excel在审计中的应用心得体会

1 / 33excel 在审计中的应用心得体会浅谈在审计中的运用作者：裴晋崧来源：财会通讯2016 年第 02期注册会计师在执业过程中常常要进行大量的计算、分析，要从杂乱繁多的数据中得出有用的信息，在一些会计师事务所目前尚未运用计算机审计软件审计的情况下，仅靠手工操作既费时费力又容易出错。而微软电子表格系统 Excel以其卓越的计算功能，简单快捷的操作能在审计工作中发挥事半功倍的效果。笔者结合工作实际，浅谈 Excel在实际业务中的几点运用。一、Excel 在分析性测试、复核中的运用注册会计师在分析审计风险确定重点审计领域、重要性水平和重大异常经济业务事项时，常常要对被审计单位的会计报表进行分析性测试和复核。在执行具体审计程序时，也常常要对本期数和上期数、本期各月数发生额(或余额)2 / 33进行对比分析，以查明有无重大变化和异常情况。如果用手工操作，不但计算量大且易出错，而使用 Excel则方便快捷不易出错。如表 1所示，用 Excel编制出的甲公司某年度销售收入和销售成本对比分析表。假设用 A-J代表列数，用 am 代表行数，本年数和上年数从被审计单位明细账中取得，那么先在 Ca单元格中输入公式“BaAa” ，然后将光标移到 Ca单元格的右下角，当出现“”形状时按下鼠标的左键，向下拖到 Cm单元格时松开，则上年各月的销售成本率计算结果就会自动出现在各单元格中；同理可计算出本年各月的销售成本率。再在 Ga单元格中输入公式“DaAa” ，用同样的方法既可求出本年与上年的变动额。至于 1-12月份合计数可用工具跳上的自动求和按钮“”求出。这样做可大大减轻工作量。同时根据计算结果可以发现，被审计单位在本年与上年的经营环境和营销策略未发生重大变化的情况下，本年的销售收入却比上年有较大增加，而 12月份表现最为异常，因此将 12月份的销售收入作为重点审计领域。二、Excel 在审计往来账款账龄时的运用往来账款(应收账款、其他应收款、应付账款等)的账龄审计，是财务会计报表的基础审计工作，企业往来款项的明3 / 33细账户动辄成百上千，账龄审计颇为繁琐。而利用 Excel进行往来账款账龄审计却非常简单方便。利用 Excel进行账龄审计，需要企业提供往来款项、分客户明细账户编制的“年初数、本年累计借方发生额、本年累计贷方发生额、年末余额”格式的会计数据资料。目前越来越多的企业采用会计软件进行核算，该资料可以利用会计软件提供的“数据导出”功能导出为 Excel格式获得。将获取资料置于一个 Excel工作簿内。运用 Excel的数据排序功能将年末余额为负数的数据(需要报表重分类)剔除后，就可以在A、B、C、D 单元格中设定函数公式。一是账龄 1年以内的函数为：AIF(本年贷方发生额年初余额，年末余额，本年借方发生额)。二是接着利用 Excel的数据排序功能，筛选出(年末余额一账龄 1年以内金额)0 的明细账户，获取其上年“年初数、本年累计借方发生额、本年累计贷方发生额、年末余额”格式的会计数据资料。在上表“单位名称”列左侧增加列，用以添加上年数据。账龄 12 年的函数为：BIF(本年贷方发生额十上年贷方发生额)：上年度年初余额，年末余额一账龄 1年以内的金额 A，上年度借方发生额)。三是筛选出(年末余额一账龄)1 年以内金额一账龄 12 年的金额)0 的明细账户，获取其更前一个年度的数据。账龄 23 年的函数为：4 / 33C=IF(本年贷方发生额上年贷方发生额更上一年的贷方发生额)更上一个年度年初余额，年末余额账龄 1年以内的金额 A-账龄 1-2年的金额 B，更上一个年度的借方发生额)。四是账龄 3年以上的函数为：n：年末余额一账龄 1年以内的金额 A账龄 1-2年的金额 B账龄 2-3年的金额 C。输入完毕后，模板将自动计算年末账龄，方便准确。三、Excel 在审计固定资产折旧时的运用Excel为注册会计师提供了年数总和法(SYD)、双倍余额递减法(DDB)、直线法(SLN)等多种计算折旧方法。笔者以年数总和法为例予以介绍。例如，甲公司的一项固定资产原值为 200000元，预计残值为 20000元，使用年限为 5年，采用年数总和法计算折旧。为审计该项折旧计提是否正确，注册会计师可用以下方法：打开 Excel，点击工具条上的“FX”函数按钮，弹出“粘贴函数”对话框，其中分左右两栏：左栏为函数分类，右栏为函数名。在函数分类栏“常用函数”对应的“函数名”中选定 SYD，然后单击“确定”按钮，就可弹出这就对话框，其中有四项参数：cost,salvage,life,per。在 cost中输入成本 200000，在salvage中输入残值 20000，在 life中输入使用年限 5，在5 / 33per中输入 1，就可求得第一年的折旧额为 60000元。依次把 per中的数值换为 2，3，4，5，就可求出以后各年的折旧额，非常方便准确。四、Excel 在审计相互引用数据的运用由于会计报表各科目之间的勾稽关系，一个科目金额的变动常常会引起其他相关科目的连锁变动。这种情况常常导致修改审计工作底稿，一方面增加了工作量，另一方面也使工作底稿容易变得凌乱不堪，费时费力。Execl 在这方面也发挥了不小的作用。例如，甲公司某年度营业收入为100000元，营业税税率为 5，城建税税率为 5，教育费附加费 4，则营业税金及附加计算如下：营业税为10000055000(元)，城建税为 50005250(元)，教育费附加为 50004200(元)。假设“营业收入”工作底稿和“营业税金及附加”工作底稿都用 Excel编制。当甲公司某年度营业收入审定数为 150000元时，相应的营业税金及附加也要重新计算，工作量随之加大，此时可在Excel中通过建立“链接”的办法来解决这一问题。具体如下：在营业收入工作底稿中，将营业收入第六章 EXCEL在审计中的应用 6 / 33. 1第一节 复制粘贴在审计中的应用 . 1第二节 排序、筛选、分类汇总在审计中的应用 . 7第三节 EXCEL的“公式审核”功能在审计中的应用. 9第四节 EXCEL在审计抽样中的应用 . 13第五节 EXCEL在审计复核中的应用 . 17第六节 EXCEL在审计制表中的应用 7 / 33. 19第七节 EXCEL的数据保护功能在审计中的应用 . 21第六章 Excel 在审计中的应用电子表格软件 Excel以其强大的功能在处理数据、排序、筛选、汇总、计算形成工作底稿方面发挥了很大的作用，成为审计人员的有力助手，在审计工作中得以广泛使用。第一节 复制粘贴在审计中的应用复制和粘贴是各种审计数据资源相互传递的基本途径，是各种软件之间数据利用的有效方法。复制粘贴的基本操作步骤如下：选定要复制的内容；单击鼠标右键选择“复制” ，或单击“编辑”菜单下“复制”命令，或按 Ctrl+C键；将光标定位到要插入的位置；单击鼠标右键选择“粘贴” ，或单击“编辑”菜单下“粘贴”命令，或按 Ctrl+V键。 本节主要讲述的是在审计过程中涉及到的复制粘贴的其他用法。8 / 33一、复制复制是 Excel中最常用的操作，灵活运用各种不同的复制方法，可以显著提高审计效率。下面介绍几种不同的复制方法：1原样或全部复制已经编辑好的单元格内容。选中要复制的单元格，然后执行“复制”命令，再选择目标单元格，单击“粘贴”实现复制，或执行单元格拖动即可。2复制单元格中的部分特性。选中要进行复制的单元格，单击“复制”命令，然后将鼠标移动到目标单元格，单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，弹出如图 7-7所示的对话框。图 7-7 选择性粘贴选择所需粘贴的内容或其他选项，如只复制格式，则选中“格式” ，单击“确定”按钮即可。3工作表的复制。在一个工作簿中，通常需要进行工作表9 / 33之间的复制操作，如果仅在表格数据区进行选择，执行“复制” 、 “粘贴”命令后，只能复制其单元格数据，而结构、格式、属性并没有复制过来。要解决此问题，可以采用以下方法：使用菜单复制工作表。用鼠标右键单击要复制的工作表标签，弹出如图所示的菜单条选择“移动或复制工作表” 。图 7-8 移动和复制工作表或单击“编辑”菜单下的“移动或复制工作表”弹出如图7-9所示的对话框：图 7-9 指定工作簿选定目标工作簿及在工作簿中的位置，选择“建立副本” ，单击“确定”按钮，新的工作表就建立了。拖动鼠标复制工作表。这种方法仅限于同一工作簿内复制工作表。方法是单击要复制的工作表标签，同时按下 Ctrl键，拖动鼠标到目标工作表标签处松开，就会产生一张完全相同的工作表，新工作表标签为“工作表” ，将其重新命10 / 33名即完成一张工作表的复制。4.复制到 Word。审计数据通常以表格或报表的形式反映出来，而审计报告中常常要用到表格或报表的数据，如果表格的数值发生变动，必然要修改报告中的数据，如果数字被多次修改或修改的数字很多，很可能在报告中发生遗漏，而且非常麻烦。将 Word与 Excel结合起来使用，则可以解决这一问题。当报告中需要数据时，可以从 Excel表格中链接过来；当 Excel表格的数据发生变动时，Word 中的数据会被自动更新。具体操作如下：分别打开要进行链接的 Word和 Excel文件，在 Excel表格中，选中要复制的单元格，单击“编辑”菜单下的“复制”命令；切换到 Word文档，再要输入数据处单击鼠标，然后单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，弹出如图 7-10所示的对话框。图 7-10选择性粘贴在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接” ，在“形式”11 / 33备选框中选择“无格式文本” ，单击“确定”按钮，Excel表格中的数据就复制到 Word文档中了，当 Excel表格中的数据发生变动时，报告中的数据会同时作相应变动。如果要把 Excel表格整体复制到 Word文档中，在“粘贴链接”时，选择“带格式文本” ，单击“确定”按钮即可。二、粘贴复制和粘贴是不可分的，在谈复制时，要用到粘贴；要进行粘贴，首先要复制，这里主要讲一些在复制中没有说明的问题。1粘贴数值。在审计工作中，经常会遇到这样的问题：如何将原来表格中的格式复制到现有工作表中？如何将计算结果保存到另一张工作表，而不将公式带过去？这就需要适用“选择性粘贴”来完成。例如：将图 7-11的 D1的结果复制到另一个工作簿的 C1中。操作如下：选择要复制的区域 D1，单击“编辑”菜单下的“复制”命令；切换到目标工作簿的目标单元格 C1，单击“编辑”菜12 / 33单下的“选择性粘贴”命令，弹出如图 7-12所示“选择性粘贴”对话框，选择“数值” ，单击“确定”按钮即可。如果执行“粘贴”命令，其结果如图 7-13所示，其差异显而易见。C1 单元格只有数字，而 D2单元格复制的是公式，所以其结果为 0。图 7-11选择性粘贴数据源图 7-12 选择性粘贴命令窗图 7-13 选择性粘贴结果2运算后粘贴。审计人员在导入被审单位的报表时往往其金额是以元为单位的数据，而审计中往往用的金额单位是万元，这时就需要运用“选择性粘贴”功能，将金额单位改为万元。具体操作如下：在选定表格的空白单元格输入 10000，并将其复制。选定需要更改数据的范围，单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中选择“全部” 、 “除” ，如图 7-14所示，并单击“确定”按钮，此时被选范围内的数据均由元改为万元，同时删除在空白单元格输入的 10000。13 / 33图 7-14选择性粘贴命令窗图 7-15 选择性粘贴执行结果此操作也可以用公式法完成，结果虽然相同，但采用“选择性粘贴”计算的结果是静态EXCEL在审计实务中的运用 【摘要】 本文以审计实务为背景，通过介绍 Excel与 Word软件的衔接、共享工作簿、公式函数和随机数发生器的运用，以实现提高审计工作效率、解决实际困难的目的，达到事半功倍的效果，对于目前的审计实务工作具有一定的参考应用价值。【关键词】 Excel软件；审计实务运用；公式函数；随机数发生器谈到 Excel软件，大家可能都十分熟悉，因为它是审计工作的好帮手，其使用频率远远超过了其他办公类软件。随着审计工作电算化程度的不断提高，无纸化的办公模式必将成为未来的发展趋势。但仅就目前而言，我们在日常审计工作中经常使用的 Excel软件功能通常还局限在加减乘14 / 33除的简单运算，常使用的也仅是 SUM、AVERAGE、IF 等一些较为简单的公式函数。一、Excel 与 Word软件的超衔接在出具审计报告时，若需修改 word版财务会计报告附注，每位审计工作者一定十分头疼。手工修改既繁琐又容易出错。不但要花费大量时间，还增加了校对的工作量。那么，是否能够在 Excel审定数据确定后，就自动生成 Word版的财务会计报告附注呢？笔者认为，通过运用 Excel的自动运算功能来避免手工计算的错误，同时，通过 Excel与Word软件之间建立数据衔接引用，可大幅度地简化财务会计报告附注的修改过程，提高审计的工作效率。其实，自 Microsoft Office 2002版开始，已增加了 Excel与 Word软件的数据衔接功能。当在 Word报告附注中粘贴 Excel数据表格时，其右下脚会出现选择性粘贴菜单按钮，只需选中“保留源格式并衔接到 Excel”即可。如图 1所示。运用该方法制作的表格，当被选中时，背景色呈灰色。若单击鼠标右键，列示的菜单条中会增加“更新衔接”的功能。通过该“更新衔接”功能，就能实现 Excel与 Word的数据更新衔接，如图 2所示。15 / 33系统的默认衔接状态是“自动衔接”到 Excel，当 Word文件中衔接至 Excel的表格较多时，通常打开该文件速度会较慢。上市公司的财务会计报告附注表单信息量往往较大，这一点就显得尤为明显。所以，笔者建议使用“手动衔接”设置，弹出“衔接”菜单界面，如图 3所示。我们在“所选衔接的更新方式”中将默认的“自动更新”变更为“手动更新”方式。这样 Word文档与 Excel文件并非时刻保持数据更新，不必占用 “宝贵”的内存，可提高文档的操作运行速度。 熟练掌握该方法后，除了财务会计报告附注外，尽职调查、资产评估等业务，凡是在Word文档中需要摘抄 EXCEL数据的工作都将有其用武之地。目前，实务中出具审计报告的大致工作流程是：编制审计底稿合并报表编写审计报告。报告附注中有大量数据，通过采用上述衔接方法后可大幅度地缩短工作时间。同时，Word文档与 Excel文件进行衔接的准备工作，可不必安排在审计完成阶段进行，完全可以提前进行准备。通过对现有工作流程的再造，将原先摘抄数据的工作时间前置，不仅提高了审计工作效率，还为紧张的年审工作争取了宝贵的时间。16 / 33二、共享工作簿对审定单体报表进行合并工作，是每位审计项目负责人都十分熟悉的。当母公司的下属子公司较多时，合并工作往往需要多位审计员一起分工配合完成。实务中，通常按照各人所分配的工作分头进行，当某人需要修改部分内容时，往往需要更新所有人手中的 Excel文件。当分工的人员较多时，项目负责人需要对每位审计员手中的文档更新工作进行时刻监控，否则就容易造成不同的更新内容存储在不同的文件中，经多次修改后容易出现混乱的现象，最后甚至项目负责人都难以区分哪份文档系“最终稿” 。为防止更新内容混乱，解决上述问题的办法通常是采用串联式的工序分配方法。但是，审计工作通常存在一定的时间限制要求，所以，实务中大家往往只能采用并联式的工序分配方法，即“分头进行、同时开工” 。那么，是否有避免并联式作业产生混乱情况的办法？笔者向大家介绍 Excel软件中的“共享工作簿”功能。由于并联式作业系“分头进行、同时开工” ，我们可让合并审计组成员连接在一个局域网中。由项目负责人打开一个Excel合并报表附注文件，然后单击菜单栏中的“审阅”17 / 33“共享工作簿” ，并在弹出的“共享工作簿”菜单界面中，选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”单选框。这时，局域网内的其他成员就可以同时编辑该合并文件了。由于，所有的更新内容系保存在一个相同的Excel文件中，电脑将累计保存局域网中每位审计员对该文件的信息修改内容，以保证该文件永远是“最终稿” 。当不同的审计员对同一单元格内容进行修改时，该单元格右上方将出现最近次修改者名字和修改时间，以提示审计员对需重复修改信息的确认，以保证修改内容的“最终性” 。三、Excel 软件的公式函数如果您浏览过 Excel的函数菜单，是否曾惊愕于其庞大的函数功能？其实，我们只需掌握其中部分函数的运用方法，就足以满足日常审计工作中的大多数需求。除了SUM、AVERAGE、IF 等常用函数外，笔者向大家介绍几个较实用的函数，掌握后可达到事半功倍的效果。VALUE函数1. 用途。(来自: 海达 范文 网:excel 在审计中的应用心得体会) 18 / 33VALUE函数的用途是将代表数字的文本字符串转换成数字。实务中，我们常遇到从某些财务软件引出的财务数据信息系文本型字符串，如：Orical 软件。虽然其导出后的数据表示的系数值信息，但由于是文本型字符串，所以无法直接进行运算，给审计工作带来了诸多不便。通过使用 VALUE函数，可以将该文本型字符串转换成数值型。2. 函数语法 VALUE。其中：text 为带引号的文本或对需要进行文本转换的单元格的引用。比如需要将 A1单元格中的文本型字符串转换成数值型，则公式“VALUE(A1)”即可。值得介绍的是，笔者发现在 Excel中存在个小 BUG。当我们选中文本型字符串单元格后，如果按 CTRLF，查找“. ”替换为“. ”的话，即可将原先带小数点的文本型字符串转换为数值型字符串，大大地简化操作步骤。但是，当文本型字符串所代表的数值信息系整数时，该方法则不适用。此外，运用菜单栏“数据”“分列”的功能也可以达到该效果。截取字符串函数-right( ),left( ),mid( )19 / 33我们从 ERP里导出数据之后，数据录入员所录入的数据不一定和我们所要的一模一样，但其中可能包含了我们所要的信息，这样，我们就需要把其中的信息提取出来。我们可以用截取字符串函数来帮助我们完成工作。语法：左截取字符串函数：left(text, number )右截取字符串函数：right(text, number )中间截取字符串函数：mid(text, start_num, number )说明：Text是指函数操作的对象，也就是包含所要提取字符的文本Number是要提取字符的数量Start_num 是指开始提取字符的起始位置20 / 33但在实际操作中，常将 right函数或 left函数与 len函数结合起来使用，达到快速提取我们需要的信息的目的。在表 4中，我们假定 A列中前面的是分公司代码，后面是采购单号。我们现在要把所有的采购单号取出来分析，可以这样处理：表 4在审计风险评价中的应用摘 要 利用层次分析法可以有效评价审计风险,但需要计算各比较判断矩阵的特征值和特征向量,当影响因素比较多时,计算量非常大,手工难以完成利用 Excel可以很好地解决这个问题关键词 Excel;层次分析法;审计风险评价审计研究1999 年第 5期刊登了廖成林和汤亚莉的“用层次分析法评价审计风险”一文(以下简称“廖文”)该文引入层次分析法(AHP)对审计风险进行评价虽然 AHP法在评价审计风险时非常有效,但需要计21 / 33算各个比较判断矩阵的特征值和特征向量,当因素比较多时,计算量非常大,手工难以完成利用 Excel可以较好地解决这个问题,而且当判断矩阵变化时,只需修改相关原始变动数据,即可得到相应的结果本文引用廖文中的所有原始数据用 Excel来求解一建立层次结构及比较判别矩阵1. 建立审计风险的层次结构根据审计风险(AR)= 固有风险(IR) 控制风险(CR) 检查风险(DR),结合各风险要素产生的原因,建立审计风险的评价指标体系,并据此建立相应的审计风险评价层次模型(如图 1)2. 建立审计风险的比较判断矩阵依据构造出的层次模型,建立比较判断矩阵第二层相对于第一层的比较判断矩阵如表 1所示Bij 是两特性比较的相对强度,一般采用 19 标度若特性i与 j同等重要,则 Bij =1;若稍微重要,则 Bij =3;若明显重要,则 Bij =5;若强烈重要,则 Bij =7;若极端重要,则 Bij 22 / 33= 9介于以上中间的 Bij可取2同理,可分别构造出固有风险判断矩阵(B1-C)控制风险判断矩阵(B2-C)和检查风险判断矩阵(B3-C),如表2二Excel 层次单排序及一致性检验1. 输入比较判断矩阵首先在 Excel的工作表中输入上述 4个比较判断矩阵在 A2:D5中输入 A-B矩阵,在 A8:H15中输入 B1-C矩阵,在 A18:F23中输入 B2-C矩阵,在 A26:H33中输入 B3-C矩阵2. 层次单排序层次单排序就是计算同一层次相应要素对于上一层次某要素的相对重要性排序权值及其对应的特征向量由于比较判断矩阵的特征向量 W就是各要素的相对重要性向23 / 33量,因此,在得到比较判断矩阵后,接下去就是计算比较判断矩阵的特征向量 W和特征值 max(该特征值就是该矩阵的最大特征值)设有 n n矩阵 A=aij,(i,j=1,2,n),用和积法估算矩阵 A的最大特征值及其对应特征向量步骤如下:(3)计算新矩阵 Anorm每一行的均值 Wi ,得到特征向量 W,它就是 A矩阵中各要素的层次单排序权值:则 W=W1,W2,Wi,WnT为所求的特征向量首先计算 A-B矩阵的层次单排序权值向量在单元格 B6中输入公式:=SUM(B3:B5),然后拖动填充柄填充单元格 C6:D6,得到三列的和在 H3中输入公式:=B3/B$6,然后拖动填充柄填充 K4:K5和 L3:M5,所得到的单元格 K3:M5的值就构成归一化矩阵在 S3中输入公式:=AV-ERAGE(K3:M3),然后拖动填充柄填充 S4:S5,所得单元格S3:S5的值就是 A-B矩阵的层次单排序权值向量(如图 2)同样,可得 B1-C矩阵B2-C 矩阵和 B3-C矩阵的层次24 / 33单排序权值向量3. 一致性检验同样,可得其他 3个矩阵都具有满意的一致性(如图 2)由于本文与廖文的小数精度不一致,所以,数据结果有差别,但是不影响结果三层次总排序接着在上一张工作表中的尾部建立层次排序总表(如图 3)在 B38单元格中输入公式:=S3,即将 A-B矩阵的权值向量引用过来在 B39单元格中输入公式:=S9,即将 B1-C的权值向量引用过来,然后填充 B40:B45同样,可引用 B2-C和 B3-C矩阵的权值填充 C44:C48,D46:D52然后计算层次总排序权值层次总排序权值是某一层次对总目标的相对重要性排序权值,它等于以上一层次总排序权值为权重,对本层次的单排序权值进行加权和得出的我们可以借助 SUMPRODUCT函数来求相应区域数组乘积之和25 / 33在 E39单元格中输入公式:=SUMPRODUCT(B39:D39,$B$38:$D$38),然后填充E40:E52最后借助 RANK函数进行排序在 F39单元格中输入公式:=RANK(E39,$E$39:$E$52),然后填充到 F40:F52,即可得出排序结果从结果可看出,影响审计风险的最大因素为 C9:C10,这和廖文的结果是完全一致的四结 语廖文采用的审计风险模型来源于美国审计准则委员第 47 号审计准则公告审计业务中的审计风险和重要性,也是现在所普遍采用的但该审计风险模型存在着不少缺陷,这些缺陷的存在又直接影响着风险导向审计模式的科学性而且,审计风险产生的原因并不限于廖文中的 14个因此,随着对审计风险的进一步认识,必须对审计风险评价层次模型进行调整,这些调整可在本文构建的模板上很方便地进行修改参照本文的方法,还可将 Excel用于企业内部控制体系评价26 / 33主要参考文献1 廖成林,汤亚莉. 用层次分析法评价审计风险J. 审计研究,1999,(5):43-48.2 谢荣,吴建友. 现代风险导向审计理论研究与实务发展J. 会计研究,XX,(4):47-51.3 陈志强. 从审计风险模型的改进论风险导向审计的战略调整J. 审计研究,XX,(2):78-81.4 丁以中. 运用 Spreadsheet建模和求解M. 北京:清华大学出版社,XX.5 蒋绍忠. 管理运筹学教程M. 杭州:浙江大学出版社,XX.“本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以 PDF格式阅读原文”作为一名审计工作者，谈到 EXCEL软件可能大家都十分熟悉，因为它是我们审计工作中得力的好帮手，其使用率也27 / 33已远远的超过了 WORD文字处理软件。随着审计工作电算化程度的不断提高，无纸化的工作底稿必将成为未来的发展趋势。但是，仅就目前大家在日常工作中使用 EXCEL软件的功能来说，还仍局限在加减乘除的简单运算功能，常使用的函数无非是 SUM、AVERAGE、IF 等一些较简单的函数。笔者在本文中将给同志们介绍一些大家可能不太熟悉，但是，一旦掌握后将会大幅度提高我们审计工作效率的 EXCEL功能。同时，笔者也期望能够抛砖引玉，大家能一起来发掘和交流自己的一些使用经验或小窍门，以求在保证审计质量的前 提下，更好地提高本所审计工作效率。一、EXCEL 中宏的运用谈到宏，大家既熟悉又陌生。熟悉，是因为在打开某些EXCEL文档时，电脑会出现安全警告，并提示我们对该宏的安全性进行选择确认。由于大多数朋友对于宏并不了解，以及网络上“宏病毒”的负面影响，所以，往往一谈到宏，大家联想到的往往是“病毒” 。其实，非也。Excel 软件中的宏是指：“如果经常在 Microsoft Excel中重复某项任务，那么可以用宏自动执行该任务。宏是一系列命令和函数，存储于 Visual Basic模块中，并且在需要执行该项任务时可随时运行。 ”可见宏其实是多项操作任务的集合命令，28 / 33与 DOS中的 BAT批处理命令类似。由于它是对多项操作任务的集合，所以，在我们的日常工作中有着广泛的实用性，比如：选择性粘贴、报表区域打印等等。这些多步骤的操作，看似简单，但在你不知不觉中，日积月累地花费了我们很多时间。俗话说：“时间就是生命” ，在紧张的年审工作时就显得更加突出。时间是宝贵的，所以，我们要让它使在“刀刃”上。其实，宏的操作并不复杂。EXCEL 设计者也已经考虑到大多的使用者对于 VB命令可能并不熟悉，所以，已在菜单栏中设计了录制宏的功能。它就好比一部摄像机，当你在打某套“组合拳”时，电脑会在后台自动记录并翻译成其识别的 VB程序。当宏录制完毕后，你可以给其取一个便于识别的名字。然后，通过添加控件按钮，实现宏命令与控件之间的衔接。 。二、EXCEL 数据与 WORD的超衔接在出具上市公司年审报告时，频繁地修改 word版会计报表附注，是让每位审计工作者最头疼的一件事了。手工修改，既繁琐又容易出错，不但花费了我们大量时间，也增加了校对老师的工作量。我曾梦想，EXCEL 能否在合并哈达表和29 / 33合并附注数据确定后，就自动生成 WORD版的会计报表附注呢？EXCEL 强劲的自动运算功能能使我们摆脱人为计算的错误，同时，由于数据的超衔接引用，可大幅度地简化报告附注的修改步骤，加快我们的工作效率。现在，梦想已成为现实。Microsoft Office 软件从其 2002版开始，已增加了 EXCEL与 word软件的超衔接功能。当我们在 WORD报告附注中粘贴 EXCEL数据表格时，其右下脚会出现选择性粘贴菜单按钮，我们只要选中“保留源格式并衔接到EXCEL”即可。见图 1：通过该方法制作的表格，当被选中时背景色呈灰色。单击鼠标右键时，列示的菜单条中会增加“更新衔接”的功能，通过该“更新衔接”功能，我们就能实现 WORD与 EXCEL数据的刷新衔接。如图 2：系统的默认衔接状态是“自动衔接”到 Excel，这往往使打开该WORD文件速度较慢，当上市公司报告附注表格较多时就尤为明显。所以，笔者建议使用“手动衔接”设置，弹出“衔接”菜单界面，如图 3所示：我们在“所选衔接的更新方式”中将“自动更新”选择为“手动更新”方式，这样 WORD文档就并非时时与 EXCEL文件同步数据刷新，可不必占用我们“宝贵”的内存，提高了文档的操作速度。 当