办公室后勤保障工作

1 / 23办公室后勤保障工作如何做好办公室后勤服务工作的思考办公室后勤服务工作是一项非常繁琐、又比较辛苦的工作，也是税收工作发展必不可少的一项工作。随着经济的快速发展，地税局后勤职能进一步扩展，对后勤服务的要求越来越高。没有有效的后勤服务做保障，其他工作就不可能顺利开展，甚至无法完成。因为后勤服务涉及到各科室之间的工作的协调和每位干部工作的方方面面，后勤服务的好与坏，将直接影响到干部工作的积极性、单位的形象，进而影响工作效率。但是，后勤服务又不像其他业务工作那样有规有矩，易于遵循，它是一项伸缩性、随机性较大，没有固定模式的工作。本人结合工作实际就如何做好后勤服务工作谈一点看法。一、要加强个人的思想认识和综合素质的提升后勤服务工作涉及到机关的日常事务、信息调研和宣传、文秘、档案、安全保卫、综合治理等，千头万绪，纷繁复杂，要做到统筹兼顾，就必须合理安排。工作人员首先要有较高的思想认识，才会端正工作态度，任劳任怨，勤恳2 / 23负责。不论是材料的撰写、文件的收发传递催办，还是车辆管理、安全保卫、对外接待，甚至端茶倒水、打扫卫生等等，都要有强烈的服务意识，高度负责的态度，一丝不苟地做好。因为这些工作比较零散杂碎，成绩不是显而易见的，甚至有时候是出力不讨好，这就要求我们凡事不要太在乎名利，要有胸怀，有度量，能经得起各种误解和委屈。当然，好的工作态度是基础，但这还不够，我们在工作中要不断加强自身学习，创新观念，锐意进取，充分发挥主动性和积极性，做到在实际工作中游刃有余，用良好的意识和过硬的业务出色地完成工作任务。二、处理好管理与服务的关系后勤服务工作担负着一定的管理职能，大到各项规章制度、财务、车辆的管理，小到办公用品、伙食、卫生的管理，这些日常工作的正常运转决不可忽视。但是，这种管理不是纯粹的管理，而是寓于服务之中，是服务的手段和途径。不管是单位还是个人，在对其进行服务的同时，对工作过程中的纸、笔、墨、印章、传真机、电话、车，以及机关的清洁、美化、安全等等也要进行有效的管理。随着办公3 / 23自动化的实现和信息设施的建成，后勤服务的任务也随之加重，协助性更强。办公实现无纸化，对传来的法律文书要及时、准确地印制出来，保证这一环节的效率性。网站内容要及时更新，这些工作信息性、技术性强，在做好本职工作的同时，还要严格执行保密规定，尤其是对涉密的文件，要做到不该说的不说。三、增强协调意识协调，是协助领导进行管理的基本职能，也是一项十分重要而且难度很大的工作。在现行的机构设臵中，一项工作多部门负责的现象比较普遍。这种你中有我、我中有你、职责交错、利益相兼的问题，往往是导致科室之间意见分歧的一条重要因素，做好协调工作具有重大意义，后勤服务工作，不仅需要强烈的事业心和责任心，而且需要具备很强的协调素质。后勤服务工作协调素质需要很多，但概括地说，要努力做到 “眼勤、耳勤、脑勤、手勤” ，通过广泛的 “看、听、思、写”来认真地分析、研究、协调问题，只有这样，才能结合自己的工作特点和性质，切实搞好调查研究，高质量高水平地为领导出谋划策，作好协调工作。4 / 23四、服务要周全在工作中必须把握一个 “细”字，要关心每个干部的工作需求，努力为他们解除后顾之忧，使每个同志都能感受到单位的关怀，激发他们工作的热情。只有工作考虑得周全，细上加细，才能使后勤工作得到干部的认可。勤于思考、善于总结经验，是后勤服务工作做细的基础。只有经常总结以前的经验，才能找出工作中的不足，吸取教训，重新制定新的工作目标。后勤服务工作要克服 “多一事不如少一事 ”的消极工作态度，不要怕事情干多了，问题就多，就会让大家不理解，而使自己受委屈。相应的工作制度是后勤服务工作做细的保障。在工作实践中，我们认识到，要使后勤工作做细，除了工作人员要有较强的事业心和责任心外，还必须有相应的制度或措施作保障。五、处理好“动、静、忙、闲”的关系既要在忙忙碌碌中凭借自身能力、素质做好每一件事，更要注意事后的反思。谁都知道后勤事务性工作多，其实就是每天在办事、办文、办会中度过。这“三办”使后勤服务工作在“动”中忙碌不堪。但事情都是人办的，后勤服5 / 23务人员的素质是工作质量的第一要素。学会做人，做事就可能事半功倍。既要忙而不乱，又要在相对轻松时注意为以后的工作做好准备，不积压工作量。后勤服务工作不应总是显得忙乱，而应是一条张弛有度的曲线。一是要加强工作的预见性。二是要分清主次，做到有条不紊。六、做好后勤服务工作，完善管理机制没有规矩，不成方圆，制度是人定的，随着形势的发展，也应不断健全、完善和创新，绝不可能一成不变。在制度建设创新中，特别应当高度重视激励约束机制的创新和落实。评价制度创新的标准不在于制定得多么细，多么具体，而在于是否紧扣工作需要，堵塞管理上的漏洞。后勤服务工作要根据本单位的具体情况制定有效的、操作性强的措施和规章制度，将工作计划和目标列入其中，做到年初有安排，季度有小结，年末有总结，纳入年终考核。同时要建立监督制约机制，经常督促检查，狠抓落实。总之，后勤服务工作对全局工作有着直接的、重要的影响。我们要紧密结合工作实际，始终把后勤服务作为工作的出6 / 23发点和落脚点，坚持优质高效后勤服务原则，不断改进管理手段，促进管理和服务的有序进行，为税收工作的顺利开展做好后勤服务。办公室后勤保障工作办公室是单位的重要的综合职能部门,履行着后勤保障服务重要职责,起着承上启下，联系左右，沟通内外的协调作用，是领导决策的参谋部，机关单位的后勤部，事务繁杂，责任重大。强化办公室职能职责，提高后勤保障服务能力，对促进机关建设、工作效率、执法监管水平等有着重要意义。一、后勤保障工作的特点涵盖面宽。县级药监局是药监系统最基层单位，内设科室少，且都是以稽查办案、市场监管等业务工作为主，其余均是办公室承办。如人事、财务、离退休、车辆、资产、综治维稳、文英档案、来人来访等，涉及面广，涵盖内容多，与全局工作、干部职工生活都息息相关，联系密切。服务性强。后勤工作就是为领导决策服务、为全局工作服7 / 23务，为干部职工服务，服务得好不好，质量高不高，直接影响到工作能否顺利推进。办公室后勤工作人员要有十二分的热情，良好的工作状态，优质的服务技能，为他们加油加劲加力，让他们无后顾之忧，全心全力投入工作，事务繁杂。后勤工作纷繁复杂，事务性强，大大小小多多少少、上天下地、树枝落叶、芝麻小事等都要考虑周到，精心安排，处理好关系。后勤服务工作牵涉到人与人，人与物，物与物的复杂关系，处理不当，就会影响到干部职工的生活和工作热情，就会影响到内部各股室的关系，还可能影响到机关单位外在的形象。要求严格。办公室是机关的“窗口” ，代表着机关形象，每一项工作，每一个细节，每一个环节，都必须严格要求，认真做好，哪怕是平常一些擦桌搬凳、端茶递水、迎来送往、接听电话等细微工作，都代表着机关文明风貌，若有不慎，都有可能直接影响上下、内外、左右关系，影响工作大局。二、基层药监系统后勤管理工作的现状岗位设置不合理。基层药监系统办公室是唯一负责后勤管8 / 23理工作的部门，涉及材料撰写、档案管理、财务核算、人事工作等多领域的岗位，既要兼顾左右，又要面面俱到，既要要分别应对上级部门的各科室工作，还要考虑机关单位日常后勤保障，加之人手又少，实属重负难堪，工作人员有时是手忙脚乱，无所适从，难以保证有效、高质量完成工作任务，专业性不强。药监系统对稽查执法、市场监管等专业性要求强，往往忽视了后勤保障工作的专业性。办文办会、财务核算、人事管理其专业技术要求也相当高，从事财务工作、车辆驾驶人员基本都具备了从业资格，而从事文秘和人事工作人员专业要求不严，其工作人员很多都是现场练兵，边干边学，边学边干，工作失误在所难免。工作人员不足。虽然办公室后勤工作包含内容多，但由于受基层药监系统本身人手少的限制，大都充实到稽查执法业务岗位，从事后勤管理工作的人员就更少，甚至一个人要担当很多角色，担子重，压力大，陷入日常琐碎事务中，导致工作效率难提高，参谋、协调、助手作用难以充分发挥。9 / 23学习培训少。上级部门对稽查办案、市场监管方面相当重视，培训学习安排的机会多，但对办公室后勤管理如办公文秘、财务、人事方面培训机会就少得多，甚至几年都没有举办过培训，对自己存在问题和不足不能及时发现，做井底之蛙，夜郎自大，甚至还沾沾自喜。没有走出去，就不知道世界有多精彩，只有看到别人走在了前面，才知道自己落后的差距，交流学习是为了更好地取长补短，扬长避短，为我所用，被我所弃，更是提高办公室后勤管理专业水平和能力的重要途径。三、做好办公室后勤保障工作的三点建议 建立健全制度。建立健全具有根本性、稳定性和长期性的各项规章制度是按制度束人、按制度办事、按制度管物的根本保证。建立严格的岗位责任制度，合理分工，协调配合，充分发挥职工的优势和特长，因人压责，让有效的人力，发挥最大的作用。对办文办会、材料撰写、信息发布，要建立严格的审核制度，做到严谨、科学。针对资产管理、物资采购、日常接待、车辆维修等财物支出，都要有完备的财务管理制度加以约束和规范，使有限的资源发挥最大效益。只有建立完善的管理制度，才有利于规范和约束办公室后勤工作，使办公室后勤保障工作才能有章可循、有法可依，后10 / 23勤保障工作才更加程序化、规范化和制度化。增强五种意识。一是增强大局意识，站在大局的角度做好后勤保障工作，自觉把后勤保障工作放在药监事业发展的大局中去思谋，服从服务于大局;二是增强责任意识，比尔?盖茨章曾经说过， “人可以不伟大，但不可以没有责任心” ，从事办公室后勤保障工作也要有强烈的责任心和责任感，踏踏实实工作,做到“不以事小而不为，不以事杂而乱为，不以事急而盲为，不以事难而怕为”;三是增强服务意识,严谨细致的做好每一个环节的工作，全心全意为机关、领导、职工、群众服好务，力求把服务工作做实、做细、做好、做精，坚决要克服“门难进、脸难看、话难听、事难办”的衙门作风，做到热情、大方、细致、得体，充分发挥“服务窗口”作用。四是增强效率意识，要做到快而有序，忙而不乱，雷厉风行，立说立干，坚决克服拖踏懒散、推诿疲沓的不良作风，注重工作质量，讲究工作效率;五是增强奉献意识，办公室后勤保障从事的是幕后、台下的工作，做得多，干得多，无影又无踪，看不出成绩，说不出一二三，但又是全局工作所不可缺少和替代的工作。办公室后勤工作人员要有奉献精神，吃苦耐劳，不讨价还价，不斤斤计较，要经得起委屈、受得起白11 / 23眼，精心办文办会，诚心待人待客，真心干事谋事，不谋利，不索取，要真心情愿做“老黄牛”和“孺子牛” 。加强自身建设。办公室后勤保障工作人员要不断要加强自身能力建设，提高后勤保障水平。一要切实转变和改进工作作风，做到敬业、奉献、吃苦，养成踏实、肯干、认真、细致、快捷的做事风格;二要坚持廉洁自律，不谋私不谋利，公平办事处事，实心实意为机关、领导、职工服好务;三要增强学习的主动性和自觉性，强化政治理论和专业知识学习，加强政治品质修养，提高专业水准;四要加大培训力度，引进专业人才，不断充实后勤管理力量，全面提高后勤管理队伍的组织能力、管理能力、创新能力、服务能力。办公室后勤主管工作职责一、后勤主管工作内容：1、员工工作服装的发放及回收。2、办公室各类办公设备的管理工作。3、办公及劳保用品管理工作。12 / 234、商管公司活动礼品、办公用品库房的管理工作。5、严格执行办公用品领用管理制度及程序。6、协助财务部对低值易耗品的管理、统计。7、协助财务部对固定资产的管理、统计。8、各部门办公用品申购汇总，办公用品采购前的询价、建议、流程签字工作。9、配合企划部开展活动。10、经本部门负责人同意，配合其它部门的临时性工作。11、上级领导交办的其它工作。二、职权：1、对不符合公司管理规定或工作流程的情况有权拒绝并向上级领导汇报。13 / 232、有权及时做好本岗位文件、资料的立卷、归档工作。3、有权对办公用品、用具标准化进行检查、督促。4、有权对公司各部门申购物品明细、费用预算进行申报数量审核，对于申报数量有疑义的有权暂停进行汇总及报批流程，并向上级领导进行汇报。5、有权要求各部门按照公司制订的工作流程申报、领用办公用品。三、职责：1、对得知工作中出现异常情况，未能及时向上级领导反映，以致造成重大损失负责。2、对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。14 / 233、对所属服务工作质量差造成不良影响负责。4、对本岗位发生的工作事故负责。5、对未及时根据公司领导的要求完成工作任务负责。6、对库房管理工作中出现的帐物不符现象负责。关于办公室后勤工作情况的调查办公室是单位的重要综合职能部门，履行着后勤保障服务重要职责，起着承上启下、联系左右、沟通内外的协调作用，是领导决策的参谋部、机关单位的后勤部，事务繁杂，责任重大。新形势下，财政系统办公室担负着非常重要的任务。它既要为领导指挥工作、进行重大决策当好参谋，提供必要的情况和依据；又要为实现领导决策进行具体的组织和实施工作。同时，它还是一个实实在在的服务部门，为机关职能科室服务，为基层单位服务，为群众服务。服务是办公室的宗旨，也是我们办公室后勤工作的核心。一、基本工作情况15 / 23目前我局办公室共有人员 15 人，其中负责后勤工作 2 人、政务 1 人、财务、文书 2 人、打字员 2 人、司机 8 人。几年来，在局领导的关心和支持下，主要抓了以下几个方面的工作：发挥榜样作用，当好“服务队”机关后勤工作是机关整体工作的重要组成部分，后勤工作的好坏直接影响着财政工作各项任务的完成。财政是经济综合管理部门，业务性较强，社会联系面较广，一般人都希望到主干线工作，不愿到后勤来管这些无过就是功的没完没了的事情。怎样提高后勤工作人员的思想认识，增强他们的事业心和责任感，是搞好后勤工作的基础和前提。我们没有急于进行直接的思想教育，而是有意让负责后勤工作的同志多次到后勤工作开展比较好的单位，亲身感受一下后勤工作的辛苦与快乐，通过工作交流和实际参观，对我们感触很深。我们又及时组织办公室等相关科室人员联系我市机关后勤工作正反两方面典型事例和我局后勤工作的实际，组织大家座谈讨论，提高对机关后勤工作重要性的认识。经过一段时间的思想教育16 / 23和实际工作体验，我们对机关后勤工作有了新的认识。所谓后勤工作实际上在整个机关工作中处于“前置”的位置，它的每一项工作都直接关系到机关工作的有效开展，影响到每个职工干部的切身利益。后勤工作管理的好，能有力促进机关作风的转变，提高机关办事效率和服务水平，改善职工生活环境，丰富机关文化生活；反之，则容易产生损失浪费等腐败行为，影响到机关各项工作的开展和职工生活环境的改善。后勤工作事无巨细，每一项工作都必须努力做好，不允许出现差错，这就要求后勤工作人员必须要有强烈的事业心和责任感， “兵马未动，粮草先行” ，只有服务在前，才能搞好后勤。在提高思想认识的基础上，我们发动全局职工干部对后勤工作提出希望和要求，之后，在全面总结我局机关后勤工作经验教训的基础上，对机关后勤工作进行了总体规划和具体安排，从而使我局机关后勤工作越上了一个新的层面。发挥纽带作用，当好“协调员”在具体的财政运行过程中，往往会出现一些跨部门或分工不明确的工作，都需要办公室出面组织协调。在协调工作上，我们17 / 23坚持从全局出发，实事求是，不徇私情，秉公办事，做到既平等相处，又不失原则；既如实传达上级指示，又认真听取对方意见；既明确责任，又相互配合，以保证各项决定的贯彻落实和全局工作的正常运转。在工作中，我们坚持做到三个依托：一是依托上级部门。一方面通过上级来文、调阅资料等多种渠道收集上级政策，分清轻重缓急，并及时筛选有针对性的调研课题开展调研；另一方面，坚持多请示，多汇报，多沟通、多协调，准确把握上级政策，时刻与上级宏观政策保持高度一致。二是依托“两办” 。市委办和政府办具有贴近领导、信息灵敏、资源集中的优势，我们办公室坚持与之经常沟通，使局机关的工作紧紧围绕县域经济发展的中心来开展，与“两办”构建资源共享、优势互补、协调一致、合力运作的工作格局，有效避免了财政孤军奋战的工作局面。在工作中，我们及时与“两办”沟通协调，确保了各项财政工作的顺利进行。三是依托基层。办公室要直接面向基层、面向农村、面向群众，与基层距离近、感情近、能够经常走到群众中间去，直接倾听群众的呼声，知晓群众的疾苦，了解群众的要求，然后把社情民意综合起来，反映上去，为领导科学决策提供重要依据。发挥窗口作用，当好“排头兵”18 / 23办公室不仅是局机关各项工作运转的枢纽，还是树立财政部门形象建设的“窗口” 。办公室人员的一言一行、一举一动，不仅代表和影响着一个部门，而且直接关系到单位领导在广大员工心目中的形象和威信，关系到整个单位的对外声誉。因此，我们办公室人员特别要时时刻刻注意自己言行，做到谦虚谨慎、以身作则、廉洁自律。一是坚持高效。要在保证质量的前提下注重实效，急事急办，特事特办。努力做到招之即来，来之能战，战之有果。自觉做到对上级职能部门发来的材料，坚持处理不误事；对接待问题，立即协调处理不拖延；对领导交办的事情，马上办理及时汇报不落空。二是坚持严谨。我们牢固树立“办公室无小事”和“举轻若重”意识，凡事坚持“不放心”原则，认真负责，积极妥善地周密部署，扎扎实实地搞好服务，做好衔接，确保不出纰漏。三是坚持热情。接待来客要热情而不虚情，对外来办事同志，做到热情接待，使来办事的同志做到高兴而来，满意而归，树立良好的对外形象。同时充分调动办公室工作人员的工作积极性、创造性，使每位同志既个个肩上有压力，自我加压，努力工作，又感觉到工作轻松，心情愉快，使大家心往一处想，劲往一处使，统一行动，群策群力，同19 / 23舟共济地搞好办公室工作。发挥保障作用，当好“大管家”我局的在岗职工加上离退休人员和遗属共有 200 多人，办公室对这些人的“吃喝拉撒睡、生老病死退、屋床桌椅柜、水电车绿卫”统统要考虑到。否则，一百件事情有一件做不好，得到的都将会是批评，都会让后勤工作陷入被动局面。为此，我们要求办公室人员在每一项后勤服务工作前要认真思考谋划，把可能遇到的困难和矛盾想在前，解决在前。努力做到“后勤不后位” ，不断提高工作质量，以到位的服务牢牢把握后勤工作的主动权，当一个称职的“管家” 。一是抓安全工作，消除隐患。我们始终把安全工作当作一件大事来抓，先后安装了多个摄像头和报警器，基本上覆盖了全局；我们还对办公楼的照明线路进行了更新，并安装了漏电开关，确保了全局的用电安全。二是抓信访工作，化解矛盾。我们办公室坚持贯彻执行首问负责制，无论是否涉及本室业务，对来访人员都以礼相待，态度和蔼，在详细询问有关情况后，给予明确答复，充分发挥了办公室接待信访工作的“桥头堡”作用，把矛盾尽量化解在办公20 / 23室。我们还要求全局各科室对每位来访者都要建立档案卡，定期进行“回访” ，了解信访解决效果，对出现的新问题要及时进行调查处理，避免出现重复访，有效维护局机关工作秩序。三是抓微机管理，确保运转。我们对每一台微机都建立了档案卡，在明确操作员职责的同时，动态记录每一台微机的维修使用情况。在微机维修、耗材采购上我们实行定点维修、询价采购，在节约办公经费的同时，确保了计算机数据安全，保证了各科室业务工作的正常开展。目前我局科室微机配备率已达 100%，通过内部局域网实现了初步的“无纸化”办公。此外，我们还积极做好职工福利物资的发放，想方设法改善局机关办公环境和家属楼区环境，搞好亮城工程建设，使局办公大楼成为城镇建设的一条风景线，达到香化、净化、美化、绿化、亮化，努力为全局干部职工创造一个良好的办公环境和生活环境。二、存在的问题虽然我们后勤服务工作出现了新的面貌和新的气象，但与兄弟地市相比还有很大的差距。一是具体工作不够细，比如在业务接待尤其是在一些细节问题的处理上，想得不够周全；二是督查21 / 23发挥枢纽作用 提供有力保障-办公室扎实做好后勤服务保障工作 俗话说“办公室工作无小事” ，任何一项平常的工作，如果缺乏责任心，就可能出现疏漏，影响整体工作。今年以来，办公室围绕全局中心工作，服务大局，以加强基层建设为抓手，扎扎实实做好单位后勤保障工作，履行部门职能，确保机关内部事务及各项工作的正常运行，秉承“做小事、办大事、暖人心”的原则，服务全局。一是积极主动改善办公环境。办公室韩主任常挂在嘴边有句话：“硬件设施不够硬，工作哪能争第一啊！“办公室以韩振喜为领队组成的后勤小分队，自年初起就活跃在单位的不同角落。为办税服务厅更换座椅，为税政科检修暖气管道，为机关多个科室部门配备沙发、购置花卉；全年为全局购置增设 4 台双面打印机，为全局干部职工安装净水器 x 个，以为全局干部职工创造提供一个温馨舒适的办公环境为目标