[行政公文]公文写作

公文写作培训,公文的定义和作用,公文是党政机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和政府的路线、方针、政策，指导、部署和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。（党政机关公文写作与处理规范手册）,特点：权威性和约束力，政治性和政策性，针对性和时效性，特定的体例格式。 作用：指挥策令、行为规范、宣传教育、传递信息、联系公务、凭证记载。,公文质量代表形象,国资委领导批示：“一个单位、一个部门的文件和文稿是综合水平、综合素质的反映。规范、严谨、准确、精练是公文质量所在，必须严格要求，不断提高。,优秀员工需具备的六种能力：组织协调能力；务实创新能力；执行政策能力；业务经办能力；综合分析能力；规范性公文的写作能力。,要努力成为站着会讲、坐着会写、走着会干的复合型人员。,公文写作的基本依据,国家行政机关公文处理办法 （国发200023号）关于中央企业公文处理有关问题的规定 （中企厅200044号）关于规范中央企业公文报送及办理有关工作的通知 （国资厅发20069号）中国移动通信集团公司公文处理办法 国家行政机关公文格式 （GB/T 9704-1999）电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）标点符号用法 （GB/T 15834-1995） 出版物上数字用法的规定（GB/T 15835-1995）,公文的种类,公文种类是国家机关为适应公务管理的需要，在长期公务活动中形成的公文文种。法定公文的文种体现着公文的性质，反映行文的方向，各有着特定的适用范围。机关公文种类较多，按其性质及使用范围，在广义上公文可分为专用公文和通用公文两大类。,专用公文,通用公文,国家行政机关,集团公司,厦门分公司,命令(令) 决定 公告 通告 通知 通报 议案,报告 请示 批复 意见 函 会议纪要,令（调度令） 决定 通报 通知 报告 请示,批复 意见 函 会议纪要,通报 通知 报告 请示 批复 函 会议纪要,公文的格式,一般公文格式是指平行文或下行文的格式，又称通用型公文格式。公文格式一般由份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成，平行文和下行文格式一般由除签发人以外的上述其他各要素组成。,一份完整的公文分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(又称“间隔线”)以上的各要素统称公文眉首；置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称公文主体；置于主题词以下的各要素统称公文版记。,公文的格式 眉首,眉首部分又称文头和版头，包括份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号等要素,份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号,用六角括号“”括入,公文的格式 主体,主体部分是公文的最主要部分，包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、发文机关印章、附注、附件等要素。,公文标题 主送机关 正文 附件说明 印章 成文时间 附注,完整的公文标题包括发文机关名称、事由、文种三要素。其中，发文机关名称应当与发文机关标识中的发文机关一致，使用发文机关全称或规范化简称。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。标题位于红色反线下方(空2行)，用1行或分行居中、对称排列；移行排列时要注意保持标题中的词意完整、引用的书名、人名、数字等不要拆开跨行。,附件：1. 2. ,仿宋3号字体，1.5倍行间距,版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、份数等。版记部分位于公文最后一页的底部，均在偶页页面。,主题词。是按照主题词表选用的用来标引公文主题内容的词或词语，主要功能作用在于方便电脑存储和文件检索。主题词标示版记顶部，左侧顶格，由“主题词”3字(后加全角冒号)及若干词组组成。“主题词”为黑体字，词组为宋体字。主题词须选自规范的主题词表(如国务院公文主题词表或本机关的主题词表)，上行文应按照上级机关的要求标注主题词。每份公文的主题词一般不超过5个，其词组的标引顺序为：类别词、类属词和文种，词组间不加标点符号，空1字。 抄送机关。抄送机关是指除公文主送机关外需执行或知晓的其他机关。“抄送机关”标在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与第一行冒号后的第一个抄送机关首字对齐；在最后一个抄送机关后用句号。抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。如主送机关需要移至主题词之下位置标识时，标识方法同抄送机关。 印发机关、印发日期和份数等。印发机关即印发公文的机关，应写全称。印发日期即印制公文的日期，要写年月日全称，用阿拉伯数字标识。印发机关和印发日期在同一行，印发机关左空1字、印发日期右空1字。份数即该文件的实际印发份数，一般标识在印发机关和印发日期之间，或版记最后一行的右下方。如需要标识审核人、校对人时，则可在印发机关和印发日期下1行标识，但要求标识均匀，对称美观。,公文的格式 版记,公文版式及其他有关规定,公文用纸和版心规格 排版规格 公文字号 公文中表格 页码 装订要求,特定公文格式,（一）上行文格式（二）命令格式（三）会议纪要格式（四）信函格式,行文的规则 公文文种确定,根据行文目的确定文种。首先要根据行文的对象和行文所达到目的确定所适用的文种。如：向上级机关请求指示或批准事项并要求批复的公文，应当使用“请示”；而向上级机关汇报工作、反映情况的公文则须用“报告”。“请示”与“报告”的行文目的不同之处是，请示一般要求上级机关给以明确的答复，报告则主要是下情上达，不要求批复。应当注意的是，“请示”与“报告”是行文目的和适用范围不同的两个文种，不能以“请示报告”合并作为一个文种使用。 根据行文关系确定文种。行文关系系指发文机关与主送机关的法定关系。根据行文关系的不同，公文可分为上行文、下行文、平行文。行文要根据不同的行文关系确定文种。如对上级机关的行文，即上行文，应选用请示、报告、意见等文种；向下级机关的行文，即下行文，应选用命令(令)、决定、通知、通报、批复、意见等文种；公开向社会公布事项，则使用“公告”、“通告”；向平行或不相隶属机关行文，应使用“函”。这里需要注意的是，“会议纪要”可用于上行文，也可用于下行文。向下传达会议情况的“会议纪要”，则属下行文；上报会议情况的“会议纪要”，则为上行文；有的“会议纪要”只用于本机关记载事项，则不需向上或向下行文。因此，在写作公文时，应正确根据行文关系选用文种。,生造文种。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”等。 误用文种。把事务文书中的文种，作为公文文种。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种使用，如党委年工作要点公司工作安排意见。把总结类的文种“小结”、“总结”，以及规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种使用。但是，如果用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如党委关于印发年工作要点的通知；公司关于印发工作安排意见的通知。 混用文种。文种混用，行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有： “请示”与“报告”、“请示”与“函”混用，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。 越权使用文种。超出权限行文，如制定“条例”。基层制定规章制度时可用“规定”或者用“细则”、“办法”等应用文种，并用转发或印发通知的形式发布。,行文的规则 文种使用中的常见错误,行文的规则 公文标题撰写,公文标题：一般应由发文机关、事由、文种三部分组成。如：关于厦门分公司一次优惠分析整改情况的报告，发文机关应写全称或规范化简称、统称，事由应当准确简要地概括公文的主要内容，文种的选用亦应准确规范。会议纪要类公文，如WLAN专题研讨会议会议纪要，其标题只注明事由，可省略发文机关和文种。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,公文标题中常见的问题 ,文字冗长。有的公文的标题过于冗长，事由使用的复句层次和标点符号过多。如：国家统计局关于印发国家统计局直属农村、城市、企业调查队依照国家公务员暂行条例管理实施方案的通知。标题45个字、两组书名号、两个顿号。此标题如改为国家统计局关于印发直属三支调查队依照国家公务员制度管理实施方案的通知，只需34个字，且标题中可以不用标点符号。 介词重复。在拟写标题时常出现介词连用的现象。如：局关于印发关于调查队管理体制改革的实施意见的通知。标题中出现两个“关于”。此标题应改为国家统计局关于印发调查队管理体制改革实施意见的通知。又如：局关于对国有公司企业认定意见的函、局关于对如何认定迟报次数等问题的批复。两个标题中“关于”和“对”介词连用，取一即可，标题中的“对”字应删去。 事由表述不准确。有的标题中事由缺少中心词，如：局关于对非法人产业活动单位给予行政处罚问题的批复。标题中一是“关于”和“对”介词连用，二是缺少中心词“违法行为”。该标题可修改为国家统计局关于非法人产业活动单位违法行为行政处罚问题的批复。,行文的规则 正文部分撰写,篇章形式 公文篇章形式是指公文的结构形式。常见的公文篇章形式有以下几种： 篇段合一式。全篇的结构为一段，篇段合一。这种形式多用于内容集中单一、篇幅简短的公文，如发布令、呈报性报告、转发和印发通知，以及简短的公告、任免通知和批复等。 分项式。即开头先说明目的、依据、原因，或阐明主旨，然后分项表述有关内容。分述内容的一个方面或一个问题列为一项，以数字序数标示，逐项排列，项下列示具体内容。为使分项层次分明，一般加小标题或以序号形式直接分项表述。有的分述之后有结尾，形成“总说分述总说”的结构。这种形式在公文中使用相当普遍，如请示、决定、通知、函、会议纪要等公文，一般都采用这种结构。 条款式。又称条文式。即全文从头到尾采用条文结构，将一个事项作为一“条”，以汉字序数逐条排列(如“第条”)。条款式专用于法规、规章类公文。条款式亦有两种：一是章断条连式，全文分为若干章，章下列条，条目序号不受章的限制，全文条目序号连续编排，这种结构适用于内容多、篇幅长的法规、规章；二是条文并列式，全文不分章，条目序号连贯编排，篇幅较短的规章、制度一般采用这种形式，如厦门分公司XX管理办法。有的条文并列式结构可不用“条”标示，直接以汉字序号排列。条文式结构下的款或项应独立成段，段间内容应具有相关性。 分部式。又称文章式。即将内容分成几个大部分或若干层次，每个部分可用小标题揭示该部分主旨，以相对完整的一个意思组成若干段落，以若干部分或若干段落形成篇章。全文的层次安排为梯进式结构。分部式结构也有两种：一是全文内容分为若干部分，每部分以小标题显示该部分的主旨，下面阐述具体内容。这种形式常在篇幅较长的报告中使用。二是全文按层次直接分段排列，不加小标题和序号，如有的奖惩性通报通常采用这种形式。,行文的规则 正文部分撰写,层次和段落 层次。所谓层次，指公文的组成部分的顺序安排。安排层次要注意做到突出主旨，顺序合理，避免交叉，层次清晰、眉清目秀。在层次的安排上，一般有以下几种方式： 总分式。即先总后分的形式。开头作总述或综述，接着分别叙述有关事项，最后小结或提出要求。总分式的具体内容安排是：开头对全文内容作总的概括，或简述有关事项的根据或原由；之后重点分述各有关事项，根据前后、因果、重轻顺序，平行并列叙述，层次安排可用序号、小标题或分段等形式；结尾用强调式、升华式、号召式、无尾式或惯用语结束。这种形式在公文中使用比较普遍。如请示、决定、意见、指示性通知、会议通知、综合性报告、议决型会议纪要等，常用这种形式。法规性公文也基本属于这种形式。 递进式。各层次内容层层推进，前后层次有一定关系。递进关系有多种多样，如由表及里、由点到面、由浅入深、由感性到理性等。专题报告、情况通报、工作总结等常用这种结构形式。总分式的分述内容有的也用这种形式。 时序式。也叫贯通式。即按事物进程、时间推移来安排结构。叙述的内容如果是一个完整的事件或过程，可用这种形式。此种结构形式常用于情况报告、调查报告等。 段落。所谓段落，就是公文结构的基本单位，也叫自然段。 在段落划分方法上，可以按中心意思(主旨)、条项内容(同类事项、问题、观点)、时间发展阶段等来划分，具有相对独立性的部分或过程中的具有相对独立的阶段划为一段。 每个段落应准确、简洁地表达一个完整的意思，避免内容零散、杂乱，不要把无关的内容混杂在一个段落中。 句子、段落之间的组合要有序、合理，注意上下段落间的联系，相邻段落表达的意思不要跳动过大，避免出现逻辑上的跳跃和断层。 公文的段落应长短适度、匀称得当，不能过于冗长、累赘，特别是请示和法规性公文的段落要力求简短、清晰。,行文的规则 正文部分撰写,照应和过渡 照应。就是公文的题文、前后内容要关照和呼应，以加强公文的前后内容联系，增强公文的整体感。常用的照应方法有三种：即题文照应、前后照应、首尾照应。题文照应就是公文的标题要鲜明揭示公文的主旨，内容要紧扣标题，即通常所说的题文相符，不能“离题万里”。前后照应就是前面说的内容后面要有着落，后面写的事项前面要有交代。首尾照应就是首尾遥相呼应，以引起读者的思索和回味。 过渡。就是相邻层次、段落之间和上下文之间的衔接和转换。过渡的作用是承上启下，使全文文气畅通，天衣无缝，浑然一体。过渡主要用于两个地方：一是内容转换时需要过渡，二是由综述到分述之间需要过渡。过渡的形式有三种： 过渡词。一般在一个段落内内容转折的情况下使用，多为关联词，如“因为”、“所以”、“可是”、“但是”、“然而”、“于是”、“因此”、“为此”、“对此”、“综上所述”、“总之”等等。 过渡句。一般为总结上文、提示下文，用在前段的末尾或后一段的开头，前段末尾的过渡句多为提示句，如“特作如下决定”、“现将具体情况报告如下”、“提出意见如下”、“现将有关具体事项通知如下”等等；后一段的开头的过渡词多为祁使句，如“由此可见”、“综上所述”、“根据上述情况”等。 过渡段。是将过渡句提出来单设一个自然段，一般用在较长公文中内容明显转换时概括说明上下内容的联系，使上下文相互衔接。如：“根据上述情况，为此，特请示如下”即为过渡段。,行文的规则 正文部分撰写,开头与结尾 开头。公文开头在公文谋篇布局中起着引领作用，关系到全文的主旨。因此设计开头必须顾及全文的表达。公文的开头一定要“起笔立意”，开门见山，直扣主旨，领起全文，不支不蔓；还要简洁凝练，文字少而精，并引人注目。元代人说的“风头”就是这个意思。开头方法很多，如引叙式、目的式、概述式、说明式等等。 引叙式。即以援引依据或引叙对方来文式开头。援引依据多用“根据”、“遵照”一类句子开头；若为事实依据，则常用“近来”、“以来”等时序性词语引出；答复性公文开头常用引叙式来文方式，如“你局文悉。经研究，” 目的式。即在公文开头时交代缘由、事由、目的，一般用“为了”、“由于”之类句子开头。 概述式。即开头概括介绍全文的主旨。情况报告等常用这种方法。 说明式。即在公文开头时阐明相关事项的重大意义，以统一思想，引起重视。 结尾。公文结尾要写得实在，不着空文，干净利落，不拖泥带水，即如古人说的“豹尾”。结尾应如豹尾击石，响亮有力，或者空谷回响，令人回味。结尾常用的方式有总结式、强调式、要求式、呼应式、号召式、自然收束等。 总结式。正文结束时，对文中的主要观点和问题作出归纳或总结，使读者对全文有一个较完整的印象。 强调式。正文结束时，对文中的主要观点作强调说明，以引起读者的重视。 要求式。正文结束时，提出要求、希望或号召。 呼应式。结尾时，以程式化方式显示文种，如：“以上请示妥否，请批示”之类词语。 自然收束。即正文结束时，自然收束结尾。,行文的规则 公文的表达方式,说明。说明是解说事物、事件和阐述事理的表达方式，这是公文常用的表达方式。说明的基本要求是：客观、准确、明白，做到通俗易懂，语言平实。常用的说明方法有：诠释说明、分类说明、数字说明、对比说明、举例说明、比喻说明、类比说明、图表说明等。下面公文中常用的说明方式作简要介绍。,叙述。叙述是一种叙说、介绍人物经历情况和事物发展过程的表达方式。叙述通常有六个要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果。叙述的基本要求是主线清楚。“一线到底，万变不离其宗”，交待明白，详略得当，起伏有变。按语言详略分，叙述方式有概括叙述和具体叙述；按结构形式分，叙述有纵叙、横叙。,议论。议论是通过逻辑推理来证明观点、辩明是非，借以说服人的表达方式。使用议论时，要做到立论明确，论据充分，论证符合逻辑。公文中较少使用议论，只在说理和论述观点或在说明、叙述中插入评论时，使用议论表达方式，且公文中的议论要少而精。议论三要素。完整的议论由论点、论据、论证三个要素构成。议论的类型。议论可分为立论、驳论、兼论三种，公文中常用的是立论。,行文的规则 公文常用的习惯用语,称谓用语。即一般对本单位和受文(来文)单位的称谓用语。如“我司”、“贵司”、“贵局”等。 表敬用语。是对行文对象表示敬重的词语。如“请”、“拟请”、“报请”、“敬请”、“恳请”、“呈请”、“呈报”、“遵照”、“遵嘱”、“承蒙”等。 期盼用语。即表示希望的词语。如“希”、“望”、“盼”、“诚望”、“希望”、“恳望”等。 总结用语。用来总结上文、引出结论的用语。如“总之”、“总而言之”、“综上所述”、“因此”、“鉴此”、“据此”、“鉴于上述情况”等。 开头用语。常见的有“兹”、“根据”、“经批准”、“依照”、“遵照”、“为了”、“由于”、“鉴于”等，用以引出行文的根据、目的、原由。批复、复函等答复性公文，常以引叙来文的标题、发文字号后加“悉”、“已悉”等作开头用语。 承启用语。多用于文中开头的最后一句，起承接上文、提领下文的承上启下作用。下行文常见的承启用语有：“现批复如下”、“现作如下决定”、“提出意见如下”、“为此，特通告如下”、“特作如下通知”、“现答复如下”等。上行文中常见的承启用语：“报告如下”、“请示如下”、“提出如下意见”、“建议如下”、“我们的意见如下”等。 结尾用语。下行文中常见的结尾用语：“特此公告”、“请贯彻执行”、“请参照执行”等。主要作用是对受文单位如何贯彻执行文件作出规定，提出要求。上行文中常见的结尾用语：“以上请示妥否，请批示”、“特此报告”等。主要作用是请求上级单位对请示和报告事项给予答复和关注。平行文中常见的结尾用语：“望复”、“盼复”、“请予大力协助”、“请予函复”、“特此函复”等。,公文写作应注意的问题,5,公文写作应注意的问题,引文的规范。公文引文包括引用相关公文、有关规定及领导的有关讲话等。引用公文的标题一定要准确完整，不能简化或漏字；引用公文在文中首次出现时，应在标题之后注明发文字号(再次引用时可直接引用发文字号)。引用公文的标题和发文字号要规范，如：关于下发6月份传播工作指导意见的通知(移市通2012121号)有的公文引用公文不规范，只有标题名称或只注发文字号。如：根据移市通2012121号文要求。句中没有完整的公文标题。引用有关规定及领导的有关讲话一定要与原文一致，如引用原文应加双引号(“ ”)，摘引主要意思不应加双引号。 使用简称的规范。公文内使用非规范化的简称，应当在文内第一次出现时用全称并注说明。如：国家行政机关公文处理办法(以下简称办法) 。有的公文中，常常对非规范化简称先未注说明后面直接使用简称，或全文时而用全称、时而用简称，这都是不规范的。 提法的规范 公文中公司称谓的使用规范。公文中称谓及其全称、简称、统称的使用应当规范。中国移动通信集团公司简称：中国移动，内部可简称：集团公司，不称“中国移动集团”；中国移动通信集团福建有限公司简称：中国移动福建公司，内部可简称：省公司。我公司的全称：中国移动通信集团福建有限公司厦门分公司，简称：中国移动福建公司厦门分公司，内部可简称：厦门分公司。 公文中所称“以上”、“以下”的用法。国务院办公厅已明确指出，公文中所称“以上”、“以下”均含本数或本级，这样行文简洁、意思明确、解释统一。不用在本数或本级后另加括号作“以上”、“以下”说明，以免造成理解混乱或不好解释。如“县及县以上地方各级人民政府”，应删去“县及”二字。又如“达到职工总数的30%以上(含30%)”、“在县级及其以下城镇”，也应分别删掉“(含30%)”、“及其”字样。,数字使用的规范。公文中常出现该用阿拉伯数字的地方用了汉字。这里主要强调一下公文中的年代、百分数、分数使用数字的规范化问题。 年代与日期。公文中的年代应使用阿拉伯数字。如“要紧紧抓住本世纪头二十年重要战略机遇期”、“从上世纪九十年代开始”、“在五千多年的发展历程中”，“头二十年”应改为“头20年”，“九十年代”应为“90年代”，“五千多年”应为“5000多年”。但表示概数的七、八十年代不能写为“70、80年代”。另外，非本世纪的年代，应将所属的世纪写出。如“上世纪60年代以来”或“20世纪60年代以来”。 百分数和小数。公文中的百分数和小数应使用阿拉伯数字。如“保证百分之百”，应将“百分之百”改为“100%”，“百分之五十”应为“50%”，“百分之一点五”应为“1.5%”，“增加了三个百分点”应为“增加了3个百分点”。 数值范围的表示。按照规定，表示数值范围应分别标明数值单位。如“对外依存度进一步上升，达到60-66%，前面的“60”应加“%”，应表示为“60%-66%”；“50-100万人”应表示为“50万-100万”。 计量单位的规范。公文中的计量单位要根据国家的有关规定，使用规范的法定计量单位。如土地面积的计量单位应为平方公里、公顷、平方米，不应用“亩”。如须标示“亩”时，应先写出公顷数，再在括号内标注明亩数。长度、重量、体积等计量单位的使用也按此原则办理。,公文写作应注意的问题,公文写作应注意的问题,标点符号的使用。这里只就公文写作中容易出错的地方提醒几点。 正文多层次的，序号按级次使用：“一、二、三、”；“（一）（二）（三）”；“1.2.3”；“（1）（2）（3）”；“”。公司相当多文稿中将“1.”阿拉伯数字后圆点误为顿号的情况较多，应按规定予以纠正。 因果关系句式内不应用句号。如有的公文开头用目的式、根据式时，在因果关系的句式内，用了句号将其断开，如“为了。因此”、“根据。因此”，这是不符合标点符号用法的，句中的句号应改为逗号。 简短的并列或递进关系的句子中间不须停顿。如：“就有关工作进行协商，并提出落实办法”，“并”前面的逗号可去掉。 表示概数(连用的两个数字之间)不应用顿号隔开。如“近一、两年内”句中顿号应去掉。 一句话的分句之间和单句内并列词语之间不应用分号。如，“既要安排好问题；又要做好工作”，这是一句话的两个方面，中间的分号应改为逗号；“报名时请携带身份证；大学毕业证书；两张二寸免冠照片”，句中分号应改为顿号。 被分号分隔的语句内不应用句号。如“这次活动有两个特点：一是形式自愿。机关人员愿意参加就参加，不愿意参加可以不参加；二是内容丰富多彩。大家的兴趣、爱好可以得到充分的满足。”这段话不符合分号所表示的停顿或分隔的层次须小于句号这一要求，可将其中的“一是”、“二是”改为(一)、(二)。,几种常见公文写作 请示,请示的结构、内容和写法 请示由眉首、首部、正文和尾部四部分组成 眉首：应当注明签发人姓名。签发人平列于发文编号右侧（签发人用宋体、签发人姓名用揩体） 首部：包括标题、主送机关两项内容。 标题。标题一般有两种方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如*关于*的请示；另一种是由事和文种构成，如关于*的请示。其请示事项词组前，一般不使用“申请”、“请求”等词语，避免与文种“请示”在语意上重复。如标题不要写成“关于申请*的请示”。 主送机关。每份请示只能写一个主送机关，不能多头请示，一般不能越级。特殊情况确实需要越级请示的，如经多次请示上级机关而长期未能解决问题，可以越级请示，但必须同时抄报给被越过的直接上级机关。 正文：由理由、事项、尾语构成。 请示原由。请示开头要写明原因和理由，有的请示事项较重大和复杂，往往会用稍长的篇幅，分几个层次或从不同角度加以说明。不论篇幅长短，都必须把原由说清楚，为请示事项提出充足的事实依据。 请示事项。把需要上级机关审批的问题，作出具体明确的说明，并提出切实可行的意见。 请示尾语。请示的结尾一般用“以上请示妥否，请批示”、“妥否，请批示”。请示批复要写得谦和得体，不宜用“请即从速批复”之类的请求语。 尾部：发文单位、成文时间,撰写请示应注意以下几点 一文一事，不能一文多事。如请示出现一文多事，使上级机关难以处理并无法一一作出批复。 逐级请示。请示一般不能越级行文，如因特殊或紧急情况，需要越有请示时，同时要抄送被越过的上级机关。 单头请示。请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。需要同时送其他机关的，应用抄送形式，但不能抄送其下级机关。请示一般不直接报送领导者个人。除领导直接交办的事项外，请示不得直接报送领导者个人。 请示和报告应分开。下级机关需要得到上级机关答复问题时用请示。只汇报工作，不需要上级机关批复的用报告。 请示不易过长。请示的篇幅要力求简洁，不应长篇大论，必要时可用附件说明。,几种常见公文写作 请示,几种常见公文写作 报告,一、工作报告（一）适用范围 工作报告适用于下级机关向上级机关汇报一定时期内工作总体情况，包括主要作法、成绩经验和问题等；或某一个阶段、某项具体工作的进展情况、对某项工作或某方面工作提出意见或建议等。工作报告按其内容可分为综合报告和专题工作报告。（二）写作格式 1工作报告的标题由“发文机关+报告事项+报告”组成。 2报告应主送一个上级机关。如需送双重领导的上级机关应写明主送机关和抄送机关。必要时可抄送有关平行机关和直接下级机关。 3正文的开头要写明报告的依据、目的、原由，并用过渡语“现将报告如下”引出报告的主体内容。 4正文主体的主要内容包括：一是概述工作的基本情况，及对工作的基本估价。二是归纳、提炼主要成绩和经验（或做法与体会）。三是找出问题和教训，以便今后采取相应的措施。四是在些工作报告还可以提出对今后工作设想和打算，便于上级机关掌握情况或决策时参考。 5报告结尾一般可使用“特此报告”等惯用结尾语，或自然收束。,1报告撰写时要合理安排其整体架构和内容。开头要概括、简洁，开门见山，直奔主题；成绩和经验要详实；问题与教训不作过多铺陈；工作设想和打算要简明扼要、突出重点，有针对性。篇幅较长的工作报告，要条理清楚，层次分明，结构严谨。 2要注意把握报告与请求的区别。 从两者行文目的看，报告的目的在于汇报工作、提出意见和建议，以便上级机关了解本单位的情况，从而有针对性地予以指导；而请示的目的是请求上级机关对某一事项或问题作出指示或予以批准。从行文目的看，报告不要求上级机关答复；而请示则要求上级机关及时批复回答，给予明确答复。 实际工作中，报告与请示混用的情况有：一是文种误用或内容表述混淆。如有的汇报工作的报告用了“请示”，有的报告文中用过渡句“现请示如下”。二是工作报告中夹带有请示性事项。三是请示报告并用，即把工作报告和请示两个文种合并在一起同时使用。如关于*工作的请示报告。,几种常见公文写作 工作报告,（三）写作要点,几种常见公文写作 报告,二、情况报告 （一）适用范围 情况报告适用于下级机关向上级机关及时反映汇报重大事故、严重自然灾害、重大突发事件，以及带有倾向性的问题和提供决策信息等，以使上级机关及时了解有关情况，掌握发展动向，作出正确判断，为其提供决策参考。此类报告一般包括反映某项工作、某一方面情况、某个问题的报告。情况报告可以分为事件性报告、问题性报告、某一活动情况报告等。（二）写作格式 1情况报告的标题和主送机关写法与工作报告基本相同。 2情况报告正文首先对所要反映的情况或问题进行概述，然后重点阐述具体事项，分析产生问题的主客观原因，最后提出解决意见和办法。一般采用三段式结构：“情况、问题、建议”。情况要准确、清楚；问题要突出主次，力求具体、深刻；建议要有针对性，且行之有效。情况报告除清楚写明背景事实，要针对有关问题提出处理意见和措施。 3情况报告结尾一般常用“以上报告如有不当（或不妥），请指示”句式，请求批转的重要的且带普通意义的报告，结尾用“以上报告如无不当，请批转贯彻执行”等句式，或自然收束结尾。,（三）写作要点,几种常见公文写作 情况报告,1情况报告要突出“情况”。包括上级关心的情况和问题等，尤其是工作中的新情况、新经验、新问题。在结构安排上，既可以按照事件发生发展的时间先后顺序叙写，也可按所提出问题的主次来写。 2情况报告一般要“一事一报”，报送及时、内容单一，便于领导机关及时了解和掌握情况，有针对性地快速作出反映。 3情况报告有严格的内容要求。报告事项应为事关重大的情况和问题，内容重要，情况准确，事实清楚，建议可行，符合规范化的格式。 4报告是上行文，主送机关应是有隶属关系的直接上级机关，一般不应越级上报；在紧急情况下越级上报时，也应同时抄报越过的直接上级机关。除领导亲自交办的事项外，报告不得主送领导者个人，也不应主送上级机关的同时，主送上级机关负责人。情况报告虽然是反映工作中出现的新情况、新问题，但主送机关应为直接上级机关，不得向平行机关或不相隶属机关报送报告。 5情况报告要遵循一事一报的原则，主旨明确，一件报告只报告一项工作，体现其专一性，切忌在同一报告中反映几件个不相干的事项和问题。报告中不能夹带请示事项。情况报告应及时，具有较强的时效性。 6情况报告与工作报告的区别。情况报告是用于向上级汇报、反映重要情况、问题及动态的报告；工作报告是用于向上级机关汇报工作活动情况的报告，它侧重于陈述工作的开展情况、主要作法、经验和教训等。,几种常见公文写作 报告,三、答复报告 （一）适用范围 答复报告适用于下级机关答复上级机关的询问。包括答复上级机关行文询问和上级领导批示交办事项情况的报告。这种报告针对性和时效性强。 （二）写作格式 1答复报告开头扼要叙述报告的事由，即答复的上级机关询问内容或交办的具体事项或任务，后以过渡句“现将情况报告如下”引领下文。 2正文写明询问事项的具体情况及交办事项或任务的办理情况和结果。最后以惯用语结尾。 3答复报告内容较为单一，上级询问什么，就直接回答什么，专题专报。若是上级责成办理或检查有关事项，就应按“情况、分析、建议”三部分写。如果是向上级机关检讨某项工作中的错误，应首先概括陈述事件始末，然后分析造成错误的原因和应负的责任，最后写明处理结果及今后的改进意见。 （三）写作要点 一是除上级机关领导者个人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关领导者个人报送报告。二是答复报告正文应根据上级机关或领导人的询问，有针对性地作出报告，要突出专一性、时效性。,几种常见公文写作 通知,一、部署性通知 （一）适用范围 部署性通知主要用于实施某一时期的战略计划、贯彻某一重大方针政策或上级领导指示，或就某一阶段的重要任务、重点工作，向下级机关作出工作部署和安排。部署性通知的权威性仅次于行政令、决定，对有关下级机关具有很强的约束力。部署性通知由上级机关制发，一般适用于下行文。 （二）写作格式 1部署性通知的体式采用下行文与平行文的通用格式。 2. 通知标题由“发文机关+事由+通知”三要素组成。如厦门分公司关于开展活动的通知。 3.部署性通知的正文包括开头、主体、要求三部分。具体写法因文而异。一般开头扼要简述通知的原由、目的、依据或意义，之后以过渡语“现将具体内容通知如下”引出下文；主体内容主要阐述通知的有关事项，如该项工作的目的意义、指导思想、方法步骤、时间安排、组织实施或主要任务、采取措施、有关要求，或对贯彻落实事项提出具体的措施和要求，等等。篇章形式一般采用分条列项式或小标题式，每条的开端大都以简短文字对主要内容加以概括（主题句），其后再具体阐述，使之层次分明，结构严谨。通知结尾一般以提出执行要求为结束语，或自然结束收尾。,几种常见公文写作 部署性通知,（三）写作要点 1.部署性通知的写法比较灵活，篇幅可长可短。重在突出主旨，表达准确，具有可行性和操作性，使之便于执行，让受文单位能清楚地了解做什么、怎么做，做到何种程度等。主要任务、措施、要求和时间步骤等要明确，否则会影响到工作部署的贯彻执行，甚至给工作造成损失。 2注意以下问题 一是部署性通知中所部署的工作任务应具体，措施和要求明确，具有可行性和操作性，以使得下级机关依照贯彻执行。 二要避免越权越级向下级机关部署工作，未经上级机关同意及授权，不能超出本机关职权范围向无隶属关系的单位部署（布置）工作。 三是应注意准确把握部署性通知与决定、意见的区别。三者都可用于向下级机关部署（布置）工作，其区别在于：决定用于部署重要事项或者重大行动，是对带有全局性的某一方面工作或某项重大行动，统一思想认识，确定工作方针，提出措施要求，有较强的权威性。意见通常是对重要事项或新情况、新问题的见解与处理办法，具有方向性、指导性，是告诉下级机关应当按着什么原则、朝着什么方向去做。部署性通知主要用于上级机关向下级机关传达部署（布置）某项工作，其事项可大可少、内容可重可轻，其权威性比决定次之。,几种常见公文写作 通知,二、发布性通知 （一）适用范围 发布性通知，亦称印发通知。主要用于印发本级机关制订的需要下级机关和人员执行的规章制度，包括：规定、办法、实施方案、细则、制度、规则、标准、规范等。其发布的规章制度系本机关制订的不能独立行文的规范性文件。发布性通知带有强制性和规范性，受文单位应普遍遵守和执行。 （二）体式和写作要点 1.发布性通知的体式采用下行文与平行文的通用格式。 2.发布性通知的标题通常由“发文机关+关于印发（规范性文件名称）+通知”组成，标题中的规范性文件应加书名号，如：厦门分公司关于印发管理办法的通知。 3.发布性通知的主送单位应为下级机关及相关平行机关的规范化简称或统称。印发机关内部规范性文件，其主送单位应是机关内设机构的规范化统称。,几种常见公文写作 发布性通知,4.发布性通知的正文部分有两种写法：一是直述印发的文件全称、发布依据、实施时间、发布方式和执行要求。如果发布的文件中已有明确的实施时间，通知中可以不提及此项内容。印发本机关制定的规章制度通常采用这种方式。二是开头简述印发通知的根据、原由或目的，之后表述文件全称、发布方式，并提出执行要求。必要时可强调通知事项的重要性，提出贯彻执行的具体要求。印发实施方案、调查方案等通常采用这种方式。印发领导讲话的通知一般比较简洁，只阐明讲话标题、印发方式和一般要求即可。 5.发布性通知一般以自然收束形式结尾。 6.发布性通知的使用和写作应注意：发布性通知的写作中，对本机关制定的规章制度不能用“颁布”、“发布”，只能用“印发”；印发规章制度通知的执行要求提法一般为“遵照执行”，不要用“贯彻执行”；印发领导讲话通知的执行要求则应为“请结合本地实际，认真贯彻执行”；通知的结尾一般不再用“特此通知”等惯用语。,三、知照性通知 （一）适用范围 知照性通知用于一般性事项的告知与办理。通常用于传达需下级机关或不相隶属机关知晓或办理的某些事项，如：庆祝节日，举办纪念活动，成立、合并、调整、撤销机构或组织，启用或废止公章，迁移办公地点、更换电话号码，等等。这类通知的使用范围更为广泛，事项可大可小，发送对象没有严格限制，对下级、平级机关均可使用。 （二）体式和写作要点 1.知照性通知的体式采用下行文与平行文的通知格式。 2.标题由“发文机关知照事项通知”三要素组成。 3.正文主要包括：传达事项的根据或事由、目的；事项的有关具体内容，有的可提出办理要求。通知中涉及到的时间、地点、单位名称、人名等，应表达准确，清楚无误。为简化正文，有的不便在正文中传达的具体事项（如公章印模、各单位电话号码、有关组织章程等）可以作附件处理。 4.写作知照性通知时要开宗明义，直叙通知事项和要求，要求准确、全面、不失实、不遗漏。如启用印章通知，要明确说明印章启用的时间，即写明从年月日起启用；文中应附新印章和作废旧印章的“印模”样式，并在作废旧印模样式上打上“”号。关于成立、合并、调整机构的通知，应写明依据、相关机构的规范化全称、新机构的办公地点、联系电话及相关内容。,几种常见公文写作 通知,几种常见公文写作 知照性通知,（三）知照性通知写作中需要注意的问题 一是知照性通知的内容要符合写作要求。有的通知中没有交代依据，缺乏行文的合法性。有的知照事项不全面，如启用印章通知未交代新印章启用时间及旧印章废止时间，或不附新旧印模样式，使受文机关无法确认其印章生效的时间及真伪。有的告知事项一文多事，内容杂乱，语言罗嗦，主旨不清。 二是应把握好知照性通知与公告、通告的区别，准确使用知照性通知。虽然三者都是用于传达告知周知事项，但适用范围、受文对象、事项重要程度、发文机关权限要求均不同。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，其宣布的事项为国内外关注的大事，在统计机关中只有集团公司可以使用；通告是用来发布社会公众需要遵守或周知的事项，公告和通告都可向社会公开发布；知照性通知用于向有关机关传达一般性的周知或需办理事项。,四、会议通知 （一）适用范围 会议通知是会议发起单位发给与会单位和人员的书面通知。通常为下行文或平行文。 （二）体式和写作要点 1.会议通知的体式采用下行文与平行文的通用格式。 2.标题由“发文机关名称+召开(举办)会议名称(工作会议、培训班、座谈会、研讨会等)+通知”三要素组成。 3.正文应写明召开会议的缘由和目的、会议名称、主持或召集单位、议题和内容、起止时间、参加人员的范围和人数、会议地点、报到时间及地点、有关要求(包括报名时间，告之赴会时间及交通工具、接站安排，代表需携带的会议材料)及联系人和电话等。其结尾一般自然收束。 4.会议通知的内容要全面，要素齐全，不要遗漏。特别是会议时间、地点、参加人员及有关要求等要明确、清楚、具体。但要层次分明，文字简练，一目了然。切忌冗长、罗嗦。 （三）常见问题 有的标题只写“通知”二字，缺“发文机关”和“事由”；有的通知事项不全，缺款遗项，后又用补充通知或其它形式补救；有的会议地点、接站安排或有关要求不明确，给参加会议人员带来不便；有的内容过于具体，层次杂乱，语言罗嗦，口头语太多，文字不简练，使人费解。,几种常见公文写作 通知,几种常见公文写作 会议纪要,一、议决型会议纪要 （一）适用范围 议决型会议纪要，用以记载和传达会议的议定和决定事项。这类纪要带有政策性，具有指导意义。它是根据会议的讨论和议决事项，加以概括而写成的。这种会议要适用于工作会议、专业会议、办公会议等。 （二）写作格式 1议决型会议纪要体式采用特定的公文格式，与其他公文不同的是：眉首由发文机关和文种标识(如“会议纪要”)、发文序号组成，不使用主送单位、发文机关和成文时间，不盖公章，正文后面加“主持人”、“出席人”、“列席人”和“请假”栏。 2会议纪要的标题写法。由于会议名称和文种在眉首已有标识，标题只书写事由，即一般以会议议题作标题。作为通用公文印发的会议纪要的标题，可由事由和文种构成，如会议纪要。 3议决型会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。 导言即会议纪要的开头部分。一般是概述会议的基本情况，包括会议名称、时间、地点、主持人、参加人员、主要议题、对会议的评价等。导言不能写得过长，要简明扼要，让人们读后对会议有个总体的了解。导言末尾一般用“现将会议内容纪要如下”、“会议确定事项如下”等过渡语句，转入主体部分。 正文主体是会议纪要的核心部分，通常根据会议的中心议题，按议决事项重要程度和主次，以说明性文字概括传述会议作出的决定、工作部署和安排等。写法一般有三种：一是条项式，就是分条列项表述会议议定的事项，使之条理清楚，一目了然。二是结论式，就是对会议一般情况简洁明快一笔带过，对会议议决事项常以结论语气引出，如“会议认为”、“会议提出”、“会议强调”、“会议决定”、“会议同意”、“会议通过”等。这种写法多用于部署工作的会议纪要。 结束语。会议纪要的结尾通常提出对贯彻执行会议精神的要求或希望和号召，或与会者表示的决心等收束全文。有些会议纪要正文写完之后自然结束。,几种常见公文写作 决议型会议纪要,（三）写作要点 首先，要全面准确领会会议的主要精神。写作者要清楚会议的主要议题和会议议决的事项，阅读会议的主体文件和材料，特别是领导同志的报告和总结材料，这是写好会议纪要的前提。 其次，会议纪要要抓住要点，突出会议主题。会议纪要虽然是会议情况和议决事项的记载，但不能面面俱到，照搬会议记录，而应该围绕会议主题，抓住要点，突出重点，把会议的主要情况简明扼要地反映出来，把会议议定的事项一一传述清楚。 第三，会议纪要要重点反映会议统一认识的的结论性意见和议决事项，不能把会议未统一的意见和未议决事项写入会议纪要中。要将会议主持人的主体报告或总结讲话精神体现在会议纪要的议决事项上。第四，会议纪要的文字要简洁明快。写作会议纪要对会议内容和决定事项进行概括，在语言表达上，要突出一个“精”字，尽可能简短明白，切忌长篇大论；在层次结构和段落安排上，要条理清楚，篇幅一般不宜过长。,（四）注意以下几点 一是议决型会议纪要决定的事项有着指导性和约束力。因此其决定事项讲究政策性、可操作性，对决定事项的表述要准确、明白。 二是目前会议纪要主要作为公司内部的下行文使用，按照会议纪要的适用范围，会议纪要可以上呈、下发或平行使用。上呈、下发或平行印发的会议纪要，应是重要会议情况或会议议决的重要事项，不可滥