北京某公司财务会计档案管理制度

北京全聚德烤鸭股份有限公司财务会计档案管理制度第一章 总则 第一条 为加强会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁工作，根据财政部、国家档案局颁布的“会计档案管理办法”及本公司的实际情况，特制定本办法。 第二条 本办法适用股份公司本部及所属分店（分公司）、全资子公司、控股公司及所属市场部（办事处）等的各种财务会计资料。 第三条 本制度规范的会计档案是指会计凭证、会计帐簿、会计报表、银行对帐单、银行存款余额调节表、会计软盘、内外部财务会计、审计规章制度、预算、财务分析报告及其他会计核算专业资料等。 1、会计凭证。包括原始凭证和记帐凭证。原始凭证包括外来及自制的各种原始凭证及原始凭证汇总单（表）。 2、会计帐簿。包括总分类帐、明细分类帐、日记帐及各种辅助帐簿（包括应收票据贴现登记簿、股份公司股东登记簿等）。 3、会计报表。包括月份、季度、年度会计报表，会计报表的编制说明和所属子公司、分公司、控股公司、市场部（办事处）等上报及对外公布的各种报表及报表说明、财务分析等。4、 统计、税务报表及劳动工资报表。 5、其他资料：包括银行对帐单、银行存款余额调节表，各种财产物资清查盘点表、清产核资或公司改制材料，各种抵押、质押、担保、保函、借款、长期投资立项审批文件、财产物资产权及使用权文件、企业购并（合资）及项目的可行性研究报告及实施方案、工商税务（企业代码证书）等的年检资料、临时公告、重大公告、上市辅导及申报材料（包括验收材料）、招股（增发、配股）说明书、发行公司债券（可转换债券）说明书、证管办及证监会巡检材料、股东大会、董事会、经理会会议决议、盈利分配及亏损弥补方案、股东及股份变动明细情况表、审计报告（包括盈利预测审核报告、内部控制制度评价报告及管理建议书）、券商巡检专项意见、财务顾问公司的专项意见、法律意见书、会计岗位交接清册、档案保管、销毁清册、会计软盘、国家财税证券等方面的法律法规及公司内部财务规章制度、财务系统发文以及其他具有保存价值的有关会计核算资料。第二章 会计档案的整理立卷 第四条 会计凭证：档案保管员必须忠于职守、严守公司的保密制度，维护会计档案的完整和安全。在每月初结帐后15天内，档案保管员应将记帐凭证连同所附原始凭证和原始凭证汇总表（单）、科目汇总表按记帐凭证号前后顺序加以整理，并加具封面、封底、装订成册。在封面上注明所附记帐凭证的日期、编号，同时在原始凭证上注明“附件另订”，随同记帐凭证一并保管，会计凭证一旦装订成册，不得任意撤页、换页、加页或涂改，以防舞弊的产生。会计帐簿。按年立卷，在办完年终决算后一个月内将手工帐簿或所打印的各种帐簿，按种类立卷。 第五条 会计帐册： 1、总分类帐、现金日记帐、银行存款、银行借款日记帐、债权债务明细帐、长期投资明细帐等帐簿,应把帐簿首页、封底各项填齐、印签和盖章齐全。银行对帐单应与银行存款余额调节表一起归档。 2、各种活页帐簿、卡片帐，除了按会计制度规定可以跨年度继续 使用的以外，都应归档，并应撤出空白帐页，并将最后一页未用完的栏目划掉封死，分类编写连续页号，装订成册，每本帐簿要加具封面及目录表。在封面上注明企业名称、帐簿名称、所属期限、分册号和共计本数及其总页数、会计主管及经管人员签章，在目录表上按会计科目的顺序号写明会计科目和起止 页数。3、 有关的辅助帐、登记簿也应按规定整理装订、编制清单、统一归档。 第六条 会计报表：会计报表按年立卷，年度报表与季度、月份报表要分别组卷。全资子公司、控股公司、股份有限公司或一、二级市场部等上报的各种会计报表应分别装订或合订成卷。各种报表装订时都应加上封面，注明年、季、月，盖好有关人员名章。在目录表内要逐项写清报表名称、起讫页数。会计报表说明应与会计报表一起组卷归档保管。 第七条 其他会计核算材料。对其他如有保存与参考价值的会计资料如：财产物资产权及使用权文件、抵押、质押、担保、保函、借款、长期投资立项及审批文件、各种内外部财务会计及审计规章制度、财务系统发文等分别种类、按年整理，加具封面，按要求填写 卷内资料目录、统一编号、归档保管。财务人员工作调动或岗位变动时，其工作交接清单按单编号装订、归档。第三章 会计档案的保管 第八条 会计档案按期归档时，由经办人将应归档的会计资料填写归档清单一式两份，一份由经办人存查，一份随案卷交财会档案保管员审查点数无误后要求填列会计档案保管登记簿，进行归档保管。 第九条 财务部应在通风并保持一定温度、干湿度的地方设置独立的档案室。档案室内存放档案的箱柜应是铁柜。要对各类档案定期进行检查，做到不散、不乱、不丢、不坏，发现问题要及时汇报、认真处理。档案室内要配备必要的防盗、防火设备。 第十条 为便于了解会计档案的存放及查阅，要对会计档案进行系统归类。归档的会计资料登记后，即应固定位置并及时填写档案保管标签，贴在存放档案的箱柜上，做到存放整齐，系统排列。 第十一条 机构变动或档案人员调动时，应办理交接手续，由原档案保管员编制移交清册，将全部案卷逐一点交，并由监交人、移交人、接交人签字并盖章。 第十二条 各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。定期保管期限分为3、5、10、15、25年5种。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后第一天算起。具体期限见附表。 第十三条 会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，总经理批准，报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制编制销毁清册，销毁时应有审计部和财务部有关人员参加，并在销毁单上签名或盖章。 第十四条 会计档案保管期满销毁： 1、由财务档案保管员提出销毁意见，由财务部同公司审计部、档案部门、办公室共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，并写出销毁书面申请报告，说明需销毁的情况和理由，并经公司总会计师及总经理审查，报董事会进行审批。对于其中未了结的债权债务的记帐凭证及所附的原始凭证，以及有可能产生或有负债的财务文件，应单独抽出，另行立卷，由财务部档案室保管到结清债权、债务时为止。 2、在会计档案销毁书面申请报告批准后，根据“销毁会计档案审批单”有会计档案保管员负责执行。销毁时应由财务部、审计部及办公室共同派员进行监销。监销员在销毁会计档案以前，应认真进行清点核对。销毁后，监销员要在“销毁清册”上注明“已销毁”字样和销毁日期，并在“销毁清册”和“销毁审批单”上盖章，一并归入会计档案备案，并将销毁情况书面报公司财务主管领导。第四章 会计档案调阅 第十五条 本单位财务人员、分店（分公司）、子公司、控股公司等部门财务人员（应持该部门领导签字）及外单位人员（应持正式介绍信及身份证等）借阅会计档案时，需先经会计主管人员的同意，方可进行。办理借阅时，应在会计档案借阅登记簿上填写必要的内容。会计档案借阅登记簿格式如下：会计档案借阅登记簿序号档案名 称借阅数量及编号室内阅 览室外 阅 览借阅单位 及借阅人借阅 日 期归 还 日 期签字备注 第十六条 借阅人员一般不得将档案的原件携带外出，只限室内阅览,以防档案被撤页、换页、加页或更改后发生舞弊。特殊情况必须外借使用时，须经财务部书面批准，填写会计档案借阅登记簿，由借阅人签字或盖章。借阅档案的必须是财务人员（检察院、法院人员、证管办、证监会例外）并必须做到妥善保管，对丢失、泄密者应追究责任；归还时，档案管理人员应认真清点无误后注销登记。 第十七条 外单位人员对借阅的会计档案进行复制应出具证明及持正式介绍信中提出所要复制的材料名称、分数、用途，经财务系统经理或财务总监签字后由本公司有关财务人员复制交外单位人员后方可进行。第七章 附则第十八条 本制度由公司董事会负责解释。第十九条 本制度自发布之日起施行。会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一、会计凭证1原始凭证、记帐凭证和汇总凭证15年2银行存款余额调节表、收入小票、发票及收据存根3年二、会计帐簿类3日记帐15年其中：现金和银行存款日记帐、银行借款日记帐、银行对帐单25年4明细帐15年5总帐15年包括日记总帐6固定资产卡片固定资产报废清理后保存2年5年7辅助帐簿15年三、会计报表类8主要财务指标快报3年包括文字分析9月、季度会计报表5年包括文字分析10年度会计报表（决算）、决算批复及年度审计报