天能集团子公司会议管理制度

母子公司管控体系制度汇编之 浙江天能集团公司 下属子公司 会议管理制度 二零零六年四月 -1- 目录 第一章 总 则 . 2 第二章 会议通知 . 2 第三章 会前准备 . 3 第四章 会议议程 . 3 第五章 会议纪要 . 4 第六章 会议考勤 . 4 第七章 会场秩序与礼仪 . 4 第八章 保密事项 . 5 第九章 违纪处理 . 5 第十章 监督检查 . 5 第十一章 附则 . 6 -2- 第一章 总 则 第一条 为及时研讨处理 天能集团在 生产 和 经营中存在的问题，明确工作的方向 、 提高工 作效率 、 协调各部 门之间的工作 、 保证企业决策贯彻到位，特制定本制度 。 第二条 本规定适用于 天能集团 各种类型的会议 。 第三条 会议 召开 应 本着精简 有序 、高效、注重效果的原则进行，避免开冗会 。 第 二 章 会议 召集与 通知 第四条 会议按不同级别和性质采用不同的召集办法： （一） 集团或子公司董事会议 按 相关公司 章程 的规定 召集 。会议由董董事出席、监事列席，其他人员可根据会议议程由董事长指定出席或列席。会议一般由董事长主持，也可由董事长委托副董事长或其他董事主持。会议由董事会秘书负责组织落实会议通知、准备和记录 ； （二）集团 总裁办公会议由总裁决定 召集 或副总裁提议 召集。集团公司总裁、副总裁、 职能中心 总监出席，其他人员可根据会议议程由总裁指定出席或列席。会议一般由总裁主持，也可由总裁委托副总裁 或 职能中心 总监主持。会议由 总裁办秘书 负责会议通知、准备和记录 。分子公司层面的总经理办公会议按照同样的模式执行； （ 三 ）集团职能中心或分子公司职能部门内部工作会议由本职能中心总监 /部门经理召集并确定出席及列席人选，中心总监 /部门经理指定内部专人负责会议通知、准备和记录。 第五条 会议通知 的内容 包括：会议的名称，议题，时间，地点，参加人（出席 /列席），需准备 资料以及通知方法和途径。 重要会议应 以书面通知的方法传达。 第六条 会议应于会议通知约定的 时间召开， 如议题改变、改期或取消， -3- 会议有关人员 需 提前通知 ，并根据本制度重新通知和布置。 第 三 章 会前准备 第七条 会议准备包括议题议程，主持人，记录人，将要下发的文件，有准备 的 发言，对会议进程的预测和对策。 第八条 会议召集者就议题准备充分 的 资料 和 信息，拟就议题进行顺序及时间分配，确定好主持人及会议记录人。 第九条 与会人员接到通知后认真就会议议题准备好言简意赅的发言稿或发言提纲 。 第十条 会议场所提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。 第十一条 会场布置、会议材料、用品准备和会后处置由指定的会务人员负责，大型会议的准备和布置可经相关领导同意组成会议筹备小组，并确定小组负责人。各种会议通知前会务人员应先与集团总裁办 /分子公司办公室联系会议准备事项，几个会议同时进行的，集团总裁办 /分子公司办公室应根据轻重缓急妥善安排，以免冲突。 第 四 章 会议议程 第十二条 主持人事先安排好与会人员座次。 第十三条 会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守。 第十四条 会议主持人应紧紧围绕议题按照议程去进行，确保会议总时间不变。 第十五条 会议主持人要及时 做出 结论，及时制止干扰会议的 任何情况，适时宣布散会。 -4- 第 五 章 会议纪要 第十六条 会议记录员要在会议进行期间认真记录， 对会议进行全程或提纲式记录 ， 对结论性发言做重点记录。 第十七条 会议记录员须用专门的会议记录薄，会议的议题、决定、决议等重要内容 ，记录必须准确全面。 第十八条 会议记录员要在会议结束后 24 小时内整理原始记录，形成会议纪要，交由主持人签发。 第十九条 会议纪要由记录 员送达抄送人员，转发到各与会部门 /人员。需由 与会 人员在会议纪要上签名的 ， 记录员须及时督促签署 。 第二十条 会议纪要应编号、及时、规范，按分级管理要求分发、存档、上报（也可通过电子邮件传递）。 第 六 章 会 议考勤 第二十一条 与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提交前向会议召集人亲自以书面请假方可，紧急情况事先可以口头请假，事后必须补办请假手续。 第二十二条 与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离席。 第 七 章 会场秩序与礼仪 第二十三条 与会人员应提前到会，不得喧哗，不得来回走动。 第二十四条 迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。 第二十五条 与会人员应坐姿（站姿）端正，禁止吸烟，禁止交头接耳开小会。 第二十六条 会议期间与会人员 须将手机关闭或调至振动状态 ，不会客（特 -5- 殊客人除外），认真听取会议内容并做好记录。 会议后，需由与 会人员在会议记录上签名的，应及时签署。 第二十七条 与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰，扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。 第二十八条 与会者到会必须有准备， 均应保持良好的会风，注意言谈举止， 发言 力求言简意赅。 第二十九条 与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。 第 八 章 保密事项 第三十条 会议召集者对会议内容的秘密事项的保密工作负总责。 第三十一条 与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。 第三十二条 涉及到秘密事项的会议纪要记录员应在保密地方整理，并且严格按照主持人签发的抄送人员发送。 第 九 章 违纪处理 第三十三条 无故 迟到早退每项罚款 10 元，无故 缺席 罚款 50 元，由会议召集人下罚款通知单，违纪者 24 小时内到 集团财务审计中心或分子公司财务部交罚金，违者双倍从当事人工资中扣除。 第三十四条 违反 三十 、 三十一 、 三十二 条按公司保密制度有关处理执行。 第 十 章 监督检查 第三十五条 各种类型会议纪要于会议结束后次日上午 10点之前送达 集团总裁办或分子公司办公室 。 第三十六条 与会者必须对会议内容贯彻执行，做到有布置、有落实、有 -6- 检查。 第三十七条 集团总裁办或分子公司办公室 负责对 相关 各种类型会议的执行与保密事项进行监督检查。 第 十一 章 附则 第三十八条 本制度经集团公司董事会批准后发布执行， 集团 总裁办