礼品管理办法

Wuhan Kaidi Holding Investment Co.,Ltd 礼礼品品管管理理 规规定定 编编 号：号：KDKG/PH-106 版版 本：本： A/0A/0 2009 年 月 日发布 2009 年 月 日试行 武汉凯迪 控股投资 有限公司 发 布 武汉凯迪控股投资有限公司 文 件 批 准 页 批 准 ： 陈义龙 审 核 ： 刘亚丽 部门负责人 ： 唐秀丽 文件编写 ： 唐秀丽 目目 录录 1 1 目目 的的1 1 2 2 范范 围围1 1 3 3 定定 义义1 1 4 4 职职 责责1 1 5 5 程程 序序1 1 5.1 原 则.1 5.2 礼品的采购和制作 1 5.2 礼品入库领用 .2 5.4 礼品费用控制 3 5.5 礼品赠送 3 5.6 组织纪律 3 5.7 礼品接受 4 5.8 礼品实物管理 4 6 6 相关文件相关文件4 4 7 7 记记 录录4 4 礼品管理规定 版次：A/0 页次：1/11 本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有 未经许可不得影印 1 1 目目 的的 为了加强对公司员工在经营活动中赠送和接受礼品的管理，树立良好的公司形象与风 气，减少开支，避免浪费，特制订本规定。 2 2 范范 围围 本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的 凯迪电力、凯迪运营、凯迪阳光、凯迪工程、中盈长江的等公司（以下简称系列公司）对 外经营活动中与礼品采购与制作、领用、赠送、收受相关的所有行为。其他有实际控制权 的凯迪系列公司参照执行。 3 3 定定 义义 本规定所称的礼品，是指由公司统一制作、采购的物品。 4 4 职职 责责 4.1 控股公司总经理工作部：是礼品的归口管理部门。负责礼品的采购、接收、发放， 登记造册、保管、处理等项工作。负责在招标领导小组的领导下，进行礼品集中制作、采 购招标工作。负责组织小批量、临时性使用礼品的采购。 4.2 成本控制与风险管理中心：负责按月度资金计划审核礼品费用支出。 4.3融资及财务结算中心：负责办理礼品费的请款、借支、财务报销审核手续。 4.4招标及采购中心：负责礼品集中制作及采购时的采购工作，对本规定约定的礼品采 购询价进行复核。 5 5 程程 序序 5.15.1 原原 则则 5.1 货真价实原则：价格公道合理,不能以次充好、以假乱真。 5.2 集体采购原则：参与采购人员不得低于 2 人。 5.3 集中制作原则：年度计划、专业设计、集中制作和采购。 5.5.2 2 礼品的采购礼品的采购和制作和制作 5.2.1 礼品集中制作与采购：每年 9 月份控股公司总经理工作部组织召开控股及各系列 公司“礼品采购计划会” ，根据控股公司、各系列公司对礼品的需求计划，综合控股公司高 管及各系列公司高管对礼品的要求，由控股公司总经理工作部和战备发展与公共关系部拟 定“全年礼品集中制作或采购方案” ，包括：设计理念、图样（效果图） ，所用材料、规格、 单价、数量等，由控股公司总经理工作部、成本控制与风险管理中心、招标与采购中心三 礼品管理规定 版次：A/0 页次：2/11 本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有 未经许可不得影印 方人员组成招标工作组，在公司招标工作小组（由公司高管担任组长）的领导下进行招标 制作和采购工作，费用需求计划分摊。 5.2.2 日常礼品采购：各系列公司的日常采购由各公司自行办理。控股公司各部门因业 务需要领用礼品的，原则上领用公司库存礼品，如果库存礼品不能满足需要，审批后采购 金额在 3000 元以内的，则根据会议（活动）礼品采购方案 （PH10601） 、 礼品采 购申请单 （PH10602） 、 礼品采购询价记录表审批的内容，由总经理工作部行政主 管和接待主管负责组织采购，或者在审批授权后由使用单位、使用者自行采购；采购金额 在 300050000 元的，由总经理工作部行政主管、成本控制与风险管理中心费控主管、招标 与采购中心采购主管一同采购。金额在 50000 元以上的按本程序 5.2.1 款办理。 5.2.3 特殊礼品的购买制作：针对公司重要客户，由公司办公会批准或高管安排紧急的 重要礼品采购，按照礼品采购申请单 （PH10602）经过审批后由总经理工作部负责 采购落实，采购人员必须在 2 人以上。 5.2.4 日常礼品制作：公司举办各类活动使用的有纪念价值的礼品制作，可根据活动组 委会与总经理工作部共同组织设计、制作订购。其审批流程按 5.2.2 流程审核控制。 5.25.2 礼品入库礼品入库 领用领用 5.3.1 所有礼品采购回后由总经理工作部行政主管和接待主管共同验收入库，建立礼品 接收与放发台账，每半月盘点一次，盘点结果报财务部门。做到账账相符、账实相符。 5.3.2 价值在 200 元以下的礼品，按以下程序申领发放： a)礼品使用人填写“礼品领用审批单” （PH10604） ，部门负责人审核后，报总经 理工作部审批； b) 总经理工作部审核此次赠送是否有重复交叉现象，并根据存货对各部门间礼品的均 衡分配、种类调配等做出安排； c)“礼品领用审批单” （PH10604）由总经理工作部负责人批准后，总经理工作 部行政主管核对无误，将礼品发出。 5.3.3 价值在 201500 元的礼品，应由公司分管领导审批后，按上述程序执行。 5.3.4 外地、项目现场、应急性购买的礼品或特殊项目、特殊礼品，无论价值大小，统 一由分管领导或总经理批准，直接办理。经办单位或经办人及时到总经理工作部办理有关 入库、领取和登记手续，具体操作按上述程序执行。 5.3.5 公司批准组织的各类大型活动，包括各种会议、庆典活动、聚会、项目验收、技 术或市场推广会等，作为专项费用，由活动组委会在总经理工作部领取发放，原则上使用 库存礼品，需要特别制作时，按本程序 5.2.4 执行。 礼品管理规定 版次：A/0 页次：3/11 本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有 未经许可不得影印 5.45.4 礼品费用控制礼品费用控制 5.4.1各中心、各部门和项目部将全年的礼品资金计划报总经理工作部备案. 5.4.2礼品费用开支在各中心、各部门和项目部的全年资金预算中列支。公司批准集体 组织的各类大型活动，包括各种会议、庆典活动、聚会、项目验收、技术或市场推广会等 经公司高管批准后申请专项资金，公司高管安排的会议（活动）礼品在高管专项资金中列 支。 5.4.3控股总经理工作部在年度预算额度范围内安排制作或采购礼品的费用，由成本控 制与风险管理中心和财务部根据礼品采购方案和礼品入、出库单，分摊计入各中心、各部 门和项目部的管理费用中。 5.4.4系列公司根据工作需要领用的礼品，由控股公司按所领取的礼品金额收取费用； 涉及集体活动需要系列公司分摊的礼品费，应分摊至系列公司。由总经理工作部负责向系 列公司收取礼品领用与分摊费，财务部与计划经营部配合。 5.4.5在审批额度范围内的礼品领用，总经理工作部即可同意发放。超过当月额度范围 的，按规定程序审批后执行。费用将要超过年度预算的，计划经营部提示费用预警，总经 理工作部负责人应在“礼品领用审批单” （PH10604）上明确批示后，在不超过年度预 算前提下，转报公司高管审核后方可办理领用手续。预期要超过年度预算的，应按年度预 算增补程序报审后执行。 5.4.6 费用实际发生时，根据本规定要求的各项审批单，作为费用实际发生的审核依据。 5.55.5 礼品赠送礼品赠送 5.5.1 赠送对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相适宜；多人场合， 要注意区分受赠人的不同职位，考虑选择不同档次、品种的礼品；重复赠送时，注意花样 品种的更换。 5.5.2 避免礼品的重复赠送或漏送。同一单位同一宾客在同一次赠送活动中，要避免公 司或部门多头赠送现象；或其相反，遗漏重要宾客。礼品使用单位和总经理工作部注意把 关，防止此类事情发生。 5.5.3 普通礼品赠送，目的是加强与宾客的沟通，给宾客留下公司良好的印象和记忆。 赠送礼品时，注意了解授赠人的个性特点，讲究品位、格调，采取不同方式，做到既不铺 张浪费，又能收到实效。 5.65.6 组织纪律组织纪律 5.6.1 公司礼品是公司的财产，代表公司利益赠与宾客，不容许任何个人私自占有或转 礼品管理规定 版次：A/0 页次：4/11 本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有 未经许可不得影印 赠他人；如有发生，视金额大小给与当事人经济或纪律处分。 5.6.2 “礼品领用审批单” （PH10604） 、 “礼品领用登记台帐” （PH10605） 是公司礼品发放工作内部组织管理的有效手段和对外公共关系的重要资料，有关人员必须 妥善保存，严禁复制、外传和对外泄漏，违犯者将严肃处理。 5.75.7 礼品接受礼品接受 5.7.1 公司员工在经营活动中，严禁公开索要或暗示对方赠送礼品。如遇对方赠送礼品 而不能谢绝的，可以接受，必要时酌情回赠公司礼品。 5.7.2 按市价折合人民币 200 元以上的礼品，自接受之日起 10 天内，填写“礼品上缴 单” （PH10606） ，由部门负责人签字后，将第二联与礼品转交总经理工作部。情况特 殊时，上缴人可直接到总经理工作部办理。 5.7.3 按市价折合人民币 200 元以下的礼品，归受礼人本人或者受礼人本人所在单位所 有。 5.7.4 收受礼品一律不准在市场上出售。对已登记入册的礼品，有重复使用价值的，公 司可以转赠宾客，或者按市价 5 折内部处理。处理时，应优先照顾受礼人的需要，特殊情 况下，经公司分管领导批准，可少收或免收价款。礼品处理所得款项，一律入公司专门账 户管理使用。 5.85.8 礼品实物管理礼品实物管理 5.8.1 总经理工作部行政主管要本着对公司财产高度负责的精神，严格按本程序实行管 理。做到发放手续齐全，原始资料留存完备。严格履行办理礼品出、入库手续，建立礼品 发放及上缴台帐，统计各部门礼品使用费用。 5.8.2 库存礼品要摆放整洁，精心维护，防霉防盗，并进行定期盘点，发现问题及时上 报处理，避免损失。 6 6 相关文件相关文件 6.1接待管理规定 （KDKG/PH105） 6.2资金计划管理规定 （KDKG/PC201） 7 7 记记 录录 7.1会议（活动）礼品采购方案 （PH10601） 7.2礼品采购申请单 （PH10602） 7.3礼品采购询价记录表 （PH10603） 礼品管理规定 版次：A/0 页次：5/11 本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有 未经许可不得影印 7.4礼品领用审批单 （PH10604） 7.5礼品领用登记台帐 （PH10605） 7.6礼品上缴单 （PH10606） 7.7礼品上缴登记台帐 （PH10607） 礼品管理规定 版次：A/0 页次：6/11 本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有 未经许可不得影印 会议（活动）礼品采购方案会议（活动）礼品采购方案 编号: PH10601 序号: 会议（活动）名称： 接待标准： 时间要求： 经办人： 联系电话： 事事 项项内内 容容备备 注注 一、嘉宾情况： 1、人数 2、工作单位 3、民族 4、国籍 5、个人爱好 二、礼品数量 三、品牌 四、标准 五、费用总额 审批：经办部门：经办人： 礼品管理规定 版次：A/0 页次：7/11 本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有 未经许可不得影印 礼品采购申请单礼品采购申请单 编号: PH10602 序号: 申 请 内 容 序号礼品名称规格数量单价预算用途说明 1 2 3 4 5 6 7 8 合计 申请人/时间 采购人/时间 总经部负责 人 批准人/时间 礼品管理规定 版次：A/0 页次：8/11 本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有 未经许可不得影印 礼品采购询价记录表礼品采购询价记录表 编号: PH10603 序号: 报价厂商报价厂商型号型号单价单价型号型号单价单价型号型号单价单价型号型号单价单价 价格 汇总 合计 询价人意见 总经理工作部 部长意见 计划经营部复 核 招标与采购 中心复核 总经理（或授 权人）审批 *询价金额3000 元,由总经理工作部部长审核执行；金额在 3000 元-50000 元的，由计划经营部、总经理工作部、招标与采购中心共同复核；金额50000 元的由总经理或授权人审批。 礼品管理规定 版次：A/0 页次：9/11 本文件为武汉凯迪控股投资有限公司版权所有 未经许可不得影印 礼品领用审批单礼品领用审批单 （两联单） 编号: PH10604 序号: 申请部门申请时间 名称规格数量单价（元）总价（元） 领用礼品 礼品用途 经办人（签字）： 部门负责人（签字）： 总经部意见 领导批示 礼品上缴单礼品上缴单 （三联单） 编号: PH10606 序号: 上缴部门上