文件和制度精神。2、 各部门各时间段（如周、月、季、年）的工作总结和下个时段工作安排。3、 协调解决工作中存在的主要问题。 4、 讨论相关专题内容或工作。 第三章 临时会议管理第十条 各类临时会各管理中心、子公司讨论、研究、协调工作中的专业问题、技术方案或专项管理工作会议，会议由专项工作的牵头部门负责组织召开,集团领导视情况需要参加。第十一条 临时会议各部门或系统根据工作的进展情况、存在的问题等临时决定召开的各种协调、讨论会，会议的时间、地点、参加人员以及会议内容等由牵头部门根据需要确定并组织召开。第四章 会议管理程序及要求第十二条 会议的确定（一）需要两位或两位以上集团领导同时参加的会议需提前三天向总裁办申请，填写会议申请表。（二）对不定期的大型或重要会议，会议组织部门应提出会议企划报告，该报告包括：（1）会议名称；（2）会议主旨和目标；（3）会议议题；（4）会议时间；（5）会议地点；（6）会议议程；（7）会议主持人；（8）出席人员（名单）；（9）会议财务预算；（10）接待工作说明；（11）现有筹备情况及进展；（12）（可能）存在的问题、解决方案及要求；（13）筹备时间进度表等，经部门负责人和主管副总裁批准后执行。（三）会议采用电话或视频会议的形式时，会议组织部门应提前一天向集团总裁办申请使用电话或视频会议设备。第十三条 会议的组织会议组织部门可根据所组织召开会议的级别、规模以及形式等决定开展相应的会议组织和会务工作。（一）会议准备：1、明确会议议题：相关部门应于会前向会议组织部门提交需研究解决的问题，报会议主持人审定；一次会议讨论的问题不宜太多，对中心议题一定要预先作充分的调查研究。2、确定会议时间、地点、主持人、参会人员、议程、会议大致时间等内容，并指定专人负责会议准备工作。3、下发会议通知：会议通知至少提前一天下发，需提前发放的材料应一并发放，对重要会议须通过电话等方式确认将出席会议的重要或主要人员是否能如期出席，并做相应安排。 4、会议材料的准备：包括会议文件的收集、撰写、打印、装订、发放等。5、如有特殊原因需要变更、取消会议的，须提前通知各参会人员。（二）会务工作1、预订会议室，对于在外召开的会议需提前联系、协调会议宾馆。2、确定食宿标准，安排参会人员的用餐和住宿等事宜。3、确定会议前和会议期间车辆使用和调度的责任人。4、会场的布置，包括安排会议格局、座位与座次，准备并悬挂横幅，调试音响设备，摆放座位名卡、会场指示牌等，必要时安排录音、录像或照相等。5、准备会议用仪器、用品及用具，包括投影仪、笔记本电脑、教鞭、签字笔、本、文具、签到登记表、奖品、纪念品或礼品等。6、所有大型、中型会议都要实行签到，由会议的组织部门负责签到工作，及时统计到会和缺席人数，并向会议主持人反馈。7、会间会后应及时清理会场，回收多出的礼品、资料、文具，收存会议用仪器、文件，保持会场整洁。8、安排好外地参会人员的返回服务工作。9、其它会务工作。第十四条 会议的要求（一）会议汇报发言应紧扣议题，简明扼要，以确保会议有较多的时间充分讨论决定问题；各种沟通协调和讨论会必须形成决议。（二）参加会议人员必须严格遵守会议纪律，不迟到、早退，如出差在外或遇紧急事项确实不能参加，须提前向会议的组织部门请假，根据需要指定代理人参加；召开重要会议时，各相关人员必须按要求参加，不得随意指派其它人员。（三）参会人员应认真做好会议记录，不从事与会议议题无关的事情，遇特殊情况需离开时，应经会议主持人同意。（四）所有与会人员在会议开始前应将手机设为“振动或静音”状态；会议进行中无特殊情况不得接打电话，若确需要接听电话，请到会场外进行接听，但时间不宜过长。（五）参加集团总裁办公会和其它一些涉及集团经营活动重要会议的人员应严格遵守保密制度。不得泄漏会议内部讨论情况和尚未正式公布的议定事项；会议讨论文件不得带出会场，确有必要留用的，须经会议的组织部门同意。第十五条 会议纪要（一）会议的组织部门确定专人负责会议的记录工作，集团总裁办公会、投资决策或重大项目等专题会议要建立专用记录本，并按要求及时整理会议纪要。（二）凡多部门参加的会议，会议纪要需经各部门相关负责人签字确认后方可下发。（三）集团总裁办公会的会议纪要直接以总裁办的名义下发，其它需以总裁办名义下发的会议纪要需经总裁办主任审核，由总裁签发并确定发放范围。（四）各管理中心、子公司组织召开各种会议的会议纪要需上报直接主管领导及相关部门。第十六条 会议决议的落实各有关领导、部门、系统必须按照会议的部署和会议纪要的要求做好会议精神的贯彻和落实。（一）集团总裁办公会要求落实事项若无特殊要求的，相关责任部门须在会后制定详细的实施计划，包括解决措施（方案）、所达成的目标、目标的评价标准以及完成时间、主要承办人、所需资源等，并在要求时间内上报总裁办；（二）有关部门或人员应及时向会议的组织部门反馈会议需落实事项的开展情况，对于逾期不能完成的须说明未完成的原因、存在的问题等；（三）会议的组织部门应指定专人负责督促、检查会议需落实事项的落实与完成情况，落实事项一个月内完成的每周至少督办一次，落实事项一个月以上完成的按月进行督办，并将落实情况以书面形式上报相关领导。（四）会议的通知、签到表、专用记录本、会议纪要、会议落实情况报告、会议文件（包括参考文件）以及录音、录像、照相等资料由会议的组织部门负责编号归档保存，以便查询。第五章 监督与检查第十七条 总裁办作为集团会议的归口管理部门，负责对集团各种例会的实施情况以及各种会议的组织、会议效率和会议精神的贯彻落实情况等进行监督检查。（一）监督检查总裁办将不定期对各管理中心、子公司例会以及会议的组织、效率和会议精神的落实情况进行抽查，主要检查会议的通知、会议纪要、会议签到表、会议决议的落实情况报告以及各种会议资料的归档情况等。（二）结果处理各管理中心总监、子公司总经理作为集团会议管理工作的主要责任人，执行会议管理办法的情况将作为其考核的依据之一。1、提供要求各管理中心、子公司相关领导必须参加重要会议的出勤情况；2、提供所抽查管理中心、子公司例会的落实以及会议的组织、效率和会议精神的落实情况等。第六章 附 则第十八条 本办法由总裁办负责解释、修订。第十九条 本办法自颁布之日起实施。附件一：会议申请表附件二：会议通知模版会议申请表编号： 填表时间 年 月 日会 议 名 称申 请 单 位单位负责人会 议 时 间年 月 日 时 分会议地点参加会议人 员主持人参加的集团领导出席单位（人员）列席单位（人员）会议议题议程需要用时（分钟）会议总需用时间（分钟）12345总裁办意见：会议时间会议地点 关于召开会议的通知 编号：会议时间：会议地点:议 题:主 持 人:参加人员:会议要求：（会议材料准备等）部 门日 期注：对上述事项如有异议，请您尽快与通知发件人或会议主持人联系。和总规字（2009）第003号 会议室管理办法会议室管理办法第一章 总 则第一条 为满足*集团(以下简称集团)各类会议的需要，营造整洁、规范、有序的会议氛围，确保集团各类会议的顺利举行，特制订本办法。第二条 本办法中的会议室是指集团专用会议室。第三条 总裁办为会议室的归口管理部门。第四条 本办法适用于集团总部，控股子公司遵照执行，参股子公司参照执行。第二章 会议室的配置和布置第五条 会议室的配置包括会议桌椅、演示板、书写笔、视听设备、饮水设施、空调、换气扇、烟缸及电话等。第六条 会议室应根据具体会议的规格、性质和需要进行布置，主要包括会标、盆栽植物、桌牌等。第三章 会议室的管理第七条 管理人员职责（一）每天对会议室进行保洁、整理；（二）每次会议后立即清扫、整理；（三）每天对盆栽植物进行养护并定期更换；（四）每天检查设施设备，发现问题立即酌情处理；（五）每天检查物品的备用情况，根据需要随时补充；（六）做好会议室的使用安排；（七）根据会议要求，做好会议室的布置工作；（八）做好会议的保密工作；（九）做好会议室的安全防范工作。第八条 管理要求 （一）场地和设施设备整洁、摆放有序；（二）盆栽植物美观、养护得当；（三）设施设备完好、有效；（四）消耗性物品不短钝（五）会议室的安排合理有序、不冲突；（六）会议室的布置快速、周到、规范；（七）安全防范工作周密、细致。第四章 会议室的使用第九条 需要使用会议室的部门应将拟召开会议的名称、规格、时间、人数及相关要求提前1天(需做会标的提前2天)通知总裁办。 第十条 总裁办根据各部门预约的会议时间、规格、人数等因素，视先后、轻重、缓急进行统筹安排，合理调配，并将确定的会议室地点及时通知相关部门。第十一条 如遇会议时间、场地重叠，无法按照要求作出安排的，总裁办应及时与相关部门联系，以作出相应调整或另行安排。第十二条 使用会议室的部门及员工应正确使用并爱护会议室的设施设备，发生问题应及时与总裁办联系，同时应自觉保持会议室的整洁，不随意丢弃烟蒂、杂物等。第五章 附 则第十三条 本办法由总裁办负责解释和修订。第十四条 本办法自印发之日起施行。第二篇文秘档案管理和总规字（2009）第004号 *集团公文管理制度*集团公文管理制度第一条 总则为确保集团公文处理工作规范化、制度化，提高公文处理工作效率和质量，制定本制度。第二条 定义公文是集团公务活动中形成的具有法定或特定效力，以规范格式表达的文书，是集团公务活动中的重要工具，包括纸介公文、电子公文等形式。公文处理包括发文处理和收文处理。发文处理包括拟稿、审核、拟办、签发、用印、登记、存档等程序；收文处理包括签收、登记、传递、拟办、会签、存档等程序。（一）上行文下级组织向上级组织报送的公文。主要包括：集团各管理中心及子公司向集团报送的公文。（二）平行文平级组织或不相隶属组织之间的公文。主要包括：集团各管理中心之间；各管理中心与集团子公司之间；集团各子公司之间的公文。（三）下行文上级组织向下级组织下发的公文。主要包括：集团向各管理中心、各子公司下发的公文，集团各管理中心及各子公司向本单位、本部门下发的公文。第三条 总裁办是集团公文处理主管部门，集团各管理中心行政秘书、各子公司办公室（综合部）、各项目部办公室（综合部）协助总裁办处理集团（本部门）公文。第四