企业公文用语基础培训.ppt

2010年9月,企业公文用语基础培训,一、 认识企业公文 二、 公文书写标准 三、 合同书写标准 四、 典型案例解析,目 录,一、 认识企业公文 公文分类 公文格式,3,1. 公文分类：通用公文、专用公文,通用公文 文种,决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函 共8种,专用公文 文种,工作通报、会议纪要、会议通知、培训通知、业务通知单 共5种,4,（1） 通用公文文种,决定：对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。,1,通知：发布内部规章制度，转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位公文，传达要求下级单位办理、需要有关单位周知或执行事项。（下行文）,2,通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。,3,报告：向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级单位的询问，但不需上级单位给予批复、回复。（上行文）,4,请示：向上级单位请求指示、批准。（上行文）上行文规范案例,5,批复：答复下级单位的请示事项。,6,意见：对重要问题提出见解和处理办法。,7,函：不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（常见于系统外公文或同业之间商洽类公文）,8,5,（2） 专用公文文种,工作通报,刊发公司领导重要讲话、重大工作情况、各专项业务工作情况等知悉类事项。,会议纪要,记载、传达会议主要精神和议定的事项，需相关单位知晓或执行的议定事项。,会议通知,下发会议类通知。,培训通知,下发培训类通知。,业务通知单,用于公司专业管控部门就某一项具体业务、工作的实施，向本单位相关部门和下属单位下达任务，进行相关工作部署。,6,2. 公文格式,公文格式一般包括： 秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、抄送单位、正文、附件、附注、印章、成文日期、拟文单位、会签单位、印发单位和印发日期,7,秘密等级,涉及党和国家秘密、企业商业秘密的公文，应当标明密级和保密期限，其中国家“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。特别要注意：国家“绝密”、“机密”级公文严禁在OA系统上流转。,紧急程度,紧急公文应当标明“特急”、“急件”。,发文单位标识,应使用公司法定名称或规范化简称。公司文件发文标识为“单位法定名称全称文件”，公司函发文标识为“单位法定名称全称函”，部门文件发文标识为“单位法定名称部门文件”。,发文字号,包括公司（部门）代字、年份、序号。发文字号中的序号不编虚位。联合行文的，只标明主办单位发文字号。,签发人,请示、报告应当标注签发人姓名。其中，联合发文的应当标注所有单位签发人的姓名；同一单位多位负责人签发的，仅标注分管负责人姓名。,标 题,要准确简要地概括公文的主要内容并标明公文文种。公文标题中除法规、规章名称和被印发、转发、批转的文件可加书名号外，一般不用标点符号。转发、批转文件，公文标题应避免重复用语和相同文种。,2. 公文格式,8,主送单位,指公文的主要受理单位,抄送单位,除主送单位外需要执行或知晓的其他单位,2. 公文格式,正 文,正文每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中一般不夹带图形、表格，图形、PPT。,应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件通常与正件一起装订，位置自成文日期及附注之后另一页开始，在主题词前结束。如附件与正件分别装订，应在附件左上角标注“号文件附件”字样。如果公文是印发、转发、批转某一文件时，被印发、转发、批转的文件即是正件，不能称附件，正文之后无需标注附件，但需另起一页。,附 件,附注（需要说明的其他事项），应在成文日期下行居左空字加圆括号标识。“请示”应当在附注处注明联系人的部门、姓名和电话，联系人应能对该公文的咨询作出答复。,附 注,9,印 章,印章上不压正文、下压成文日期。联合行文，发文单位都应当加盖印章，主办单位的印章排列在前，其他机关印章按顺序排列。,成文日期,负责人签发的，以负责人签发的日期为准，同一单位多位负责人签发的，以分管负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准。成文日期使用汉字，并标全年、月、日，零写为“”。,印发日期为打印完成的日期。,2. 公文格式,成文日期,二、 公文书写标准 思维方式要合理 写作思路要清晰 语言表达要缜密 逻辑结构要严谨,11,一份公文的发布，要经过拟稿人拟稿、主任签发、相关部门主任会签、秘书核稿、副总经理签发、总经理签发、文印室送拟稿人校对、分发等八个步骤。 在此，重点讲述在拟稿环节要注意的公文用语注意事项,12,1. 思维方式要合理,在公文拟稿的过程中，最重要的不是“写”而是“思”。 正确的思维方式决定了对事件的准确描述，才能使阅读公文的干部、员工能正确理解公文所要表达的内容、目的。,13,模式化思维,对象化思维,3,2,1,替代思维,是设身处地，替他人思考的一种思维（其思维的目的、方向、内容必须根据领导或领导机关的指令或授权进行，要求准确表达意图）。,开头写行文的根据、目的、意义；主体写基本事实、阐明性质意义，或提出相关要求、措施；结尾写执行要求或请求的目标。,围绕想要处理的某件事或想要解决的某一问题而展开的思维。一件事、一个问题发生了，必须要处理、要解决。,4,逻辑思维,要注意概念的准确性；要注意判断的准确性；要保证推理结论的正确。,1. 思维方式要合理,14,2. 写作思路要清晰,任何一份公文都是根据工作实际需要来拟写的。动笔之前，首先要明确发文的目的是什么。 文件发送的范围和阅读对象是谁？ 是明确工作要求还是拟请上级机关答复或解决问题？ 要具体向哪些部门明确提出什么要求？ 用何种方式保证后续执行情况和效果？ 是否与所涉及关键部门的主任事前进行了有效沟通？ 特别注意：对外发布、与客户接洽的各类公文必须通过综合管理部审核，不得擅自随意发布。,15,3. 语言表达要缜密,公文用语特点 准确、简练、朴实、严谨 用语基本规范 单位名称及简称表达准确 人名、地名、数字引用准确 国家法定计量单位引用准确 不出现错行、漏句、重句、缺页,16,语言表达案例用语基本规范,10年6月/今年6月 2万5千里长征,2010年6月 二万五千里长征,17,对公文语句的基本要求 含义明确、清晰、完整，便于准确理解，无歧义 句子成分搭配得当 句子成分完整 语序安排妥当 合乎逻辑规律 句式合理并力争有最佳的表达效果,3. 语言表达要缜密,18,语言表达案例对公文语句的基本要求,这种不习惯只是时间问题,这种不习惯是暂时的,目前正在开展整顿内部管理,缺宾语“的活动”,这样的形式便于使员工接受,使员工便于接受,只要我们统一认识，振奋精神，今年的收入一定能100%完成。 维护人员技术水平的提高是完全可能的，因为宽带提速需要参与其间的维护人员掌握必要的技术。,收入完成的条件不充分 “判断”与“证明”之间没有联系,收入的完成，靠的是取得的。,“靠的是”与“是靠取得的”混用,19,语言表达案例公文专用词语（一）,多用指代称谓词：本、贵、该（指代人、事、物、产品）,称谓词,多用于段落过渡或转折处：为此、据此、因此、综上所述,承转词,多用于上行文中表达最终目的：恳请、请求、敬请、请即、希望,祈请词,多用于需批复的上行文中，用于祈请词之后： 妥否、当否,商洽词,多用于下行文，加强权威性：着令、责成、特命、着即 切实执行、不得有误、严格办理,命令词,用于上行文、平行文：请批复、请函复、请批示、请告知、请批转、 请转发 用于下行文：遵照办理（执行）、参照执行 用于知照性文件：周知、备案、审阅,目的词,20,语言表达案例公文专用词语（二）,多用于正文开头：根据、按照、遵照、近悉,领叙词,多用于简要描述有关事件的办理过程：经研究、报经,追叙词,多用于期望并得到答复：以大力支持为感、以迅速复函为盼,感盼词,向对方表示感谢：蒙、承蒙,受事词,针对对方问函表示明确意见：应、应当、同意、不同意、特此批准、 请即执行、可行、不可行、迅即办理,表态词,用于结束正文：特此报告（通知、批复、函复、函告）,结尾词,21,4. 逻辑结构要严谨,重点突出，结构紧凑 前后一致，避免矛盾 语序合理，表达得体 脉络清晰，条理清楚,22,逻辑结构案例,欠费回收目标：XX万元 欠费考核指标：回收率XX%,同一指标的完成目标及考核口径前后不一致，要不以金额为单位，要不以百分比为单位。,所有工程招投标工作基本纳入规范化轨道,要么是“所有”，要么是“基本”，两者只能选其一。,在上述要求的时限内必须完成但遇特殊情况无法完成的工作须提前报告主管领导,应尽量使用短句，每一句控制尽量在十个字以内。,三、 合同书写标准 基本要求 用语尺度,24,1. 基本要求,业务合同必须包含的内容 业务介绍 甲乙双方权利义务（最关键） 违约条款 合同有效期及争议解决条款 违约责任的书写要求 应写明违约金的数额及比例。 切勿出现“如若违约，则承担违约责任或赔偿损失”等概括、笼统的约定，这样无法起到约束违约行为的作用。 合同金额及有效期的书写要求 大写、附阿拉伯数字、有效期必须同时注明起止时间。,25,2. 用语尺度,我公司多为乙方合同，为提升客户的感知度，在保证无法律、业务、财务风险及无违反责任要约的前提下，合同用语应尽量温和。 尽量做到双方权利义务对待。,26,合同用语表达案例,甲方必须按照协议约定支付服务费用，否则后果自负,甲方应该按照协议约定支付服务费用，如违约甲方自行承担其后果。,甲方根本违约的，乙方将坚决不予提供服务，绝不退还所收服务费用。,甲方根本违约的，乙方有权停止提供服务，并