销售及应收账款管理制度.doc

1 目的加强对本公司销售与收款业务的内部控制，预防销售与收款过程中的各种弊端，提高销售与收款业务的质量，制定本制度。2 适用范围本制度所称销售与收款是指商品销售和劳务供应及其收款行为，包括接受客户订单，核准客户信用，签订合同，发运商品，收取款项，开具销售及营业发票等内容。适用于公司所有销售及服务业收款业务。3 管理机构公司总经办及财务部为销售和应收账款管理的管理部门。4 各相关部门职责划分参与公司销售与收款业务的主要部门为各销售部门、财务部及物流部门，各部门主要职责如下：4.1 各销售部门主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、建立客户信用档案及销售台账、催收货款等，销售人员应避免接触销售现款；4.2 财务部主要负责销售合同、发货申请单的审核，销售款项的结算和记录、反馈，填制销售及营业发票并监督管理货款的回收；4.3 物流部门主要负责审核销售发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜。见附件报销权限一览表5 销售业务流程5.1 销售合同的签订5.1.1 公司在选择客户时，应当充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等有关情况，防范账款不能回收的风险，并且加强对赊销业务的管理。5.1.2 公司所有的销售业务，各销售部门都必须与客户签订销售合同，销售合同的签订流程参照公司发布的有关合同审批流程执行。5.1.3 销售合同的审批权限：5.1.3.1合同金额在人民币10万元以下的，且合同账期在三个月以下的，由销售部门负责人或者其指定的代理人审批，代理人审批的合同由部门负责人承担责任；5.1.3.2合同账期超过三个月，或者合同金额在人民币10万元以上的（含10万元），由公司总经理或者其指定的代理人审批。5.1.4 所有销售合同都必须经过财务部审核，财务审核范围如下：5.1.4.1销售价格是否符合公司销售政策的规定；5.1.4.2赊销是否经过审批权限人的审批。5.1.5 对于超过公司既定销售政策和信用政策规定范围的重大合同或者特殊销售业务，公司应当进行集体决策再行签订销售合同，防止决策失误而造成严重损失。5.2 发货申请单的编制和审核5.2.1 各销售部门必须指定专人负责填制发货申请单。发货申请单编号必须连续，不得出现重复或者断号。发货申请单一式三联，第一联由各销售部门留存，其余二联分别交财务部、仓库以及运输部门。发货申请单格式见附件一。5.2.2 发货申请单流转、审批流程如下图：业务部专员填制发货申请单发货事业部负责人审批财务部审核仓库清点货物运输部门运送至客户核算会计记账5.2.3 所有发货申请单经各销售部门负责人审批之后，必须交财务部审核。财务部审核范围如下：5.2.3.1发货申请单是否经销售部门负责人或者其指定代理人审批；2）发货申请单所列货物品种、数量、规格型号是否符合相关销售合同的规定；5.2.3.2发货申请单所列货物是否收款，收款是否符合相关销售合同条款的规定。5.3销售出库单5.3.1仓库管理员根据经过审批的发货申请单发货，所发货物品种、规格型号、数量必须与发货申请单一一核对相符，并开具一式三联的销售出库单。销售出库单一联仓库留存，一联交财务部记账，一联交相关销售部门作为与客户对账的依据。5.4. 验收跟单销售跟单责任人为各销售部门相关销售人员。各销售部门必须指定专人编制销售台账，作为与客户对账的依据。销售部门销售台账必须按客户分开填列，为了保证与客户对账数据的准确性，销售部门文员可于每月25日至月底之间与财务部对账。所有的货物出库，销售人员都必须取得经客户签收（签字、公司盖章）的到货验收单，并将原件交财务部备案。5.5 收款5.5.1销售收款的责任部门是公司各销售部，第一责任人是销售部门相关销售人员；5.5.2各销售部门的销售文员承担货款的跟踪及催收责任，销售文员必须根据销售台账及时督促相关销售人员催收到期货款，并定期与客户核对发货及收款情况，如有不符，应查明原因，及时处理；5.5.3为方便销售部门跟踪客户货款，财务部有责任定期向各销售部门反馈本周客户的回款情况。5.6 开具销售发票公司货物满足销售条件，由仓库发出之后，各销售部门可以向财务部出具开票申请单，给客户开具销售发票。开票申请单必须经各销售部门负责人或者其指定代理人审批确认。因客户要求需在发货前即开具销售发票的，开票申请单须经财务经理审批确认。开具发票申请表格式见附件二。5.7 退货或者退票的处理5.7.1 退货存在下列情况之一时，公司接受客户退货：5.7.1.1因公司产品本身的质量问题，导致客户无法正常使用的；5.7.1.2因为产品的规格型号不符，导致客户不接受的。退货审批流程参照发货审批流程执行。5.7.2 退票本制度所指退票指开具红字（负数）销售发票。因客户重新开具销售发票等需求，产生退票情况的，分如下两种情况处理：5.7.2.1增值税普通发票及服务业发票的退票处理各销售部门出具开票申请单，备注栏注明重新开票或者退票原因，并且同时附上原发票联。没有原发票联的，财务部有权不予办理。5.7.2.2增值税专用发票的退票处理。除上述第一点之要求外，销售部门申请退票时需同时提供客户尚未对原发票进行抵扣认证的证明或者客户所在地税务局出具的与原发票有关的涉税证明。没有取得客户或者其税务局证明的，财务部将不予办理。6 应收账款的管理6.1 应收账款的确认原则公司应收账款以权责发生制为原则进行确认，未经收款的货物从仓库发出之后即形成一笔应收账款（不论是否开具销售发票或服务业发票）。6.2 应收账款相关部门的职责划分公司应收账款的催收责任部门为各销售部门，各销售部门必须建立应收账款台账，负责对客户应收账款进行跟踪管理，并及时催收到期货款。公司应收账款的主要管理部门为总经理办和财务部。总经理办负责审核客户信用额度及应收账款信用期限。账期三个月以上的合同需经总经理审批。财务部负责应收账款的账务处理，并对各销售部门的应收账款回收情况进行监管。6.3应收账款的催收及管理6.3.1 销售部门对应收账款的管理6.3.1.1所有销售人员必须确保其销售业务产生的货款及时、安全地回笼，并对可能产生的应收账款承担催收责任。应收账款未全额收回销售人员即离职的，销售部门应指定专人对应收账款进行催收；6.3.1.2销售部门应指定专人建立客户应收账款台账，详细记录客户的历次应收账款变更明细情况及应收账款余额的到期时间，对于到期的应收账款应及时督促收款责任人进行催收；6.3.1.3 销售部门应指定专人定期与客户对账。6.3.2 财务部门对应收账款的管理6.3.2.1 财务部应根据公司各类产品销售情况做好应收账款的账务处理，保证所有客户应收账款账面变动明细及余额正确；6.3.2.2 财务部应每月对销售部门的销售及收款情况进行跟踪监督，编制应收账款监控表，并反馈给各销售部门及时进行处理；6.3.2.3 财务部每个季度编制一次公司应收账款账龄分析表，并且根据账龄情况编制应收账款催收计划，报公司审批执行。6.4 应收账款的处置6.4.1 应收账款处置条件客户应收账款存在以下情况之一的，销售部门可以向公司申请对应收账款进行处置：6.4.1.1客户破产、倒闭或者因为自然灾害等不可抗力原因导致无法货款无法收回；6.4.1.2客户逾期应收账款已超过3年，经多次催收仍无法收回；6.4.1.3 因销售业务需要，公司认为可以对应收账款进行处置的其他事项。6.4.2应收账款处置办法应收账款需要处置时，由相关销售部门提出申请报告，说明需要处置的应收账款客户名称、剩余金额及申请处置的原因（客户破产、倒闭的需要随报告提供相关的清算证明），报公司审批之后，交财务部进行核销处理。审批权限规定如下：6.4.2.1人民币100万元以下的应收账款处置，由公司总经理