校团委办公室管理制度

校团委办公室管理制度第一章 总 则第一条 为强化校团委办公室职能，规范其使用与管理，增强办公室使用的规范性与明晰性，提高办公效率，本着责权统一的原则，现结合实际情况，制定本制度。第二条 本制度所指的办公室管理包括办公室职能、物资管理、档案管理、值班管理、会议管理。第二章 校团委办公室职能第三条 办公室职能第一项 团委指导老师、学生副书记办公、专职团干办公;第二项 举行小型会议;第三项 收发各项文件;第四项 存放各部门文件档案，办公室设有各部门文件存放柜，可用于文件整理及归档;第五项 日常办公，办公室可用于各部门日常办公，整理资料等事务;第六项 物资管理，校团委物资借用、归还等管理均在此办公室进行;第七项 收集材料，收集基层上交材料，包括报名表、申报书、方案、征文等等。第三章 办公室物资管理第四条 校团委办公室所有物资归团委所有。第五条 校团委物资旨在方便老师办公、各组织举行活动。第六条 校团委物资包括办公用品、办公设备、库房物资;办公用品包括笔、尺子、订书机、文件夹等常用办公用品;办公设备包括电脑、打印机、电话、饮水机、书柜等设备;库房物资指团委内设机构办公室存放的所有物资，包括地毯、麦克风等。第七条 校团委物资一般不外借，如需借出，必须在相应表格填写登记。第八条 物资使用与保管第一项 办公用品的使用要以勤俭节约为原则，杜绝奢侈浪费;第二项 所有校办公设备使用权属校团委所有，其他组织或个人不享有使用权;第三项 所有办公用品使用完毕后，应立即放回原位;第四项 办公设备若有损坏，需及时报修，以保证正常的办公室运作;第五项 所有物资在使用过程中，如有恶意损坏或丢失现象，需作出相应赔偿;第六项 值班结束后务必切断电脑、打印机、饮水机等办公设备的电源;第七项 办公室电脑使用者未经相关人同意，一律不得删除、拷贝电脑资料;第八项 办公室电脑使用者应合理使用电脑，不得利用其进行与工作无关的事情，保持电脑正常运作;第九项 未经老师同意，任何人不能擅自使用老师的电脑;第十项 打印机一般仅为团委学生副书记、专职团干使用，其他人未经老师同意不得擅自使用。如有违规，视严重程度给与惩罚。第九条 物资借用与归还第一项 办公用品、办公设备仅供团委内部使用，库房物资可外借;第二项 办公用品一般不得带离办公室，如需带离，务必填写校团委办公用品借用登记表并及时归还所属办公室;第三项 团委内部借用库房物资，无需写申请书，但需要事先与相关负责人说明，并填写相应的“物资借用归还登记表”;第四项 其他组织借用库房物资，务必遵循校团委物资借用程序相关规定;第五项 团委内部或其他组织在借用库房物资期间需保管好物资，若物资有所损坏或丢失，视严重程度给与惩罚。第十条 物资清点与整理第一项 办公用品每两个月清点一次，详细记录库存数量、损耗情况，并填写校团委办公用品物资清点登记表，汇集所有已经损坏或无法使用的办公用品，根据实际情况，由办公室相应负责人统一处理;第二项 办公设备每月清点一次，并填写校团委办公设备清点登记表。如有丢失，追究相关责任人并作相应惩罚;第三项 库房物资每月清点并整理一次，详细记录每种物资库存数量、损耗数量等情况，详细填写校团委库房物资清点登记表。汇集所有损坏由办公室相应负责人统一处理已损坏物资。第四章 档案管理第十一条 文档管理第一项 不得随意翻阅保密文件和老师专用文件;第二项 可以翻阅非机密文件，查阅后及时放回原位;第三项 办公室所有文件一律不得调出办公室，若需调出，必须经办公室主任同意;第四项 不得对外透漏未正式发文的文件内容;第五项 定期清理储物柜，及时归档文件。第五章 文件整理第十二条 整理信件按照来信人的类别分为团省委信件、外校团委信件、其他信件三类，并将各类信件分别置于对应文件夹内。第十三条 整理文件按照文件来源地的类别分为团省委发文、省直团工委发文、校团委发文、内部文件、其他文件等，将各类文件按分类放入各自对应的文件夹内。第十四条 整理部内文件部内关于大型活动的文件也要定期进行整理。第十五条工作计划与工作总结1、上交时间为每月1、2号，上交纸质版至团委办公室，同时发送电子版至 。信息内容整理为压缩包，注明日期和事件，邮件主题注明日期和事件，信息以word格式报送，一个word文件对应一篇信息，保存为doc 格式，不接收docx格式的word文件。word文件名与标题一致。上报信息标题使用小二号黑体加粗，正文采用小四号宋体，首行缩进两个字符，1.5倍行距;2、每篇信息请写清楚标题，标题和正文要严格区分，没有标题的信息一律不予采用;3、报送信息时请写清楚事件发生的时间(如2019年11月15日);4、上报信息的内容要体现出各组织的工作内容，反映学院发展动态，可涉及团的职能部门、学生组织、学生社团、团总支、团支部等，能及时反映本学院学生工作的新思路、新举措、新活动;5、信息报送要做到及时准确，必须严把质量关。每条信息要主题明确、内容精炼、格式规范、重点突出、言之有物，尽量做到有情况、有分析，每篇稿子字数不少于1000字。第六章 值班管理第十六条 值班管理旨在加强各值班人员工作效率，规范其工作职责。第十七条 值班时间、地点与值班人员值班时间：星期一到星期五上午8:0012:00 下午14:3017:20值班人员：办公室主任、副主任、办公室干事。第十八条 办公室值班主要工作第一项 协助老师完成所需工作;第二项 做好保密工作;第三项 及时跟进未完成工作;第四项 保持办公室干净整洁;第五项 完成文件签收、签发工作;第六项 整理未归档文件;第七项 每天发放、整理各类报纸、杂志;第八项 老师外出期间，做好接待工作。如接听电话、接待来访宾客等;第九项 工作汇报。及时将值班期间发生的重要事项向老师汇报;第十项 管理物资，包括接收各组织物资借用申请书、登记、领取、验收以及存放工作;第十一项 按时到办公室值班，不迟到，不早退;到后如实登记，他人不得代签 (有特殊情况不能按时值班者，须提前一天向办公室主任请假，以便做临时调整);第十二项 认真履行值班职责，严格按照要求完成值班工作，对值班期间须解决的问题，要及时处理，并在值班本上做好详细记录;做好交接班工作;第十三项 如遇特殊情况无法独立处理时，应及时向团委老师求助或致电有关责任人，不得擅自处理;第十四项 值班结束离开办公室时，务必保证所有电源、门窗等均关闭。第七章 会议管理第十九条 例会分为团委例会和团委内设机构全体干部大会两种。第二十条 团委例会1、参加人员：团委书记处成员、各院系团组织负责人、校级学生组织负责人;2、时间：原则上规定每两周召开一次，一般是周一19：00。团委可根据工作和活动的实际需要，适时调整会议时间;地点：暂定于图书馆三楼会议室 ( 每次例会的具体时间和地点，将由办公室提前通知各院系指导老师和各校级组织负责人);3、主持：团委书记或副书记;4、内容：通报前期工作和活动情况，探讨近期工作计划，布置相关工作任务;5、会议记录：由办公室负责做好明确的会议记录;第二十一条 团委内设机构全体干部大会1、参加人员：校团委各部长及全体干事;2、时间：原则上规定每周召开一次，一般是周三下午17：30。团委可根据工作和活动的实际需要，适时调整会议时间;地点：定于2106教室; (每次例会的具体时间和地点，将由办公室提前一天通知各部长，由各部长及时通知本部门的干事。)3、主持：团委学生副书记4、内容：通报前期工作和活动情况，探讨近期工作计划，布置相关工作任务;5、会议记录：由办公室负责做好明确的会议记录。第二十二条 考勤规定1、例会执行严格的考勤规定，全体与会人员须于会议前在考勤表上签到，团委例会由团委办公室负责考勤，内设机构会议由组织部负责考勤;2、与会者要严格遵守会议时间，不得无故缺席、迟到、早退。因故不能按时参加或不能参加者均应提前向团委书记或副书记请假，经批准后方予准假,否则以缺席论处;3、与会者务必携带会议记录本，认真作好会议记录,否则按缺席而论;第二十三条 处分条例1、凡会议期间无故迟到5分钟到10分钟者,在会议上做口头检查;无故迟