企业培训_工程档案培训讲座

工程档案培训讲座 培训讲师金梦参加人员 各项目相关工作人员会议地点 档案馆会议室 培训内容 五 工程档案归档内容 建筑 四 工程档案验收依据及接收范围 二 工程档案存在的问题及解决方法 三 建设工程档案办理流程 一 工程档案的定义及重要性 七 工程档案立卷 六 工程文件归档质量要求 一 工程档案的定义及重要性 1 定义 工程档案是指从工程项目提出 立项 审批 勘察设计 施工 生产准备 监理以及工程管理过程中形成的应当归档保存的全部文字 材料及其图纸的总和 2 重要性 城建档案是现代社会信息资源的重要组成部分 是城市的重要生产要素 无形资产和社会财富 在城市规划 建设与发展中占有重要地位 工程档案是工程实体的图文记载 是工程施工全过程的真实写照 是建设工程验收的重要依据 也是建设工程质量的重要构成部分 工程档案质量好 反映工程管理规范 工程管理人员素质高 工程档案管理包含于工程质量管理之中 工程质量是对包含工程档案在内的监督管理 要把工程档案的质量视为工程质量管理同等重要来抓 做到工程开工与工程建档同步 工程进展与档案整编同步 工程竣工验收与档案验收同步 二 工程档案存在的问题 1 档案管理意识不强 一些人对档案的意识相当薄弱 想当然的认为只不过就是一些纸张资料 没有什么太大的作用 于是疏于对档案的管理 等到需要的时候 又不能及时的找到 这样甚至会造成档案丢失的情况 造成难以弥补的损失 到那时候悔之晚矣 2 缺乏专业的档案员 在实际工作中 大多建设单位往往是因为在人员配备上达不到要求 在档案管理上 有心无力 往往身兼数职 从而导致工程档案工作严重滞后 造成恶补的现象 3 施工档案不真实 真实性是施工档案最根本的要求 但事实上 一些工程档案完美的不切实际 达到了 零缺陷工程 明显是不切合实际 4 代签名现象十分普遍 一些施工单位的资料签字不严肃 应当由责任人签字 全由档案员一人代笔 使档案失去真实性 一旦工程出现问题 追查相关人员的责任就分不清 从而加大处理事故难度 1 强化意识 2 人员配备 3 明确责任 4 过程控制 5 沟通协调 6 统一要求 怎样解决 1 强化意识 作为工程档案的牵头方 首先自己要从意识上重视档案工作 要把项目档案管理工作看作同工程进度 质量同等重要 不可偏废一方 要牢固确立 档案整理与工程进度同步 的思想 对形成的资料应及时收集 分门别类进行存放 要杜绝在工程竣工验收前进行档案整理 恶补 的现象 项目档案进度的滞后严重影响着项目档案的齐全完整性 并对施工原始记录的真实性也提出了考验 因此 建立与工程进度同步的档案管理体系至关重要 2 人员配备 在人员配备上建设单位应配备一名业务熟练 专业技术过硬的专职档案员 这里提到的专业技术过硬指的是档案专业技术与工程建设专业的合集 只有这样才能满足对各参建单位资料员进行监督 指导的要求 3 明确责任 在工程前期准备阶段 建设单位就应在合同中明确各参建方应保证施工资料的收集应与工程进度同步 在工程交工验收前完成各自工程项目文件的预组卷工作 凡档案整理不规范的 不给予交工验收 在实际工作中 大多施工单位只关心两个问题 一是工程进度问题 二是工程款计量支付问题 往往是形成的资料只用来支撑工程计量 对其余文件的收集 归档都比较轻视 所以 合同里的规定很重要 无论你工程进度再快 但与之对应的工程资料收集 整理相对滞后 还是无法完成交工验收 4 过程控制 建设单位应在工程开工前 要求各参建单位负责人上报各自资料管理人员名单 并要求资料管理人员未经建设单位同意 不得随意更换 保证建设项目档案工作的连续性 在工程施工过程中 建设单位应随时对各参建单位资料的收集 整理情况进行检查指导 明确资料收集原则与范围 统一口径 就自己接触过的工程项目 大多数施工单位资料员缺乏档案整理的基础知识 对归档的原则与范围概念模糊 如果在过程中建设单位不经常进行监督指导 参建单位势必会走弯路 不利于整个项目档案的管理 要求监理单位做好施工原始记录文件质量的把控工作 施工用表要统一规范 数据填写真实有效 防止施工过程文件签字出现代签现象 对发现类似问题的 要责成监理单位要求施工单位整改 确保文件形成的质量 5 沟通协调 在整个项目资料收集整理过程中 建设单位应及时与当地档案管理部门与工程质检部门沟通 取得相关部门的支持 有利于项目档案工作科学 规范的推进 6 统一要求 建设单位在对各参建单位进行监督指导过程中 应对相应的收集整理原则进行细化 明确要求 统一口径 如对工程变更资料的收集整理 应明确工程变更程序 明确工程变更申请附件资料的内容与形式 明确工程变更下发的文种 要做到全标段统一 不能各自为战 为避免归档文件的重复 在指导过程中 应明确这样一个原则 普发性的文件 不需本标段办理的文件 由发文方归档 收文方可作为资料自行保存 明确在对工程交工验收时 一并进行项目档案的交工验收 对项目档案验收不合格的单位 应要求其限期整改 整改合格后 方可进行办理交工验收手续 小结 建设项目档案整理工作离不开各方面的支持和配合 但作为项目档案的主体 建设单位 在整个项目档案的管理过程中 扮演者领导者的角色 建设单位只有强化自身档案管理意识 不断探索项目档案管理模式 并使之不断完善 形成制度化 才能真正保证项目档案工作的顺利进行 三 建设工程档案办理流程 此阶段在拟竣工验收日期前30天通知档案馆进行预验收 正式竣工验收90天之内移交一份完整的工程档案 否则无法开展下一步工作 四 工程档案验收依据及接收范围 1 档案验收依据 滨海新区工程档案归档细则 网址 下载办事指南 2 档案接收范围 1 包括范围 凡在新建 改建 扩建等工程建设中形成 记载工程建设的重要活动和主要过程 具有保存价值的各种载体的文件均应归档 2 归档载体类型 归档文件的载体类型应包括纸质材料 照片 录像带和其它电子存储介质等 3 接收对象 建筑工程 市政工程 公路工程 管线工程 水运工程园林工程 桥梁工程 隧道工程等等 3 法律法规 天津市城市建设档案管理规定 第七条勘察 设计 施工和监理单位从工程立项开始 应当编制建设工程档案 做到建设工程档案材料的收集 编制与工程进度同步 并按规定向建设单位移交 档案工作与工程项目立项同步 与施工进度同步 与竣工验收同步 4 档案保存 施工单位至少做两套资料 保证档案馆一套完整资料 城建档案馆保存年限为永久保存 五 工程档案归档内容 一 前期文件 二 监理文件 三 施工文件 四 竣工验收文件 五 竣工图 六 备案文件 一 前期文件 工程前期文件 建设单位 共分五大类 1 立项文件 项目建议书及审批文件 可行性研究报告及审批文件 关于立项有关的会议纪要 领导讲话 专家建议 论证 文件 调查资料及项目评估研究文件2 建设用地 征地 拆迁文件 选址意见书 涉及占用农用地的建设项目用地预审意见 土地使用权人或房屋所有权人同意建设的证明文件 国有土地使用权出让合同和国有土地使用权转让合同 规划条件申报及审定文件 建设用地规划许可证 建设用地批准书 国有土地使用证及房地产权证 拆迁许可证 拆迁安置意见 协议 方案等 3 勘察 测绘 设计文件设备 勘察设计任务书 工程地质勘察报告 水文地质勘察报告 自然条件 地震调查 地形测量和拨地测量成果报告 地籍测绘成果 政府有关部门对施工图设计文件的审批和备案文件4 招投标文件 勘察设计中标通知书及承包合同 测绘中标通知书及承包合同 设备 材料采购中标通知书及采购合同 施工中标通知书及承包合同 监理中标通知书及承包合同 5 开工审批文件 1 项目的批准 核准或备案文件 2 建设项目对四邻有影响的四邻签字认可意见 3 建设工程规划放线测量技术报告 4 建设工程规划许可证 5 建设工程消防设计备案 凭证 告知书和抽查凭证或审核意见书 6 环境影响报告书 表 环保登记文件 7 区县环保局预审意见 环境工程评估中心技术评估意见 8 有审批权的环境保护行政主管部门的审批意见 9 天津市人民防空办公室审核意见 10 人防工程扩大初步设计文件或易地建设费缴纳凭证 11 修建防空地下室审批文件 12 有关行政主管部门 交通 园林 市政 文物 通讯 保密 合乎 教育 白蚁防治 卫生等 批准文件或取得的有关协议 13 建设工程施工许可证 14 标准地名证书 15 工程质量监督手续 16 安全监督手续 二 监理文件 监理文件共分三部分 1 勘察设计监理工作总结2 质量事故报告及处理结果3 工程竣工决算审核意见书4 重大安全事故的处理记录5 工程竣工监理验收评估报告及竣工移交证书 三 施工文件 施工单位施工文件主要分为三部分 1 施工管理文件 施工现场质量管理检查记录 津资统表零 2 工程质量控制文件 建筑与结构工程 图纸会审 设计变更 洽商记录 工程定位测量 放线记录 原材料出厂合格证及进场检 试 验报告汇总表 隐蔽记录工程验收记录 多于两张以上做汇总表 预制构件 预拌混凝土合格证汇总表 地基 基础 主体结构检验及抽样检测资料 见附加 分部 子分部 工程质量验收记录 工程质量事故及事故调查处理资料 新材料 新工艺施工记录 附加 1 桩基资料 1 工程定位测量 放线记录2 原材料出厂合格证及进场检 试 验报告汇总表3 技术复核记录4 桩基隐蔽记录 普通和钢筋 5 桩基工程施工验收记录6 桩位偏移表以及桩位偏移示意图7 桩基检测报告8 桩基分部 子分部 工程验收记录 2 基础 主体结构检验及抽样监测资料 1 基坑 槽 工程施工验收记录2 地基触 钎 探记录3 地基处理工程验收记录4 复核地基工程施工验收记录5 结构实体混凝土强度记录6 混凝土抗压强度报告 度 7 温度累计记录8 同条件报告9 结构实体钢筋保护层厚度检测记录10 结构实体强度报告11 钢筋保护层厚度检测报告 节能工程1 图纸会审 设计变更 洽商记录2 节能材料 设备 构配件和部品的质量证明文件 进场验收记录 进场见证抽样复试报告汇总表3 隐蔽工程验收记录和相关图像资料4 分部工程质量验收记录 给排水与采暖工程1 图纸会审 设计变更 洽商记录2 材料 配件出厂合格证及进场检 试 验报告汇总表3 隐蔽工程验收记录4 分部 子分部 工程质量验收记录 建筑电气工程1 图纸会审 设计变更 洽商记录2 材料 配件出厂合格证及进场检 试 验报告汇总表3 隐蔽工程验收记录4 分部 子分部 工程质量验收记录 通风与空调工程1 图纸会审 设计变更 洽商记录2 材料 配件出厂合格证及进场检 试 验报告汇总表3 隐蔽工程验收记录4 分部 子分部 工程质量验收记录 电梯工程1 图纸会审 设计变更 洽商记录2 设备出厂合格证及开箱检验记录汇总表3 隐蔽工程验收记录4 分部 子分部 工程质量验收记录 建筑智能化工程1 图纸会审 设计变更 洽商记录2 材料 配件出厂合格证及进场检 试 验报告汇总表3 隐蔽工程验收记录4 分部 子分部 工程质量验收记录 消防工程1 图纸会审 设计变更 洽商记录2 材料 配件出厂合格证及进场检 试 验报告汇总表3 隐蔽工程验收记录 喷淋 消火栓 自动报警 4 分部 子分部 工程质量验收记录 3 工程安全和功能检验核查及主要功能抽查记录 建筑与结构工程 屋面淋水试验记录 地下室防水效果检查记录 有防水要求的地面蓄水试验记录 建筑物垂直度 标高 全高测量记录 技术复核记录 抽气 风 道检查记录 幕墙及外窗气密性 水密性 耐风压检测报告 建筑物沉降观测测量记录 室内环境检测报告 节能工程1 节能工程性能检测报告2 建筑外门窗抗风压 气密性 水密性 传热系数抗结露因子检测报告3 中空玻璃露点 门窗玻璃的遮蔽系数及可见光透射比检测报告4 建筑幕墙 采光定保温性能 抗风压 气密性 水密性 平面内变形 遮阳系数 可见光透射比 中空玻璃露点检测报告5 建筑维护结构节能做法现场检验记录6 外窗气密性现场检测报告7 风管及系统严密性检验记录8 现场组装的组合式空调机组的漏风量测试记录9 设备单击试运转及调试记录10 系统无生产符合联合试运转及调试记录 给排水与采暖工程1 给水管道通水试验记录2 暖气管道 散热器压力试验记录3 卫生器具满水试验记录4 消防管道 燃气管道压力试验记录5 排水干管通球试验记录 电气工程1 照明全负荷试验记录2 大型灯具牢固性试验记录3 避雷接地电阻测试记录4 配电线路和分支线路接地 接线检验记录 通风与空调工程1 通风 空调系统试运行记录2 风量 温度测试记录3 洁净室洁净度测试记录4 制冷机组试运行测试记录 电梯工程1 电梯运行记录2 电梯安全装置检测报告3 技术监督局检测合格报告 智能建筑1 系统试运行记录2 系统电源及接地检测报告 消防工程1 通水实验记录2 消火栓测试记录3 承压管道记录 钢结构档案资料 1 设计图纸会审 变更及洽商 2 钢结构构件出厂合格证 3 钢材质量证明书或检验报告 4 安装所采用焊接材料的质量证明书 5 高强度螺栓连接副的质量证明书及复检报告 6 安装所采用的涂料质量证明书或检验报告 7 防火涂料的质量证明书或检验报告 8 高强度螺栓连接摩擦面抗滑移系数试验报告 9 一级 二级焊缝超声波无损探伤检测报告钢网架节点承载力试验 10 施工记录 1 隐蔽工程验收记录 2 高强度螺栓安装连接检查记录 初 复 终拧 摩擦面 丝扣外露 平面简图 3 装配式 吊装 工程检查验收记录 4 焊缝外观检查记录和实测记录 有无咬肉 夹渣 裂缝及对一二级焊缝探伤检验 分部子分部 地基与基础 主体 钢结构 装饰装修 屋面 节能 津资统表5 津资统表 JN 工程质量事故及事故调查处理资料新材料 新工艺 新技术施工记录 四 竣工图 建设单位与施工单位 五 竣工验收文件 建设单位与施工单位 六 档案备案文件 1 建设工程竣工规划验收合格证2 建设工程规划竣工测量技术报告3 建设工程消防竣工验收备案 凭证 告知书和抽查凭证或验收意见书4 建设项目环境状况检测报告 表 及批复5 节能工程检测合格报告6 防雷检测7 人防验收证明文件8 标志牌镶嵌申报文件 表 9 建设工程档案验收认可证10 文明施工措施费支付证明11 工程款结算证明12 基本建设项目竣工决算报告13 建设工程质量保修书14 天津市商品住宅质量保证书和使用说明书 六 工程文件归档质量要求 1 归档的工程施工文件应当为原件 建设单位手续文件可以为复印件 但需按原来形式和大小复印 并在相应位置加盖公章 2 文件的内容必须真实 准确 与工程实际相符 3 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察 设计 施工 监理 测绘等方面的技术规范 标准和规程 4 工程文件应采用耐久性强的书写材料 如碳素墨水 蓝黑墨水 不得使用易褪色的书写材料 如红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等 5 文件材料的抄写要字迹工整 清楚 图样清晰 图表整洁 签字盖章手续完备 不得使用未经国家颁布实施的简化字 禁止使用涂改液 6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面 297 210mm 图纸宜采用国家标准图幅 7 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大 耐久性强的纸张 对于破损的文件 图纸应进行托裱 不得使用胶纸带粘贴 图纸一般采用蓝晒图 竣工图应是新蓝图 允许使用计算机出图 但不得使用图纸的复印件 图纸内容须清晰 8竣工图编绘质量要求8 1竣工图宜在施工过程中 随着工程进度 按照国家建筑制图标准的规定进行编制 做到规格统一 图面整洁 线条清晰 字迹工整 指示明确 便于查阅 8 2注写说明等文字应采用仿宋体 字体要求从左到右排列整齐 字体的大小可参照原图以达到协调统一 8 3绘制图形 注写说明等 应统一使用碳素墨水等黑色耐久性书写材料 8 4按施工图施工没有变更 应由施工单位在原施工图上加盖竣工图章后作为竣工图 8 5在施工过程中 原施工图内容做了更改的 宜重新绘制竣工图 若原施工图更改的内容较少 可依据变更内容和实际施工情况 在原施工图上加以修改补充 加盖竣工图章后作为竣工图 8 6凡结构形式改变 工艺改变 平面布置改变 以及有其它重大改变 不宜在原施工图上修改补充 或变更部分超过图面1 3 应重新绘制改变后的图纸 加盖竣工图章后作为竣工图 8 7对在原施工图上加以修改补充后作为竣工图的 可采用注记法和改图法绘制竣工图 8 8重新绘制的竣工图 在竣工图图标栏中应有原设计单位名称和原设计人员签字 没有原设计人员签字的应附原施工图纸 8 9必须依照经确认的变更文件和实际施工情况编制竣工图 做到图物相符 各项变更在原施工图上修改补充后 应注明变更依据 可标注变更材料所在的案卷名称 卷内页号和具体条款 或直接注明变更材料的编号 8 10竣工图必须加盖竣工图章 竣工图章应使用不易褪色的红色印泥加盖在图标栏上方或周围不压盖图形和文字的空白处 8 11竣工图章的内容应包括 竣工图 字样 施工单位 项目经理 审核人 编制人 编制日期 监理单位 总监 现场监理和竣工图号 所有竣工图均应加盖竣工图章竣工图章的基本内容应包括 竣工图 字样 施工单位 编制单位 编制人 审核人 技术负责人 竣工图编号 编制日期 监理单位 现场监理 总监 竣工图章示例如下 尺寸宜为80mm 50mm 竣工图章应使用不易腿色的红印泥 应盖在图标栏上方空白处 利用施工图改绘竣工图 必须标明变更修改依据所在卷所在页号及条款 凡施工图结构 工艺 平面布置图等有重大改变 或变更部分超过图面1 3 应当重新绘制竣工图 重新绘制的竣工图应符合专业技术规范 标准的要求 七 工程档案立卷 1 立卷的原则和方法 立卷要遵循工程文件的自然形成规律 保持卷内文件的有机联系 符合其专业特点 便于档案的保管和利用 一个建设工程项目由多个单项 单位工程组成时 工程文件应按单项 单位工程组卷 立卷可采用如下方法 建筑工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件 监理文件 施工文件 竣工图 竣工验收文件5部分 市政工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件 监理文件 施工文件 竣工图 竣工验收文件5部分 管线工程可按建设程序划分为工程准备阶段文件 监理文件 施工文件 竣工图 竣工测量文件 竣工测量图 竣工验收文件7部分 工程准备阶段文件可按建设程序 专业 形成单位等组卷 监理文件可按建设工程项目 总包单位 单项工程 单位工程 分部工程 专业 阶段等组卷 施工文件可按单项工程 单位工程 分部工程 专业 阶段等组卷 竣工图可按单项工程 单位工程 专业等组卷 竣工验收文件可按建设工程项目 单项工程 专项等组卷 竣工测量文件可按建设工程项目 单项工程 专业等组卷 竣工测量图可按建设工程项目 单项工程 专业等组卷 立卷过程中应遵循下列要求 案卷不宜过厚 文字材料一般不超过20MM 图纸一般不超过40MM 案卷内不应有重份文件 不同载体的文件一般应分别组卷 2 卷内文件的排列 文字材料按事项 专业顺序排列 同一事项的请示和批复 同一文件