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行政管理论文行政效率的计算评价某个行政机关行政效率高低,一般根据的是行政机关服务对象的主观感受。而行政服务对象有直接的,也有间接的有生产经营者,也有普通市民、普通消费者等。不同的服务对象的主观感受可能不同,甚至相互对立。因此,需要建立一个客观标准体系来衡量政府机关工作效率。根据这一套客观标准进行计算,得出的结论可以帮助政府机关找到提高行政效率的正确路径。本文试图建立一个简单的政府行政效率数学模型,作为计算政府行政效率的理论工具。关键词政府效率的本质政府效率的结构和数学关系一、政府效率的定义管理学上的效率本来是指投入和产出的关系。但研究政府工作效率,既不能象管理学那样简单化理解为投入与产出的关系,也不能只注重服务对象对政府工作速度单方面的主观感受。因此,要衡量一个政府机关的行政效率,必须首先给出科学的行政效率的定义。按照美国管理学家埃默森关于适当的人、在适当的时间、适当的地点、以适当的方式、作适当的工作的效率原则,行政效率应当是指行政机关用合理的时间、以合理的代价、正确处理行政事务并产生预期的社会效果。因此,行政效率由以下三个基本要素组成速度、成本、行为的正确度。(一)行政行为速度。办事速度是效率的外在表现。但是,就行政效率而言,并不一定是越快越好,而是指时间使用的合理性。这种合理的时间标准是指行政服务对象希望的快和可以接受的慢之间的结合。所谓希望的快,当然是越快越好,即时即刻。所谓可以接受的慢,是指行政服务对象的希望底线,即不因政府工作的周期破坏其原定的计划,或者付出额外的成本。通俗地说就是不至于坏事。在这两者之间的结合点是比较理想的。一方面,政府机关不需要为满足服务对象的不十分必要的速度而支付不合理的成本,另一方面也不会对服务对象造成任何意义的延误。(二)行政行为的成本。政府处理问题的投入成本是一个很复杂的经济学问题,大致包括三个部分行政设施成本、行政制度成本、行政人员成本。如果政府机关处理某个问题速度很快,具体的服务对象评价为效率高。但是由于投入巨大的人力、物力成本,与处理该问题的最后社会效果不成比例,就不能认为该政府运作具有高效率。例如,某地通往某旅游景点的公路年久失修,经常发生堵车和游客被围困在旅游景点的现象。当地政府于是派出专机免费疏散被围困的游客。如何评价当地政府的工作效率呢对被围困的游客来说,政府办事效率高。如果是非常特别的情况,如涉及人的生命安全,作为既定的应急措施,这样处理没有问题。但如果通过及时维修公路能够解决的问题,却不及时维修公路,而是等到游客被困再派出飞机来解决,就不能得出结论说这里的政府运作效率高。(三)行政行为的正确度。处理问题的效果是行政目标的核心。行政行为的目的是实现和增加服务对象的合法利益,促进地区经济发展,促进社会公平的实现。成本也好、速度也好,只有同效果联系起来考察才可能得出具有普遍意义的结论。对于抽象行政行为而言,行政行为的正确度是指制定的公共政策(包括各种法规、规章和规范性文件)在充分兼顾相关利益群体合理利益的基础上,积极促进经济和社会发展,并最终增进社会整体福利。对于具体行政行为而言,行政效果是指行政机关对管理(服务)对象所作出的行政决定合法、合理、公平、公正。二、行政效率三要素的定量分析(一)行政速度的定量分析。合理的行政速度是指行政机关处理行政事务所花费的合理的时间。行政机关处理行政事务的时间主要受以下四个因素的制约1.行政程序设计的工作环节。行政工作环节由内部工作环节和外部监督环节两部分构成。在这些环节中,有的是必要的环节,有的是选择性环节,有的可能是不必要的环节。对一个行政环节作出必要与不必要的判断是困难的,但又是必需的。行政机关多倾向于增加内部环节而减少外部环节。从速度和经济成本而言,内部环节优于外部环节,但从正确度而言,外部环节优于内部环节。从现代管理学的角度来看,多倾向于简化内部环节,而适当加强外部环节,即所谓扁平式管理。在政府行政行为中,强化外部环节除提高正确度之外,还可以减少行政行为的外部成本,提高社会运行效率。其中相对人参与、科学论证和监督三个外部环节是保证行政行为合法、合理、公平、公正的必要措施,但又是特别耗费时间、影响行政速度的环节。因此,每个办事环节需要花费的时间、可以节省的时间,成为影响行政速度的变量之一。2.行政机关设施运行的有效性。处理行政事务所需要的场地、设备是否能处于有效运行状态,是决定行政工作速度的重要条件。愿意以及能够付出多少财政性资金维持行政设施的高效或者有效运转,是影响行政速度变量之二。3.满足行政服务对象需求的时间。对公民来说,到政府机关办理有关事务,有一个时间预期。合理的时间预期上限是同类公共机构提供同类服务所能达到的最短时间,下限是不损害其他正当利益,以至于放弃正常申请而转入非法行为或者寻租。如果申请人通过计算,发现来政府机关办理该事务付出的代价包括时间与所得到的利益相比不经济而选择放弃或者以寻租等违法方式办理,那么,政府机关的该项工作就是无效率的。因此,在许多场合,违法现象或者行贿现象和行政效率成反比,申请数量和行政效率成正比。4.法定期限和承诺期限。法律对具体行政行为多有期限要求。但法定期限只是最低限度。设定最低限度基本原则是不保证、也不排除最快,只保证遏止最慢。因此,法定期限只是考量行政效率的基本因素之一,但不一定是最重要的因素,更不是唯一的因素。而承诺期限通常是在法律没有规定期限的情况下出现。如果法律规定了期限,行政机关再作出承诺,那么承诺期限必须少于法定期限。法律对抽象行政行为一般没有期限要求,但在许多行政机关有内部规程,大致规定工作期限。5.行政人员的素质。提高行政人员的素质是保证行政效率的关键。行政人员的素质主要包括业务熟练程度和工作责任心两个方面。业务熟练程度主要取决于行政人员的受教育水平和接受继续教育的情况工作责任心主要取决于道德水平和利益制约机制。一个机关工作人员的素质评价结果,构成影响行政速度的另一变量。(二)行政成本的定量分析。行政成本是行政效率的基础,正如投入是产出的基础一样。行政成本是否合理,是计算行政效率的出发点。什么是合理行政成本就是要与行政行为的效果相适应,与当地经济社会发展水平相适应。让纳税人相信,花这么多钱,养这样一个机构,办这些事情是经济的、正当的。一个高效率的组织其运行成本必然与所在地经济社会发展相适应。在竞争态势下,通常会略高于其他同类组织。特别是对生产耐用商品的机构而言,竞争往往是一种成本投入的竞争。因此,公共机构要向公众提供高质量的公共产品,自然不能忽视或者回避成本投入的问题。从办公设施、制度建设、人力资源管理各方面必须与当地经济社会发展水平同步,甚至适当超前。例如,政府办公设施不应当豪华,但应当先进行政程序不应当繁琐,但应当尽可能扩大当事人参与公务人员队伍不需要太多的高级专业人才,但在关键技术岗位应当有代表当地水平的专业人员加入,并且努力保持他们在本专业领域内的领先地位。为达到上述目标需要支付的费用就是行政的资金成本。社会应当支付的行政资金成本的标准大致应当与当地最有竞争力的商业机构的运行成本水平持平。略低于或者略高于其水平都是合理的。这取决于当地的财政支付能力。财政预算及其执行情况是衡量行政成本的一个基本要素。可以认为财政预算是一种预期成本,执行情况是实际成本。(三)行政行为正确度的定量分析。行政行为的正确度由三个基本要素构成合法性、合理性、满意度。合法性的定量考核比较简单合理性考量虽然复杂一些,但还是可以从统计学的角度进行统计分析。服务对象满意度的考量相对要复杂一些,但基本方法不外乎民意调查结果、投诉率、复议和诉讼的胜诉率,行政违法案件发生率、特定机构的业务增长量等。在上述三项指标中,行政行为的合法性需要特别予以强调。一个行政行为,如果合法性为零,则行政效果为等于小于零。三、行政效率诸因素之间的数学关系对行政效果进行数学计算,必然要确定行政效果有关因素之间的数学关系。(一)行政效率诸因素之间的相互递增和递减关系。在影响行政效率的各个因素中,每一个因素的变化对其他因素都是以递增或者递减方式联系的。因此,影响行政效率诸因素之间的基本数学关系是乘法。假设行政行为的时间为T,假设行政效率的成本为C,那么,它包括预期成本C1和实际成本C2。行政成本为C1/C2再假设效行政行为正确度为P²,行政效率为E。关于行政效率的基本数学关系可以表述为E=CTP(二)关于行政行为正确度在行政效率计算中的特殊作用。在行政效率计算中,行政行为的正确度是非常重要的一个概念。因为,公众关于行政效率主观感受的基础是行政行为本身合法、合理。否则,快的速度和合理的成本几乎没有什么意义。而且,当行政行为发生错误后,纠正错误以及消除错误的影响所花费的时间和经济成本将是巨大的。因此,在数学公式中,正确度P应当加权为P²。假设P≤1,在速度和成本不变时,正确度每降低10个百分点,行政效率值按几何数级整体下降反之,正确度每提高10个百分点,行政效率值按几何数级整体上升。例如某机关平均办事速度为1,成本开支为1,均为最佳,正确度为100%,也为最佳,则该机关行政效率为1,满分。如果其办事速度为1,成本开支也为1,但办事正确度为80%,即0.8,则该机关行政效率为110.8²=0.64。(三)完整的行政效率计算公式。在行政机关办事速度T中,包括预期时间T1和实际时间T2,用预期时间除实际花费的时间,等于行政速度,数学表述为T1/T2行政成本C,也包括预期成本C1和实际成本C2,行政成本为C1/C2此外,行政行为正确度加权后为P²²,因此,完整的效率计算公式应为E=C1/C2T1/T2P²²四、关于行政效率三要素之间的逻辑关系在影响行政效率的三个基本要素中,速度是最直观的、最外化的评价要素,成本是内显的评价要素,正确度是基础评价要素。三个要素既互相制约,又互相促进。平衡三个要素之间的关系,是一个很复杂的政治问题和技术问题。(一)办事速度和其他两项的逻辑关系。办事速度是行政机关服务对象的直接要求,它直接关乎服务对象的切身利益,也是行政效率的主要外显指标。但速度的提高有两个基本途径一是提高行政成本,例如请更多的工作人员,或者加班加点等二是降低行政行为的正确度,或者是提高降低正确度的风险。这里有一个利益平衡的问题。对具体的服务对象来说,他或者她是不关心成本的,也不承担行政决定错误的风险。这里的成本和风险由行政机关承担,并最终要由公众承担。(二)关于行政成本和其他两项的逻辑关系。从效率公式上可以看出,降低实际行政成本,有利于提高行政效率。但降低行政成本,又可能危及办事速度,也可能危及正确度。例如,裁减工作人员,减少必要的办事环节,降低工作人员福利开支等,有积极的一面,也有消极的一面。对行政机关而言,这一因素又非常重要。每一个具体的行政机关都会要求、甚至是不断要求提高机关运行成本。因为这在一定程度上表示社会对他们工作的一种奖赏和回报,是提高机关工作效率的重要动力。(三)关于正确度和其他两项的逻辑关系。行政行为正确度是评价行政效率的基础,也是提高行政效率的重要途径。提高行政行为的正确度,一方面可以直接提高行政效率的值,另一方面可以使公众降低对行政机关办事速度和行政成本的期望来间接提高行政效率的值,换句话说,就是可以提高预期的时间值和预期的成本值。在效率计算公式中,表示可以适当提高C1和T1值。分母不变,分子值提高,最终结果提高。再实践中,办事时间和经济成本往往是基本固定的,降低的空间比较小。而提高行政行为的正确度的空间相对要大许多。而提高行政行为的正确度,内部途径包括规范内部工作流程、激发机关工作活力,提高工作人员素质等外部途径包括加强调查研究,广泛听取意见,加强监督检查等。当然,采取这些措施又可能需要提高行政机关办事的实际时间和实际成本。五、关于高效率、中等效率、低效率和无效率的临界值确定行政机关工作效率等级的临界值,可以作为评价行政机关工作效率的参考。根据数学公式,可以假定行政效率最优为1,最低为0(本文暂不研究效率为负,也不研究超过1的情况)。但这只是理论值,对衡量单项行政行为有意义,对衡量整个机关的效率基本上没有意义。因为对一个机关一定时间内的工作效率进行评价,一般不会有所有办事时间、耗费成本都与预期的完全一致,所有决策完全正确、当事人完全满意,所以效率为1另一方面,也不会发生所有决策都
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